Kumshughulikia Bosi Mgumu

Kuna aina fulani ya hofu ya usiku wa Jumapili inayotokana na bosi mgumu. Si kazi yenyewe. Kazi, unaweza kuifanya. Ni ile hali ya kutokujua: ni sura gani yao itakayotokea Jumatatu, kama kile ulichotuma Ijumaa kitapokelewa vizuri au kitakuingiza matatani, ni kiasi gani cha wiki yako kitakwenda kwenye kudhibiti hisia zao badala ya kufanya kazi yako.

Kama ndipo ulipo, anza na jambo moja ambalo ni la kweli na lenye kufungua kidogo. Huwezi kumfanya mtu mzima mwingine awe tofauti. Huwezi kumshawishi bosi wako kwa mabishano awe mtulivu zaidi, wazi zaidi, au mpole zaidi. Unachoweza kufanya ni kuwa mahiri zaidi kuhusu jinsi unavyofanya kazi na mtu aliye mbele yako, kulinda uthabiti wako mwenyewe, na kuamua, kwa uaminifu, ni kwa muda gani hali hii inawezekana. Hivyo ndivyo kumsimamia bosi kutoka chini kunavyomaanisha. Si kubembeleza. Si michezo. Ni juhudi ya makusudi ya kuufanya uhusiano mgumu ufanye kazi vya kutosha ili uweze kufanya kazi nzuri ndani yake.

Kwanza, tambua ni aina gani ya ugumu

"Mgumu" hubeba mambo mengi, na jibu sahihi hutegemea aina uliyo nayo. Inafaa kuwa makini na wewe mwenyewe, kwa sababu mikakati huvuta pande tofauti.

Kuna bosi ambaye hana mpangilio na hutenda kwa mikurupuko. Vipaumbele hubadilika kila saa, hakuna kinachoandikwa, na wewe daima unafuatilia kusafisha baada ya uamuzi ambao hukujua umefanywa.

Kuna mdhibiti wa kila kidogo, anayehitaji kugusa kila kitu, anayeandika upya barua pepe zako, na anayeona uhuru wowote kama tishio.

Kuna bosi ambaye ana hisia zisizotabirika au mlipuko, ambapo kutotabirika kwenyewe ndiko mzigo. Unatumia nguvu kutabiri hali ya hewa.

Na kuna bosi ambaye tabia yake huvuka mpaka wa kweli: uonevu, udhalilishaji, unyanyasaji. Aina hiyo ya mwisho ni tofauti kwa asili, si kwa kiwango, na sehemu kubwa ya makala hii inahusu zile tatu za kwanza. Aina inayovuka mpaka, tutairudia.

Kujua aina yako ni muhimu kwa sababu suluhisho la moja ni hatua isiyo sahihi kwa mwingine. Wingi wa taarifa za mapema unaomtuliza mdhibiti wa kila kidogo ungemsonga tu bosi anayeachia mambo na kupoteza muda wako. Tambua tatizo kabla ya kutibu.

Jinsi hilo linavyoonekana kwa vitendo

Kwa bosi asiye na mpangilio, kazi yako ni kuwa kumbukumbu na uti wa mgongo wa kazi. Andika kinachoamuliwa na urudishe. Weka orodha inayoendelea ya mambo yaliyo wazi na uilete mbele kabla mambo hayajaporomoka. Huwarekebishi. Unatoa kimyakimya mpangilio ambao wao hawautoi, na kwa muda unakuwa mtu ambaye hawawezi kufanya kazi bila yeye.

Kwa mdhibiti wa kila kidogo, unafanya kazi kupata uaminifu kwa sehemu ndogo, zinazoonekana. Wasiliana kwa wingi mapema, toa hasa kile ulichosema utatoa, na kwa upole panua nafasi kati ya vipindi vya kukaguana kadiri wanavyolegea. Pinga hamu ya kuficha kazi yako kwa chuki; kwa aina hii, uonekano mdogo daima hukaza mtego.

Kwa bosi mwenye hisia zisizotabirika au mlipuko, nguvu yako ni wakati mzuri na uthabiti. Jifunze mizani yao, wanapofikika na wasipofikika, na peleka mazungumzo ya kweli kwenye vipindi vizuri. Baki vilevile bila kujali ni hisia gani zimeingia. Uthabiti wako unakuwa kitu kidogo, kinachotabirika katika siku yao, na huwa kinalipwa.

Kuwa na hamu ya kujua shinikizo walilo nalo

Hapa kuna mtazamo mpya unaofanya zaidi ya sehemu yake ya kazi. Bosi wako pia ni mfanyakazi wa mtu fulani. Ana bosi, namba anayopimwa kwayo, hofu anayoidhibiti, tarehe ya mwisho inayomkandamiza ambayo huenda usiiona kamwe.

Mwongozo maarufu wa Harvard Business Review kuhusu jambo hili, kitabu cha John Gabarro na John Kotter cha *Managing Your Boss*, hutoa hoja inayoonekana dhahiri lakini karibu hakuna anayeitekeleza: uhusiano huenda pande zote mbili. Unamtegemea meneja wako, na meneja wako anakutegemea, zaidi ya vile chati ya shirika inavyoonyesha. Watu wengi husimamia uhusiano huo kwa kulegea, wakiitikia tu chochote kinachoshuka. Watu wanaofanya vyema huusimamia kwa makusudi, kwa kuelewa kwa kweli malengo ya bosi wao, shinikizo, sehemu wasizoziona, na jinsi wanavyopenda kupokea taarifa.

Sehemu hiyo ya mwisho ni halisi na yenye manufaa. Baadhi ya mabosi hutaka kichwa cha habari na si kingine. Wengine hutaka hoja kamili la sivyo hawaamini hitimisho. Wengine husoma; wengine wanahitaji kulizungumzia. Mvutano mwingi unaoonekana wa kibinafsi ni kutokupatana tu katika jinsi watu wawili wanavyobadilishana taarifa. Gundua mtindo wao na uwape huo, na kiasi cha kushangaza cha msongo hupungua.

Hakuna kati ya haya kinachohalalisha tabia mbaya. Kuelewa kwa nini mtu yuko jinsi alivyo si sawa na kukubali. Kunakupa tu taarifa bora za kufanyia kazi.

Jenga aina ya uaminifu inayokununulia nafasi

Kwa bosi mgumu, hisia ya asili ni kunyamaza. Inama kichwa, shiriki kidogo, tumaini kutoonekana. Mara nyingi hurudi kukupiga, hasa kwa meneja mwenye wasiwasi au anayependa kudhibiti, kwa sababu ukimya husomeka kama tatizo lililofichwa. Mdhibiti wa kila kidogo asiyeweza kuona unachofanya hudhania mabaya zaidi na kukaza zaidi.

Hatua isiyo ya kawaida ni kuwapa zaidi, kabla hawajauliza. Taarifa fupi, inayotabirika kwa mpangilio wanaoweza kuutegemea. Ulichomaliza, unachokifanyia sasa, unachohitaji kutoka kwao, chochote kilicho karibu kwenda mrama. Huonyeshi kuwa una shughuli nyingi. Unaondoa kutokuwa na uhakika kunakomfanya bosi mwenye wasiwasi anyoshe mkono na kukamata usukani. Uonekano, unaotolewa kwa hiari, mara nyingi ndio hatimaye hukupatia nafasi ya kufanya kazi bila kuangaliwa.

Baadhi ya mazoea yanayojenga uaminifu huo:

• Leta habari mbaya mapema na wewe mwenyewe. Bosi anayesikia kuhusu matatizo kwanza kutoka kwako, na mpango umeambatanishwa, hujifunza kuwa anaweza kukutegemea. Yule anayeyajua kutoka kwa mtu mwingine hujifunza kinyume chake.
• Kuwa mtu anayekamilisha anayoahidi. Kwa bosi mwenye vurugu hasa, uaminifu rahisi, wa kuchosha hukufanya kuwa nukta moja imara wasiyohitaji kuihofia.
• Thibitisha maamuzi kwa maandishi, kwa upole. "Ili tu nihakikishe nimeelewa, tunaenda na chaguo la pili na kusukuma tarehe ya mwisho hadi tarehe 14, sahihi?" Hii inakulinda vipaumbele vinapobadilika, na inafanya hivyo bila chembe ya lawama.

Kwa nini kuzungumza kunaonekana hatari sana hapa

Kama umewahi kukaa na wasiwasi wa kweli kwa sababu kuuibua kulionekana hatari, wewe si dhaifu na hufikirii hatari isiyokuwepo. Amy Edmondson, mtafiti wa Harvard aliyelisoma jambo hili kwa miongo kadhaa, huita kiungo kinachokosekana usalama wa kisaikolojia: imani kwamba unaweza kuzungumza wazo, swali, au kosa bila hofu ya kuadhibiwa au kudhalilishwa kwa ajili yake. Linapokuwepo, watu huashiria matatizo mapema na kazi huwa bora. Linapokosekana, watu hunyamaza, na ukimya huwagharimu wote.

Bosi mgumu mara nyingi, kwa maneno rahisi, ni mtu ambaye ameifanya kuwa si salama kuzungumza. Kwa hivyo kusita kwako ni jambo la busara. Tatizo ni kwamba kubaki kimya hakuliondoi tatizo; kunamaanisha tu kwamba linajitokeza baadaye, kubwa zaidi, na kwa kawaida kwa gharama yako. Lengo si kuwa jasiri usiku mmoja. Ni kupata jambo dogo zaidi la ukweli unaloweza kusema, katika wakati salama zaidi uliopo, na ujenge kutoka hapo.

Shughulikia mazungumzo magumu bila kuwasha moto

Wakati mwingine unapaswa kuibua jambo moja kwa moja. Malipo wanayotaka ni madogo mno, ratiba haiwezekani, jinsi walivyokuzungumzia katika kikao kile ilijeruhi. Kuliepuka milele si mpango. Wala si kuwamwagia hasira yako.

Mambo machache huyafanya mazungumzo haya kwenda vizuri zaidi:

1. Chagua wakati. Si mbele ya wengine, si mmoja wenu akiwa na hasira. Bosi mwenye mlipuko akikamatwa katika wakati mbaya atalifanya kuwa kuhusu changamoto kwa mamlaka yao, si kuhusu suala lenyewe. Subiri utulivu na uombe dakika chache.
2. Zungumza kuhusu tatizo, si mtu. "Nina wasiwasi tutakosa tarehe kama tutaongeza hili bila kuondoa kitu" huwapa tatizo la kutatua pamoja nawe. "Unaendelea kunirundikia mambo" huwapa shambulizi la kujitetea dhidi yake. Ukweli ule ule, mazungumzo tofauti kabisa.
3. Njoo na pendekezo, si malalamiko tu. Leta chaguo ungelichagua na gharama yake. Mabosi, hata wagumu, huona ni rahisi zaidi kusema ndiyo kwa pendekezo kuliko kutatua lalamiko lisilo na mwisho.
4. Lenga mwelekeo mmoja, si makubaliano. Huhitaji bosi wako akiri kuwa uko sahihi. Unahitaji kufikia mpango wa pamoja mnaoweza kuishi nao wote wawili. Hivyo ni vitu tofauti, na kufuatilia cha kwanza kwa kawaida hukugharimu cha pili.

Linda uthabiti wako mwenyewe

Sehemu kubwa ya madhara ya bosi mgumu si matukio yenyewe. Ni kile unachobeba katikati yao, mazungumzo yanayochezwa upya saa tano usiku, radhi iliyoandikwa kwa jambo ambalo halikuwa kosa lako, mmomonyoko wa taratibu wa imani katika hukumu yako mwenyewe.

Jilinde dhidi ya hilo kwa makusudi.

Weka kumbukumbu ya kimya kwa ajili yako, tarehe na maelezo mahususi, si ili ujenge kesi, bali ili uhalisia ubaki imara mtu anapopotosha kumbukumbu yako yake. Weka mtu mmoja au wawili nje ya hali hiyo wanaoweza kukuambia kipi ni cha kawaida na kipi si cha kawaida, kwa sababu bosi mbaya anaweza kimyakimya kubadilisha hisia yako ya kawaida. Na tenganisha maoni na jinsi yalivyotolewa. Meneja anaweza kuwa mkali kweli na bado wakati mwingine akawa sahihi kuhusu kazi. Chukua sehemu yenye manufaa. Weka chini sehemu ambayo ni msongo wao tu ukikuangukia.

Hili ni muhimu zaidi ya starehe yako. World Health Organization huita mazingira mabaya ya kazi, ikiwa ni pamoja na usimamizi wa kimabavu, unyanyasaji, na kukosa udhibiti wa kazi yako mwenyewe, kama hatari za kweli kwa afya ya akili, si malalamiko hafifu. WHO inakadiria kuwa sonona na wasiwasi hugharimu takriban siku bilioni 12 za kazi kwa mwaka duniani kote. Bosi mgumu si usumbufu tu. Ukiendelea, ni suala la afya, na kuchukulia ustawi wako mwenyewe kama kitu kinachostahili kulindwa ndilo jibu la busara, si kupindukia.

Jua mpaka, na ujue wakati wa kuondoka

Kila kitu hapo juu kinadhania bosi ambaye ni mgumu kufanya naye kazi lakini ana nia njema. Baadhi hawana. Uonevu, vitisho, ubaguzi, unyanyasaji, au chochote kinachogusa usalama wako ni hali tofauti, na lengo hapo si kusimamia uhusiano vizuri zaidi. Ni kuandika kumbukumbu za kinachotokea na kupata msaada, kupitia idara ya rasilimali watu, mtu mkuu unayemwamini, au njia yoyote shirika lako linayotoa. Humdai mtu anayekutendea hivyo uvumilivu usio na mwisho.

Hata kabla ya mpaka huo, inafaa kuamua mapema ni nini uko tayari kukubali na kwa muda gani. Uvumilivu usio na mwisho ndiyo njia watu wema huishia kuchoka kabisa na kusadiki kwamba wao ndio tatizo. Weka alama. "Kama hili halijabadilika hadi mwisho wa robo ya mwaka, naanza kutafuta." Kuwa na mpaka huo, hata kwa siri, hubadilisha jinsi mvutano wa kila siku unavyohisiwa, kwa sababu unaacha kuwa umenaswa na unaanza kuwa mtu anayefanya uchaguzi.

Kumsimamia bosi kutoka chini vizuri kunaweza kubadilisha mabosi wengi wagumu kuwa wale unaoweza kufanya nao kazi, na huo ni ujuzi wa kweli utakaokutumikia kwa maisha yako yote ya kazi. Hauwezi kurekebisha kila hali, na haukusudiwi hivyo. Kama gharama kwa afya yako, kujiamini kwako, au maisha yako ya nyumbani inaendelea kupanda haijalishi unajaribu nini, hiyo pia ni taarifa. Wakati mwingine hatua imara zaidi utakayochukua ni uamuzi wa kimya kwamba hii si yako kuirekebisha, na chumba chenye utulivu zaidi kipo kule nje.

Kama mzigo umepenya zaidi ya kazi hadi kwenye usingizi wako, hisia zako, au jinsi unavyowatendea watu unaowapenda, hilo linafaa kulizungumza na daktari au mtaalamu wa tiba ya akili. Haupaswi kubeba kazi ngumu peke yako, na kuhitaji msaada ili kuipita hakusemi jambo lolote baya kuhusu wewe hata kidogo.

Vyanzo

• Harvard Business Review, Managing Your Boss (John J. Gabarro and John P. Kotter)
• Harvard Business Review, How Do I Work with a Difficult Boss? (Coaching Real Leaders, Muriel Wilkins)
• Harvard Business Review, In Tough Times, Psychological Safety Is a Requirement, Not a Luxury (Amy C. Edmondson)
• World Health Organization, Mental health at work