Mazungumzo Uliyokuwa Ukiepuka

Tayari unajua ni yapi. Maoni unayodaiwa kumpa mtu fulani na unaendelea kuyalainisha hadi yasibaki kitu. Mpaka uliokusudia kuweka wiki tatu zilizopita. Neno alilosema rafiki yako lililokuudhi, ambalo umekuwa ukilibeba tangu wakati huo huku ukitabasamu kana kwamba hakuna tatizo. Linakaa nyuma ya akili yako na linakuchosha kidogo kila siku, na unaendelea kujiambia utalishughulikia wakati ukifika muafaka zaidi.

Wakati haufiki muafaka zaidi kamwe. Hilo ndilo jambo la kwanza tunalopaswa kuwa wakweli kulihusu. Hatuyaepuki mazungumzo haya kwa sababu wakati si sahihi. Tunayaepuki kwa sababu yanatia usumbufu, na kuepuka kunaleta hisia ya faraja. Ni faraja, kwa muda mfupi. Kisha lile ambalo hukulisema linaendelea kimya kukugharimu.

Wewe si wa ajabu kwa kufanya hivi. Katika utafiti mmoja unaonukuliwa sana wa watu wanaofanya kazi, karibu asilimia sabini walisema mara kwa mara wanaepuka mazungumzo kuhusu hali wanazozikabili kikweli kazini, mambo yale kuhusu utendaji, msuguano, na jinsi mambo yalivyo hasa. Saba kati ya kumi. Kwa hivyo ikiwa umekuwa ukifanya mazoezi ya mazungumzo bafuni kwa mwezi mzima bila kamwe kuyafanya, wewe si dhaifu wala si mwoga wa mgogoro kwa namna ya pekee. Wewe ni binadamu, unafanya jambo la kawaida kabisa ambalo watu hufanya.

Kile ambacho kuepuka kunakilinda kikweli

Inasaidia kujua kile ambacho ubongo wako unadhani unafanya unapokugeuza mbali na mazungumzo magumu. Unajaribu kukulinda dhidi ya tishio. Kwa ile sehemu yako inayochunguza hatari, mgongano na mtu ambaye maoni yake yanakuhusu unaonekana kuwa hatari kweli. Kukataliwa. Mgogoro. Uwezekano wa kuonwa kama mgumu, au uliyekosea, au asiye na huruma. Mwili wako hujibu hilo jinsi unavyojibu tishio lolote, kwa mvurugiko mdogo wa msongo na msukumo mkali wa kutaka usumbufu ukome. Njia ya haraka zaidi ya kuufanya ukome ni kutokuwa na mazungumzo hayo.

Kwa hivyo hufanyi. Na kwa muda mfupi, unajisikia vizuri zaidi. Huu ndio mtego. Kuepuka kunatuza haswa kwa sababu kunafanya kazi, papo hapo, kila mara. Faraja hiyo inakufundisha kufanya hivyo tena.

Kile ambacho faraja huficha ni bili inayokuja polepole. Uchungu unaojijenga huku husemi lolote. Tatizo dogo lililokuwa na suluhu ya haraka wiki ya kwanza na sasa limekuwa gumu na kuwa mtindo. Jinsi mambo yasiyosemwa yanavyovuja kwa upande hata hivyo, kwa sauti kali, kwa kujitenga, kwa hadithi unayojisimulia kuhusu yule mtu mwingine inayozidi kuwa mbaya bila mchango wake. Watafiti wanaochunguza sehemu za kazi wameweka namba kwenye hili katika kiwango cha shirika: wakati uliopotea, uaminifu uliopotea, kazi iliyopotea. Lakini huhitaji utafiti ili kulihisi. Unalihisi kila unapopita kando ya lile ambalo hukulisema.

Hadithi iliyo kichwani mwako ni mbaya kuliko chumba chenyewe

Hapa kuna jambo ambalo karibu kila mtu hulikosea, na kulipata sawa hubadilisha mengi. Mazungumzo unayoyaogopa karibu kamwe hayawi mabaya kama yale ambayo umekuwa ukiyafanya peke yako katika mawazo yako.

Kichwani mwako, umeandika toleo baya zaidi. Anajitetea. Analia, au anakuwa baridi. Mambo yanapanda. Uhusiano unaharibika. Unacheza kanda hiyo mara nyingi kiasi kwamba inaanza kuhisi kama utabiri badala ya hofu. Lakini wewe ndiye unaandika pande zote mbili. Umemfanya yule mtu mwingine kuwa dhaifu zaidi, au mkali zaidi, kuliko anavyoweza kuwa, na hujajipa maneno mazuri.

Chumba halisi kwa kawaida ni kidogo na chenye kushughulikika zaidi kuliko hivyo. Mtu mwingine mara nyingi hupata faraja kwamba hatimaye mtu amelitaja jambo hilo. Wakati mwingine tayari alijua. Wakati mwingine anabeba mvutano ule ule usiosemwa na alikuwa na hofu kama wewe ya kuulizia. Unaingia ukiwa umejiandaa kwa vita na unakuta, mara nyingi kuliko sivyo, watu wawili ambao wote wangependa hili liwe sawa.

Hilo haliyafanyi kuwa rahisi. Linayafanya kuwa yanayowezekana, ambalo ni tofauti na lenye manufaa zaidi.

Kwa nini watu wanaofanya hili vizuri si wasio na hofu

Ni rahisi kudhani kwamba mwenzako anayeweza kutoa maoni ya wazi na ya moja kwa moja hasikii tu hofu unayoisikia wewe. Mara nyingi si hivyo. Wamejifunza tu kwamba kuwa na mazungumzo hayo kunagharimu kidogo kuliko kuyaogopa, na wamejenga tabia chache zinazoondoa hatari mbaya zaidi kwenye wakati huo.

Mtafiti wa Harvard Amy Edmondson ametumia maisha yake ya kazi kwenye kile anachokiita usalama wa kisaikolojia: hisia ya pamoja katika timu kwamba unaweza kusema, kukiri kosa, au kuibua jambo gumu bila kuadhibiwa au kufedheheshwa kwa ajili yake. Jambo moja analotilia maanani: usalama wa kisaikolojia haumaanishi kila mtu yuko huru na starehe. Unamaanisha watu wako tayari kuwa na usumbufu pamoja, kwa sababu usumbufu ndipo maendeleo halisi yanapojificha. Timu zinazofanya kazi zao bora si zile zinazoepuka msuguano. Ni zile zilizolifanya kuwa salama vya kutosha kulisogelea.

Unaweza kuunda toleo dogo la usalama huo katika mazungumzo moja tu, hata kama wewe si bosi, hata kama hakuna anayekuripoti. Jinsi unavyoanza mazungumzo, sauti unayoiweka, iwapo unaingia kutatua au kushinda, yote hayo yanamwambia mtu mwingine ni aina gani ya mazungumzo haya yatakuwa. Una udhibiti zaidi wa hilo kuliko karibu jambo lingine lolote katika mabadilishano hayo.

Uongo wa wakati mkamilifu

Kuepuka kwingi kunajificha nyuma ya kisingizio kinachosikika kuwa cha busara: unasubiri wakati muafaka. Kuna ukweli uliofichwa humo. Wakati una umuhimu kweli. Kumbana mtu dakika tano kabla ya kuwasilisha kwa timu ya wakuu, au sekunde ile anayoingia akiwa amebeba siku yake mbaya, ni njia ya kufanya mazungumzo magumu kuwa magumu zaidi. Kwa hivyo kusubiri kiasi ni hekima.

Lakini kusubiri kwingi si hivyo. Kwingi ni kuepuka kuliovaa koti la heshima. Kipimo cha uaminifu ni rahisi. Jiulize iwapo unasubiri wakati bora, au unasubiri tu hisia iishe. Ikiwa nafasi nzuri kwelikweli imekuja na kupita mara tatu au nne na uliiacha kila moja ipite, wakati haukuwa tatizo kamwe.

Mambo machache kwa kweli husaidia, na yanastahili kuyaandaa kwa makusudi:

• Chagua wakati wenye nafasi kidogo kuzunguka. Si mwisho wa siku ya kazi wakati kila mtu amechoka, si uliobanwa dhidi ya tarehe ya mwisho ngumu. Asubuhi, au kipindi tulivu, huyapa mazungumzo mahali pa kwenda.
• Chagua faragha. Mambo magumu yanayosemwa mbele ya watazamaji humweka mtu mwingine katika hali ya kujitetea kabla hujavuka sentensi yako ya kwanza. Mlango uliofungwa, au matembezi, ni bora kuliko sakafu ya wazi.
• Yaweke karibu na tukio uwezavyo. Mazungumzo kuhusu jambo lililotokea jana yanashughulikika zaidi kuliko yale kuhusu jambo ambalo limekuwa likioza tangu majira ya kuchipua. Kadiri unavyosubiri zaidi, ndivyo utakavyolazimika kueleza zaidi kwa nini ulisubiri.

Kabla hujafungua kinywa chako

Mambo machache ya kuyatuliza ndani yako kwanza. Haya yana umuhimu zaidi kuliko mwongozo wowote wa maneno.

• Jiwekee wazi kile unachotaka kikweli. Si kile unachotaka kusema, bali kile unachotaka kiwe kweli baadaye. Uhusiano uliorekebishwa? Tabia iliyobadilika? Kusikilizwa tu? Huwezi kulenga mazungumzo ambayo hujayalenga. Ikiwa lengo lako pekee ni kupunguza shinikizo lako mwenyewe, mtu mwingine ataliona hilo, na hayataenda vizuri.
• Tuliza mwili wako kabla ya kutuliza jambo lenyewe. Huwezi kuwa na mazungumzo tulivu ukitokea mfumo wa neva usiotulia. Kabla ya kuingia, punguza mwendo wa kupumua kwako, hasa kutoa pumzi. Simamisha miguu yako imara. Shusha mabega yako. Hujaribu kutohisi chochote. Unajaribu kubaki na uwezo wa kufikia busara yako mwenyewe wakati hali inapopanda joto.
• Tenganisha mtu na tatizo. Jambo unalolikasirikia ni tabia, hali, wakati maalum, si binadamu mzima aliye mbele yako. Shikilia mstari huo kichwani mwako kabla ya kusema neno, na uwezekano wa kuingia ukirusha ngumi utapungua sana.
• Shusha vigingi ulivyovivimbisha. Jikumbushe kwamba mazungumzo moja ya uaminifu mara chache humaliza uhusiano unaostahili kudumishwa. Uhusiano usioweza kustahimili mazungumzo moja ya makini, ya upole, ya moja kwa moja ulikuwa tayari dhaifu. Mwingi unaweza kuustahimili, na mingi hukua imara zaidi.

Jinsi ya kuyafanya kikweli

Lengo si utendaji mkamilifu. Ni mabadilishano ya uaminifu, ya kibinadamu ambapo mtu mwingine anabaki chumbani pamoja nawe. Umbo rahisi linaloshikilia chini ya shinikizo:

1. Omba mazungumzo, usimvamie. Swali la haraka "Je, una dakika kumi? Kuna jambo ningependa kulizungumzia" huwaruhusu nyote wawili kufika mkiwa tayari. Watu waliovamiwa hujitetea. Watu walioalikwa hushiriki.
2. Anza na uliyoyaona, si uliyohitimisha. Anza na jambo maalum linaloonekana, "Ripoti iliwasili siku mbili baada ya tarehe ya mwisho," si "Ni wazi hujali timu hii." Ukweli ni mgumu kubishaniwa. Hukumu huchochea ugomvi.
3. Sema sehemu ngumu waziwazi, kisha nyamaza. Usilizike hoja katika dakika tano za kulainisha, na usiendelee kusema ili kujaza ukimya baada ya kulisema. Liache litue. Mpe nafasi ya kujibu.
4. Sikiliza kweli kile kinachorudi. Si kutikisa kichwa kwa adabu huku ukisubiri zamu yako. Kusikiliza kwa kweli, aina ile ambapo unaweza kujifunza kwamba ulikuwa umekosea sehemu fulani. Karibu kila mara hufanya hivyo.
5. Lenga hatua inayofuata, si mshindi. Hauko pale ili uthibitishwe kuwa sahihi. Malizia na jambo halisi na la pamoja: kitakachobadilika, mtakachofanya kila mmoja, mtakapofuatilia tena.

Hutayapata yote matano sawa, hasa mara chache za kwanza. Hakuna tatizo. Mazungumzo yasiyo na ustadi lakini ya moyo wa kweli ni bora kuliko yaliyong'ara ambayo huyafanyi kamwe.

Wakati mtu mwingine hakubali vizuri

Hii ndiyo sehemu ambayo miongozo huiruka. Wakati mwingine unafanya kila kitu sawa na mtu mwingine bado anajitetea, au anaumia, au anakasirika. Anakukatiza. Anaibua jambo la miaka miwili iliyopita. Anatokwa na machozi, au ananyamaza na kuwa baridi. Huu ndio wakati hasa ambao hofu yako ilikuwa ikikuonya kuuhusu, na pia ni wakati unaoamua jinsi jambo zima linavyotua.

Silika ni kuendana na joto lao, au kurudi nyuma haraka na kufuta kila kitu ulichosema. Zote mbili hufanya hali kuwa mbaya zaidi. Kinachofanya kazi ni kubaki imara wakati wao hawajaimara. Huna jukumu la kusimamia hisia zao, lakini unaweza kuweka hali yako mwenyewe salama, na uwepo wa utulivu huambukiza kimya kimya. Punguza mwendo. Shusha sauti yako badala ya kuiinua. Acha ukimya ukae hapo badala ya kukimbilia kuujaza.

Ikiwa joto litapanda kupita mahali ambapo jambo lolote lenye manufaa linaweza kutokea, unaruhusiwa kuyasimamisha. "Ninaona hili linatua kwa uzito. Tuchukue pumziko na tuendelee nalo kesho" si kushindwa. Ni njia ya kulinda mazungumzo yanayostahili kumalizwa. Mazungumzo yaliyosimamishwa kwa makusudi yako katika hali bora zaidi kuliko yale yanayolipuka kwa sababu nyote wawili mlisukuma mbele kwa nguvu.

Na ikiwa wamekasirika kikweli, unaweza kushikilia hoja yako na kuwajali kwa wakati mmoja. "Bado nafikiri hili ni muhimu, na pia sitaki hili liwe kitu kinachotutenganisha" ni sentensi halisi unayoruhusiwa kuisema kwa sauti. Watu wengi, wakipewa dakika moja, watakutana nawe hapo.

Wakati ni jambo kubwa kuliko mazungumzo moja

Baadhi ya mazungumzo yako katika kundi tofauti, na inafaa kuwa mkweli kuhusu ni yapi. Ikiwa unaloliepuka linahusisha usalama wako, unyanyasaji, udhalilishaji, au hali ambayo una sababu halisi ya kuhofia kazi yako au ustawi wako, ushauri wa "fanya tu mazungumzo" hautoshi, na si haki kukubebesha yote hayo. Hali hizo zinahitaji msaada wa nyuma: meneja unayemwamini, idara ya rasilimali watu, mwakilishi wa chama cha wafanyakazi, wakili, mshauri. Kufikia msaada hapo si kuepuka. Ni busara nzuri.

Na ikiwa hofu yenyewe ndiyo tatizo, ikiwa woga wa mazungumzo haya ni mzito kiasi kwamba unafinya maisha yako, unakuweka umekwama katika kazi au mahusiano uliyoyapita, au unaendelea kama mvumo wa mfululizo wa wasiwasi nyuma ya kila kitu, hilo linastahili kulizungumzia na mtaalamu wa tiba ya akili. Si kwa sababu kuna kitu kibaya kwako, bali kwa sababu hofu inaweza kujifunzwa pande zote mbili. Inaweza kupunguzwa. Mtaalamu anaweza kukusaidia kufanya hivyo haraka zaidi kuliko kuivumilia peke yako kwa nguvu.

Hata hivyo, kwa mazungumzo mengi unayoyaepuka, njia ni fupi kuliko inavyoonekana. Chagua yale ambayo yamekuwa yakikugharimu zaidi. Amua unachotaka kiwe kweli upande wa pili wake. Kisha omba dakika kumi. Toleo lako ambalo hatimaye husema jambo hilo huelekea kulala vizuri zaidi kuliko lile ambalo limekuwa likilibeba.

Vyanzo

• Bravely, The Conversation Gap
• Harvard Business Review, What's Worse than a Difficult Conversation? Avoiding One.
• Harvard Business Review, How to Have Difficult Conversations Without Burning Bridges
• Amy C. Edmondson, Psychological Safety