Mawaidha ya haraka
- Taja tabia, si utu wao.
- Sema faraghani, kamwe si mbele ya wengine.
- Malizia kwa swali kisha usikilize.
Kuna sentensi ambayo umekuwa ukiibeba kwa muda sasa. Labda ni kwa ajili ya mwenzako kazini ambaye kazi yake inazidi kuporomoka. Labda ni kwa rafiki anayeendelea kughairi mipango, au mzazi anayevuka mpaka, au mfanyakazi mwenzako anayekuzungumzia juu kila mkutano. Umeikariri ukiwa bafuni. Umeandika ujumbe kisha ukaufuta. Na kila siku usiyoisema, jambo lile linakuwa zito kidogo, na gumu kidogo kulisema bila ukali.
Uzito huo unastahili kuutilia maanani. Kuzuia ukweli si upole, ingawa kwa wakati huo unaweza kuhisi ni upole. Mara nyingi ni gharama iliyoahirishwa tu. Maoni usiyoyatoa kamwe hayapotei. Yanavuja kwa upande kama sauti kali, kupuuza mtu, hadithi unayowasimulia watu wengine badala ya yule ambaye angeweza kweli kurekebisha jambo.
Kwa hiyo hili si kuhusu kama useme mambo magumu au la. Tayari unajua ni lazima. Ni kuhusu jinsi ya kuyasema ili mtu mwingine abaki chumbani pamoja nawe.
Kwa nini tunaliogopa (na kwa nini hilo ni la kawaida)
Unapokaribia kumpa mtu habari mbaya, mwili wako hautofautishi kwa kweli hilo na tishio jingine lolote. Moyo wako unaenda kasi. Mdomo wako unakauka. Sehemu ya ubongo wako inajiandaa kwa mtu mwingine kuumia au kukasirika, na sehemu nyingine inajiandaa kwa yeye kukudharau. Huo si udhaifu. Ni mnyama wa kijamii akifanya hasa kile ambacho wanyama wa kijamii hufanya, yaani kuichukulia hatari ya mgogoro kama hatari halisi.
Shida ni kwamba mwili uliopo katika hofu ndogo huzalisha mazungumzo ya kizembe. Unaharakisha. Unaomba msamaha kupita kiasi, au unazidisha marekebisho na kuja kwa ukali mno ili tu kumaliza. Unarundika malalamiko madogo matano kwa sababu hatimaye umepata ujasiri wa kusema moja. Hakuna kati ya hayo ni wewe halisi. Ni adrenalini inayozungumza.
Kujua hili kunabadilisha unachofanya kabla hujafungua mdomo. Hatua ya kwanza katika mazungumzo magumu si kuchagua maneno kamili. Ni kuushusha mfumo wako wa neva hadi mahali ambapo busara yako inapatikana kweli. Pumzi chache za taratibu, miguu sakafuni, kitambo cha ukimya kabla ya kuanza. Utulivu ndio wimbi linalobeba. Ujumbe hupanda juu yake.
Mtenganishe mtu na tatizo
Mabadiliko moja yenye manufaa zaidi unayoweza kufanya ni kuelekeza ukweli wako kwenye tabia, si kwenye utu. "Ripoti hii ilichelewa siku mbili na mteja aliona" ni ukweli kuhusu jambo lililotokea. "Wewe hutegemewi" ni hukumu kuhusu mtu ni nani. Ya kwanza inaalika suluhisho. Ya pili inaalika ugomvi.
Mwongozo wa Harvard Business Review kuhusu kutoa maoni hasi hutua hapa mara kwa mara: eleza tabia mahususi na athari yake, na uachie thamani ya mtu nje ya jambo. Kuna sababu. Watu wanapohisi utambulisho wao unashambuliwa, sehemu ya ubongo inayofikiri hutulia na sehemu ya kujitetea huchukua uongozi. Utakuwa unazungumza na ngao ya mtu. Iweke kuwa dhahiri na inayoonekana, nawe unampa kitu ambacho anaweza kufanyia jambo.
Muundo rahisi husaidia akili yako inapokwama:
- Taja jambo mahususi ulioliona, kwa uwazi kama vile kamera ingeliweza kulinasa.
- Taja athari lililokuwa nayo, kwenye kazi, kwako, kwa watu wengine.
- Sema ungependa nini kiwe tofauti, au uliza kunaendelea nini.
Ona kwamba hatua ya tatu mara nyingi huishia kwenye swali. Mazungumzo magumu bora si hotuba. Ni fursa za kufungua mazungumzo.
Hii hapa jinsi tofauti inavyosikika kivitendo. Fikiria mwenzako kazini anaendelea kufika kuchelewa kwenye mkutano unaouendesha. Toleo linalotua vibaya: "Ni wazi huheshimu muda wa mtu yeyote." Hiyo ni hukumu, nayo inampa changamoto ya kubishana. Toleo linalofanya kazi: "Umefika dakika kumi au kumi na tano kuchelewa kwenye mikutano mitatu ya mwisho ya asubuhi, na tunaishia kukurudia yaliyosemwa, jambo linalorudisha nyuma asubuhi ya kila mtu. Kunaendelea nini?" Tatizo lile lile, likiibuliwa kwa ukweli. Lakini mojawapo ya sentensi hizo humfanya mtu ajikunyate na ang'ang'anie msimamo wake, na nyingine humfanya aeleze. Labda ratiba ya kumpeleka mtoto wake shuleni imebadilika. Labda hakujua kwamba kurudia yaliyosemwa kulikuwa kunaigharimu kikundi. Huwezi kutatua tatizo ambalo umeligeuza kuwa tusi.
Upole ni ukweli pamoja na heshima
Kuna imani potofu ya kimyakimya kwamba watu wema hawatoi maoni magumu, kwamba upole na uwazi ni vinyume na ni lazima uchague kimoja. Utafiti kuhusu timu bora zaidi unasema kinyume chake.
Amy Edmondson, profesa wa Harvard aliyeanzisha neno usalama wa kisaikolojia, ametumia miaka mingi kupinga wazo kwamba timu salama ni timu dhaifu. Mazingira yenye usalama wa kisaikolojia si mahali ambapo kila mtu yuko raha wakati wote. Ni mahali ambapo watu wanaweza kusema mambo ya kweli, ya kutatanisha, yasiyofurahisha bila kuadhibiwa kwa hilo. Msemo wake kuhusu mchanganyiko mbaya zaidi unaeleweka: viwango vinapokuwa vya juu lakini usalama wa chini, watu hufanya kazi kwa hofu. Usalama unapokuwa wa juu na viwango vya chini, unapata klabu ya starehe ambapo hakuna kinachoboreka. Mema hukaa pale ambapo vyote viwili viko juu, ambapo watu hujaliana na kuambiana ukweli.
Hilo linaubadilisha kabisa upole. Upole si kulainisha ukweli hadi utoweke. Ni kujali vya kutosha hata useme jambo la kweli na kujali vya kutosha hata ulisema vizuri. Heshima inapita katika nusu zote mbili. Unamheshimu mtu mwingine vya kutosha hadi uwe mkweli kwake, nawe unamheshimu vya kutosha hata usiwe mzembe kuhusu jinsi jambo linavyotua.
Hatua inayorukwa: wakati na mazingira
Tunatumia wasiwasi wetu wote kwenye maneno na karibu hakuna kwenye chombo kinachoyabeba. Hata hivyo hoja ya haki iliyotolewa mbele ya hadhira, au mwisho wa siku iliyochosha, au kwenye ukanda wa haraka, inaweza kufanya uharibifu zaidi ya thamani ya hoja yenyewe.
Mambo machache ambayo husaidia mara kwa mara:
- Fanya faraghani, na kwa makusudi. Kumshtua mtu kwa lawama mbele ya wengine karibu huhakikisha kujitetea. Mazungumzo tulivu ya wawili tu humwambia kwamba hili ni kati yenu, si onyesho.
- Toa taarifa ndogo ya awali. "Ningependa tuzungumze jinsi uzinduzi ulivyokwenda, tunaweza kupata dakika kumi na tano kesho?" ni bora kuliko kumvizia. Watu huchakata habari ngumu vizuri zaidi wasiposhtukizwa.
- Chagua wakati ambao nyote wawili mmetulia kwa kiasi. Si unapokuwa na hasira kali. Si wakati ambao ni wazi wamechoka pakubwa. Mapema mara nyingi ni bora kuliko kamili, lakini kamwe si wakati mmoja wenu anachemka.
- Anza kwa kueleza kwa nini unaliibua. Sentensi kama "Ninakwambia hili kwa sababu nadhani wewe ni mzuri na nataka ufanikiwe hapa" si mbinu ya kudanganya. Inapokuwa ya kweli, inaubadilisha mazungumzo yote kutoka shambulizi kuwa uwekezaji.
Kumbuka unazungumza na mtu, si tatizo
Ni rahisi kuingia ukiwa umejikita sana kuwasilisha hoja yako hata usahau kwamba kuna binadamu kamili mbele yako, mwenye toleo lake mwenyewe la yaliyotokea. Watu walioandika kitabu kuhusu mazungumzo magumu, watafiti watatu wa majadiliano kutoka Harvard, wanatoa hoja ambayo ni rahisi kuikosa: mengi ya mazungumzo haya huharibika kwa sababu kila upande una uhakika kimyakimya kwamba una ukweli na mtu mwingine ndiye tatizo. Wewe unafika ukiwa tayari kutoa hadithi yako. Nao pia hufika hivyo.
Suluhisho ni dogo na linalonyenyekesha kidogo. Ingia ukiwa na udadisi wa kweli kuhusu upande wao, si kujiandaa tu kutetea wako. Uliza, kisha usikilize kwa kweli jibu badala ya kusubiri zamu yako. Si lazima ukubaliane na wanachosema. Unatakiwa tu kuliachia nafasi ya kuwepo. Watu watakubali ukweli mgumu kwa urahisi zaidi kutoka kwa mtu ambaye ameonyesha yuko tayari kuusikia naye. Mazungumzo ambayo mtu mmoja tu anaruhusiwa kuwa sahihi si mazungumzo. Ni hukumu inayosomwa kwa sauti.
Hapa pia ndipo ubinafsi wako mwenyewe unahitaji kuangaliwa. Wakati mwingine hamu ya "kuwa mkweli" kwa hakika ni hamu ya kupunguza hasira, ya kuthibitishwa kuwa sahihi, ya hatimaye kummwagia mtu. Kabla ya kuibua jambo, inafaa kujiuliza kwa utulivu: je, ninaliibua ili kuboresha mambo, au ili kujifanya nijisikie vizuri? La kwanza ni maoni. La pili ni kumwaga tu, na watu wanaweza kutambua tofauti papo hapo.
La kufanya inapoharibika
Wakati mwingine utafanya kila kitu sawasawa na bado mtu ataumia, atajitetea, au atanyamaza kwa namna inayokutia wasiwasi. Hapa ndipo wengi wetu hupatwa na hofu na kuanza kurudisha nyuma kila kitu. Kinza hilo. Kurudisha nyuma hoja ya haki na ya upole mara tu inapoanza kuwa ya kukwaza humfundisha mtu mwingine kwamba ukweli wako hautegemewi, na kukufundisha wewe kwamba mazungumzo magumu hayavumiliki.
Badala yake, punguza mwendo. Ruhusu ukimya uwepo. Wakiingiwa na hisia, si lazima urekebishe hisia au ukimbie. Unaweza tu kubaki. "Chukua muda wako. Sijaenda popote" mara nyingi ni wenye nguvu zaidi kuliko aya nyingine ya maelezo. Wakijitetea, kuwa na udadisi badala ya kupaza sauti. "Nisaidie nielewe jinsi jambo lilivyoonekana upande wako" kunaweza kugeuza mkwamo kurudi kuwa mazungumzo.
Na ukilishughulikia vibaya, jambo ambalo kila mtu hufanya wakati mwingine, unaweza kulirekebisha. "Nadhani nilikuja kwa ukali mno awali, na naomba radhi. Hoja bado ni muhimu kwangu, lakini sikuisema jinsi nilivyotaka." Hatua hiyo moja, kukubali sehemu yako bila kuutelekeza ukweli, huonyesha jambo ambalo watu wengi mara chache huliona: kwamba unaweza kuwa mkweli, kukosea kuhusu jinsi ulivyowasilisha, na kurudi. Pande zote mbili za hilo zinastahili kujifunza.
Neno kuhusu mazungumzo unayoendelea kuyakwepa
Si kila jambo gumu ni maoni ya kazini. Baadhi ya sentensi nzito zaidi tunazobeba ni kwa ajili ya watu tunaowapenda, kuhusu mipaka, kuhusu maumivu, kuhusu mahitaji ambayo hayajasemwa muda mrefu hata yamekuwa magumu kama jiwe. Kanuni hizo zinatumika pale pia. Elekeza kwenye jambo mahususi, si mtu mzima. Lisema kwa kujali, kwa sauti, mahali ambapo wanaweza kulisikia. Chagua wakati ambao nyote wawili mnaweza kubaki imara.
Kuna gharama halisi ya kumeza mambo haya milele. Mayo Clinic, ikiandika kuhusu ujasiri wa kujieleza, inatoa hoja iliyo wazi kwamba watu wasioweza kueleza mahitaji yao moja kwa moja huelekea kubeba msongo zaidi, chuki zaidi, na mahusiano mabaya zaidi kwa hilo. Ujasiri wa kujieleza si sawa na ukatili. Ukatili huwakanyaga watu ili kupata unachotaka. Ujasiri wa kujieleza husema jambo la kweli huku ukiendelea kuheshimu haki na hisia za mtu mwingine. Njia ya kati, ya ukweli na upole kwa wakati mmoja, ni ustadi, na kama ustadi wowote huwa rahisi kwa kujirudia. Majaribio yako machache ya kwanza yanaweza kuhisi magumu. Hilo ni sawa. Ugumu wenye ukweli ni bora kuliko ulaini wenye ukimya.
Kusema jambo gumu kwa upole si jema kwa mtu mwingine tu. Ndiyo jinsi unavyoacha kuchakazwa polepole na kila kitu ambacho hukukisema kamwe. Chuki ni kodi unayolipa kwa mazungumzo ambayo unaendelea kukataa kuyafanya.
Ikiwa mazungumzo unayokwepa ni makubwa kuliko namna ya kuwasiliana, mgogoro unaoendelea unaomomonyoa afya yako, uhusiano unaohisi si salama, mtindo ambao huwezi kuuvunja peke yako, hilo linastahili kulipeleka kwa mtaalamu wa tiba ya akili au mshauri anayeweza kukusaidia kupanga cha kusema na kama ni salama kukisema. Baadhi ya mambo magumu yanahitaji zaidi ya maandishi mazuri. Kuomba msaada huo ni aina yake ya ujasiri.
Sentensi ambayo umekuwa ukiibeba haitakuwa nyepesi kwa kusubiri. Inakuwa nyepesi kwa kusemwa vizuri, kwa mtu anayehitaji kuisikia, na mtu aliyetulia vya kutosha kuikusudia.
Vyanzo
- Harvard Business Review, How to Give Negative Feedback to Your Peers, Boss, or Direct Reports
- Harvard Business School Working Knowledge, Four Steps to Building the Psychological Safety That High-Performing Teams Need
- Mayo Clinic, Being assertive: Reduce stress, communicate better
- Stone, Patton & Heen, Difficult Conversations: How to Discuss What Matters Most