Kutoa Maoni Yanayofika

Umelikalia kwa majuma mawili. Mtu fulani katika timu yako anaendelea kufanya lile jambo, na kila linapotokea unajiambia utasema kitu, na kila mara hukusemi. Mazungumzo yanachezeka kichwani mwako na daima yanaenda vibaya. Wanaumizwa, au wanajilinda, au wanatikisa kichwa na hawabadilishi chochote. Kwa hiyo unasubiri. Na kadiri unavyosubiri zaidi, ndivyo jambo zima linavyokuwa kubwa na geni zaidi.

Kama hilo linafahamika, hauko peke yako. Kutoa maoni ni mojawapo ya kazi zinazoepukwa zaidi mahali popote pa kazi, na haina uhusiano wowote karibu na iwapo uko sahihi. Unaweza kuwa sahihi kabisa kuhusu kinachohitaji kubadilika na bado mazungumzo yakulipukie mikononi. Tatizo mara chache ni maudhui. Ni utoaji, na hali ambayo mtu mwingine yumo anaposikia.

Kwa nini maoni ya kweli mara nyingi hurudi kinyume

Kuna jambo linalostahili kujua kabla hujafungua mdomo wako. Kwa ubongo, ukosoaji kutoka kwa mtu anayekujali hujirekodi kama tishio la kimwili.

Watafiti katika NeuroLeadership Institute wanalieleza hivi: tunahisi mno taarifa zinazohisi kama pigo kwa hadhi yetu au msimamo wetu katika kundi, na tishio hilo linapowaka, linaweza kuzima ufikiriaji ule ule unaotumai kuuamsha. Mtu aliye mkabala wako anaacha kuweza kupokea maneno yako uliyoyachagua kwa makini. Hawasumbui makusudi. Mfumo wao wa tahadhari uko juu kuliko sauti yako.

Huu ndio mtego. Kadiri maoni yako yanavyokuwa makali na ya kushtua zaidi, ndivyo yanavyoelekea zaidi kugusa tahadhari hiyo, na ndivyo yanavyoelekea kidogo zaidi kufika kweli. Unaweza kushinda hoja na ukapoteza mabadiliko ya tabia. Ujuzi mwingi katika kutoa maoni mazuri kwa kweli ni kuhusu kuweka mwitikio wa tishio wa mtu mwingine kimya kiasi cha kwamba waweze kukusikia hata kidogo.

Taja tabia, si mtu

Mabadiliko muhimu zaidi ni kuzungumza kuhusu kile mtu *alichofanya*, si yeye *ni nani*.

"Wewe huna mpangilio" ni hukumu juu ya tabia ya mtu. Hakuna la kufanya nalo isipokuwa kubishana. "Slaidi zilitoka saa tano usiku usiku kabla ya simu ya mteja, kwa hiyo sikuwa na muda wa kuzipitia" ni maelezo ya jambo mahususi lililotokea. Moja inaalika ugomvi. Nyingine inaalika urekebishaji.

Center for Creative Leadership ilijenga muundo rahisi, imara kuzunguka wazo hili, na unastahili kuazimwa. Wanauita SBI, kwa Situation (Hali), Behavior (Tabia), Impact (Athari):

• Hali. Itie nanga katika wakati mahususi. "Katika kikao cha jana cha asubuhi" hupita "siku hizi" au "wewe daima." Utata ndio unaofanya maoni yahisi kama shambulizi la tabia, kwa sababu mtu mwingine hawezi kuonyesha tukio halisi na hivyo wanadhani unamaanisha wao wote, wakati wote.
• Tabia. Eleza ulichokiona, kwa unyofu kama kamera ingelikamata. Mambo halisi, si tafsiri. "Ulimkatiza Priya mara mbili alipokuwa akiwasilisha," si "ulikuwa mkorofi."
• Athari. Sema kilichotokea kama matokeo, hasa sehemu ambayo mtu hakuweza kuiona. "Priya hakumaliza hoja yake, na tukasonga mbele bila ile namba moja tuliyoihitaji kweli."

Kipande hicho cha mwisho kina maana zaidi kuliko watu wanavyotegemea. Mara nyingi, mtu hakuwa na wazo lolote kwamba tabia yake ilisababisha tatizo unaloeleza. Hawakuwa wazembe makusudi. Hawakuweza tu kuona mawimbi ambayo matendo yao yaliacha nyuma. Unapowaonyesha athari badala ya kutamka hukumu, unawapa taarifa mpya badala ya hukumu ya kujilinda dhidi yake.

Uliza kabla ya kueleza

Kuna hatua inayosikika ndogo mno kuwa na maana, nayo inabadilisha joto lote la mazungumzo. Kabla hujatoa hukumu yako, mwombe mtu maoni yake mwenyewe.

"Unafikiri simu ya mteja ilikwendaje?" "Hisia yako ni ipi kuhusu jinsi uzinduzi ulivyotua?" Mara nyingi tayari wanajua. Watu kwa kawaida wanafahamu zaidi makosa yao wenyewe kuliko tunavyodhani, na wanapotaja tatizo wenyewe, hakuna tishio la kujilinda dhidi yake, kwa sababu hakuna anayewashambulia. Wanalichunguza pamoja nawe.

Hii ni mojawapo ya hatua ambazo watafiti wa NeuroLeadership wanapendekeza kwa sababu hiyo hasa. Kuuliza kwanza humkabidhi mtu mwingine kipimo cha udhibiti katika wakati ambao vinginevyo wangejihisi hawana nguvu, na udhibiti ni mojawapo ya mambo ambayo ubongo unayatafuta unapoamua iwapo utachukulia mazungumzo kama salama au hatari. Hauwi laini kwa kuuliza. Unapunguza tahadhari ili mazungumzo halisi yaweze kutokea.

Elekeza mbele, si nyuma tu

Maoni yanayopitia upya tu mambo ya zamani humpa mtu lisilo na la kufanya kwa mikono yake. Wanaweza kujihisi vibaya kuhusu jana, lakini hawawezi kuibadilisha.

Kwa hiyo tumia nguvu zako nyingi juu ya kinachokuja baadaye. Baada ya kutaja tabia na athari yake, geukia siku zijazo pamoja. "Wakati ujao, nini kingekusaidia kulinasa hili mapema?" "Hiki ndicho ningependa kukiona katika rasimu inayofuata." Lengo ni mtu aondoke akiwa na picha wazi, inayoweza kutekelezeka ya toleo bora, si tu picha wazi ya jinsi alivyopungukiwa. Watu wanaohisi wana njia halisi ya kufanya vizuri zaidi huwa wanafanya vizuri zaidi. Watu wanaohisi wamehukumiwa tu huwa wanang'ang'ania au kujifunga.

Mazingira yanayofanya yoyote kati ya haya yafanye kazi

Hakuna mbinu hizi zinazokuokoa iwapo uhusiano wa msingi ni baridi. Maoni hutua kwa uwiano na uaminifu yanaotolewa juu yake.

Mtafiti wa Harvard Amy Edmondson alitumia miongo akichunguza alichokiita usalama wa kisaikolojia: hisia ya pamoja katika timu kwamba unaweza kusema, kukubali kosa, au kusikia ukweli mgumu bila kufedheheshwa au kuadhibiwa kwa ajili yake. Ni rahisi kulikosea hili kama upole, na si hivyo. Kama Amy Gallo wa HBR anavyolieleza, usalama wa kisaikolojia ndio hasa unaofanya uwazi uwezekane. Timu zinazoshughulikia maoni vizuri zaidi si zile zinazoepuka msuguano. Ni zile ambazo watu wanaamini msuguano ni kwa ajili ya kazi, si silaha iliyoelekezwa kwao.

Mambo machache hujenga uaminifu huo, katika nyakati ndogo muda mrefu kabla ya mazungumzo yoyote magumu:

• Toa maoni mara kwa mara, kwa hatari ndogo, ili yasiwe tukio nadra na la kutisha. Utamaduni ambao marekebisho madogo hutokea wakati wote kamwe haulazimiki kuandaa ile Mazungumzo Makubwa yanayoogopwa.
• Kuwa angalau mahususi kwa sifa kama ulivyo kwa ukosoaji. "Kazi nzuri" haifundishi chochote. "Jinsi ulivyopunguza kasi ya mkutano kuhakikisha kila mtu anaelewa mabadiliko ndilo hasa tulilolihitaji" humwambia mtu hasa la kulirudia.
• Uliza watu wanavyotaka kupokea maoni, na ukumbuke jibu. Wengine wanayataka papo hapo. Wengine wanahitaji siku. Kuliheshimu hilo ni njia tulivu ya kusema uko upande wao.
• Miliki sehemu yako mwenyewe waziwazi. "Ningepaswa kuliashiria hili majuma mawili yaliyopita, hilo ni kosa langu" hukufanya uwe salama kuwa mkweli naye, na huiga tabia ile hasa unayotumai kuiona.

Wakati mazungumzo ni makubwa kuliko mbinu

Mazungumzo mengine yanahusu zaidi ya tarehe ya mwisho iliyokoswa. Kama utendaji wa mtu umeporomoka kwenye genge, kama wanaonekana kuhangaika kwa namna inayoonekana zaidi ya juma baya, au kama suala linagusa mwenendo unaoathiri usalama wa watu wengine, hayo si tena mazungumzo ya ukocha ya kushughulikia peke yako. Mhusishe meneja wako au mshirika wako wa rasilimali watu, na ufanye hivyo mapema kuliko inavyohisi raha.

Na tahadhari kwa wakati ambapo unachokiona si pengo la ujuzi hata kidogo. Wakati mwingine tatizo la utendaji ni ukingo unaoonekana wa kitu kizito zaidi kinachoendelea katika maisha ya mtu. Wewe si mtaalamu wao wa tiba ya akili, na hupaswi kujaribu kuwa. Lakini unaweza kuwa binadamu. Unaweza kusema umegundua mambo yanaonekana magumu siku hizi, kwamba uko upande wao, na kwamba hakuna aibu katika kufikia msaada halisi. Kisha waelekeze huko, programu ya msaada kwa wafanyakazi, daktari, mshauri, na uwaache wataalamu wafanye sehemu ambayo si yako kuibeba.

Lengo la maoni kamwe halikuwa kumfanya mtu ajihisi mdogo. Lilikuwa kuwasaidia kufanya kazi wanayoweza kujivunia, pamoja nawe, katika timu ambapo ukweli unavumilika. Pata utoaji sahihi na hicho ndicho mazungumzo magumu yanakuwa kweli: si adhabu, bali mlango ambao mtu anaweza kupita.

Vyanzo

• Center for Creative Leadership, Use the Situation-Behavior-Impact (SBI) Feedback Model
• NeuroLeadership Institute, Use This 3-Step Approach to Give Better Negative Feedback
• Harvard Business Review, What Is Psychological Safety? (Amy Gallo)
• Harvard Business School, Creating Psychological Safety in the Workplace (Amy Edmondson)