Lồng sự phục hồi vào trong công việc

Hãy hình dung ngày thứ Sáu trước một kỳ nghỉ dài. Một nửa nhóm của bạn đang chạy bằng những giọt năng lượng cuối cùng, tự nhủ rằng họ sẽ ngủ bù, gặp gỡ bạn bè, cuối cùng cũng được nghỉ ngơi. Họ thật lòng định vậy. Rồi thứ Hai đến và bình xăng chỉ đầy hơn lúc trước một chút xíu. Sự kiệt sức không được sửa chữa. Nó chỉ được hoãn lại.

Đây là cái bẫy mà rất nhiều nhóm chăm chỉ rơi vào. Chúng ta coi sự phục hồi là phần thưởng cho việc hoàn thành, một thứ diễn ra ở thật xa công việc và chỉ sau khi nó xong. Vậy nên nó cứ bị đẩy ra rìa mãi. Cái deadline luôn thắng. Sự nghỉ ngơi luôn phải chờ.

Nếu bạn lãnh đạo bất kỳ ai, dù chỉ một người, thì điều này quan trọng hơn gần như mọi việc khác bạn sẽ làm trong quý này. Bởi kiệt sức không phải là một điểm yếu nơi con người của bạn. Tổ chức Y tế Thế giới định nghĩa nó là một hội chứng đến từ căng thẳng nơi làm việc kéo dài mà không được quản lý tốt, biểu hiện qua sự kiệt quệ, thái độ ngày càng hoài nghi về công việc, và một cảm giác len lỏi rằng mọi điều bạn làm đều chưa đủ tốt. Hãy đọc lại điều đó. Nó gọi tên nơi làm việc, không phải người làm việc. Đó cũng là một tín hiệu về nơi giải pháp nằm.

Nghỉ ngơi không vận hành theo cách ta vẫn tưởng

Có một nghịch lý gây bực bội mà các nhà nghiên cứu đặt cho cái tên: nghịch lý phục hồi. Đúng vào khoảnh khắc bạn cần phục hồi nhất, khi bạn đã cạn kiệt và căng mình, lại chính là lúc bạn ít có khả năng làm điều đó cho tốt nhất. Người mệt mỏi sẽ với lấy thứ dễ nhất. Họ lướt mạng vô độ. Họ xem nửa vời một bộ phim trong khi trả lời thêm một email nữa. Họ gục xuống thay vì hồi sức.

Vậy nên phục hồi không phải tự nhiên mà có, và thời gian nghỉ không giống với sự nghỉ ngơi. Bạn có thể nghỉ trọn một cuối tuần và đến thứ Hai vẫn chẳng khá hơn, bởi cơ thể và tâm trí chưa bao giờ thật sự được phép hạ nhịp xuống.

Một ý niệm hữu ích hơn ở đây là sự tách rời tâm lý. Nó nghĩa là thật sự ngắt khỏi công việc trong tâm trí mình. Gập laptop lại là phần dễ. Phần khó hơn là dừng được vòng quay quẩn quanh trong đầu, màn diễn tập âm thầm cho cuộc trò chuyện khó khăn ngày mai, cái email mà bạn cứ viết đi viết lại trên đường lái xe về nhà. Nghiên cứu về điều này khá nhất quán: những người có thể tách mình ra về mặt tinh thần trong những giờ ngoài việc cho biết họ hài lòng với cuộc sống hơn và ít căng thẳng hơn, và đáng chú ý là họ không hề kém tận tâm hơn khi quay lại làm. Tách rời không khiến người ta bớt quan tâm. Nó khiến sự quan tâm ấy bền vững.

Đây là điểm mấu chốt dành cho người lãnh đạo. Việc nhân viên của bạn có thể tách rời được hay không bị định hình mạnh mẽ bởi những đòi hỏi mà bạn đặt ra. Chất chồng khối lượng công việc, những tin nhắn ngoài giờ và những mục tiêu cứ thay đổi liên tục, thì tách rời trở nên gần như bất khả thi, dù thiện chí của ai đó có tốt đến đâu. Cái ranh giới mà họ cần là cái bạn giúp họ vạch ra.

Phục hồi nhỏ ăn đứt phục hồi anh hùng

Bản năng khiến ta nghĩ phục hồi phải lớn lao. Một kỳ nghỉ. Một quãng nghỉ phép dài. Một cú dứt khoát. Những cái đó có ích, nhưng chúng hiếm hoi, và một nhóm không thể vận hành dựa vào chúng.

Cái thật sự giữ cho con người được nguyên vẹn là những điều nhỏ, lặp đi lặp lại. Những quãng nghỉ ngắn trong ngày làm được việc thật sự. Ngay cả một khoảng dừng ngắn khỏi một nhiệm vụ căng thẳng cũng hồi phục lại sự chú tâm và làm dịu tâm trạng, và những người bước ra nghỉ một lúc quay lại sắc bén hơn so với những người cày thẳng một mạch. Cơ thể cần được rời khỏi trạng thái cảnh giác cao độ và trở về mức nền theo một nhịp đều đặn, chứ không phải mỗi năm một lần.

Quãng nghỉ ấy là gì cũng quan trọng. Lướt điện thoại vẫn giữ những mạch thần kinh đó sáng đèn và gần như không được tính là nghỉ ngơi. Một buổi đi bộ ngắn, vài phút ngoài trời, một cuộc trò chuyện thực sự chẳng liên quan gì đến dự án, một động tác giãn cơ với đôi mắt rời khỏi màn hình: những điều đó để cho hệ thống được hạ nhịp xuống. Mấu chốt không phải là hoạt động. Mà là sự ngắt quãng thật sự trên đường ranh giữa bạn và công việc.

Đó là tin tốt, bởi những điều nhỏ ấy lại chính là thứ mà người lãnh đạo có thể thiết kế vào trong tuần làm việc. Bạn không cần phê duyệt ngân sách để cho nhóm của mình được thở.

Nó trông như thế nào khi bạn dẫn dắt điều đó

Không điều nào trong số này diễn ra chỉ bằng cách bảo người ta "hãy chăm sóc bản thân" rồi hy vọng. Phục hồi trở thành thật khi nó được lồng vào cách công việc vận hành. Vài bước đi thật sự tạo ra khác biệt:

1. Hãy làm cho các quãng nghỉ trở nên chính đáng. Một buổi đi bộ mười phút giữa hai nhiệm vụ khó không phải là lười biếng, và nhân viên của bạn cần thấy rằng bạn tin điều đó. Hãy tự nghỉ giải lao một cách công khai. Đừng xếp các cuộc họp nối đuôi nhau liên tục. Khi cuốn lịch không còn khoảng trống nào, bạn đã thiết kế sẵn sự kiệt sức vào đó, dù bạn có cố ý hay không.
2. Hãy bảo vệ những giờ ngoài việc như thể chúng là cột chống đỡ, vì chúng đúng là vậy. Nếu bạn bắn tin nhắn lúc 10 giờ đêm, nhóm của bạn học được rằng ngày không bao giờ kết thúc, dù bạn có thề rằng mình không mong họ trả lời. Hãy lưu bản nháp lại. Gửi nó lúc chín giờ sáng. Sự yên tĩnh mà bạn bảo vệ cho họ chính là thứ cho phép họ tách rời và thật sự quay lại.
3. Hãy để mắt đến khối lượng công việc, không chỉ cuốn lịch. Sự tách rời sụp đổ khi những đòi hỏi đơn giản là quá cao. Điều tôn trọng nhất một người lãnh đạo có thể làm là giữ khối lượng trong giới hạn của con người và cắt bớt áp lực thời gian ở những chỗ không thật sự cần thiết. Phần lớn là không cần.
4. Hãy trao cho mọi người tiếng nói trong cách họ làm việc. Một động lực lớn của kiệt sức là không có quyền kiểm soát lịch trình, nhiệm vụ hay nhịp độ của chính mình. Ở những chỗ bạn có thể, hãy trao lại một phần đó. Sự tự chủ là một trong những hình thức phục hồi rẻ nhất và mạnh nhất mà bạn có thể trao tặng.
5. Hãy phục hồi một cách công khai. Nói với nhóm của bạn rằng bạn đang đăng xuất, đi chạy bộ, nghỉ cả buổi chiều. Khi người cấp cao nhất trong phòng coi nghỉ ngơi là chuyện bình thường, mọi người dưới họ cuối cùng cũng được phép làm vậy. Tấm gương của bạn đặt ra luật lệ mạnh hơn nhiều so với chính sách của bạn.

Hãy để ý rằng gần như không điều nào trong số này là về việc dạy từng cá nhân thư giãn cho giỏi hơn. Nó là về những điều kiện mà bạn tạo ra. Đó mới là toàn bộ mấu chốt. Bạn có thể trao cho ai đó mọi bài tập thở trên đời, mà nó cũng không trụ nổi trước một khối lượng công việc không bao giờ chịu buông tha.

Khi nó đã vượt quá tầm của nghỉ ngơi

Lồng sự phục hồi vào công việc ngăn ngừa được rất nhiều. Nó không sửa được mọi thứ, và giả vờ ngược lại là một sự thiệt thòi cho con người của bạn.

Nếu ai đó trong nhóm đã lún sâu vào tình trạng đó, kiệt sức theo cái kiểu mà một cuối tuần không chạm tới được, sợ hãi công việc, rút lui khỏi mọi người, hay đơn giản là chạy trong cảnh cạn kiệt dù họ thử làm gì đi nữa, thì đó đã vượt quá điểm mà một sự điều chỉnh văn hóa có thể nâng đỡ họ. Điều tử tế khi ấy là làm nhẹ bớt khối lượng thực tế nếu bạn có thể, và làm cho việc sử dụng bất kỳ hỗ trợ y tế hay tư vấn nào mà tổ chức của bạn cung cấp trở nên thật sự an toàn. Kiệt sức đã ăn sâu thường cần đến một bác sĩ hay một chuyên gia sức khỏe tâm thần, hơn là một ngày thứ Ba tốt đẹp hơn. Hướng ai đó đến với sự giúp đỡ ấy, và làm thật lòng, cũng là lãnh đạo.

Và hãy để mắt đến chính bản thân bạn trong tất cả những chuyện này. Người lãnh đạo nổi tiếng là hay thiết kế sự nghỉ ngơi cho mọi người trừ chính mình, rồi tự hỏi vì sao sự vững vàng lại cạn kiệt. Bạn không thể rót ra một sự bình tĩnh mà bạn không có. Lồng sự phục hồi vào công việc nghĩa là lồng nó vào công việc của chính bạn trước, để còn lại điều gì đó để dẫn dắt khi áp lực dâng cao.

Nguồn

• World Health Organization, Burn-out an "occupational phenomenon": International Classification of Diseases
• Harvard Business Review, How to Recover from Work Stress, According to Science
• American Psychological Association, Give me a break
• Mayo Clinic, Job burnout: How to spot it and take action