Cách lên tiếng một cách bình tĩnh khi điều đó quan trọng

Ngay lúc này có một câu đang nằm trong lồng ngực bạn. Có thể đó là một mối lo về một kế hoạch mà ai cũng có vẻ ổn với nó. Có thể đó là một lời từ chối mà bạn cứ làm dịu đi thành một câu "để xem." Có thể đó là phản hồi bạn nợ ai đó và cứ nuốt vào trong. Bạn đã tập trong lúc tắm. Bạn đã viết lại tin nhắn ba lần. Rồi khoảnh khắc đến, và hoặc là nó không thốt ra được, hoặc là nó bật ra nóng hơn bạn định.

Khoảng cách đó, giữa điều bạn muốn nói và điều thực sự đã xảy ra, là một trong những nguồn căng thẳng âm thầm phổ biến nhất mà người ta mang theo vào công việc và gia đình. Lên tiếng một cách bình tĩnh là kỹ năng khép lại khoảng cách ấy. Nó đáng để học, bởi vì cái giá của việc im lặng không biến mất. Nó chỉ chuyển chỗ. Nó hóa thành sự oán giận, hoặc một vấn đề tệ hơn về sau, hoặc một đêm dài tua đi tua lại cuộc trò chuyện mà bạn đã không có.

Hai cách nó thường đi sai

Hầu hết chúng ta mặc định rơi vào một trong hai kiểu thất bại khi chịu áp lực, và chúng trông trái ngược nhau nhưng đến từ cùng một chỗ.

Kiểu thứ nhất là im lặng. Bạn tự nhủ rằng không đáng, bạn không muốn làm sóng gió, bạn sẽ nói ra vào một dịp khác. Bên dưới thường là một nỗi sợ: sợ xung đột, sợ sai, sợ bị xem là khó tính. Mối lo không đi đâu cả. Nó chỉ nằm đó.

Kiểu thứ hai là nóng lên. Áp lực dồn nén cho đến khi nó tràn ra, và thông điệp được gói trong sự bực bội. Giờ thì người kia đang lo bảo vệ bản thân thay vì lắng nghe bạn, và điều cốt lõi bị đánh mất.

Có một con đường ở giữa, và nó có một cái tên. Các chuyên gia gọi đó là giao tiếp quyết đoán (assertive communication): nói điều bạn nghĩ, cần hay cảm thấy một cách trực tiếp và tôn trọng, không lấn át ai và cũng không xóa mờ chính mình. Mayo Clinic mô tả đây là phong cách nằm giữa thụ động và hung hăng, và họ lưu ý một điều dễ bị bỏ qua. Học cách quyết đoán không chỉ tốt cho cuộc trò chuyện. Nó tốt cho chính bạn. Nó gắn với mức căng thẳng thấp hơn, kiểm soát cơn giận tốt hơn, và lòng tự trọng vững vàng hơn, bởi bạn thôi phải mang theo tất cả những điều bạn chưa bao giờ nói ra.

Vì sao sự bình tĩnh quyết định việc bạn có được lắng nghe hay không

Có một lý do khiến giọng điệu quan trọng ngang với nội dung. Khi bạn lao vào trong cơn nóng, phản ứng đe dọa của người kia thức dậy trước cả khả năng lý trí của họ. Họ đề phòng. Họ ngừng lắng nghe và bắt đầu chuẩn bị phản bác. Bạn có thể hoàn toàn đúng mà vẫn mất cả căn phòng, vì hình thức của thông điệp đã át đi phần nội dung.

Khi bạn bước vào một cách vững vàng, bạn cho người kia khoảng không gian để ở lại trong phần não tư duy của họ. Đó không phải thao túng. Đó là một sự nhã nhặn giúp sự thật dễ được tiếp nhận hơn. Sự điềm tĩnh của bạn, theo một nghĩa thực sự, là một phần trong lập luận của bạn.

Có một phiên bản lớn hơn của điều này ở cấp độ đội nhóm. Giáo sư Amy Edmondson của Trường Kinh doanh Harvard đã dành nhiều năm nghiên cứu vì sao một số đội nhóm phát hiện vấn đề sớm còn những đội khác để chúng âm ỉ lan rộng. Khác biệt bà tìm thấy là sự an toàn tâm lý: niềm tin chung rằng bạn có thể nêu một mối lo, thừa nhận một sai lầm, hay đặt một câu hỏi mà không bị trừng phạt hay sỉ nhục vì điều đó. Trong nghiên cứu của bà trên hàng chục đội nhóm làm việc, những nhóm mà mọi người thấy an toàn để lên tiếng học nhanh hơn và làm việc tốt hơn. Những nhóm mà việc lên tiếng cảm thấy nguy hiểm đã âm thầm chôn vùi các vấn đề cho đến khi chúng trở nên tốn kém.

Đây là phần quan trọng đối với riêng bạn. Bạn không cần phải là sếp để định hình bầu không khí đó. Mỗi lần bạn nêu một điều gì đó một cách bình tĩnh và mọi việc diễn ra ổn thỏa, bạn lại làm cho người tiếp theo an toàn hơn một chút để làm điều tương tự. Bạn đang dạy cả căn phòng biết điều gì được phép.

Trước khi bạn mở lời

Sự bình tĩnh bắt đầu trước cuộc trò chuyện, không phải trong lúc nó diễn ra. Vài phút chuẩn bị làm phần lớn công việc.

Làm rõ một điều duy nhất. Không phải năm điều. Một thôi. Đâu là điểm duy nhất bạn cần người này hiểu hay quyết định nhất? Nếu bạn không nói được nó trong một câu, bạn chưa sẵn sàng đâu. Hãy viết nó ra.

Biết rõ điều bạn thực sự muốn. Bạn đang đề nghị một thay đổi, chia sẻ thông tin, hay chỉ cần được lắng nghe? Gọi tên mục tiêu giúp bạn không lạc vào việc đổ lỗi, điều xảy ra khi ta không chắc mình đang theo đuổi điều gì.

Trấn an cơ thể trước. Bạn không thể dùng lý trí để bình tĩnh trong khi hệ thần kinh đang báo động. Trước khi bạn bước vào, hay bấm gọi, hãy thở ra thật chậm một hơi, cảm nhận bàn chân trên sàn, hạ vai xuống. Một hơi thở ra dài báo cho hệ thần kinh của bạn rằng mối đe dọa không có ở đây. Cho bản thân ba mươi giây như vậy và bạn sẽ suy nghĩ sáng suốt hơn ngay khoảnh khắc nó bắt đầu.

Trong khoảnh khắc đó

Khi bạn thực sự ở trong đó, một vài động tác nhỏ giúp giữ nhiệt độ xuống thấp mà không biến bạn thành tấm thảm chùi chân.

1. Bắt đầu bằng sự thật, không phải phán xét. "Báo cáo gửi đi với số liệu của quý trước" nghe rất khác với "Anh lại gửi sai số liệu rồi." Một câu mở ra cuộc trò chuyện. Câu kia châm ngòi một cuộc cãi vã.
2. Nói từ chỗ ngồi của chính bạn. "Tôi lo rằng tiến độ này không chừa chỗ cho việc kiểm thử" khó mà tranh cãi, vì bạn đang trình bày quan điểm của riêng mình, chứ không tuyên bố một chân lý phổ quát. Nó cũng giữ bạn khỏi việc đọc tâm ý người kia về động cơ của họ.
3. Cụ thể và ngắn gọn. Sự mơ hồ mời gọi thái độ phòng thủ. Càng ít lời vây quanh điểm chính, nó càng đến rõ ràng hơn.
4. Rồi ngừng nói. Đây là điều khó nhất. Sau khi bạn đã nói xong phần của mình, hãy để sự im lặng ở yên đó. Đừng vội làm dịu nó, rút lại, hay lấp đầy khoảng trống. Cho người kia không gian để đáp lời.
5. Mua một nhịp khi bạn thấy cơn dâng trào. Nếu điều họ nói khiến bạn dội lên, bạn không cần phải đáp ngay lập tức. "Để tôi nghĩ về điều đó một chút" là một câu hoàn chỉnh, và gần như lúc nào cũng dùng được.

Bạn sẽ không làm tất cả những điều này một cách hoàn hảo. Không ai làm được. Mục tiêu không phải là một màn trình diễn không tì vết. Mà là giữ đủ điềm tĩnh để điểm cốt lõi thực sự của bạn sống sót qua cuộc trò chuyện.

Khi mọi chuyện không êm xuôi

Đôi khi bạn làm mọi thứ đúng mà nó vẫn đi chệch hướng. Người kia trở nên phòng thủ, hoặc xem nhẹ, hoặc cả căn phòng nguội lạnh. Điều đó đáng được nói thẳng, bởi vì nỗi sợ chính điều này là thứ khiến nhiều người trong chúng ta im lặng.

Nếu mọi thứ nóng lên, bạn có thể gọi tên nó mà không leo thang. "Tôi nghĩ ngay bây giờ chúng ta chưa giải quyết được chuyện này, mình quay lại sau được không?" là một lối ra bình tĩnh, không phải một thất bại. Rời khỏi một cuộc trò chuyện đã không còn hữu ích là một kỹ năng, không phải một thất bại. Bạn luôn có thể quay lại với nó khi mọi người đã nguội xuống.

Còn nếu bạn đã mất bình tĩnh? Hầu hết các mối quan hệ sống sót qua một cuộc trò chuyện vụng về dễ hơn nhiều so với qua một sự oán giận bị chôn giấu. "Lúc nãy tôi đã nóng hơn ý mình muốn, và tôi muốn thử lại lần nữa" hàn gắn được nhiều hơn bạn nghĩ. Người ta nhớ việc bạn có quay lại hay không, chứ không nhớ bạn có hoàn hảo hay không.

Khi sự im lặng là về một điều lớn hơn

Có sự khác biệt giữa nỗi hồi hộp thông thường của một cuộc trò chuyện khó và một điều gì đó nặng nề hơn. Nếu chỉ ý nghĩ về việc lên tiếng thôi đã khiến bạn tràn ngập nỗi sợ hãi, nếu bạn đã im lặng ở những nơi mà trước đây bạn từng có tiếng nói, hoặc nếu giữ im lặng đã trở thành một cách để giữ an toàn trong một mối quan hệ hay một nơi làm việc không hề thấy an toàn, thì điều đó đáng được xem xét nghiêm túc.

Nỗi sợ lên tiếng có thể là dấu hiệu của một sự lo âu mà vài kỹ thuật tốt không thể chạm tới hết. Nó cũng có thể là một phản ứng hợp lý trước một tình huống thực sự không an toàn, và phân biệt hai điều đó đôi khi cần thêm một góc nhìn khác. Một nhà trị liệu có thể giúp bạn xây dựng kỹ năng này trong một môi trường mà rủi ro thấp. Nếu im lặng đã trở thành một chiến lược sinh tồn trong một mối quan hệ nơi bạn cảm thấy bị kiểm soát hay sợ hãi, thì đó là lúc nên tìm đến sự hỗ trợ vượt ngoài một bài viết tự lực, từ một người bạn tin cậy hoặc một chuyên gia làm việc với những chuyện này.

Tuy nhiên, hầu hết các trường hợp, câu nói trong lồng ngực bạn nhỏ hơn nỗi sợ bao quanh nó. Nó chỉ cần được nói ra một cách rõ ràng, bởi một người đủ bình tĩnh để nói. Người đó có thể là bạn. Đó là một kỹ năng, và như mọi kỹ năng, nó dễ hơn sau mỗi lần điều tồi tệ nhất không xảy ra.

Nguồn

• Mayo Clinic, Being assertive: Reduce stress, communicate better
• Amy C. Edmondson, Psychological Safety
• Amy Edmondson, Psychological Safety and Learning Behavior in Work Teams (Administrative Science Quarterly)
• Harvard Business School Working Knowledge, In Tough Times, Psychological Safety Is an Asset, Not a Luxury