যখন সবকিছুই জরুরি মনে হয়, তখন যা গুরুত্বপূর্ণ তাতে মনোযোগ দেওয়া

একটা দীর্ঘ কর্মদিবসের শেষটা কল্পনা করুন। আপনি দশ ঘণ্টা ধরে লেগে ছিলেন। সব কিছুর জবাব দিয়েছেন, প্রতিটা মিটিংয়ে বসেছেন, যে তিনটে আগুন আপনি লাগাননি সেগুলোও নিভিয়েছেন। তবুও বিছানায় শুয়ে আপনি একটাও কাজের নাম বলতে পারছেন না যা আপনি সত্যিই এগিয়ে নিয়েছেন। দিনটা আপনার ওপর দিয়ে ঘটে গেছে। আপনি একে নেতৃত্ব দেননি।

সেই ফাঁপা অনুভূতির একটা কারণ আছে, আর সেটা আলস্য বা সময়ের অভাব নয়। সেটা হলো আপনার মনোযোগ কোথায় গেল। আপনি অবিরাম ব্যস্ত থাকতে পারেন, তবুও যে কয়েকটা জিনিস সপ্তাহটাকে অর্থবহ করত, সেগুলো থেকে দূরে সরে যেতে পারেন। আমাদের বেশিরভাগকে কখনও শেখানো হয়নি যে সময় ভরাট করা আর মনোযোগ খরচ করার মধ্যে পার্থক্য কী। ভেতর থেকে দুটোকেই একরকম মনে হয়। অথচ এ দুটো মোটেও এক নয়।

ব্যস্ত থাকাটা সহজ কাজ। মনোযোগী হওয়াটা কঠিন কাজ।

আমরা যে স্বভাবতই ব্যস্ততার দিকে ঝুঁকি, তার একটা কারণ আছে। ব্যস্ততা তাৎক্ষণিক প্রতিক্রিয়া দেয়। একটা ইনবক্স খালি হয়, একটা নোটিফিকেশন মুছে যায়, একটা ছোট ঘরে টিক পড়ে, আর আপনার মস্তিষ্ক আপনাকে এক ফোঁটা স্বস্তি ধরিয়ে দেয়। গুরুত্বপূর্ণ কাজ খুব কমই সেটা করে। সেটা ধীর, সেটা অস্পষ্ট, আর অনেক পরে—যদি আদৌ দেয়—তার আগে সেটা আপনাকে কোনো পুরস্কার দেয় না। তাই আমরা জরুরির দিকে আর গুরুত্বপূর্ণ থেকে দূরে ভেসে যাই, দিনে শত শত বার, কখনও সচেতনভাবে ঠিক না করেই।

নেতারা এটা তীব্রভাবে টের পান, কারণ দিনের বেশিরভাগটা অন্য মানুষ তাদের হাতে তুলে দেয়। হার্ভার্ড বিজনেস স্কুলের গবেষক মাইকেল পোর্টার আর নিতিন নোহরিয়া যখন সপ্তাহের পর সপ্তাহ ঘণ্টায় ঘণ্টায় ট্র্যাক করলেন যে প্রধান নির্বাহীরা আসলে কীভাবে তাদের সময় কাটান, তখন একটা ব্যাপার চোখে পড়ল: সময়ই একজন নেতার সবচেয়ে দুর্লভ সম্পদ, আর সেটা কোথায় যাচ্ছে তা বাকি সবকিছুকে গড়ে তোলে। কাজটা বেশি কিছু করা নয়। কাজটা হলো আপনার সবচেয়ে দুর্লভ সম্পদকে সেইসব জিনিসের দিকে তাক করে রাখা, যেগুলো একমাত্র আপনিই নাড়াতে পারেন।

মাউরা টমাস হার্ভার্ড বিজনেস রিভিউতে কথাটা ধারালোভাবে বলেছেন। যখন কোনো ম্যানেজার অভিযোগ করেন যে দলের একটা "সময় ব্যবস্থাপনার সমস্যা" আছে, তখন তিনি যুক্তি দেন, আসল সমস্যাটা সাধারণত মনোযোগের। মানুষগুলো ব্যস্ত। তারা চাপে আছে। তারা শুধু ভুল জিনিসে ব্যস্ত, এমন এক কর্মস্থলে যা তাদের মনোযোগকে ক্রমাগত ছিন্নভিন্ন করে দিচ্ছে। আপনি কাউকে একটা আরও ভালো ক্যালেন্ডার ধরিয়ে দিতে পারেন, কিন্তু তাতে কাজ হবে না, কারণ ফুটোটা তার সময়সূচিতে নেই। সেটা তার মনোযোগে।

কাজ বদলানো আসলে আপনার যা খরচ করায়

এই অংশটাই মানুষকে অবাক করে। কোনো বিক্ষেপের খরচ সেই ত্রিশ সেকেন্ড নয় যা আপনি তার পেছনে ব্যয় করেন। খরচটা হলো, ফিরে আসা কাজটার ওপর সেটা কী প্রভাব ফেলে।

মনোবিজ্ঞানী সোফি লেরয় এর নাম দিয়েছেন অ্যাটেনশন রেসিডিউ বা মনোযোগের অবশিষ্টাংশ। আপনি যখন এক কাজ থেকে আরেক কাজে লাফ দেন, তখন আপনার মনের একটা অংশ প্রথম কাজটাতেই আটকে থাকে, বিশেষ করে যদি সেটা অসমাপ্ত রেখে এসে থাকেন। আপনি কৌশলগত মেমো লিখতে বসেন, কিন্তু আপনার মস্তিষ্কের একটা টুকরো এখনও সেই ইমেইলটা চিবিয়ে চলেছে যেটার আপনি আধা-জবাব দিয়েছেন। আপনি শারীরিকভাবে উপস্থিত আর জ্ঞানগতভাবে কেবল আংশিকভাবে সেখানে আছেন। লেরয় দেখলেন, এই টানটা একটা দ্রুত সমন্বয়ের পর মিলিয়ে যায় না। এটা পরের গোটা কাজটা জুড়ে আপনার ছায়া হয়ে থাকতে পারে।

দিনভর অবিরাম কাজ-বদলের সঙ্গে এটাকে স্তূপ করুন, আর হিসেবটা নিষ্ঠুর হয়ে ওঠে। আমেরিকান সাইকোলজিক্যাল অ্যাসোসিয়েশনের সারসংক্ষেপ অনুযায়ী, মাল্টিটাস্কিং নিয়ে গবেষণাকারীরা অনুমান করেন যে কাজ থেকে কাজে লাফানোর ফলে তৈরি হওয়া ছোট মানসিক বাধাগুলো আপনার উৎপাদনশীল সময়ের চল্লিশ শতাংশ পর্যন্ত খরচ করে দিতে পারে। চল্লিশ শতাংশ। সেটা প্রায় আপনার অর্ধেক পরিশ্রম, হারিয়ে গেছে—কঠিন কাজে নয়, বরং বারবার নতুন করে শুরু করার ঘর্ষণে।

একটা আবেগগত খরচও আছে, আর সেটা নিয়ে কম কথা হয়। একটা টুকরো-টুকরো দিন আপনাকে একই সঙ্গে চাঙ্গা আর নিঃশেষ করে রাখে। আপনি কখনও কোনো কিছুতে এতটা গভীরে ডোবেন না যে সত্যিকারের অগ্রগতির শান্ত তৃপ্তিটা অনুভব করতে পারেন, তাই আপনি যতগুলো জিনিসই ছুঁয়ে থাকুন না কেন, দিন শেষে উদ্বিগ্ন আর অদ্ভুতভাবে অকৃতকার্য বোধ করেন। ছড়ানো অনুভূতি আর ছড়ানো কাজ একই সমস্যা, দুটো মুখোশ পরে।

ইচ্ছে করে ঠিক করা, কোনটা গুরুত্বপূর্ণ

মনোযোগ কর্মদিবস শুরু হওয়ার আগেই শুরু হয়, একটা সিদ্ধান্ত দিয়ে যেটা বেশিরভাগ মানুষ এড়িয়ে যায়। আপনি যদি নিজের অগ্রাধিকার নিজে না বেছে নেন, তবে আপনার ইনবক্সের সবচেয়ে চড়া গলা সেগুলো আপনার হয়ে বেছে দেবে।

একটা সহজ পরীক্ষা অনেক হট্টগোল ভেদ করে দেয়: যদি এই সপ্তাহে কেবল একটা কাজ সম্পন্ন হতো, সেটা কী হওয়া উচিত? যেটা চিৎকার করছে সেটা নয়। যেটার কথা ভেবে এক মাস পর আপনি খুশি হবেন যে আপনি সেটাকে রক্ষা করেছিলেন। সাধারণত সেটা সেই কাজ, যা শান্ত, গুরুত্বপূর্ণ আর সহজে পিছিয়ে দেওয়া যায়—কৌশল, কঠিন কথোপকথন, যেটা আপনার চারপাশের মানুষদের বড় করে তোলে। দিন ভরে ওঠার আগেই এর নাম বলে ফেলুন, কারণ পরে আর সময় থাকে না।

তারপর এটাকে এমনভাবে পাহারা দিন যেন এটা সত্যিকারের কিছু, কারণ এটা তা-ই।

• আপনার সর্বোচ্চ অগ্রাধিকারকে আসল জায়গা দিন, উদ্বৃত্ত নয়। যে কাজটা সবচেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ, তার জন্য আসল সময় বরাদ্দ করুন—সেই ঘণ্টায়, যখন আপনার মস্তিষ্ক সবচেয়ে তীক্ষ্ণ—আর সেই বরাদ্দটাকে এমনভাবে দেখুন, যেভাবে আপনি সম্মান করেন এমন কারও সঙ্গে মিটিংকে দেখতেন। যে কাজটা সম্পন্ন হয়, সেটা সেই কাজ যাকে ঘটার জন্য একটা জায়গা দেওয়া হয়েছে।
• কয়েকটা জিনিস বেছে নিন আর বাকিগুলো ঠিক আছে বলে মেনে নিন। আপনি সবকিছু ভালোভাবে করতে পারবেন না, আর পারবেন বলে ভান করাটাই হলো সবকিছু আধাখেঁচড়াভাবে হয়ে যাওয়ার পথ। কোনটা গুরুত্বপূর্ণ তা বেছে নেওয়ার মানে কোনটা নয় তাও বেছে নেওয়া। নিজেকে স্পষ্ট করে বলুন: এটা, ওটা নয়।
• দিনে একবার অখণ্ড মনোযোগের একটা সময় রক্ষা করুন। এমনকি ষাট মিনিট নীরবতা—ফোন আরেক ঘরে, নোটিফিকেশন বন্ধ—আবার অনুভব করার জন্য যথেষ্ট যে অবিভক্ত মনোযোগ জিনিসটা কেমন। বেশিরভাগ মানুষ ভুলে গেছে। এটা দ্রুত ফিরে আসে।
• বদলানোর আগে ছোট কাজটা শেষ করুন, নয়তো কাগজে রেখে দিন। যেহেতু অসমাপ্ত কাজগুলোই আপনার মনে আটকে থাকে, সেগুলোকে মাথা থেকে বের করে এমন একটা তালিকায় রাখুন যাকে আপনি বিশ্বাস করেন। লিখে রাখা একটা কাজ পরের কাজটাকে আর তাড়া করে না।
• দিনের শেষে একটা ছোট গুটিয়ে নেওয়ার অভ্যাস গড়ুন। তিন মিনিট—কী এগোল তা দেখা, আগামীকালের একটা গুরুত্বপূর্ণ কাজ লেখা, আর ল্যাপটপ বন্ধ করা। এটা আপনার মনকে বলে দেয় যে দিনটা সত্যিই শেষ, আর এভাবেই আপনি যে ঘণ্টাগুলো আপনাকে আবার ভরিয়ে তোলার কথা, সেগুলোতে কাজ বয়ে নিয়ে যাওয়া বন্ধ করেন।

এর কোনোটাই কোনো নতুন অ্যাপ বা উৎপাদনশীলতার ব্যবস্থা দাবি করে না। এটা দাবি করে কোনটা গুরুত্বপূর্ণ তা ঠিক করা, আর তারপর সেই সিদ্ধান্তটাকে এমন একটা দিনের বিরুদ্ধে রক্ষা করা, যে দিন খুশিমনে আপনাকে বাকি সবকিছুর পেছনে খরচ করে দেবে।

যখন এই ছড়ানো ভাবটা নিছক ব্যস্ত মৌসুমের চেয়ে বেশি

আমাদের বেশিরভাগের কাছে ছড়ানো অনুভূতিটা কাজের চাপের সঙ্গে ওঠানামা করে, আর কয়েক সপ্তাহ মনোযোগ রক্ষা করলেই সেটা ফিরে আসে। কখনও সেটা এর চেয়ে ভারী হয়, আর সেই পার্থক্যটা নিয়ে সৎ হওয়া দরকার।

আপনি যত সরলই করুন না কেন যদি সত্যিই মনোযোগ দিতে না পারেন, যদি অস্থিরতা বা ঘোলাটে ভাবটা থিতু হয়ে থেকে যায়, যদি সেটা আপনার ঘুমে বা সম্পর্কে ছড়িয়ে পড়ে, কিংবা যদি প্রতিটা কাজ আপনার সাধ্যের চেয়ে বেশি খরচ বলে মনে হয়, তবে সেটা হয়তো কাজের নিচে লুকিয়ে থাকা কোনো কিছুর দিকে ইঙ্গিত করছে। মনোযোগে স্থায়ী সমস্যা উদ্বেগ, বিষণ্নতা, বার্নআউট, শোক, কিংবা মনোযোগের ভিন্নতার সঙ্গে আসতে পারে, আর এগুলোর কোনোটাই একটা আরও ভালো করণীয়-তালিকা দিয়ে ঠিক হয় না। একজন ডাক্তার বা থেরাপিস্ট আপনাকে একটা কঠিন মৌসুম আর সত্যিকারের সহায়তা পাওয়ার যোগ্য কোনো কিছুর মধ্যে পার্থক্য চিনতে সাহায্য করতে পারেন। সেই সাহায্যের জন্য হাত বাড়ানো কোনো উৎপাদনশীলতার ব্যর্থতা নয়। এটা সেই একই সহজাত বোধ, যা একজন ভালো নেতা তৈরি করে—অর্থাৎ আসলে কোন জিনিসের আপনার মনোযোগ দরকার তা জানা।

লক্ষ্যটা কখনও বেশি কিছু করা ছিল না। লক্ষ্যটা হলো দিনের শেষে পৌঁছে এটা জানা যে আপনার ঘণ্টাগুলো সেখানেই গেছে যেখানে আপনি চেয়েছিলেন। সেটা এক ধরনের শান্ত ক্ষমতা, আর প্রায় কেউই ইচ্ছে করে সেটা কাজে লাগাচ্ছে না। আপনি আগামীকাল থেকেই শুরু করতে পারেন, একটা জিনিস দিয়ে।

সূত্র

• Harvard Business Review, Your Team's Time Management Problem Might Be a Focus Problem
• American Psychological Association, Multitasking: Switching costs
• Sophie Leroy, Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks (Organizational Behavior and Human Decision Processes)
• Harvard Business Review, How CEOs Manage Time