Mawaidha ya haraka
- Wait five full seconds before filling silence.
- Say out loud you might be wrong.
- Thank the first person who says something hard.
Fikiria mkutano wa mwisho uliokuacha umekaza. Labda ilikuwa kasi, jinsi mtu mmoja alivyojaza kila kimya, meneja akipekua nyuso kuona ni nani hakuwa amebeba sehemu yake. Labda haikuwa kitu unachoweza kukitaja, mngurumo wa chini tu wa shinikizo uliokufanya uamue, mahali fulani karibu na dakika ya tatu, kwamba ungeweka wazo lako lisilokomaa moyoni mwako.
Uamuzi huo ndilo tatizo lote. Kitu cha gharama kubwa zaidi kinachotokea katika mkutano uliokaza siyo muda uliopotea. Ni sentensi ambayo hakuna aliyeisema. Hatari ambayo mtu aliiona ikija na akaimeza. Swali ambalo lingebadilisha mpango, lililowekwa kando kwa sababu kuliuliza kulihisi si salama.
Mikutano ya utulivu ndiyo jinsi unavyozipata sentensi hizo tena. Siyo utulivu wa polepole au wa usingizi. Utulivu wa kuwa imara wa kutosha kiasi kwamba watu watakuambia ukweli.
Kwa nini mikutano huendeshwa kwa joto mwanzoni
Inasaidia kujua unachopambana nacho, kwa sababu mengi yake siyo ya kibinafsi. Kazi imekuwa na kelele zaidi. Utafiti wa Microsoft kuhusu wafanyakazi wa maarifa ulibaini kuwa watu wanakatizwa takriban kila dakika mbili wakati wa masaa makuu, karibu mara 275 kwa siku, na mikutano, barua pepe, na gumzo. Nusu ya mikutano yote inatua haswa katika madirisha ambapo watu hufikiri vyema zaidi, kati ya saa tatu na saa tano asubuhi na saa saba na saa tisa alasiri. Hivyo mkutano mara nyingi unawakuta watu tayari wamechakaa, wamevutwa kutoka kwa kazi ya umakini, wakijiandaa kwa mlio unaofuata.
Chini ya shinikizo la aina hiyo, mwili hufanya kile miili hufanya. Mfumo wa tishio unaharakisha. Kupumua kunakuwa kufupi, umakini unakuwa membamba, na sehemu ya ubongo inayoshughulikia fikra za makini na za ukarimu inanyamaza. Watu katika hali hiyo hawafikirii mawazo mapya. Wanajitetea. Wanasubiri imalizike.
Kuwa membamba huko kuna gharama ya kweli katika mkutano. Akili yenye msongo inakuwa ndogo kihalisia katika kile inachoweza kushikilia. Inaacha kuzaa chaguo, inaacha kuzingatia hoja ya mtu mwingine, na inakimbilia jibu la haraka zaidi litakalomaliza usumbufu. Hivyo chumba kilichojaa watu wenye wasiwasi kidogo siyo cha kuchukiza tu kukaa ndani yake. Ni kibaya zaidi katika jambo hasa ambalo mkutano upo ili kulifanya, ambalo ni kufikiri vyema kwa pamoja.
Mkutano wa joto pia unajilisha wenyewe. Mvutano unaambukiza. Toni moja kali, pumzi moja ya kukosa subira, na chumba kizima kinakaza kidogo. Unaweza kukiona kikitokea. Mtu anakuwa mkali, watu wengine wawili wanakuwa waangalifu, na sasa mkutano umegeuka kimya kimya kuwa mvutano ambao hakuna aliyeupanga.
"Utulivu" unakununulia nini hasa
Malipo ya kushusha joto yana jina katika utafiti: usalama wa kisaikolojia. Amy Edmondson wa Harvard, aliyelisoma hili kwa miongo, analieleza kama hisia ya pamoja kwamba unaweza kusema wazi kwa wazo, swali, wasiwasi, au kosa bila kuadhibiwa au kudhalilishwa kwalo. Watu wakati mwingine husikia hilo na kudhani linamaanisha kuwa laini, au kwamba kila mtu lazima akubaliane. Halimaanishi lolote kati ya hayo. Linamaanisha chumba ni salama vya kutosha kwa uaminifu, ikijumuisha aina isiyo na raha.
Hapa kuna kwa nini hilo linajalisha kwa matokeo, na siyo tu kwa jinsi mkutano unavyohisi. Timu zinazohisi salama kusema wazi hutoa matatizo mapema, hushiriki mawazo zaidi, na hujifunza haraka kutokana na yanayoenda vibaya. Taarifa unayoihitaji zaidi ukiwa kiongozi, habari mbaya, shaka, "nadhani tunakaribia kufanya kosa," husafiri tu katika chumba ambapo kuisema hakumgharimu mtu chochote. Mkutano wa utulivu ni mfumo wa kufikisha taarifa hiyo. Mkutano uliokaza ndiko inakoenda kufa.
Kuna manufaa ya kimya pia. Watu wanapotoka kwenye mkutano wakiwa watulivu zaidi kuliko walipowasili, wanaubeba huo kwenye saa inayofuata ya kazi. Wanapotoka wamekazwa, wanabeba huo pia. Mkutano kamwe siyo mkutano tu. Unaweka joto kwa kila kitu kinachotokea baada yake.
Kabla ya mkutano: nusu ya utulivu huamuliwa hapa
Mengi ya yanayofanya mkutano ukaze yameokwa kabla mtu hajasema neno.
- Kuwa mkweli iwapo unahitaji kuwa mkutano kabisa. Taarifa ya hali ambayo ingeweza kuwa ujumbe haistahili chumba. Kulinda muda wa umakini wa watu ni kitendo cha kutuliza chenyewe. Kila mkutano unaoufuta ni katizo moja pungufu katika siku ambayo tayari imejaa.
- Tuma hoja mapema. "Hapa kuna kile tunachoamua na kwa nini" hufanya kazi nyingi ya kimya. Watu wanaingia wameelekezwa badala ya kukisia, na kukisia ndipo wasiwasi mwingi wa kiwango cha chini huishi.
- Alika watu wachache. Chumba kidogo ni chumba salama zaidi. Ni rahisi kusema wazi kwa watu sita kuliko kumi na sita, na ni rahisi kutambua mtu anaponyamaza.
- Acha nafasi ya ziada karibu nao. Mkutano uliobanwa kati ya wengine wawili unaanza na kila mtu tayari yuko nyuma. Iwapo unaweza, usipange kipindi kinachomalizika haswa wakati kinachofuata kinaanza. Hata dakika tano za nafasi ya kupumua hubadilisha jinsi watu wanavyowasili.
Ndani ya chumba: hatua ndogo, tofauti kubwa
Unaweka joto katika dakika mbili za kwanza, kwa kiasi kikubwa kwa mwili wako mwenyewe na toni. Watu humsoma kiongozi kuliko mtu mwingine yeyote, hivyo uimara wako, au mvutano wako, husambaa kwanza na kwa kasi zaidi.
Mambo machache yanayosaidia kwa uhakika:
Anza polepole kuliko inavyohisi kawaida
Pinga hamu ya kupiga mbizi moja kwa moja kwenye ajenda kwa kasi kamili. Ufunguzi wa kweli usio na haraka, mahojiano ya kweli ya kuangalia hali, dakika ya kuruhusu watu watue, huashiria kuwa chumba hiki siyo dharura. Inagharimu dakika moja. Inakununulia umakini ambao vinginevyo ungeutumia mkutano mzima ukiukimbiza.
Taja kuwa unataka mambo magumu
Watu hawatakuletea shaka isipokuwa uziombe kwa makusudi. Liseme wazi. Kitu kama "ningependa zaidi kusikia tatizo sasa kuliko baada ya kusafirisha" au "Naukosa nini hapa?" Kazi ya Edmondson inaelekeza kwenye hatua ndogo, yenye nguvu: kiongozi kukubali mipaka yake mwenyewe kwa sauti. "Huenda nakosea kuhusu hili" humpa kila mtu mwingine ruhusa ya kutokuwa na uhakika pia. Uhakika juu hufanya chumba kinyamaze.
Fanya kimya kiwe salama badala ya cha aibu
Unapouliza swali na hakuna anayejibu, hisia ni kujaza pengo mwenyewe. Usifanye hivyo, siyo mara moja. Hesabu hadi tano kichwani mwako. Watu wenye kimya mara nyingi ni wale ambao bado wanafikiri, nao wanahitaji muda ambao wazungumzaji wa haraka hawauhitaji. Iwapo sauti zilezile mbili zinabeba kila mkutano, hilo siyo ushiriki, ni kutolingana unaoweza kurekebisha kwa kupanua mlango.
Wakati uamuzi unajalisha kweli, wape watu njia iliyopangwa ya kuingia badala ya kuiacha kwa yeyote anayezungumza kwa sauti kubwa zaidi. Jaribu raundi ya haraka ambapo kila mtu anasema jambo moja kabla majadiliano ya wazi hayajaanza. Au omba kila mtu aandike fikra zake kwa sekunde sitini kwanza, kisha washiriki. Miundo hii midogo inasikika ya kimekanika, na inahisi ya aibu kidogo mara ya kwanza. Pia hutoa mawazo kwa uhakika kutoka kwa watu ambao vinginevyo wangeyakalia, nayo huondoa hatari ya kijamii ya kuwa wa kwanza kusema.
Itikia kwa mchukua-hatari wa kwanza kana kwamba ni dhahabu
Wakati mtu anaposema jambo lisilo na raha kidogo, chumba kizima kinatazama kinachotokea baadaye. Iwapo utajitetea au utadharau, umeshafundisha kila mtu kunyamaza kwa mwaka mzima uliobaki. "Asante kwa kusema hilo, ndilo haswa tulilohitaji kusikia" rahisi hufanya zaidi kwa uaminifu wa timu kuliko sera yoyote. Hauidhinishi hoja. Unazawadia ujasiri uliochukua kuiibua.
Weka mwili wako mwenyewe ukiwa umedhibitiwa
Huwezi kufikiri wazi au kuongoza kwa utulivu wakati kengele yako mwenyewe inalia. Unapojihisi unaharakisha, punguza kasi ya pumzi yako ya kutoka, simika miguu yako, shusha mabega yako. Uwekaji upya huo mdogo ndiyo jinsi unavyobaki na ufikiaji wa hukumu yako mwenyewe, na jinsi unavyoepuka kumkabidhi msongo wako kila mtu mwingine chumbani.
Inapopata joto hata hivyo
Baadhi ya mikutano hupata mvutano haijalishi ulijiandaa vyema kiasi gani. Tofauti ya kweli, idadi ngumu, mazungumzo yanayogusa ubinafsi wa watu au kazi zao. Uongozi wa utulivu siyo kujifanya nyakati hizo hazipo. Ni jinsi unavyozishikilia.
Joto linapopanda, litaje. "Hili linahisi limechajiwa, na hiyo ni sawa, hili linajalisha." Kutaja mvutano kwa sauti karibu daima hutoa hewa kidogo kutoka kwake, kwa sababu watu hutulia kidogo wanapoona kiongozi hatishiki nao. Punguza kasi kwa makusudi. Uliza swali badala ya kutoa hukumu. Na iwapo chumba kweli ni cha moto kupita kiasi kwa fikra nzuri, ni halali kabisa kusema, "Tuchukue dakika kumi," au "Tulalie hili na tuamue kesho." Karibu hakuna uamuzi unaostahili kufanywa unaohitaji uamuzi wakati kila mtu amefurika.
Iwapo mtu mmoja anatawala au anawasaga wengine, hilo ni lako kulisimamia, kwa upole na kwa uwazi. Utulivu haumaanishi kumruhusu mtu mwenye sauti kubwa zaidi aweke masharti. Kulinda sauti za kimya ni sehemu ya kukiweka chumba salama, na timu iliyobaki inashukuru kimya unapofanya hivyo.
Maliza kwa namna inayoshusha joto
Jinsi mkutano unavyofungwa hutengeneza kile watu wanachokibeba kutoka kwake. Tua ndege kwa makusudi. Kuwa wazi kuhusu kilichoamuliwa, ni nani anafanya nini, na ni nini kweli bado kiko wazi. Utata ni aina yake ya msongo, na mwisho usio dhahiri huwarudisha watu madawatini wakigeuza maswali yasiyojibiwa badala ya kufanya kazi.
Asante fupi na ya dhati husaidia pia, hasa kwa yeyote aliyesema jambo gumu. Unafunga mzunguko uliouanzisha ulipoomba uaminifu. Watu hukumbuka iwapo uwazi ulizawadiwa au uliadhibiwa, nao watajipanga wakati ujao ipasavyo.
Ujumbe kwa wakati ambapo ni kubwa kuliko mikutano
Wakati mwingine mvutano chumbani ni dalili ya kitu ambacho chumba hakiwezi kukirekebisha. Timu inayoendesha juu ya mzigo kupita kiasi unaodumu, utamaduni ambapo kusema wazi kumeadhibiwa kweli, meneja ambaye msongo wake mwenyewe unawamwagikia kila mtu. Mikutano inayoendeshwa vyema husaidia, nayo inastahili kufanywa. Haitatatua mfumo unaowachakaza watu.
Na iwapo unatambua kuwa woga ulio kifuani mwako kabla ya mikutano umeacha kuhusu mikutano, iwapo shinikizo kazini linavuja mara kwa mara kwenye usingizi wako, hamu yako ya chakula, au jinsi unavyojihisi kuhusu nafsi yako, hilo linastahili kuchukuliwa kwa uzito na linastahili kuzungumzwa na daktari au mtaalamu wa tiba. Uimara ni ujuzi unaoweza kuujenga. Pia siyo kitu unachopaswa kukitengeneza peke yako, ukiwa tupu, bila kikomo.
Lengo siyo mkutano kamili. Ni chumba ambapo ukweli unaweza kusemwa. Jenga hicho, mkutano mmoja wa utulivu kwa wakati, na watu wataanza kukuletea kile unachohitaji zaidi kukisikia, wakati bado kuna muda wa kukitumia.
Vyanzo
- Microsoft WorkLab, Breaking Down the Infinite Workday (Work Trend Index research)
- Tijs Besieux and Amy C. Edmondson, How to Improve a Meeting (When You're Not in Charge) (Harvard Business Review)
- Amy C. Edmondson, Psychological Safety