Pag-focus sa importante kapag mukhang lahat ay urgent

Isipin mo ang dulo ng mahabang araw ng trabaho. Sampung oras kang nagtrabaho. Sinagot mo ang lahat, naupo ka sa bawat meeting, pinatay mo ang tatlong apoy na hindi mo sinimulan. Pero, habang nakahiga sa kama, wala kang maisip na kahit isang bagay na aktwal mong naitulak pasulong. Nangyari sa iyo ang araw. Hindi mo ito pinangunahan.

May sanhi ang hungkag na pakiramdam na iyon, at hindi ito katamaran o kakulangan ng oras. Kung saan napunta ang atensyon mo iyon. Pwede kang maging walang-tigil na busy at mahihila pa rin palayo sila sa iilang bagay na sana ang naging dahilan kung bakit mahalaga ang linggo. Karamihan sa atin ay hindi kailanman naturuan ng pagkakaiba sa pagitan ng pagpuno sa oras natin at paggugol ng ating focus. Magkapareho ang pakiramdam nila mula sa loob. Hindi sila magkapareho.

Ang pagiging busy ang madaling bagay. Ang pagiging focused ang mahirap.

May dahilan kung bakit busy ang default natin. Nagbibigay ang busy ng instant na feedback. Naubos ang inbox, nawala ang isang notification, na-check ang isang maliit na kahon, at binibigyan ka ng utak mo ng maliit na ginhawa. Bihirang gawin iyon ng mahalagang trabaho. Mabagal ito, malabo, at hindi ka nito ginagantimpalaan hanggang mas malaon, kung mayroon man. Kaya napapadpad tayo papunta sa urgent at palayo sa importante, daan-daang beses sa isang araw, nang hindi man lang nagpapasya.

Narararamdaman ito nang husto ng mga lider, dahil mas marami sa araw ang ibinibigay sa kanila ng ibang tao. Nang tinunton ng mga researcher sa Harvard Business School na sina Michael Porter at Nitin Nohria kung paano talaga ginugol ng mga chief executive ang oras nila, oras-oras nang ilang linggo, isang natuklasan ang lumitaw: ang oras ang pinakakulang na bagay na meron ang isang lider, at kung saan ito napupunta ang humuhubog sa lahat. Ang trabaho ay hindi ang paggawa ng mas marami. Ito ang pagpapanatiling nakaturo ang iyong pinakakulang na rekurso sa mga bagay na ikaw lang ang makakagalaw.

Matalim na sinabi ito ni Maura Thomas sa Harvard Business Review. Kapag nagreklamo ang isang manager na may "time management problem" ang team, ang totoong problema, ayon sa kanya, ay kadalasang atensyon. Busy ang mga tao. Stressed sila. Busy lang sila sa maling mga bagay, sa isang workplace na patuloy na humihila ng kanilang focus papalayo sa isa't isa. Pwede mong bigyan ang isang tao ng mas magandang calendar at hindi ito makakatulong, dahil ang leak ay wala sa kanilang schedule. Nasa kanilang atensyon ito.

Ano talaga ang halaga ng pagpalit-palit

Eto ang bahaging nakakagulat sa mga tao. Ang halaga ng isang distraction ay hindi ang tatlumpung segundong ginugol mo dito. Ito ang ginagawa nito sa trabahong babalikan mo.

Tinawag ito ng sikologong si Sophie Leroy na attention residue. Kapag tumalon ka mula sa isang gawain papunta sa iba, isang bahagi ng isip mo ang naiiwang sabit sa una, lalo na kung iniwan mo itong hindi tapos. Uupo ka para isulat ang strategy memo, pero ang isang hiwa ng utak mo ay ngumunguya pa rin sa email na kalahati mong sinagot. Pisikal kang naroroon at sa pag-iisip ay bahagi ka lang doon. Natuklasan ni Leroy na hindi naglalaho ang pabigat na ito matapos ang isang mabilis na pagbabago. Kaya nitong sundan ka sa buong susunod na gawain.

Pagsama-samahin iyan sa isang araw ng tuloy-tuloy na pagpalit-palit at nagiging malupit ang matematika. Tinatantsa ng mga researcher na nag-aaral ng multitasking, na binuod ng American Psychological Association, na ang maliliit na harang sa isip na nililikha ng pagtalon-talon sa mga gawain ay pwedeng magkaroon ng halagang hanggang apatnapung porsiyento ng iyong produktibong oras. Apatnapung porsiyento. Halos kalahati iyon ng iyong pagsisikap, wala na, hindi dahil sa matinding trabaho kundi sa friction ng paulit-ulit na pagsisimula.

May emosyonal na halaga rin, at mas kaunti ang ipinapakita nito. Iniiwan ka ng basag na araw na napunong-puno ng kuryente at ubos sa parehong oras. Hindi ka kailanman lumulubog nang sapat ng lalim sa kahit ano para maramdaman ang tahimik na satispaksyon ng totoong pag-usad, kaya napupunta ka sa pagiging anxious at kakaibang hindi nakakaganap, kahit gaano karaming bagay ang nahawakan mo. Ang kalat-kalat na pakiramdam at ang kalat-kalat na trabaho ay iisang problema na may dalawang mukha.

Pagpapasya kung ano ang mahalaga, sinasadya

Nagsisimula ang focus bago pa magsimula ang araw ng trabaho, sa isang desisyon na nilalaktawan ng karamihan. Kung hindi mo pipiliin ang iyong mga priyoridad, ang pinakamalakas na boses sa iyong inbox ang pipili para sa iyo.

May isang simpleng pagsubok na pumuputol sa maraming ingay: kung isang bagay lang ang matatapos ngayong linggo, ano dapat ito? Hindi yung sumisigaw. Yung bagay na, makalipas ang isang buwan, ikatutuwa mong pinrotektahan mo. Kadalasan ito ang trabahong tahimik, mahalaga, at madaling ipagpaliban, ang strategy, ang mahirap na usapan, ang bagay na nagpapalago sa mga tao sa paligid mo. Pangalanan ito bago mapuno ang araw, dahil pagkatapos ay huli na.

Pagkatapos ay bantayan mo ito na parang totoo, dahil totoo nga.

• Bigyan ang iyong nangungunang priyoridad ng real estate, hindi tira-tira. Mag-block ng aktwal na oras para sa trabahong pinakamahalaga, sa oras na pinakatalas ang utak mo, at tratuhin ang block na iyon gaya ng pagtrato mo sa isang meeting na may taong nirerespeto mo. Ang trabahong natatapos ay ang trabahong binibigyan ng lugar para mangyari.
• Pumili ng iilang bagay at hayaang okay ang iba. Hindi mo kayang gawing maayos ang lahat, at ang pagpapanggap na kaya mo ay kung paano nagiging kalahati lang ang lahat. Ang pagpili ng mahalaga ay pagpili rin ng hindi mahalaga. Sabihin mo nang tapat sa sarili mo: ito, hindi iyan.
• Protektahan ang isang bahagi ng walang-putol na atensyon kada araw. Kahit animnapung tahimik na minuto, phone nasa ibang kuwarto, naka-off ang mga notification, ay sapat na para maramdaman ulit kung ano ang pakiramdam ng buong-buong focus. Nakalimutan na ng karamihan. Mabilis itong bumabalik.
• Tapusin ang maliit na bagay bago ka magpalit, o i-park ito sa papel. Dahil ang mga hindi tapos na gawain ang dumidikit sa isip mo, ilabas mo sila sa ulo mo at ilagay sa listahan na pinagkakatiwalaan mo. Ang nakatalang gawain ay tumitigil sa pagmumulto sa susunod.
• Gumawa ng maikling shutdown sa dulo ng araw. Tatlong minuto para tingnan kung ano ang gumalaw, isulat ang isang importanteng bagay para bukas, at isara ang laptop. Sinasabi nito sa isip mo na talagang tapos na ang araw, na kung paano ka tumitigil sa pagdadala ng trabaho papasok sa mga oras na nakatakdang muling pumuno sa iyo.

Wala sa mga ito ang nangangailangan ng bagong app o productivity system. Nangangailangan ito ng pagpapasya kung ano ang mahalaga at pagkatapos ay pagtatanggol sa desisyong iyon laban sa isang araw na masaya itong gugugol sa iyo sa lahat ng iba pa.

Kapag ang kalat ay higit pa sa isang busy na panahon

Para sa karamihan sa atin, ang kalat-kalat na pakiramdam ay tumataas at bumababa kasabay ng workload, at ilang linggo ng pagprotekta sa atensyon natin ang humihila pabalik nito. Minsan mas mabigat ito kaysa doon, at sulit na maging tapat tungkol sa pagkakaiba.

Kung talagang hindi ka makapag-focus kahit gaano mo pasimplehin, kung ang kabalisahan o ulap ay tumira at nanatili, kung umaapaw ito sa iyong tulog o mga relasyon, o kung ang bawat gawain ay parang nagkakahalaga nang higit sa kaya mong ibigay, baka itinuturo nito ang isang bagay sa ilalim ng trabaho. Ang patuloy na problema sa pag-concentrate ay pwedeng kasama ng anxiety, depresyon, burnout, kalungkutan, o attention differences, at wala sa mga iyon ang naaayos ng mas magandang to-do list. Makakatulong ang isang doktor o therapist na sabihin sa iyo ang pagkakaiba ng isang mahirap na panahon at isang bagay na nararapat sa tunay na suporta. Ang pag-abot sa tulong na iyon ay hindi pagkabigo sa pagiging produktibo. Pareho itong instinct na gumagawa ng magaling na lider, na kung saan ay ang pag-alam kung ano talaga ang nangangailangan ng iyong atensyon.

Kailanman ay hindi layunin ang paggawa ng mas marami. Ito ang pag-abot sa dulo ng araw na alam mong napunta ang iyong mga oras kung saan mo gusto silang mapunta. Iyon ay isang tahimik na klase ng kapangyarihan, at halos walang sinuman ang gumagamit nito nang sinasadya. Pwede kang magsimula bukas, sa isang bagay.

Mga sanggunian

• Harvard Business Review, Your Team's Time Management Problem Might Be a Focus Problem
• American Psychological Association, Multitasking: Switching costs
• Sophie Leroy, Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks (Organizational Behavior and Human Decision Processes)
• Harvard Business Review, How CEOs Manage Time