Como se manter produtivo em tempos difíceis

Existe um tipo específico de dia de trabalho que não tem nada a ver com o calendário. O boato de demissão que não vai embora. A reestruturação que ninguém quer explicar. Um mercado que virou, um orçamento que foi cortado, uma notícia de casa que você não consegue parar de checar. Você senta para trabalhar e as horas escorrem. Você lê o mesmo parágrafo quatro vezes. Responde os e-mails fáceis e evita os difíceis. No fim da tarde você está exausto e quase não tirou nada do lugar.

Se é assim com você agora, a primeira coisa que vale a pena dizer é que você não é preguiçoso e não está fracassando. Você é uma pessoa tentando fazer um trabalho que exige foco enquanto parte do seu cérebro está procurando perigo. Essas duas coisas competem, e nos períodos difíceis a procura por perigo costuma ganhar. Quando você entende o porquê, o caminho de volta ao bom trabalho fica diferente de "se esforce mais".

O que a pressão de fato faz com a sua produção

O estresse não é só um sentimento. É um estado do corpo inteiro, e ele foi feito para interromper justamente aquele tipo de pensamento lento e cuidadoso de que o trabalho intelectual depende.

Quando o seu cérebro lê uma situação como ameaçadora, o seu sistema nervoso simpático avisa as glândulas suprarrenais para liberar adrenalina e cortisol. A frequência cardíaca sobe, a atenção se estreita, a energia corre na direção da reação rápida. A Associação Americana de Psicologia descreve isso como a resposta de emergência do corpo, e ela é genial para rajadas curtas de perigo real. Depois de um susto comum, o corpo volta ao seu estado de repouso e a química se dissipa.

O problema, numa fase difícil, é que a ameaça nunca se desliga por completo. A preocupação continua lá de manhã. O cortisol fica elevado, o ciclo de recuperação trava, e você acaba rodando o programa de emergência durante semanas em tarefas que não são emergência nenhuma.

Esse estado vai, sem você perceber, cobrando das habilidades de que você mais precisa no trabalho:

• O foco se estreita em torno da ameaça. Você consegue prestar uma atenção feroz no que quer que esteja te assustando, e quase nenhuma no relatório que vence na quinta.
• A memória de trabalho encolhe. Você perde o fio, esquece o que alguém acabou de te dizer, entra numa sala e dá um branco.
• Você recorre ao hábito. As pesquisas sobre estresse e tomada de decisão mostram que a pressão nos afasta das escolhas flexíveis e orientadas por objetivos e nos empurra para padrões antigos e automáticos, mesmo quando a situação mudou e esses padrões já não servem mais.

Repare no que esse último ponto significa. Sob estresse prolongado, você não só trabalha mais devagar. Você toma mais decisões no piloto automático, justo quando a situação mais precisa de um pensamento novo. Isso não é defeito de caráter. É a sua fiação. E é uma fiação com a qual dá para trabalhar, assim que você para de brigar com ela.

Encolha o quadro de propósito

O instinto, num tempo difícil, é abrir o campo, manter um olho no quadro inteiro e assustador enquanto você tenta trabalhar. Parece responsável. Na verdade é justamente o que mantém o alarme ligado.

Você não consegue pensar mais rápido que uma ameaça à qual o seu corpo ainda está reagindo, mas consegue mudar o que pede de si mesmo. O movimento mais confiável é encolher de propósito o quadro até a parte que você de fato consegue tocar.

Escrevendo para a Harvard Business Review sobre liderar equipes em meio à incerteza, Amy Gallo aponta para a mesma ideia: foque no que você pode controlar e faça algo concreto a favor disso todos os dias. Tomar uma atitude de verdade, por menor que seja, vence o remoer, tanto pelo resultado quanto pelo jeito como você se sente. Fazer uma única coisa sólida diz ao seu sistema nervoso, de um jeito mais convincente que qualquer discurso de incentivo, que você não está desamparado aqui.

Então, quando o dia parecer impossivelmente pesado, fique menor, não maior.

1. Nomeie a única coisa. Não o seu trabalho inteiro. Não o trimestre. A única parte do trabalho que mais importaria se fosse a única coisa que você terminasse hoje.
2. Reduza até ficar quase constrangedoramente fácil de fazer. "Esboçar o plano do projeto" vira "escrever os três títulos das seções". A questão é começar, porque começar é a parte que o estresse torna mais difícil.
3. Proteja um bloco curto e de verdade para isso. De trinta a cinquenta minutos de porta fechada e notificações desligadas rendem mais do que uma tarde dispersa e interrompida.
4. Termine algo visível. Envie, entregue, risque da lista. Uma coisinha concluída restabelece a sua sensação de ser capaz de se mover, nem que seja só um pouco.

Não se trata de baixar os seus padrões. Trata-se de colocar o seu julgamento de volta no ar dando a ele algo concreto para morder. O embalo numa coisa pequena tende a destravar as coisas maiores que estão atrás dela.

Construa um ritmo que sobreviva a uma semana ruim

Força de vontade é um plano fraco numa fase difícil, porque o estresse está comendo justamente o recurso que você gastaria. Bem melhor se apoiar em ritmo e estrutura, coisas que continuam funcionando quando a sua motivação não funciona.

Algumas que aguentam sob pressão:

Proteja o começo do seu dia. A primeira hora define o tom, e para a maioria das pessoas é a hora com mais clareza. Se você a abre rolando obsessivamente as notícias ou o Slack da empresa, gasta o seu melhor foco alimentando o alarme. Tente dar esse primeiro bloco a uma parte real do trabalho antes de o mundo ter direito a voto.

Trabalhe em períodos mais curtos e honestos. Tentar ralar horas a fio e depois ficar à deriva é pior do que algumas corridas focadas com pausas de verdade entre elas. Uma pausa de verdade significa se afastar, não trocar para uma tela diferente.

Mexa o corpo, nem que seja um pouco. Uma caminhada curta, alguns minutos de respiração lenta, um alongamento entre as reuniões. Isso não é firula de bem-estar. Uma expiração longa e lenta e alguns minutos de movimento ajudam ativamente o seu corpo a descer da resposta de estresse, e é isso que libera de novo o seu pensamento.

Defenda o sono como se fosse parte do trabalho. É. Cérebros cansados perdem foco e paciência mais rápido, e uma noite ruim faz o estresse do dia seguinte bater mais forte. Quando tudo parece urgente, o sono costuma ser a primeira coisa sacrificada e a pior coisa a se perder.

Nenhuma dessas é dramática. É justamente esse o ponto. Os hábitos que te carregam por uma fase difícil são pequenos, repetíveis e chatos, e é exatamente por isso que eles sobrevivem a uma semana em que nada parece bom.

Cuidado com a armadilha do trabalho de fachada

Existe um tipo de produtividade que parece trabalho e não é. O estresse é muito bom em produzir isso.

Quando o trabalho de verdade parece grande demais para encarar, o cérebro recorre a tarefas que são fáceis e meio reconfortantes. Você reorganiza uma pasta. Responde vinte mensagens pequenas. Vai a uma reunião que poderia ter pulado. Capricha num slide que ninguém pediu. No fim da tarde você está cansado e ocupado e quase não tocou em nada que de fato faz a sua situação avançar. Isso não é preguiça. É evasão fantasiada de esforço, e sob pressão é incrivelmente comum, porque o trabalho de fachada dá ao seu sistema nervoso em alarme o alívio de fazer alguma coisa sem o desconforto de fazer a coisa difícil.

O conserto não é se envergonhar. É notar o padrão e redirecionar com gentileza. Uma pergunta simples ajuda: se eu terminasse só uma coisa hoje, seria esta? Se a resposta honesta for não, isso é um sinal de que você talvez esteja se escondendo no trabalho fácil. Você não precisa abandonar as tarefas pequenas. Só garanta que a única coisa que importa receba o seu melhor bloco primeiro, antes de o trabalho de fachada ter chance de devorá-lo.

Um segundo indício é movimento constante sem decisões. Se você passa o dia atualizando, checando e reagindo, mas na verdade não escolhe nada nem termina nada, provavelmente está preso no ciclo do estresse em vez de atravessá-lo. A saída é quase sempre parar, escolher uma única ação concreta e fazer só ela.

Cuide também do que você deixa entrar

A maioria dos conselhos de produtividade é sobre o que você produz. Num tempo difícil, a alavanca maior costuma ser o que você deixa entrar.

O alarme no seu corpo é alimentado por informação. Cada nova atualização de notícia, cada grupo de mensagens ansioso, cada "você soube" especulativo mantém a ameaça fresca e o cortisol fluindo. Você pode fazer tudo certo com a sua agenda e ainda assim não render nada se estiver disparando de novo a resposta de estresse a cada quinze minutos. Proteger a sua atenção de um gotejar constante de preocupação faz parte do trabalho, não é uma distração dele.

Isso não significa enfiar a cabeça num buraco. Significa ser deliberado:

• Defina duas vezes por dia para checar as notícias ou os boatos, e fique fora disso o resto do tempo. Decida quando você vai olhar, em vez de deixar que isso olhe para você o dia inteiro.
• Desligue as notificações que existem só para te puxar de volta ao alarme. Você pode continuar acessível para o que é de fato urgente sem ser interrompível por tudo.
• Note quais pessoas te deixam mais agitado e quais te deixam mais firme, e ajuste o quanto você convive com cada uma. Preocupação é contagiosa, do mesmo jeito que a calma.

A ideia é parar de jogar lenha na fogueira enquanto você tenta trabalhar perto dela. Quando o que entra se assenta, o foco volta sozinho mais do que você esperaria.

Se as pessoas olham para você

Quando você lidera outros, o seu próprio estado deixa de ser assunto privado, porque pressão é contagiosa. A equipe te lê. Se você está esgarçado e disperso, isso se espalha. Se você está firme, isso também se espalha.

A coisa mais útil que você pode oferecer a uma equipe estressada geralmente não é um otimismo falso. É um quadro menor e mais claro. Hougaard, Carter e Stembridge, escrevendo na Harvard Business Review sobre liderar em tempos difíceis, apontam para uma transparência cuidadosa, ser honesto sobre o que está difícil enquanto se mantém firme o bastante para que as pessoas possam tomar emprestada a sua firmeza. Fingir que está tudo bem soa como desconexão. Catastrofizar entrega o seu pânico a todo mundo. Existe um caminho do meio, e é nele que você deve mirar.

Algumas coisas que de fato ajudam uma equipe a continuar trabalhando quando os tempos estão difíceis:

• Diga o que de fato se sabe, e admita o que não se sabe. A incerteza cansa em parte porque as pessoas preenchem o silêncio com os piores cenários. Um simples "isto eu sei, isto eu não sei, e a partir de quando vou saber mais" baixa a temperatura.
• Estreite a missão. Ajude as pessoas a enxergar a uma ou duas coisas que mais importam agora, para que não fiquem tentando carregar o peso inteiro de uma situação instável enquanto trabalham.
• Torne as pequenas vitórias visíveis. Quando o grande resultado é incerto, celebrar o avanço concreto dá às pessoas algo sólido para pisar.
• Proteja o foco delas. Menos reuniões de última hora, prioridades mais claras e uma cobertura de verdade contra o barulho valem mais do que mais uma mensagem motivacional.

Você não precisa ter as respostas. Você precisa, acima de tudo, ser um lugar calmo e honesto onde as pessoas possam ficar de pé enquanto reencontram o próprio equilíbrio.

Quando a produtividade não é o problema de verdade

Às vezes a questão não é o seu fluxo de trabalho de jeito nenhum. Existe uma diferença entre uma fase difícil e estressante e algo mais pesado que nenhuma quantidade de blocos na agenda vai resolver.

Preste atenção se a luta não passa. Se você está há semanas sem conseguir se concentrar nem render muito, se está temendo o trabalho de um jeito que está vazando para o seu sono, o seu corpo ou as pessoas que você ama, se você se sente persistentemente sem esperança ou anestesiado, isso vale tratar como uma questão de saúde, não um problema de disciplina. O estresse crônico cobra um preço real do corpo e da mente, e empurrar com mais força contra ele tende a piorar as coisas.

Pedir ajuda é o movimento forte aqui, não o fraco. Converse com o seu médico ou com um terapeuta. Conte a uma pessoa de confiança o que está de fato acontecendo, em vez de carregar isso sozinho. Se o seu trabalho tiver um, um programa de apoio ao funcionário pode ser um primeiro passo discreto e confidencial. E se as coisas alguma vez parecerem mais do que você consegue segurar, por favor procure uma linha de crise em vez de aguentar sozinho.

A meta, num tempo difícil, nunca foi performar como se nada estivesse errado. É continuar fazendo um trabalho que importa para você num ritmo que o seu corpo de fato consiga sustentar, e saber a diferença entre uma semana ruim e um sinal de que você precisa de mais apoio. Acerte nisso e o trabalho, e você, continuam de pé quando a fase virar.

Fontes

• American Psychological Association, Stress effects on the body
• Harvard Business Review, How to Keep Your Team Focused and Productive During Uncertain Times
• Harvard Business Review, 3 Strategies for Leading Through Difficult Times
• National Center for Biotechnology Information, Stress and Decision Making: Effects on Valuation, Learning, and Risk-taking