அமைதியான கூட்டங்கள்: மக்கள் உண்மையாகத் தங்கள் கருத்தைச் சொல்லும் ஓர் அறையை எப்படி நடத்துவது

உங்களை இறுக்கமாக விட்டுச் சென்ற கடைசிக் கூட்டத்தைக் கற்பனை செய்யுங்கள். ஒருவேளை அது வேகம், ஒருவர் ஒவ்வொரு மௌனத்தையும் நிரப்பிய விதம், யார் தங்கள் பங்கைச் செய்யவில்லை என்று முகங்களை வருடிய மேலாளர். ஒருவேளை அது நீங்கள் பெயரிட முடியாத எதுவுமாக இல்லாமல், மூன்றாவது நிமிடம் அளவில் எங்காவது, உங்கள் பாதி உருவான யோசனையை உங்களிடமே வைத்துக்கொள்ள முடிவு செய்ய வைத்த ஒரு தாழ்வான அழுத்த மூச்சாக இருந்திருக்கலாம்.

அந்த முடிவே முழுப் பிரச்சினை. ஒரு இறுக்கமான கூட்டத்தில் நடக்கும் மிக விலையுயர்ந்த விஷயம் வீணான நேரம் அல்ல. யாரும் சொல்லாத வாக்கியமே. யாரோ வரப்போவதைப் பார்த்து விழுங்கிவிட்ட அபாயம். திட்டத்தை மாற்றியிருக்கக்கூடிய கேள்வி, அதைக் கேட்பது பாதுகாப்பற்றதாக உணர்ந்ததால் நிறுத்தி வைக்கப்பட்டது.

அந்த வாக்கியங்களை மீண்டும் பெறுவது இப்படித்தான், அமைதியான கூட்டங்கள். மெதுவான அல்லது தூக்கமான என்ற அர்த்தத்தில் அமைதி அல்ல. மக்கள் உங்களிடம் உண்மையைச் சொல்லும் அளவுக்கு நிலையான என்ற அர்த்தத்தில் அமைதி.

கூட்டங்கள் முதலில் ஏன் சூடாக ஓடுகின்றன

நீங்கள் எதை எதிர்கொள்கிறீர்கள் என்பதை அறிவது உதவும், ஏனெனில் அதில் பெரும்பகுதி தனிப்பட்டது அல்ல. வேலை சத்தமாகிவிட்டது. அறிவுத் தொழிலாளர்கள் குறித்த Microsoft-இன் ஆராய்ச்சி, மக்கள் முக்கிய மணிநேரங்களின்போது சுமார் ஒவ்வொரு இரண்டு நிமிடங்களுக்கும், ஒரு நாளைக்கு சுமார் 275 முறை, கூட்டங்கள், மின்னஞ்சல்கள், மற்றும் அரட்டைகளால் இடைமறிக்கப்படுகிறார்கள் என்று கண்டறிந்தது. எல்லாக் கூட்டங்களிலும் பாதி, மக்கள் சிறப்பாகச் சிந்திக்கும் சாளரங்களில், காலை ஒன்பது முதல் பதினொன்று வரையும், மதியம் ஒன்று முதல் மூன்று வரையும், நேரடியாக வந்து விழுகின்றன. எனவே ஒரு கூட்டம் பெரும்பாலும் ஏற்கனவே தேய்ந்து, கவனம் செலுத்திய வேலையிலிருந்து வெளியே இழுக்கப்பட்டு, அடுத்த சத்தத்துக்குத் தயாராகி நிற்கும் மக்களைப் பிடிக்கிறது.

அந்த வகையான அழுத்தத்தின் கீழ், உடல் உடல்கள் செய்வதைச் செய்கிறது. அச்சுறுத்தல் அமைப்பு வேகப்படுகிறது. மூச்சு மேம்போக்காகிறது, கவனம் சுருங்குகிறது, கவனமான, பெருந்தன்மையான சிந்தனையைக் கையாளும் மூளையின் பகுதி அமைதியாகிறது. அந்த நிலையில் இருப்பவர்கள் கருத்துப் பகிர்வு செய்வதில்லை. அவர்கள் தற்காத்துக்கொள்கிறார்கள். அது முடியக் காத்திருக்கிறார்கள்.

அந்தச் சுருங்குதலுக்கு ஒரு கூட்டத்தில் உண்மையான விலை உள்ளது. மன அழுத்தத்தில் உள்ள ஒரு மனம் தன்னால் என்ன பிடித்துவைக்க முடியும் என்பதில் உண்மையாகவே சிறியதாகிறது. அது விருப்பத் தேர்வுகளை உருவாக்குவதை நிறுத்துகிறது, மற்றவரின் கருத்தைக் கருத்தில்கொள்வதை நிறுத்துகிறது, அசௌகரியத்தை முடிக்கும் வேகமான பதிலை நோக்கிக் கைநீட்டுகிறது. எனவே சற்றே கவலையான மக்கள் நிறைந்த ஒரு அறை, அதில் அமர்வது விரும்பத்தகாதது மட்டுமல்ல. கூட்டம் இருப்பதன் நோக்கமான விஷயத்தில், அதாவது ஒன்றாக நன்றாகச் சிந்திப்பதில், அது மோசமாகச் செயல்படுகிறது.

ஒரு சூடான கூட்டம் தன்னையே ஊட்டிக்கொள்கிறது. இறுக்கம் தொற்றக்கூடியது. ஒரு குறுக்கிய தொனி, ஒரு பொறுமையற்ற பெருமூச்சு, முழு அறையும் ஒரு படி இறுகுகிறது. அது நடப்பதை நீங்கள் பார்க்கலாம். யாரோ கூர்மையாகிறார், மற்ற இருவர் காவலாகிறார்கள், இப்போது கூட்டம் அமைதியாக, யாரும் திட்டமிடாத ஒரு மோதலாக மாறிவிட்டது.

"அமைதி" உண்மையில் உங்களுக்கு என்ன வாங்கித் தருகிறது

வெப்பத்தைக் குறைப்பதன் பலனுக்கு ஆராய்ச்சியில் ஒரு பெயர் உள்ளது: உளவியல் பாதுகாப்பு (psychological safety). தசாப்தங்களாக இதை ஆராய்ந்த Harvard-இன் ஆமி எட்மண்ட்சன், அதை ஒரு யோசனை, ஒரு கேள்வி, ஒரு கவலை, அல்லது ஒரு தவறுடன் தண்டிக்கப்படாமல் அல்லது அவமானப்படுத்தப்படாமல் கருத்துச் சொல்ல முடியும் என்ற பகிரப்பட்ட உணர்வாக விவரிக்கிறார். மக்கள் சில சமயம் அதைக் கேட்டு, அது மென்மையாவதைக் குறிக்கிறது என்றோ, எல்லோரும் ஒப்புக்கொள்ள வேண்டும் என்றோ கருதுகிறார்கள். அது இரண்டையும் குறிக்கவில்லை. அசௌகரியமானதையும் உள்ளிட்டு, நேர்மைக்கு அறை போதுமான அளவு பாதுகாப்பானது என்று அது அர்த்தம்.

அது முடிவுகளுக்கு ஏன் முக்கியம், கூட்டம் எப்படி உணரப்படுகிறது என்பதற்கு மட்டுமல்ல, என்பது இதோ. கருத்துச் சொல்ல பாதுகாப்பாக உணரும் குழுக்கள் பிரச்சினைகளை முன்னதாகவே வெளிக்கொணர்கின்றன, அதிக யோசனைகளைப் பகிர்கின்றன, தவறுகளிலிருந்து வேகமாகக் கற்கின்றன. ஒரு தலைவராக உங்களுக்கு மிகவும் தேவையான தகவல், மோசமான செய்தி, சந்தேகம், "நாம் ஒரு தவறு செய்யப்போகிறோம் என்று நினைக்கிறேன்" என்பது, அதைச் சொல்வது அந்த நபருக்கு எதையும் இழக்கச் செய்யாத ஒரு அறையில் மட்டுமே பயணிக்கிறது. அந்தத் தகவலுக்கான விநியோக அமைப்பு ஒரு அமைதியான கூட்டமே. ஒரு இறுக்கமான கூட்டம் அது செத்துப்போக இடம்.

அமைதியான மற்றொரு நன்மையும் உள்ளது. மக்கள் வந்ததைவிட அமைதியாக ஒரு கூட்டத்திலிருந்து வெளியேறும்போது, அதை அடுத்த ஒரு மணிநேர வேலைக்குள் எடுத்துச் செல்கிறார்கள். அவர்கள் இறுக்கமாக வெளியேறும்போது, அதையும் எடுத்துச் செல்கிறார்கள். ஒரு கூட்டம் ஒருபோதும் வெறும் கூட்டம் அல்ல. அதற்குப் பிறகு நடக்கும் எல்லாவற்றுக்குமான வெப்பத்தை நீங்கள் அமைக்கிறீர்கள்.

கூட்டத்துக்கு முன்: பாதி அமைதி இங்கேயே முடிவாகிறது

ஒரு கூட்டத்தை இறுக்கமாக்குவதில் பெரும்பகுதி, யாரும் ஒரு வார்த்தை சொல்வதற்கு முன்பே சுட்டெரிக்கப்பட்டுவிடுகிறது.

• அது ஒரு கூட்டமாக இருக்க வேண்டுமா என்பதைப் பற்றி நேர்மையாக இருங்கள். ஒரு செய்தியாக இருக்கக்கூடிய ஒரு நிலை மேம்படுத்தல் ஒரு அறையை அடைய தகுதியில்லை. மக்களின் கவனம் செலுத்திய நேரத்தைப் பாதுகாப்பது தானே ஒரு அமைதியான செயல். நீங்கள் ரத்து செய்யும் ஒவ்வொரு கூட்டமும், ஏற்கனவே நிறைந்த ஒரு நாளில் ஓர் இடைமறிப்பு குறைவு.
• கருத்தை முன்கூட்டியே அனுப்புங்கள். "நாம் எதை, ஏன் முடிவு செய்கிறோம் என்பது இதோ" என்பது நிறைய அமைதியான வேலை செய்கிறது. மக்கள் யூகிப்பதற்குப் பதிலாக திசையறிந்து வருகிறார்கள், யூகிப்பதே நிறைய தாழ்தர கவலை வாழும் இடம்.
• குறைவான பேரை அழையுங்கள். சிறிய அறை பாதுகாப்பான அறை. பதினாறு பேரிடம் பேசுவதைவிட ஆறு பேரிடம் கருத்துச் சொல்வது எளிது, யாரோ அமைதியாகிவிட்டதைக் கவனிப்பதும் எளிது.
• அதைச் சுற்றி இடைவெளி விடுங்கள். இரண்டு கூட்டங்களுக்கு இடையே சொருகப்பட்ட ஒரு கூட்டம், எல்லோரும் ஏற்கனவே பின்தங்கி இருக்கத் தொடங்குகிறது. முடிந்தால், அடுத்தது தொடங்கும் சரியான நேரத்தில் முடியும் இடைவெளியை முன்பதிவு செய்யாதீர்கள். ஐந்து நிமிட மூச்சு இடம்கூட மக்கள் வரும் விதத்தை மாற்றுகிறது.

அறைக்குள்: சிறிய நகர்வுகள், பெரிய வித்தியாசம்

முதல் இரண்டு நிமிடங்களில் நீங்கள் வெப்பத்தை அமைக்கிறீர்கள், பெரும்பாலும் உங்கள் சொந்த உடல் மற்றும் தொனி கொண்டு. மக்கள் வேறு யாரையும்விட தலைவரை அதிகம் படிக்கிறார்கள், எனவே உங்கள் நிலைத்தன்மை, அல்லது உங்கள் இறுக்கம், முதலிலும் வேகமாகவும் பரவுகிறது.

நம்பகமாக உதவும் சில விஷயங்கள்:

இயல்பாக உணரும் வேகத்தைவிட மெதுவாகத் தொடங்குங்கள்

நிகழ்ச்சி நிரலுக்கு முழு வேகத்தில் நேராக மூழ்கும் தூண்டுதலை எதிர்க்கவும். ஒரு உண்மையான, அவசரமற்ற தொடக்கம், ஒரு உண்மையான நலம் விசாரிப்பு, மக்கள் வந்து சேர ஒரு தருணம், இந்த அறை ஒரு அவசரநிலை அல்ல என்று சமிக்ஞை செய்கிறது. அது ஒரு நிமிடம் செலவாகிறது. இல்லாவிட்டால் முழுக் கூட்டத்தையும் துரத்திச் செலவிடக்கூடிய கவனத்தை அது உங்களுக்கு வாங்கித் தருகிறது.

கடினமான விஷயங்களை நீங்கள் விரும்புகிறீர்கள் என்று பெயரிடுங்கள்

நீங்கள் வேண்டுமென்றே கேட்காத வரை மக்கள் உங்களிடம் சந்தேகங்களைக் கொண்டுவர மாட்டார்கள். அதை வெளிப்படையாகச் சொல்லுங்கள். "நாம் வெளியிட்ட பிறகைவிட இப்போதே பிரச்சினையைக் கேட்க விரும்புகிறேன்" அல்லது "இங்கே நான் எதைத் தவறவிடுகிறேன்?" போன்ற ஒன்று. எட்மண்ட்சனின் வேலை ஒரு சிறிய, சக்திவாய்ந்த நகர்வைச் சுட்டிக்காட்டுகிறது: ஒரு தலைவர் தம் சொந்த எல்லைகளை சத்தமாக ஒப்புக்கொள்வது. "இதைப் பற்றி நான் தவறாக இருக்கலாம்" என்பது மற்ற எல்லோருக்கும் நிச்சயமற்றதாக இருக்க அனுமதி தருகிறது. உச்சத்தில் உள்ள நிச்சயம் ஒரு அறையை அமைதியாக்குகிறது.

மௌனத்தை அசௌகரியமானதாக அல்லாமல் பாதுகாப்பானதாக்குங்கள்

நீங்கள் ஒரு கேள்வி கேட்டு யாரும் பதிலளிக்காதபோது, இடைவெளியை நீங்களே நிரப்பும் உள்ளுணர்வு வருகிறது. செய்யாதீர்கள், உடனடியாக அல்ல. மனதுக்குள் ஐந்து வரை எண்ணுங்கள். அமைதியான மக்கள் பெரும்பாலும் இன்னும் சிந்தித்துக்கொண்டிருப்பவர்களே, வேகமாகப் பேசுபவர்களுக்குத் தேவையில்லாத ஒரு தருணம் அவர்களுக்குத் தேவை. அதே இரண்டு குரல்கள் ஒவ்வொரு கூட்டத்தையும் சுமந்தால், அது ஈடுபாடு அல்ல, அது நீங்கள் கதவை அகலப்படுத்துவதன் மூலம் சரிசெய்யக்கூடிய ஒரு சமநிலையின்மை.

ஒரு முடிவு உண்மையாகவே முக்கியமாக இருக்கும்போது, யார் சத்தமாகப் பேசுகிறார்களோ அவர்களிடம் விட்டுவிடாமல், மக்களுக்கு உள்ளே வர ஒரு கட்டமைக்கப்பட்ட வழியைக் கொடுங்கள். திறந்த விவாதம் தொடங்கும் முன் ஒவ்வொருவரும் ஒரு விஷயம் சொல்லும் ஒரு விரைவான சுற்றை முயலுங்கள். அல்லது எல்லோரையும் முதலில் அறுபது நொடிகளுக்குத் தங்கள் சிந்தனையைக் குறித்துக்கொள்ளச் சொல்லி, பிறகு பகிரச் சொல்லுங்கள். இந்தச் சிறிய கட்டமைப்புகள் இயந்திரத்தனமாக ஒலிக்கின்றன, முதல் முறை சற்று அசௌகரியமாக உணர்கின்றன. இல்லாவிட்டால் தங்கள் யோசனைகளை அமர்ந்து வைத்திருக்கும் மக்களிடமிருந்து அவை நம்பகமாக யோசனைகளை வெளிக்கொணர்கின்றன, முதலில் பேசுவதன் சமூக அபாயத்தை அகற்றுகின்றன.

முதல் அபாயம் எடுப்பவருக்கு அது தங்கம் போல் பதிலளியுங்கள்

யாரோ சற்று அசௌகரியமான விஷயத்தைச் சொல்லும் தருணத்தில், அடுத்து என்ன நடக்கிறது என்பதை முழு அறையும் கவனிக்கிறது. நீங்கள் தற்காப்பானதாகவோ அலட்சியமாகவோ இருந்தால், ஆண்டின் மீதி முழுவதும் அமைதியாக இருக்க எல்லோருக்கும் நீங்கள் இப்போதே கற்றுக்கொடுத்துவிட்டீர்கள். எளிய "அதைச் சொன்னதற்கு நன்றி, அது நாம் கேட்க வேண்டியதே" என்பது எந்தக் கொள்கையையும்விட ஒரு குழுவின் நேர்மைக்கு அதிகம் செய்கிறது. நீங்கள் அந்தக் கருத்தை ஆதரிக்கவில்லை. அதை எழுப்ப எடுத்த தைரியத்துக்கு நீங்கள் வெகுமதி அளிக்கிறீர்கள்.

உங்கள் சொந்த உடலைக் கட்டுப்பாட்டில் வைத்துக்கொள்ளுங்கள்

உங்கள் சொந்த அலாரம் அடித்துக்கொண்டிருக்கும்போது உங்களால் தெளிவாகச் சிந்திக்கவோ அமைதியாக வழிநடத்தவோ முடியாது. நீங்கள் வேகப்படுவதை உணரும்போது, உங்கள் மூச்சு வெளியேற்றத்தை மெதுவாக்குங்கள், கால்களை நிலையாக ஊன்றுங்கள், தோள்களை இறக்குங்கள். அந்தச் சிறிய மறுஅமைப்பே உங்கள் சொந்த தீர்மானத்துக்கான அணுகலை வைத்துக்கொள்ளும் விதம், அறையில் உள்ள மற்ற எல்லோருக்கும் உங்கள் மன அழுத்தத்தைக் கையளிப்பதைத் தவிர்க்கும் விதமும்.

எப்படியோ அது சூடாகும்போது

நீங்கள் எவ்வளவு நன்றாகத் தயாரித்தாலும் சில கூட்டங்கள் இறுக்கமாகின்றன. ஒரு உண்மையான கருத்து வேறுபாடு, ஒரு கடினமான எண், மக்களின் அகங்காரத்தையோ வேலைகளையோ தொடும் ஒரு உரையாடல். அமைதியான தலைமைத்துவம் அந்தத் தருணங்களை இல்லை என்று நடிப்பதல்ல. அவற்றை நீங்கள் எப்படிப் பிடித்துக்கொள்கிறீர்கள் என்பதே.

வெப்பம் ஏறும்போது, அதைப் பெயரிடுங்கள். "இது மின்னூட்டம் பெற்றது போல் உணர்கிறது, அது நியாயம், இது முக்கியம்." இறுக்கத்தைச் சத்தமாகப் பெயரிடுவது கிட்டத்தட்ட எப்போதும் அதிலிருந்து சிறிது காற்றை வெளியேற்றுகிறது, ஏனெனில் தலைவர் அதனால் கலங்கவில்லை என்று பார்க்கும்போது மக்கள் சற்று தளர்கிறார்கள். வேண்டுமென்றே வேகத்தை மெதுவாக்குங்கள். ஒரு தீர்ப்பை வழங்குவதற்குப் பதிலாக ஒரு கேள்வி கேளுங்கள். மேலும் நல்ல சிந்தனைக்கு அறை உண்மையாகவே மிகச் சூடாக இருந்தால், "பத்து நிமிடம் எடுத்துக்கொள்வோம்" அல்லது "இதைப் பற்றி இரவில் யோசித்து நாளை முடிவு செய்வோம்" என்று சொல்வது முற்றிலும் நியாயம். எல்லோரும் வெள்ளத்தில் மூழ்கியிருக்கும்போது ஒரு முடிவைக் கோரும் எடுக்கத் தகுந்த முடிவு கிட்டத்தட்ட எதுவும் இல்லை.

ஒருவர் ஆதிக்கம் செலுத்தினால் அல்லது மற்றவர்களை அரைத்துப் போட்டால், அது நீங்கள் மென்மையாகவும் தெளிவாகவும் நிர்வகிக்க வேண்டியது. அமைதி என்பது மிகச் சத்தமானவர் விதிமுறைகளை அமைக்க அனுமதிப்பதல்ல. அமைதியான குரல்களைப் பாதுகாப்பது அறையைப் பாதுகாப்பாக வைத்திருப்பதன் ஒரு பகுதி, நீங்கள் அதைச் செய்யும்போது மற்ற குழு அமைதியாக நன்றியுள்ளதாக இருக்கிறது.

வெப்பத்தைக் குறைக்கும் விதத்தில் முடியுங்கள்

ஒரு கூட்டம் எப்படி மூடப்படுகிறது என்பது மக்கள் அதிலிருந்து எதை எடுத்துச் செல்கிறார்கள் என்பதை வடிவமைக்கிறது. வேண்டுமென்றே விமானத்தைத் தரையிறக்குங்கள். என்ன முடிவு செய்யப்பட்டது, யார் என்ன செய்கிறார்கள், உண்மையாகவே இன்னும் என்ன திறந்திருக்கிறது என்பதைப் பற்றித் தெளிவாக இருங்கள். தெளிவின்மை தனக்கேயான ஒருவகை மன அழுத்தம், மழுப்பலான முடிவு மக்களைப் பதிலளிக்கப்படாத கேள்விகளைப் புரட்டிக்கொண்டு, வேலை செய்வதற்குப் பதிலாகத் தங்கள் மேசைகளுக்கு அனுப்புகிறது.

ஒரு குறுகிய, உண்மையான நன்றியும் உதவுகிறது, குறிப்பாக கடினமான ஒன்றைச் சொன்ன எவருக்கும். நீங்கள் நேர்மையைக் கேட்டபோது திறந்த சுழற்சியை மூடுகிறீர்கள். நேர்மை வெகுமதி அளிக்கப்பட்டதா அல்லது தண்டிக்கப்பட்டதா என்பதை மக்கள் நினைவில் வைத்து, அடுத்த முறை அதற்கேற்பத் தங்களை அளவீடு செய்துகொள்வார்கள்.

கூட்டங்களைவிட இது பெரியதாக இருக்கும்போது ஒரு குறிப்பு

சில சமயம் ஒரு அறையில் உள்ள இறுக்கம், அந்த அறையால் சரிசெய்ய முடியாத எதையோ அறிகுறி. நாள்பட்ட அளவுக்கதிக சுமையில் ஓடும் ஒரு குழு, கருத்துச் சொல்வது உண்மையாகவே தண்டிக்கப்பட்ட ஒரு கலாச்சாரம், தம் சொந்த மன அழுத்தம் எல்லோர் மீதும் சிந்தும் ஒரு மேலாளர். சிறப்பாக நடத்தப்பட்ட கூட்டங்கள் உதவுகின்றன, அவை செய்யத் தகுந்தவை. மக்களை அரைத்துப் போடும் ஒரு அமைப்பை அவை தீர்க்காது.

மேலும் கூட்டங்களுக்கு முன் உங்கள் மார்பில் உள்ள அச்சம் இனி கூட்டங்களைப் பற்றியதாக இல்லாமல் போனதை நீங்கள் கவனித்தால், வேலையில் உள்ள அழுத்தம் வழக்கமாக உங்கள் தூக்கத்தில், உங்கள் பசியில், அல்லது நீங்கள் உங்களைப் பற்றி உணரும் விதத்தில் கசிந்தால், அது தீவிரமாக எடுத்துக்கொள்ளத் தகுந்தது, ஒரு மருத்துவர் அல்லது சிகிச்சையாளருடன் பேசத் தகுந்தது. நிலைத்தன்மை நீங்கள் கட்டியெழுப்பக்கூடிய ஒரு திறமை. அது நீங்கள் தனியாக, வெறுமையில், காலவரம்பின்றி உருவாக்க வேண்டிய ஒன்றும் அல்ல.

இலக்கு ஒரு சரியான கூட்டம் அல்ல. உண்மையைச் சொல்லக்கூடிய ஒரு அறை. அதைக் கட்டியெழுப்புங்கள், ஒவ்வொரு முறையும் ஒரு அமைதியான கூட்டமாக, மக்கள் நீங்கள் மிகவும் கேட்க வேண்டிய விஷயத்தை, அதைப் பயன்படுத்த இன்னும் நேரம் இருக்கும்போதே, உங்களிடம் கொண்டுவரத் தொடங்குவார்கள்.

ஆதாரங்கள்

• Microsoft WorkLab, Breaking Down the Infinite Workday (Work Trend Index research)
• Tijs Besieux and Amy C. Edmondson, How to Improve a Meeting (When You're Not in Charge) (Harvard Business Review)
• Amy C. Edmondson, Psychological Safety