У вас є аргументи. Ви тягнете на собі більший обсяг роботи ще з березня, ви приблизно знаєте, скільки за це платить ринок, і ви зупинилися на конкретній цифрі. Лишився тільки лист, і цей лист ви вже переписали шість разів.
Перша версія була на три рядки й здалася надто різкою. Шоста версія має чотири абзаци, починається з вибачення за довжину й ховає саме прохання десь ближче до низу.
Перша версія була правильна. Лист, що відкриває розмову, це не аргументація, це двері. Його єдина робота: поставити справжню розмову в календар так, щоб ваше число вже було видно, і щоб ніхто не витрачав перші десять хвилин тієї розмови на з'ясування, чого ви хочете.
Чотири рядки це роблять. Тема, число, одна причина, вкорінена в роботі, і дата, до якої ви хотіли б отримати відповідь. Усе інше, що ви написали, це підготовка до зустрічі, а не вміст листа.
Що саме писати в листі з проханням про більші гроші?
Чотири рядки й тему листа, яка називає предмет розмови. Перший рядок каже, про що йдеться, другий дає конкретне число або зміну, третій дає одну причину, вкорінену в роботі, а не у ваших почуттях, а четвертий просить відповісти до певної дати.
Ось усе повністю, і ви можете спокійно це взяти.
Тема: Моя винагорода на 2027 рік
Доброго дня, Дано, я хотіла б поговорити про свою винагороду до того, як завершиться цикл планування.
Я прошу базову ставку 118 000 доларів замість нинішніх 104 000.
З березня я веду міграцію білінгу та дві інтеграції, що прийшли разом із нею, а це робота позиції рівнем вище за мою, і команда працює без керівника відтоді, як пішла Прія.
Чи могли б ви до п'ятниці, 14-го, повідомити, чи можемо ми поставити двадцять хвилин у календар наступного тижня?
Перечитайте це. Тут менше ста слів, на це легко відповісти, і читачеві жодного разу не доводиться вгадувати, чого ви хочете.
Чому чотири рядки перемагають чотири абзаци?
Бо на короткий лист відповісти дешево, а на довгий дорого. У людини, яка його читає, повна скринька, і кожен зайвий абзац підвищує шанс, що ваше повідомлення відкладуть на потім, а на практиці це зазвичай означає ніколи.
Довжина ще й протікає. Стіна пояснень читається як людина, що прилюдно сперечається сама із собою. Вона запрошує читача сперечатися з вашими виправданнями замість того, щоб відповісти на саме прохання, і кожна додана причина це ще одна річ, з якою можна не погодитися. Одну причину, вкорінену в чомусь видимому в роботі, відхилити значно важче, ніж п'ять причин, складених оборонною купкою.
Під цим є дослідження. У розвідці про перемовини електронною поштою, яку описала Program on Negotiation, найкраще давали раду ті, хто свідомо керував самим середовищем: вони прямо озвучували свої очікування, тримали щільний контакт і робили пропозиції, що охоплювали більш ніж одне питання водночас. Ясність це вся перевага письмового слова. Витратьте її.
Одне застереження, бо коротко не означає холодно. Чотири рядки читаються як сухість, якщо вичистити з них кожне людське слово, тож залиште привітання, залиште одне тепле речення наприкінці, а стислість хай живе всередині, там, де саме прохання. Коротко й тепло, ось ціль. Коротко й обрубано просто змушує читача внутрішньо зіщулитися.
Ставити число в лист чи чекати зустрічі?
Ставте число в лист. Пропустити його, щоб "обговорити особисто", звучить ввічливо й здебільшого коштує вам, бо інша сторона тоді приходить, уже приватно вирішивши, який діапазон узагалі на столі, а ви приходите взагалі без жодної закріпленої точки.
Конкретна цифра на письмі робить дві корисні речі. Вона задає точку відліку, від якої відштовхується решта розмови, а саме це знову й знову показують дослідження про якоріння, і вона дає вашому керівникові зробити непоказну внутрішню роботу ще до зустрічі: перевірити вилку, запитати фінансистів, з'ясувати, що справді можливо. Люди кажуть "так" швидше, коли ви дали їм змогу підготуватися.
Точність теж допомагає. 118 000 доларів лягає краще, ніж "десь близько 120 000", бо точне число читається як результат процесу, а кругле як стартова заявка, яку чекає ділення навпіл.
Що писати в темі листа?
Пишіть предмет розмови. "Моя винагорода на 2027 рік", або "Ставка за наступний проєкт", або "Продовження щодо зміни обсягу робіт". Ніколи не "коротке питання" і ніколи нічого, що приховує, про що лист.
Тема, яка ховає предмет, робить лист схожим на засідку тієї ж миті, коли його відкривають, і розмова починається з того, що читач трохи насторожений. Назвати все прямо дає протилежний ефект. Це реєструє прохання як звичайне робоче питання, а не як особисту послугу, а звичайні робочі питання потрапляють у календар.
Надсилайте вранці в середині тижня, якщо можете вибирати. Не через якісь хитрощі, а тому, що у вівторок вранці у скриньці є місце, а в п'ятницю по обіді його немає.
Як нагадати про себе, якщо відповіді немає?
Зачекайте, доки мине названа вами дата, а тоді надішліть три рядки: ваше прохання, переказане одним реченням, один новий факт, якщо він є, і нову дату. Жодних звинувачень, жодного "просто нагадую про себе" і жодних вибачень за нагадування.
Більшість мовчанок це не відмови. Це людина, яка прочитала ваше повідомлення в коридорі, збиралася відповісти й потрапила в щось інше. Нагадування робить їй послугу, кладучи справу назад на вершину купи.
Якщо два нагадування нічого не дали, змініть середовище замість того, щоб писати більше. Попросіть п'ятнадцять хвилин. Те, що ніхто не хоче писати, часто радо кажуть уголос, а причина затримки зазвичай є інформацією, яку ви зможете використати.
Збережіть копію того, що надіслали. За півроку, у наступному циклі планування, корисним предметом буде не ваш спогад про розмову. Це буде датований лист, де ви власними словами виклали число й причину ще до того, як будь-хто це обговорював.
Лист це двері, а не кімната
Ніщо з цього не замінює підготовки. Думка Діпака Малхотри в Harvard Business Review полягає в тому, що найдорожчі помилки в перемовинах стаються ще до того, як хтось сів за стіл, а лист-відкриття це лише видима верхівка рішень, які варто ухвалити тихого пообіддя: чого ви просите, що ви підписали б сьогодні і що робитимете натомість, якщо відповідь буде "ні".
Тож напишіть ці чотири рядки сьогодні ввечері й один раз прочитайте їх уголос перед надсиланням. Усе, чого ви не сказали б людині в очі, викидається, а на практиці це прибирає вибачення вгорі й обережну відмовку внизу. Тоді закрийте ноутбук, бо чернетка завершена, і наступна корисна річ це не сьоме переписування. Це визначити свої три числа до зустрічі й виспатися так, щоб голос був рівний, коли ви вимовите перше з них уголос.
Вам можна хотіти багато. Просити ясно це не агресія, це ввічливість до людини, якій доведеться вирішувати, і найясніша версія вашого прохання водночас найлегша для того, щоб на неї сказали "так".
Джерела
- Program on Negotiation at Harvard Law School, Facing an Email Negotiation? Take a Proactive Approach
- Harvard Business Review, Control the Negotiation Before It Begins
- Program on Negotiation at Harvard Law School, What is Anchoring in Negotiation?