فوری مشورے
- اُس ایک چیز کا نام لیں جو ضرور ہونی چاہیے۔
- ایک گھنٹہ فون دُور رکھ کر بچائیں۔
- ادھورے کام سر میں نہیں، کاغذ پر رکھیں۔
ایک طویل کام کے دن کے اختتام کا تصور کریں۔ آپ دس گھنٹے اِسی میں لگے رہے۔ آپ نے ہر چیز کا جواب دیا، ہر میٹنگ میں بیٹھے، تین ایسی آگ بجھائیں جو آپ نے نہیں لگائی تھیں۔ اور پھر بھی، بستر پر لیٹے ہوئے، آپ ایک بھی ایسی چیز کا نام نہیں لے سکتے جسے آپ نے واقعی آگے بڑھایا ہو۔ دن آپ کے ساتھ گزر گیا۔ آپ نے اِس کی قیادت نہیں کی۔
اِس کھوکھلے احساس کی ایک وجہ ہے، اور وہ سُستی یا وقت کی کمی نہیں۔ وہ یہ ہے کہ آپ کی توجہ کہاں گئی۔ آپ لگاتار مصروف رہ سکتے ہیں اور پھر بھی اُن چند چیزوں سے دُور بہتے چلے جا سکتے ہیں جو ہفتے کو معنی خیز بنا دیتیں۔ ہم میں سے اکثر کو کبھی یہ فرق سکھایا ہی نہیں گیا کہ اپنا وقت بھرنا اور اپنی توجہ خرچ کرنا دو الگ باتیں ہیں۔ اندر سے دونوں بالکل ایک جیسی محسوس ہوتی ہیں۔ حقیقت میں یہ ذرا بھی ایک جیسی نہیں۔
مصروف ہونا آسان کام ہے۔ توجہ مرکوز رکھنا مشکل کام ہے۔
ہم بار بار مصروفیت کی طرف کیوں لوٹتے ہیں، اِس کی ایک وجہ ہے۔ مصروفیت فوری جواب دیتی ہے۔ اِن باکس خالی ہوتا ہے، ایک اطلاع صاف ہوتی ہے، ایک چھوٹا خانہ پُر ہوتا ہے، اور آپ کا دماغ آپ کو راحت کی ایک ننھی سی خوراک تھما دیتا ہے۔ اہم کام شاذ و نادر ہی ایسا کرتا ہے۔ وہ سست ہوتا ہے، مبہم ہوتا ہے، اور بہت بعد تک، اگر کبھی، آپ کو انعام نہیں دیتا۔ چنانچہ ہم دن میں سینکڑوں بار، کبھی فیصلہ کیے بغیر ہی، فوری کی طرف اور اہم سے دُور بہتے چلے جاتے ہیں۔
رہنما اِسے شدت سے محسوس کرتے ہیں، کیونکہ اُن کے دن کا زیادہ حصہ دوسرے لوگ اُن کے ہاتھ میں تھما دیتے ہیں۔ جب Harvard Business School کے محققین Michael Porter اور Nitin Nohria نے ہفتوں تک، گھنٹہ بہ گھنٹہ اِس کا سراغ لگایا کہ چیف ایگزیکٹو دراصل اپنا وقت کہاں لگاتے ہیں، تو ایک بات نمایاں ہو کر سامنے آئی: وقت وہ سب سے نایاب چیز ہے جو کسی رہنما کے پاس ہوتی ہے، اور وہ کہاں جاتا ہے، یہی باقی سب کچھ کی شکل بناتا ہے۔ کام زیادہ کرنا نہیں ہے۔ کام یہ ہے کہ اپنا سب سے نایاب وسیلہ اُنہی چیزوں پر لگائے رکھیں جنہیں صرف آپ ہی حرکت دے سکتے ہیں۔
Maura Thomas نے Harvard Business Review میں اِسے بڑی صراحت سے کہا۔ اُن کا کہنا ہے کہ جب کوئی مینیجر شکایت کرتا ہے کہ ٹیم کو "وقت کی تنظیم کا مسئلہ" ہے، تو اصل مسئلہ عموماً توجہ کا ہوتا ہے۔ لوگ مصروف ہیں۔ وہ دباؤ میں ہیں۔ بس وہ غلط چیزوں میں مصروف ہیں، ایک ایسے ماحول میں جو مسلسل اُن کی توجہ کو کھینچ کھینچ کر بکھیرتا رہتا ہے۔ آپ کسی کو بہتر کیلنڈر تھما دیں، اُس سے فرق نہیں پڑے گا، کیونکہ رساؤ اُن کے شیڈول میں نہیں ہے۔ وہ اُن کی توجہ میں ہے۔
بار بار توجہ بدلنا آپ کو دراصل کیا قیمت میں پڑتا ہے
یہ وہ حصہ ہے جو لوگوں کو حیران کرتا ہے۔ کسی خلل کی قیمت وہ تیس سیکنڈ نہیں جو آپ اُس پر خرچ کرتے ہیں۔ قیمت وہ ہے جو وہ اُس کام کے ساتھ کرتا ہے جس کی طرف آپ واپس لوٹتے ہیں۔
ماہرِ نفسیات Sophie Leroy نے اِسے توجہ کی باقیات (attention residue) کا نام دیا۔ جب آپ ایک کام سے دوسرے پر چھلانگ لگاتے ہیں، تو آپ کے ذہن کا ایک حصہ پہلے ہی میں اٹکا رہ جاتا ہے، خاص طور پر اگر آپ نے اُسے ادھورا چھوڑا ہو۔ آپ حکمتِ عملی کا میمو لکھنے بیٹھتے ہیں، مگر آپ کے دماغ کا ایک ٹکڑا ابھی اُس ای میل کو ہی چبا رہا ہوتا ہے جس کا آپ نے آدھا جواب دیا تھا۔ آپ جسمانی طور پر موجود ہیں مگر ذہنی طور پر صرف جزوی طور پر وہاں ہیں۔ Leroy نے پایا کہ یہ بوجھ ایک تیز سی درستی کے بعد ختم نہیں ہوتا۔ یہ پورے اگلے کام کے دوران آپ پر سایہ کیے رہ سکتا ہے۔
اِسے مسلسل ادل بدل والے پورے دن پر جمع کریں تو حساب بے رحم ہو جاتا ہے۔ ایک ساتھ کئی کام کرنے (multitasking) پر تحقیق کرنے والے محققین کا، جن کا خلاصہ American Psychological Association نے پیش کیا، اندازہ ہے کہ کاموں کے درمیان چھلانگیں لگانے سے پیدا ہونے والی چھوٹی چھوٹی ذہنی رکاوٹیں آپ کے مفید وقت کا 40 فیصد تک لے سکتی ہیں۔ چالیس فیصد۔ یہ آپ کی تقریباً آدھی محنت ہے، جو گئی، سخت کام میں نہیں، بلکہ بار بار نئے سرے سے شروع کرنے کی رگڑ میں۔
اِس کی ایک جذباتی قیمت بھی ہے، اور اُس کا ذکر کم ہوتا ہے۔ ایک بکھرا ہوا دن آپ کو بیک وقت مضطرب اور خالی چھوڑ دیتا ہے۔ آپ کبھی کسی چیز میں اِتنی گہرائی تک نہیں اترتے کہ اصل پیش رفت کا سکون بھرا اطمینان محسوس کر سکیں، سو آپ آخر میں بے چین اور عجیب طرح سے نامکمل رہ جاتے ہیں، چاہے آپ نے کتنی ہی چیزوں کو چھوا ہو۔ بکھرا ہوا احساس اور بکھرا ہوا کام، دراصل ایک ہی مسئلہ ہے جو دو چہرے پہنے ہوئے ہے۔
اہم بات کا ارادتاً تعین کرنا
توجہ کام کے دن سے پہلے شروع ہوتی ہے، ایک ایسے فیصلے کے ساتھ جسے زیادہ تر لوگ چھوڑ جاتے ہیں۔ اگر آپ خود اپنی ترجیحات نہیں چنیں گے، تو آپ کے اِن باکس کی سب سے بلند آواز آپ کے لیے اُنہیں چن لے گی۔
ایک سادہ سا امتحان بہت سے شور کو کاٹ دیتا ہے: اگر اِس ہفتے صرف ایک ہی کام ہو پائے، تو وہ کون سا ہونا چاہیے؟ وہ نہیں جو چیخ رہا ہو۔ بلکہ وہ جسے ایک مہینے بعد آپ خوش ہوں گے کہ آپ نے بچا لیا تھا۔ عموماً وہ کام ہوتا ہے جو خاموش، اہم اور آسانی سے ٹالا جا سکنے والا ہو، جیسے حکمتِ عملی، وہ مشکل گفتگو، یا وہ چیز جو آپ کے ارد گرد کے لوگوں کو بڑھاتی ہے۔ دن بھرنے سے پہلے اُس کا نام لے لیں، کیونکہ بعد میں بہت دیر ہو جاتی ہے۔
پھر اُس کی ایسے حفاظت کریں جیسے وہ حقیقی ہو، کیونکہ وہ ہے۔
- اپنی سب سے بڑی ترجیح کو اصل جگہ دیں، بچا کھچا نہیں۔ جو کام سب سے زیادہ اہم ہو، اُس کے لیے اُس گھڑی میں حقیقی وقت مختص کریں جب آپ کا دماغ سب سے تیز ہو، اور اُس وقفے کے ساتھ ویسا سلوک کریں جیسا آپ کسی ایسے شخص کے ساتھ میٹنگ کے ساتھ کرتے جس کی آپ عزت کرتے ہیں۔ جو کام ہوتا ہے، وہ وہی ہے جسے ہونے کی جگہ ملتی ہے۔
- چند چیزیں چنیں اور باقی کو ٹھیک رہنے دیں۔ آپ ہر چیز اچھی طرح نہیں کر سکتے، اور یہ بہانہ کہ آپ کر سکتے ہیں، یہی وہ راستہ ہے جس سے ہر چیز آدھی ادھوری ہوتی ہے۔ اہم بات چننے کا مطلب ہے یہ چننا کہ کیا اہم نہیں۔ اپنے آپ سے صاف کہیں: یہ، وہ نہیں۔
- دن میں ایک بار بغیر ٹوٹے توجہ کا ایک وقفہ بچائیں۔ ساٹھ خاموش منٹ بھی، فون دوسرے کمرے میں، اطلاعات بند، اِتنے کافی ہیں کہ آپ دوبارہ محسوس کریں کہ غیر منقسم توجہ کیسی ہوتی ہے۔ اکثر لوگ بھول چکے ہیں۔ یہ جلدی واپس آ جاتی ہے۔
- بدلنے سے پہلے چھوٹا کام مکمل کریں، یا اُسے کاغذ پر رکھ دیں۔ چونکہ ادھورے کام ہی آپ کے ذہن سے چپکتے ہیں، اُنہیں اپنے سر سے نکال کر ایک ایسی فہرست پر لے آئیں جس پر آپ کو بھروسا ہو۔ ایک درج شدہ کام اگلے کام کو ستانا بند کر دیتا ہے۔
- دن کے آخر میں ایک مختصر اختتامی عمل بنائیں۔ تین منٹ یہ دیکھنے کے لیے کہ کیا آگے بڑھا، کل کی ایک اہم چیز لکھنے کے لیے، اور لیپ ٹاپ بند کرنے کے لیے۔ یہ آپ کے ذہن کو بتاتا ہے کہ دن واقعی مکمل ہو گیا، اور اِسی طرح آپ کام کو اُن گھنٹوں میں ساتھ لے جانا بند کرتے ہیں جو آپ کو دوبارہ بھرنے کے لیے ہونے چاہئیں۔
اِس میں سے کسی چیز کے لیے کسی نئی ایپ یا پیداواری نظام کی ضرورت نہیں۔ ضرورت اِس کی ہے کہ فیصلہ کریں کہ کیا اہم ہے اور پھر اُس فیصلے کا اُس دن کے خلاف دفاع کریں جو خوشی خوشی آپ کو ہر دوسری چیز پر خرچ کر دے گا۔
جب بکھراؤ کسی مصروف موسم سے کہیں زیادہ ہو
ہم میں سے اکثر کے لیے بکھرا ہوا احساس کام کے بوجھ کے ساتھ چڑھتا اترتا ہے، اور چند ہفتے اپنی توجہ بچانے سے وہ واپس ہٹ جاتا ہے۔ کبھی یہ اِس سے کہیں بھاری ہوتا ہے، اور اِس فرق کے بارے میں ایماندار ہونا اہم ہے۔
اگر آپ واقعی توجہ نہیں دے پاتے، چاہے کتنا ہی آسان کر لیں، اگر بے چینی یا دُھند بیٹھ گئی ہے اور ٹِک گئی ہے، اگر یہ آپ کی نیند یا آپ کے رشتوں میں رِس رہی ہے، یا اگر ہر کام ایسا محسوس ہو کہ اُس کی قیمت آپ کے پاس دینے کو ہے اُس سے زیادہ ہے، تو یہ کام کے نیچے کسی چیز کی طرف اشارہ کر رہا ہو سکتا ہے۔ توجہ مرکوز کرنے میں مسلسل دشواری بے چینی، ڈپریشن، تھکن، غم یا توجہ کے فرق کے ساتھ چل سکتی ہے، اور اِن میں سے کوئی بھی بہتر فہرست سے ٹھیک نہیں ہوتا۔ کوئی ڈاکٹر یا معالج آپ کو ایک مشکل موسم اور ایسی چیز کے درمیان فرق بتانے میں مدد کر سکتا ہے جو حقیقی مدد کی مستحق ہے۔ اُس مدد کی طرف ہاتھ بڑھانا پیداواری ناکامی نہیں۔ یہ وہی جبلت ہے جو کسی کو اچھا رہنما بناتی ہے، یعنی یہ جاننا کہ دراصل کس چیز کو آپ کی توجہ درکار ہے۔
مقصد کبھی زیادہ کرنا نہیں تھا۔ مقصد یہ ہے کہ دن کے آخر تک یہ جانتے ہوئے پہنچیں کہ آپ کے گھنٹے وہیں گئے جہاں آپ چاہتے تھے کہ جائیں۔ یہ ایک خاموش قسم کی طاقت ہے، اور تقریباً کوئی بھی اِسے ارادتاً استعمال نہیں کر رہا۔ آپ کل ہی، ایک چیز کے ساتھ، شروع کر سکتے ہیں۔
ذرائع
- Harvard Business Review، Your Team's Time Management Problem Might Be a Focus Problem
- American Psychological Association، Multitasking: Switching costs
- Sophie Leroy، Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks (Organizational Behavior and Human Decision Processes)
- Harvard Business Review، How CEOs Manage Time