Mẹo nhanh
- Hand off the outcome, not just the task.
- Agree on a check-in before you hover.
- Start with the task that scares you least.
Có một khoảnh khắc rất riêng làm vấp nhiều người có năng lực. Bạn đã quyết giao một nhiệm vụ cho ai đó trong đội. Bạn thậm chí đã nói ra lời. Rồi, vài giờ sau, bạn thấy mình đang soạn một tin nhắn dài về chính xác cách làm nó, hoặc lặng lẽ làm lại một phần của nó vào ban đêm, hoặc làm mới hộp thư đến để xem họ đã bắt đầu chưa. Nhiệm vụ đã rời khỏi đĩa của bạn. Nỗi lo thì không.
Nếu đó là bạn, vấn đề thường không phải kỹ thuật giao việc của bạn. Mà là cái điều mà việc trao việc đi dường như đe dọa. Với nhiều người trong chúng ta, việc là người làm nó giỏi bị quấn chặt với việc được an toàn, được coi trọng, được kiểm soát chuyện mọi thứ có sụp đổ hay không. Nên khi bạn trao việc đi, một phần hệ thần kinh của bạn đọc đó là rủi ro và bắt đầu tìm kiếm hiểm nguy.
Bạn có thể học cách trao việc đi mà không có cái nút thắt ấy. Nó cần sự thấu hiểu điều gì đang thật sự kích hoạt, và rồi một lối giao việc cho phần lo âu trong bạn ít chỗ hơn để bám vào.
Vì sao buông tay lại có cảm giác như một mối đe dọa
Hãy bắt đầu với phiên bản thành thật của điều đang diễn ra, vì lời khuyên thường thấy ("cứ tin tưởng đội của bạn đi!") nhảy thẳng qua nó.
Khi bạn tự làm một nhiệm vụ, bạn có được sự chắc chắn. Bạn biết nó sẽ đạt chuẩn của bạn, bạn biết chính xác khi nào nó xong, bạn biết chẳng có gì lọt lưới. Giao việc đánh đổi sự chắc chắn ấy lấy cái chưa biết. Người khác sẽ làm nó theo cách của họ, theo tiến độ của họ, theo một chuẩn mà bạn chưa thể thấy hết. Với bất cứ ai hơi lo âu, chính sự bất định là cái cò súng. Nỗi khó chịu bạn cảm thấy thật ra không phải về việc đồng nghiệp của bạn có đủ năng lực hay không. Mà là về việc không biết, và việc không biết có cảm giác bất an.
Đây cũng chính là bộ máy nằm dưới chủ nghĩa cầu toàn. Cleveland Clinic mô tả những người mắc cái đôi khi được gọi là lo âu chức năng cao là những người bề ngoài trông bình tĩnh và ngăn nắp trong khi bên trong tự ép mình ngày càng dữ hơn, những người "phấn đấu cho sự cầu toàn đến mức thái quá" và thật sự khó nói không hay lùi lại. Nếu đó là cái động cơ, thì giữ lấy mọi nhiệm vụ là một cách giữ cho lo âu lặng đi trong một phút. Sự nhẹ nhõm là có thật. Nó cũng là một cái bẫy, vì bạn càng giữ thì càng có nhiều thứ để giữ, và bạn càng trôi dần về phía kiệt sức.
Còn có một phần về căn tính nữa. Nhiều người trở thành lãnh đạo chính vì họ xuất sắc ở việc làm. Harvard Business Review gọi bước chuyển từ làm sang dẫn dắt là một trong những sự chuyển tiếp khó nhất, một phần vì chính cái kỹ năng đưa bạn đến đây, đôi bàn tay của chính bạn đặt lên công việc, lại là cái thứ giờ đây bạn phải đặt xuống. Khi làm việc là cách bạn cảm thấy mình có giá trị, thì trao nó đi có thể có cảm giác như xóa đi bằng chứng về giá trị của bạn. Chẳng trách nó nhói.
Điều bạn thật sự đang trao đi (và điều bạn không trao)
Đây là một sự tái khung lấy bớt đi phần nóng của nó. Giao việc không phải là thả một nhiệm vụ xuống vực rồi hy vọng. Mà là chuyển giao quyền sở hữu một kết quả trong khi vẫn sẵn sàng làm chỗ dựa. Bạn không biến mất. Bạn đang đổi công việc của mình từ "làm nó" sang "thiết lập nó cho tốt và luôn liên lạc được".
Sự phân biệt đó quan trọng, vì cái câu chuyện lo âu trong đầu bạn thường là phiên bản vực thẳm: tôi trao nó đi, tôi mất hết quyền kiểm soát, và nếu nó hỏng tôi sẽ biết quá muộn để sửa. Cái câu chuyện đó là điều khiến bạn lượn lờ. Nhưng đó không phải cách giao việc tốt vận hành. Giao việc tốt xây sẵn đúng cái mức nhìn thấy được làm bạn dịu lại, một cách có chủ ý, ngay từ đầu, để sau này bạn không phải chạy theo nó.
Hãy nghĩ về nó như khác biệt giữa kiểm soát và ảnh hưởng. Bạn không thể kiểm soát cách người khác làm một nhiệm vụ. Bạn có thể định hình nó mạnh mẽ: bằng cách rõ ràng về việc "làm tốt" trông ra sao, bằng cách thỏa thuận khi nào bạn sẽ điểm tin, bằng cách là một người mà họ không sợ hỏi. Cố giữ quyền kiểm soát là cái làm bạn kiệt sức. Xây dựng ảnh hưởng mới là cái thật sự bảo vệ kết quả.
Một lối trao việc làm bạn dịu lại
Phần lớn nỗi lo âu khi giao việc đến từ việc trao đi quá ít thông tin rồi sau đó lấp đầy khoảng trống bằng sự giám sát đầy lo lắng. Cách sửa là dồn sự rõ ràng lên phía trước. Hãy chăm chút nhiều hơn ở lúc khởi đầu để bạn có thể buông trọn vẹn hơn về sau. Một cuộc trao việc làm yên lòng bạn thường có những phần này.
- Hãy gọi tên kết quả thật, chứ không phải nhiệm vụ. Đừng chỉ nói "ráp cái bộ slide lại". Hãy nói nó dùng để làm gì, cho ai, và một phiên bản tốt đạt được điều gì. Người ta không thể chạm tới một chuẩn mà họ không thấy. Khi họ hiểu đích đến, họ ra những quyết định tốt hơn trong mọi khoảnh khắc nhỏ mà bạn sẽ không có mặt.
- Hãy nói rõ cái gì là cố định và cái gì là của họ. Hãy thành thật về vài thứ thật sự không thể nhúc nhích (một hạn chót cứng, một quy tắc thương hiệu, một con số phải đúng) rồi trao cho họ sự tự do thật trên mọi thứ khác. Nếu mọi chi tiết đều cố định, bạn đã không giao việc, bạn chỉ biến mình thành một cái điều khiển từ xa. Sự tự do mới là cốt yếu.
- Hãy thỏa thuận các buổi điểm tin trước khi bạn cần đến chúng. Đây là cái việc làm được nhiều nhất cho lo âu. Thay vì lượn lờ hay im bặt, hãy đặt một nhịp ra thành tiếng: "Mình trao đổi vào thứ Tư nhé, và nhắn tôi bất cứ lúc nào trước đó nếu bạn gặp tường chắn." Giờ bộ não bạn có một câu trả lời đã định lịch cho câu "việc đang thế nào", nên nó có thể thôi hỏi mỗi giờ.
- Hãy điều chỉnh độ dài dây cho phù hợp với từng người. Người làm việc này lần đầu cần nhiều rào chắn hơn người đã làm nó nhiều năm. Nhiều cấu trúc hơn không phải là không tin tưởng, và ít cấu trúc hơn không phải là bỏ bê. Đó chỉ là sự hiệu chỉnh. Hãy cho người mới hơn những buổi điểm tin sớm hơn và những ví dụ rõ hơn, rồi nới rộng khoảng cách khi họ chứng tỏ được.
- Hãy trao cả quyền hạn, không chỉ công việc. Nếu bạn giao cho ai đó một việc nhưng bắt họ chạy mọi quyết định nhỏ trở lại qua bạn, thì bạn đã giữ cái phần làm bạn kiệt sức và chỉ trao đi việc gõ chữ. Hãy để họ quyết những điều mà cấp của họ nên quyết. Đó là cái giải phóng sự chú ý của bạn cho công việc mà chỉ bạn mới làm được.
Hãy để ý điều này làm gì. Bằng cách rộng rãi với sự rõ ràng ở đầu, bạn giành được quyền lùi lại ở cuối. Buổi điểm tin bạn đã định lịch thay thế cho mười buổi bạn lẽ ra đã làm vì lo lắng.
Hãy bắt đầu với thứ làm bạn sợ ít nhất
Nếu cả ý tưởng này làm bạn căng thẳng, đừng bắt đầu với nhiệm vụ bạn gắn bó nhất. Hãy bắt đầu với một việc ít đặt cược cho thần kinh bạn nhưng đủ thật để có giá trị. Bạn đang xây một thói quen và thu thập bằng chứng, và bạn muốn có sớm bằng chứng rằng buông tay là sống sót được.
Một cách đơn giản để phân loại những gì trên đĩa của bạn: những nhiệm vụ nào mà chỉ bạn có bối cảnh hay quyền hạn để làm, và những nhiệm vụ nào bạn đang giữ chủ yếu vì thói quen, hoặc vì trao chúng đi có cảm giác khó chịu? Nhóm thứ nhất thật sự là của bạn cho lúc này. Nhóm thứ hai là danh sách giao việc của bạn, và nó gần như luôn dài hơn bạn tưởng. Cái báo cáo định kỳ chẳng cần đích danh bạn viết. Cuộc họp cố định mà bạn có thể cử người khác đi thay. Kiểu nhiệm vụ mà bạn có thể giải thích trong một cuộc trò chuyện năm phút. Đó là những chỗ bạn luyện tập.
Ở đây có một lợi ích lặng lẽ hơn dễ bị bỏ sót khi bạn đang lo âu. Trao công việc thật cho ai đó là một trong những cách chính mà người ta lớn lên. Một nhiệm vụ mà với bạn là thường ngày có thể chính là cái thử thách dựng nên sự tự tin và kỹ năng của người khác. Khi bạn giữ mọi thứ vì bạn làm nhanh hơn, bạn không chỉ đang đốt cháy chính mình, bạn còn âm thầm đặt một cái trần lên những người quanh bạn. Buông tay là cách bạn thôi làm cái trần ấy.
Hãy thử một cuộc trao việc trong tuần này. Hãy chọn một thứ từ nhóm thứ hai, dùng các bước ở trên, và để ý điều gì thật sự xảy ra so với điều bạn đã sợ. Cái khoảng cách đó, giữa nỗi khiếp sợ và thực tế, là toàn bộ bài học.
Khi họ làm khác cách bạn làm
Đây là phép thử phân biệt người biết giao việc với người chỉ giả vờ. Đồng nghiệp của bạn nộp công việc tốt, và khác với cách bạn sẽ làm. Không sai. Chỉ là không phải của bạn.
Phản xạ lo âu là "sửa" nó lại thành phiên bản của bạn. Hãy chống lại điều đó, thật cứng. Mỗi lần bạn làm lại công việc đã giao cho khớp gu của bạn, bạn dạy người đó hai điều: rằng sự phán đoán của họ không tính, và rằng trao nó cho bạn là vô ích vì bạn sẽ chỉ lấy lại. Làm vậy vài lần và họ thôi cố gắng. Rồi bạn lại làm hết mọi việc và gọi đó là một vấn đề của đội.
Đây là chỗ việc tách hai câu hỏi giúp ích. Nó có đạt cái chuẩn thật, cái chuẩn gắn với kết quả không? Hay nó chỉ không khớp với sở thích cá nhân của bạn? Hãy giữ vững lằn ranh ở cái thứ nhất. Hãy buông cái thứ hai, ngay cả khi da bạn hơi nổi gai. Sự khó chịu khi thấy nó được làm khác đi chính là cái cơ bắp mà bạn đang cố rèn.
Sai lầm rồi cũng sẽ xảy ra, vì đó là dáng vẻ của việc trao đi công việc thật. Cách bạn phản ứng lần đầu khi ai đó làm hỏng sẽ đặt bầu thời tiết cho mọi thứ sau đó. Amy Edmondson, nhà nghiên cứu của Harvard đứng sau ý tưởng an toàn tâm lý, nhận thấy rằng những đội tốt nhất không phải là những đội phạm ít lỗi nhất, mà là những đội nơi người ta thấy đủ an toàn để nêu ra sai lầm sớm thay vì giấu chúng. Nếu phản ứng của bạn trước một cú vấp là sà vào lấy lại công việc, bạn dạy người ta che giấu vấn đề cho đến khi chúng quá lớn để giấu. Nếu phản ứng của bạn là "được rồi, mình cùng gỡ, bạn cần gì", bạn dạy họ mang rắc rối đến cho bạn khi nó còn nhỏ. Một trong hai cái giữ bạn thức trắng đêm. Cái kia cho bạn ngủ.
Cái phần thật ra là về bạn
Có một tầng lặng lẽ hơn ở đây, và đáng để gọi tên cho rõ. Đôi khi sự kháng cự việc giao việc chẳng phải về công việc gì cả. Mà là việc cứ vùi mình trong các nhiệm vụ giữ bạn khỏi một kiểu công việc khó hơn, phơi bày hơn: dẫn dắt. Làm thì cụ thể, được khen, và an toàn. Tin tưởng người khác với những thứ quan trọng thì bất định và dễ tổn thương. Thích cái an toàn thì cũng dễ hiểu. Nó chỉ chẳng làm điều gì lớn lên.
Khi cái thôi thúc giành lại một nhiệm vụ dâng lên, sẽ giúp ích nếu bạn tự hỏi mình thật ra đang với tới điều gì. Công việc có thật sự đang gặp rủi ro không? Hay bạn đang cố vỗ về một cảm giác cũ, cái cảm giác bảo rằng bạn chỉ an toàn khi bạn là người ôm giữ mọi thứ? Thường thì, nhiều hơn mức người ta thừa nhận, cái thứ hai mới đúng. Và bạn có thể đáp lại cái cảm giác đó mà không làm lại công việc của đồng nghiệp. Một hơi thở chậm. Một cái nhìn vào điều họ thật sự đã giao nộp, chứ không phải điều bạn sợ. Một lời tự nhắc rằng bạn đã xây sẵn một buổi điểm tin, nên bạn sẽ, trên thực tế, biết được kịp lúc.
Hãy nhẹ nhàng với chính mình khi bạn luyện tập điều này. Cái nút thắt sẽ không tan biến ngay lần đầu bạn buông một thứ gì đó. Nó nới lỏng qua sự lặp lại, theo cách mọi nỗi sợ vẫn vậy khi bạn cứ cho nó thấy rằng cái điều bạn đã khiếp sợ đã không xảy ra. Mỗi cuộc trao việc êm xuôi là một bằng chứng để hệ thần kinh của bạn cất đi.
Một ranh giới thành thật. Nếu nỗi lo âu quanh việc kiểm soát ăn sâu hơn cả công việc, nếu nó làm bạn mất ngủ, giữ bạn khỏi việc nói không, hay theo bạn về nhà vào mọi phần của cuộc đời bạn, thì điều đó đáng để nói thấu đáo với một bác sĩ hay một nhà trị liệu thay vì tự xoay xở một mình. Chủ nghĩa cầu toàn và nhu cầu kiểm soát là những sợi chỉ thường gặp trong lo âu, và chúng đáp ứng tốt với sự hỗ trợ đúng đắn. Muốn có nền đất vững vàng hơn dưới chân không phải là một điểm yếu trong sự lãnh đạo của bạn. Đó là một trong những điều trưởng thành hơn mà bạn có thể làm cho nó.
Nguồn
- Harvard Business Review, To Be a Great Leader, You Have to Learn How to Delegate Well
- Cleveland Clinic, Signs You Have High-Functioning Anxiety
- Amy C. Edmondson, Psychological Safety
- Harvard Business Review, Why Aren't I Better at Delegating?