የተረጋጉ ስብሰባዎች፦ ሰዎች በእውነት የሚናገሩበትን ክፍል እንዴት እንደሚመሩ

ውጥረት ውስጥ የከተተዎትን የመጨረሻ ስብሰባ ያስቡ። ምናልባት ፍጥነቱ ይሆናል፣ አንድ ሰው እያንዳንዱን ጸጥታ የሚሞላበት መንገድ፣ ወይም ሥራውን ያልሠራው ማን እንደሆነ ፊቶችን የሚቃኘው አለቃ። ምናልባትም ሊሰይሙት የማይችሉት ነገር፣ ሦስተኛው ደቂቃ አካባቢ ላይ ግማሽ የበሰለውን ሐሳብዎን ለራስዎ ለማስቀረት እንዲወስኑ ያደረገ ጸጥ ያለ የጫና ድምፅ ብቻ።

ያ ውሳኔ ሙሉው ችግር ነው። በተወጠረ ስብሰባ ውስጥ የሚከሰተው እጅግ ውድ ነገር የባከነው ጊዜ አይደለም። ማንም ያልተናገረው ዓረፍተ ነገር ነው። አንድ ሰው ሲመጣ አይቶ የዋጠው አደጋ። ዕቅዱን ይለውጥ የነበረው ጥያቄ፣ መጠየቁ ስላላስተማመነ የቆመ።

የተረጋጉ ስብሰባዎች እነዚያን ዓረፍተ ነገሮች የሚመልሱበት መንገድ ናቸው። መረጋጋት ማለት መዘግየት ወይም መተኛት አይደለም። ሰዎች እውነቱን እንዲነግሩዎት የሚያበቃ ጽናት ማለት ነው።

ስብሰባዎች በመጀመሪያ ደረጃ ለምን እንደሚሞቁ

የሚገጥምዎትን ማወቅ ይረዳል፣ ምክንያቱም ብዙው ነገር የግል አይደለም። ሥራ የበለጠ ጫጫታ ሆኗል። Microsoft በዕውቀት ሠራተኞች ላይ ያደረገው ጥናት እንዳገኘው፣ ሰዎች በዋና የሥራ ሰዓታት ውስጥ በየሁለት ደቂቃው ገደማ ይቋረጣሉ፣ በቀን 275 ጊዜ ገደማ፣ በስብሰባዎች፣ በኢሜይሎችና በመልእክቶች። ከስብሰባዎቹ ግማሹ ሰዎች ከሁሉ በተሻለ በሚያስቡባቸው ሰዓታት ውስጥ በትክክል ይወድቃል፣ ጠዋት ከዘጠኝ እስከ አሥራ አንድ ሰዓት እና ከሰዓት በኋላ ከአንድ እስከ ሦስት ሰዓት። ስለዚህ ስብሰባ ብዙ ጊዜ ሰዎችን አስቀድሞ የተበጣጠሱ፣ ከትኩረት ሥራ የተነቀሉ፣ ቀጣዩን ደወል የሚጠባበቁ ሆነው ያገኛቸዋል።

በዚያ ዓይነት ጫና ውስጥ ሰውነት ሰውነት የሚያደርገውን ያደርጋል። የስጋት ሥርዓቱ ይፈጥናል። ትንፋሽ ጥልቀት ያጣል፣ ትኩረት ይጠባል፣ ጥንቁቅና ለጋስ አስተሳሰብን የሚይዘው የአንጎል ክፍልም ጸጥ ይላል። በዚያ ሁኔታ ውስጥ ያሉ ሰዎች ሐሳብ አያፈልቁም። ይከላከላሉ። እስኪያልቅ ይጠባበቃሉ።

ያ መጥበብ በስብሰባ ውስጥ እውነተኛ ዋጋ አለው። የተጨነቀ አእምሮ ሊይዘው በሚችለው ነገር ላይ በቀጥታ ያንሳል። አማራጮችን ማመንጨት ያቆማል፣ የሌላውን ሰው አመለካከት ማገናዘብ ያቆማል፣ ምቾት ማጣቱን የሚያስቆም ፈጣኑን መልስ ይይዛል። ስለዚህ በትንሹ የተጨነቁ ሰዎች የሞላበት ክፍል ለመቀመጥ የማይመች ብቻ አይደለም። ስብሰባው ሊሠራው ለተፈጠረው ትክክለኛ ነገር፣ ማለትም አብሮ በሚገባ ለማሰብ፣ የከፋ ነው።

የሞቀ ስብሰባ በራሱም ይመገባል። ውጥረት ተላላፊ ነው። አንድ የተቆረጠ ቃና፣ አንድ ትዕግሥት የለሽ ትንፋሽ፣ ክፍሉ በሙሉ አንድ ደረጃ ይወጠራል። ሲሆን ማየት ይችላሉ። አንድ ሰው ይሳላል፣ ሁለት ሌሎች ይጠነቀቃሉ፣ አሁን ደግሞ ስብሰባው ማንም ወዳልመደበው ፍጥጫ በጸጥታ ተለውጧል።

«መረጋጋት» በእውነት የሚገዛልዎት ምንድን ነው

ሙቀቱን የመቀነስ ትርፍ በጥናቱ ውስጥ ስም አለው፦ ሥነ ልቦናዊ ደኅንነት። ይህን ለአሥርተ ዓመታት ያጠናችው የሃርቫርዷ Amy Edmondson፣ ሐሳብ፣ ጥያቄ፣ ስጋት ወይም ስህተት ሳይቀጡ ወይም ሳይዋረዱ መናገር እንደሚችሉ የሚሰማ የጋራ ስሜት ብላ ትገልጸዋለች። ሰዎች አንዳንድ ጊዜ ይህን ሰምተው መላላት ማለት ነው፣ ወይም ሁሉም መስማማት አለበት ማለት ነው ብለው ያስባሉ። ሁለቱም አይደሉም። ክፍሉ ለእውነተኛነት፣ የማይመቸውንም ጨምሮ፣ በበቂ ሁኔታ አስተማማኝ ነው ማለት ነው።

ይህ ስብሰባው ለሚሰጠው ስሜት ብቻ ሳይሆን ለውጤት ለምን እንደሚጠቅም ይኸውና። ለመናገር ደኅንነት የሚሰማቸው ቡድኖች ችግሮችን ቀድመው ያወጣሉ፣ የበለጠ ሐሳብ ያካፍላሉ፣ ከሚበላሸውም ነገር በፍጥነት ይማራሉ። እንደ መሪ ከሁሉ በላይ የሚያስፈልግዎት መረጃ፣ መጥፎ ዜናው፣ ጥርጣሬው፣ «ስህተት ልንሠራ ነው ብዬ አስባለሁ» የሚለው፣ የሚጓዘው መናገሩ ሰውዬውን ምንም በማያስከፍልበት ክፍል ውስጥ ብቻ ነው። የተረጋጋ ስብሰባ የዚያ መረጃ ማድረሻ ሥርዓት ነው። የተወጠረው ደግሞ የሚሞትበት ቦታ ነው።

ጸጥ ያለ ጥቅምም አለ። ሰዎች ከመጡበት ተረጋግተው ስብሰባ ሲወጡ፣ ያንን ወደ ቀጣዩ የሥራ ሰዓት ይዘውት ይሄዳሉ። ተወጥረው ሲወጡ ደግሞ ያንንም ይዘውት ይሄዳሉ። ስብሰባ ስብሰባ ብቻ ሆኖ አያውቅም። ከእሱ በኋላ ለሚሆነው ሁሉ ሙቀቱን እያስቀመጡ ነው።

ከስብሰባው በፊት፦ የመረጋጋቱ ግማሽ የሚወሰነው እዚህ ነው

ስብሰባን የሚያወጥረው አብዛኛው ነገር ማንም ቃል ከመናገሩ በፊት የተጋገረ ነው።

• በጭራሽ ስብሰባ መሆን አለበት ወይ በሚለው ላይ እውነተኛ ይሁኑ። መልእክት ሊሆን የሚችል የሁኔታ ማሳወቂያ ክፍል አይገባውም። የሰዎችን የትኩረት ጊዜ መጠበቅ በራሱ የሚያረጋጋ ተግባር ነው። የሚሰርዙት እያንዳንዱ ስብሰባ አስቀድሞ በተጣበበ ቀን ውስጥ አንድ ያነሰ መቋረጥ ነው።
• ነጥቡን አስቀድመው ይላኩ። «የምንወስነው ይህን ነው፣ ምክንያቱም ደግሞ ይህ ነው» የሚል ብዙ ጸጥ ያለ ሥራ ይሠራል። ሰዎች ከመገመት ይልቅ ተዘጋጅተው ይገባሉ፣ መገመት ደግሞ ብዙ ቀላል ጭንቀት የሚኖርበት ቦታ ነው።
• ጥቂት ሰዎችን ይጋብዙ። ትንሽ ክፍል የበለጠ አስተማማኝ ክፍል ነው። ለስድስት ሰዎች መናገር ከአሥራ ስድስት ይቀላል፣ አንድ ሰው ጸጥ ማለቱን ማስተዋልም ይቀላል።
• በዙሪያው ክፍተት ይተዉ። በሁለት ስብሰባዎች መካከል የተጨመቀ ስብሰባ ሁሉም አስቀድሞ ወደኋላ ቀርቶ ይጀምራል። ከቻሉ ቀጣዩ በሚጀምርበት ልክ የሚያልቅ ሰዓት አይያዙ። አምስት ደቂቃ የመተንፈሻ ጊዜ እንኳ ሰዎች የሚደርሱበትን መንገድ ይለውጠዋል።

በክፍሉ ውስጥ፦ ትናንሽ እርምጃዎች፣ ትልቅ ልዩነት

ሙቀቱን የሚያስቀምጡት በመጀመሪያዎቹ ሁለት ደቂቃዎች ውስጥ ነው፣ በአብዛኛውም በራስዎ አካልና ቃና። ሰዎች ከማንም በላይ መሪውን ያነባሉ፣ ስለዚህ መረጋጋትዎ፣ ወይም ውጥረትዎ፣ መጀመሪያና በፍጥነት ይዛመታል።

በአስተማማኝ ሁኔታ የሚረዱ ጥቂት ነገሮች፦

ተፈጥሯዊ ከሚመስለው ባነሰ ፍጥነት ይጀምሩ

በሙሉ ፍጥነት በቀጥታ ወደ አጀንዳው የመግባት ግፊትን ይቃወሙ። እውነተኛና ያልተጣደፈ መክፈቻ፣ እውነተኛ ሰላምታ፣ ሰዎች እንዲረጋጉ የሚሰጥ ቅጽበት፣ ይህ ክፍል ድንገተኛ ሁኔታ አለመሆኑን ያመለክታል። አንድ ደቂቃ ያስከፍላል። ያለበለዚያ ስብሰባውን ሙሉ እየተከታተሉ የሚያሳልፉትን ትኩረት ይገዛልዎታል።

ከባዱን ነገር እንደሚፈልጉ ይናገሩ

ሰዎች ሆን ብለው ካልጠየቁ በስተቀር ጥርጣሬያቸውን አያመጡልዎትም። በግልጽ ይናገሩት። «ችግሩን ካስረከብን በኋላ ከምሰማ አሁን ብሰማ እመርጣለሁ» ወይም «እዚህ ላይ ምን እያመለጠኝ ነው?» የሚል ነገር። የEdmondson ሥራ ትንሽ ግን ኃይለኛ እርምጃን ይጠቁማል፦ መሪ የራሱን ወሰን ጮክ ብሎ ማመኑን። «በዚህ ላይ ተሳስቼ ሊሆን ይችላል» ማለት ለሁሉም ሰው እርግጠኛ ላለመሆን ፈቃድ ይሰጣል። በላይ ያለው እርግጠኝነት ክፍሉን ጸጥ ያደርገዋል።

ጸጥታን አስቸጋሪ ሳይሆን አስተማማኝ ያድርጉት

ጥያቄ ጠይቀው ማንም ሳይመልስ ሲቀር፣ የመጀመሪያው ስሜት ክፍተቱን ራስዎ መሙላት ነው። አያድርጉት፣ ቢያንስ ወዲያውኑ። በጭንቅላትዎ ውስጥ እስከ አምስት ይቁጠሩ። ጸጥተኞቹ ሰዎች ብዙ ጊዜ አሁንም እያሰቡ ያሉ ናቸው፣ ፈጣን ተናጋሪዎቹ የማይፈልጉትን ቅጽበት ደግሞ ይፈልጋሉ። እያንዳንዱን ስብሰባ ተመሳሳዮቹ ሁለት ድምፆች የሚሸከሙት ከሆነ፣ ያ ተሳትፎ ሳይሆን በሩን በማስፋት ሊያስተካክሉት የሚችሉት አለመመጣጠን ነው።

አንድ ውሳኔ በእውነት ሲጠቅም፣ ከሁሉ ጮክ ብሎ ለሚናገረው ከመተው ይልቅ ሰዎች የሚገቡበትን የተዋቀረ መንገድ ይስጡ። ክፍት ውይይቱ ከመጀመሩ በፊት እያንዳንዱ ሰው አንድ ነገር የሚናገርበት ፈጣን ዙር ይሞክሩ። ወይም ሁሉም መጀመሪያ ሐሳባቸውን ለስድሳ ሰኮንድ እንዲጽፉ፣ ከዚያም እንዲያካፍሉ ይጠይቁ። እነዚህ ትናንሽ አወቃቀሮች ሜካኒካል ይመስላሉ፣ በመጀመሪያውም ጊዜ ትንሽ ያስቸግራሉ። ሆኖም ያለበለዚያ ሐሳባቸውን ይዘው ከሚቀመጡ ሰዎች ሐሳብን በአስተማማኝ ሁኔታ ያወጣሉ፣ መጀመሪያ የመናገርንም ማኅበራዊ አደጋ ያስወግዳሉ።

ለመጀመሪያው ደፋር ሰው እንደ ወርቅ ምላሽ ይስጡ

አንድ ሰው ትንሽ የማይመቸውን ነገር በተናገረበት ቅጽበት፣ ክፍሉ በሙሉ ቀጥሎ ምን እንደሚሆን እየተመለከተ ነው። ተከላካይ ወይም ንቀት ያለው ከሆኑ፣ ለቀሪው ዓመት ሁሉም ጸጥ እንዲል አስተምረዋል። ቀላሉ «ስለተናገሩት እናመሰግናለን፣ በትክክል መስማት የነበረብን ይህንኑ ነው» የሚል ቃል ለቡድን እውነተኛነት ከማንኛውም ፖሊሲ በላይ ይሠራል። ነጥቡን እየደገፉ አይደለም። እሱን ለማንሳት የወሰደውን ድፍረት እየሸለሙ ነው።

የራስዎን ሰውነት የተረጋጋ ያድርጉ

የራስዎ ደወል እየጮኸ እያለ በግልጽ ማሰብ ወይም በመረጋጋት መምራት አይችሉም። እየፈጠኑ መሆንዎ ሲሰማዎት፣ ትንፋሽዎን አዝግመው ይልቀቁ፣ እግርዎን መሬት ላይ ያሳርፉ፣ ትከሻዎን ያውርዱ። ያ ትንሽ ማስተካከያ የራስዎን ፍርድ የሚያገኙበት መንገድ ነው፣ ጭንቀትዎንም በክፍሉ ውስጥ ላሉት ሁሉ ከማስተላለፍ የሚያድንዎት ነው።

ያም ሆኖ ሲሞቅ

አንዳንድ ስብሰባዎች ምንም ያህል በሚገባ ቢዘጋጁ ይወጠራሉ። እውነተኛ አለመግባባት፣ ከባድ ቁጥር፣ የሰዎችን ኩራት ወይም ሥራ የሚነካ ውይይት። የተረጋጋ አመራር ማለት እነዚያን ቅጽበቶች እንደሌሉ ማስመሰል አይደለም። እንዴት እንደሚይዟቸው ነው።

ሙቀቱ ሲወጣ ይሰይሙት። «ይህ የተጫነ ይመስላል፣ ትክክልም ነው፣ ይህ ጉዳይ ይጠቅማል።» ውጥረቱን ጮክ ብሎ መሰየም ማለት ይቻላል ሁልጊዜ የተወሰነ አየር ያወጣለታል፣ ምክንያቱም መሪው በእሱ አለመናወጡን ሲያዩ ሰዎች ትንሽ ይረጋጋሉ። ሆን ብለው ፍጥነቱን ያዝግሙ። ፍርድ ከመስጠት ይልቅ ጥያቄ ይጠይቁ። ክፍሉ ለጥሩ አስተሳሰብ በእውነት በጣም የሞቀ ከሆነ ደግሞ፣ «አሥር ደቂቃ እንውሰድ» ወይም «በዚህ ላይ አድረን ነገ እንወስን» ማለት ሙሉ በሙሉ ተገቢ ነው። ሁሉም ሰው በጎርፍ ውስጥ እያለ መወሰንን የሚጠይቅ ዋጋ ያለው ውሳኔ ማለት ይቻላል የለም።

አንድ ሰው የበላይ እየሆነ ወይም ሌሎችን እያደቀቀ ከሆነ፣ ያ በገርነትና በግልጽ የሚያስተዳድሩት የእርስዎ ጉዳይ ነው። መረጋጋት ማለት ከሁሉ ጩኸተኛው ሰው ሁኔታዎቹን እንዲያስቀምጥ መፍቀድ አይደለም። ጸጥ ያሉትን ድምፆች መጠበቅ ክፍሉን አስተማማኝ የማድረግ አካል ነው፣ ሲያደርጉትም የቀረው ቡድን በጸጥታ ያመሰግንዎታል።

ሙቀቱን በሚያወርድ መንገድ ይዝጉት

ስብሰባ የሚዘጋበት መንገድ ሰዎች ይዘውት የሚወጡትን ይቀርጻል። አውሮፕላኑን ሆን ብለው ያሳርፉት። የተወሰነውን፣ ማን ምን እንደሚሠራ፣ እና በእውነት ገና ክፍት የሆነውን ግልጽ ያድርጉ። አሻሚነት የራሱ የሆነ ጭንቀት ነው፣ ግልጽ ያልሆነ መዝጊያ ደግሞ ሰዎችን ከመሥራት ይልቅ ያልተመለሱ ጥያቄዎችን እያመነዠኩ ወደ ጠረጴዛቸው ይመልሳቸዋል።

አጭርና ልባዊ ምስጋናም ይረዳል፣ በተለይ ከባድ ነገር ለተናገረ ማንኛውም ሰው። እውነተኛነት በጠየቁ ጊዜ የከፈቱትን ዑደት እየዘጉ ነው። ሰዎች ግልጽነት ተሸልሞ እንደሆነ ወይም ተቀጥቶ እንደሆነ ያስታውሳሉ፣ በሚቀጥለውም ጊዜ በዚያው መሠረት ራሳቸውን ያስተካክላሉ።

ከስብሰባዎች በላይ ሲሆን ላይ አንድ ማስታወሻ

አንዳንድ ጊዜ በክፍሉ ውስጥ ያለው ውጥረት ክፍሉ ሊያስተካክለው የማይችለው ነገር ምልክት ነው። በቋሚ ጫና የሚሮጥ ቡድን፣ መናገር በእውነት ተቀጥቶበት የነበረ ባህል፣ የራሱ ጭንቀት በሁሉም ላይ የሚፈስ አለቃ። በተሻለ የሚመሩ ስብሰባዎች ይረዳሉ፣ ማድረጋቸውም ተገቢ ነው። ሰዎችን እያደቀቀ ያለን ሥርዓት ግን አይፈቱም።

ከስብሰባዎች በፊት በደረትዎ ውስጥ የሚሰማው ፍርሃት ስለ ስብሰባዎች መሆኑ ማብቃቱን ካስተዋሉ፣ በሥራ ላይ ያለው ጫና በመደበኛነት ወደ እንቅልፍዎ፣ ወደ ምግብ ፍላጎትዎ ወይም ስለ ራስዎ ወደሚሰማዎት ስሜት እየፈሰሰ ከሆነ፣ ይህ በቁም ነገር ሊታይና ከሐኪም ወይም ከቴራፒስት ጋር ሊወያዩበት ይገባል። መረጋጋት ሊገነቡት የሚችሉት ችሎታ ነው። እንዲሁም ባዶ ሆነው፣ ብቻዎን፣ ላልተወሰነ ጊዜ ሊፈበርኩት የሚገባ ነገር አይደለም።

ግቡ ፍጹም ስብሰባ አይደለም። እውነት ሊነገርበት የሚችል ክፍል ነው። ያንን ይገንቡ፣ በአንድ ጊዜ አንድ የተረጋጋ ስብሰባ፣ ሰዎችም ገና ለመጠቀም ጊዜ እያለ ከሁሉ በላይ መስማት የሚያስፈልግዎትን ነገር ማምጣት ይጀምራሉ።

ምንጮች

• Microsoft WorkLab, Breaking Down the Infinite Workday (Work Trend Index research)
• Tijs Besieux and Amy C. Edmondson, How to Improve a Meeting (When You're Not in Charge) (Harvard Business Review)
• Amy C. Edmondson, Psychological Safety