ፈጣን ምክሮች
- እውነተኛውን ዜና በሠላሳ ሰከንድ ውስጥ ይናገሩ።
- ያልታወቀውን ይሰይሙ፣ ቀንም ይስጡ።
- ከመግባትዎ በፊት አንድ ቀስ ያለ ትንፋሽ ይውሰዱ።
የሁሉም ሠራተኞች ስብሰባ ያስቡ። ስላይዶቹ ተከፍተዋል፣ ጥንቁቅ ጽሑፍ ተዘጋጅቷል፣ "ብዙዎቻችሁ እንደሰማችሁት" በሚል የሚጀምር ዓረፍተ ነገር አለ። ስብሰባው ሲያበቃ ግማሹ ክፍል ማዳመጡን አቁሞ መልእክት መላክ ጀምሯል። አዲሱ አወቃቀር ምን እንደሆነ አይጠይቁም። ለተጨነቀ ሰው ጠቃሚ የሆኑትን ብቸኛ ጥያቄዎች ነው የሚጠይቁት፦ ሥራዬ ደኅና ነው? ይህን ከእኛ ደበቁት? እነዚህ ሰዎች የሚነግሩኝን አሁንም ማመን እችላለሁ?
የለውጥ ግንኙነት እውነተኛ ፈተና ያ ነው። በስላይዶቹ ላይ ያለው ዕቅድ ጤናማ ሊሆን ይችላል። በሰዎች አካል ውስጥ የሚደርሰው ግን ቀላልና የቆየ ነገር ነው፦ ደኅና ነኝ ወይ፣ ከእኔ ጋር ቀጥተኛ ነዎት ወይ። ያንን ክፍል ካሳሳቱ በዓለም ላይ እጅግ ንጹሑ ስትራቴጂ በወረቀት ላይ ሞቶ ይደርሳል።
አብዛኛው የለውጥ ግንኙነት የሚወድቀው በተራ ምክንያት ነው። መሪዎች ለውጡን እንደ ተግባራት ስብስብ ያብራራሉ (አዲሱ የድርጅት ገበታ ይኸው፣ አዲሶቹ መሣሪያዎች ይኸው)፣ ሰዎች በእውነት የሚያስፈልጓቸውን ሁለት ነገሮች ደግሞ ይዘላሉ (ይህ ለምን እየሆነ እንዳለና ለእኔ ምን ማለት እንደሆነ)። የ London Business School ተመራማሪ ኤልስቤት ጆንሰን ለ Harvard Business Review ስትጽፍ እንዳገኘችው፣ መሪዎች የሚፈልጉትን በተከታታይ ከውጤቶች ይልቅ በእንቅስቃሴዎች ይገልጹታል፣ በእውነት የሚጠይቁትን ሙሉ መጠንም አልፎ አልፎ ብቻ ግልጽ ያደርጋሉ። ሰዎች ክፍተቶቹን ራሳቸው እንዲሞሉ ይተዋሉ። በፍርሃት ይሞሏቸዋል።
እርግጠኛ አለመሆንን ጮክ ብሎ መናገር እጅግ የሚከብደው ለምንድን ነው
ወጥመዱ ይኸው ነው። እያንዳንዱ መልስ ከሌለዎት፣ ደመ ነፍስዎ እስኪኖርዎት ድረስ መጠበቅ ነው። ማስታወቂያውን ማቆየት። ጠርዞቹን ማለስለስ። ሙሉ በራስ መተማመን ማሳየት። የበለጠ ደግ ይመስላል። የበለጠ ሙያዊ ይመስላል።
አብዛኛውን ጊዜ ውጤቱ ይገለበጣል። ጸጥታ እንደ ጥንቃቄ አይነበብም። መጥፎ ዜና እየተስተናገደ እንዳለ ሆኖ ይነበባል፣ ሰዎችም ሊገምቱት ለሚችሉት እጅግ የከፋ ስሪት ይዘጋጃሉ። ይህ በእንዲህ እያለ አለማወቁ ራሱ አጥፊ ነው። American Psychological Association እርግጠኛ አለመሆንን መቻል የሚከብዳቸው ሰዎች ለጭንቀትና ለዝቅተኛ ስሜት የተጋለጡ እንደሚሆኑ ይጠቅሳል፣ እርግጠኛ አለመሆን መኖሩን መቀበልም በእውነት መቆጣጠር በምንችለው ላይ እንድናተኩር የሚያስችለን መሆኑን ይናገራል። ቢሰይሙትም ባይሰይሙትም ቡድንዎ በዚያ ምቾት ማጣት ውስጥ እየኖረ ነው። መሰየሙ ሊሰጡ የሚችሉት የመጀመሪያው እፎይታ ነው።
ስለዚህ ግቡ የሌሉዎትን መልሶች እንዳሉዎት ማስመሰል አይደለም። ስለሚያውቁት፣ ስለማያውቁትና የበለጠ መቼ እንደሚያውቁ ስለሚጠብቁት ቅርጽ ሐቀኛ መሆን ነው። ያ ክህሎት ነው፣ በሚገባም ማድረግ ይችላሉ።
በጫና ውስጥ የሚጸና ቅደም ተከተል
ከባድ ወይም ያልተረጋጋ ዜና ማድረስ ሲኖርብዎ፣ ነገሮችን የሚናገሩበት ቅደም ተከተል እንደ ቃላቱ ራሱ ጠቃሚ ነው። የሚሠራ ንድፍ፦
- በእውነት ይጀምሩ፣ በግልጽ። እውነተኛውን ነገር በመጀመሪያዎቹ ሠላሳ ሰከንዶች ውስጥ ይናገሩ። "ቡድኑን እያዋቀርን ነው፣ አንዳንድ ሚናዎችም ይቀየራሉ።" ዋናውን ዜና በአምስት ደቂቃ ዳራ ስር መቅበር ለሰዎች እነሱን እንደሚፈሩ ይነግራቸዋል፣ እነሱም ይሰማቸዋል።
- ለምን እንደሆነ ሰው ሊይዘው በሚችል መልኩ ይናገሩ። የፕሬስ መግለጫው ምክንያት አይደለም። እውነተኛው፣ እስከተፈቀደልዎ ድረስ። አመክንዮው ሐቀኛ ሲሆን ሰዎች ብዙ ነገር ይቅር ይላሉ። ሽንገላ ሲመስል ግን ማለት ይቻላል ምንም ይቅር አይሉም።
- ገና ስለማያውቁት ነገር የተለዩ ይሁኑ። "የተወሰነው ይኸው ነው። ያልተወሰነው ይኸው ነው። የበለጠ የማገኘውም መቼ እንደሆነ ይኸው ነው።" ግልጽ የሆነ ያልታወቀ ነገር ግልጽ ካልሆነ በእጅጉ ለመቀመጥ ይቀላል። በተቻለ መጠን ለቀጣዩ የፍተሻ ነጥብ ቀን ይስጡ።
- የግል ጉዳዩን ግልጽ ያድርጉ። ሰዎች አደጋ እየቃኙ እያሉ ስትራቴጂ መስማት አይችሉም። "ይህ ለእናንተ ምን ማለት እንደሆነ" ወደሚለው ቀድመው ይድረሱ፣ መልሱ "ገና አናውቅም፣ በድንገት እንድታውቁትም አልፈቅድም" ቢሆንም እንኳ።
- ከባዶቹን ጥያቄዎች ይጋብዙ፣ በእውነትም ይቀበሏቸው። ከዚያም መናገር አቁመው ያዳምጡ።
ያ የመጨረሻው እርምጃ አብዛኞቹ መሪዎች የሚያመነቱበት ነው፣ እጅግ ብዙ እምነት የሚገነባውም እሱ ነው።
ጸጥ ያለውን ክፍል ለመናገር ደኅንነት እንዲሰማ ያድርጉ
በእውነተኛ ለውጥ ውስጥ በሕንፃው ውስጥ ያለው እጅግ ጠቃሚ መረጃ ሰዎች ፊት ለፊትዎ ለመናገር የሚፈሩት ነው። በአዲሱ ዕቅድ ውስጥ የሚያዩት አደጋ። የጊዜ ሰሌዳው የማይሠራበት ምክንያት። በቡድናቸው ውስጥ ያለው ሁሉ አስቀድሞ የሚጨነቅበት ነገር።
ይህን መቼም ይሰሙት አይሰሙት የሚወሰነው የሃርቫርድ ተመራማሪዋ ኤሚ ኤድመንድሰን የሥነ ልቦና ደኅንነት በምትለው ላይ ነው፦ ሳይቀጡ ወይም ሳይናቁ መናገር፣ ጥያቄ መጠየቅ ወይም ጥርጣሬ መግለጽ እንደሚችሉ የጋራ ስሜት። ኤድመንድሰን ስለ እርግጠኛ ያልሆኑና በፍጥነት ስለሚንቀሳቀሱ ጊዜያት የምትለው ግልጽ ነው። ከእንግዲህ በፍርሃት መምራት አይችሉም። እንደ ተነሳሽነት ማነቃቂያ ከእንግዲህ አይሠራም፣ መሬቱ በሚንቀሳቀስበት ጊዜ እጅግ የሚያስፈልግዎትን ግልጽነትም ልክ ይዘጋዋል።
በለውጥ ወቅት ደኅንነት ደካማና በስህተት ለመስበር ቀላል ነው። ጥቂት ነገሮች ይጠብቁታል፦
- አንድ ሰው ጭንቀት ሲያነሳ እንደ ተግዳሮት ሳይሆን እንደ ስጦታ ይቁጠሩት። "ያንን በመናገርህ ደስተኛ ነኝ" ማለት ምንም አያስከፍልም፣ ሁሉንም ግን ይለውጣል።
- የተጠየቀውን ጥያቄ ይመልሱ፣ እነሱ ቢጠይቁልኝ የሚሉትን ጥያቄ አይደለም።
- የማያውቁት ከሆነ "አላውቅም" ብለው ጮክ ብለው ይናገሩ። የዕውቀቱን ወሰን መቀበል የሚችል መሪ ሌላውም ሁሉ ሐቀኛ እንዲሆን ፈቃድ ይሰጣል።
- የተቃወመውን ሰው ፈጽሞ ማሳያ አያድርጉት። ክፍሉ በሙሉ በእሱ ላይ ምን እንደሚደርስ እየተመለከተ ነው፣ የራሳቸውንም ሐቀኝነት በዚያ መሠረት ያስተካክላሉ።
ሁሉንም መንገር ሳይችሉ ሲቀሩ ምን ማድረግ እንዳለብዎ
አንዳንድ ጊዜ በእውነት ሙሉውን ምስል ማጋራት አይችሉም። ሕጋዊ ምክንያቶች፣ ያልተዘጋ ስምምነት፣ ገና ከደረጃዎ በላይ ያሉ ውሳኔዎች። መሪዎች ብዙውን ጊዜ ጸጥ የሚሉት እዚህ ላይ ነው፣ ጸጥ ማለቱ እጅግ የሚጎዳውም እዚህ ላይ ነው።
ሐቀኛም ወሰን ያለውም መሆን ይችላሉ። ይህን ይሞክሩ፦ "ከዚህ ውስጥ ገና ማውራት የማልችልባቸው ክፍሎች አሉ፣ ሌላ ነገር እንዳለም አላስመስልም። ልነግራችሁ የምችለው ሁሉ ይኸው፣ የበለጠ መናገር የምችልበት ጊዜም ይኸው።" የወሰኑን መኖር መሰየም ራሱ የክብር ዓይነት ነው። ወሰኑ የለም ብሎ በማስመሰል ብልህነታቸውን እንደማይሳደቡ ይነግራቸዋል።
ከዚያም መገኘትዎን ይቀጥሉ። ለውጥ አንድ ማስታወቂያ አይደለም። በሳምንታት ውስጥ የሚሰጡ መቶ ትንንሽ ምልክቶች ናቸው፣ እምነትም የሚገነባው ወይም የሚጠፋው በተግባር በመከተል ላይ ነው። የ HBR የቅርብ ጊዜ ሥራ ስለ ተከታታይ ለውጥ የሚያነሳው ነጥብ ለውጥ አልፎ አልፎ የሚከሰት ክስተት መሆኑን አቁሞ የሥራ ቋሚ የአየር ሁኔታ መሆኑን ነው፣ ይህም አፍዎን ሳይከፍቱ በፊት ሰዎችን የደከሙና የተጠራጠሩ ያደርጋቸዋል። ቡድንን ከእነሱ ጋር የሚያቆዩ መሪዎች የሚታዩ ሆነው የሚቀሩ፣ ሰዎች በመጀመሪያው ጊዜ ለመቀበል በጣም ተናውጠው ሲሆኑ መልእክቱን የሚደግሙና ያሉትንም የሚያደርጉ ናቸው።
ስለ የራስዎ መረጋጋት አንድ ቃል
ለአንድ ክፍል የሌለዎትን መረጋጋት መስጠት አይችሉም። በራስዎ ጭንቀት እየተንቀጠቀጡ ከገቡ፣ ሰዎች ከመልእክትዎ አንድ ቃል ከመያዛቸው በፊት ያንን ይይዛሉ። ስለዚህ ከከባዱ ውይይት በፊት መጀመሪያ የራስዎን ሰውነት ያረጋጉ። አንድ ቀስ ያለ ትንፋሽ። እግር መሬት ላይ። ከመግባትዎ በፊት አንድ ደቂቃ ብቻዎን። ግቡ ምንም አለመሰማት አይደለም። ተላላፊ የሚሆነው ፍርሃትዎ ሳይሆን መረጋጋትዎ እንዲሆን በሚያስችል መጠን የተስተካከሉ መሆን ነው።
ይህ ከባድ ሥራ ነው፣ በረጅም እርግጠኛ ያልሆነ ወቅትም ሊያዳክምዎት ይችላል። የራስዎን የጫና ምልክቶች ይከታተሉ። በከባድ ወቅት የመምራት ክብደት ወደ እንቅልፍዎ፣ ወደ ጤናዎ ወይም ወደሚወዷቸው ሰዎች እየፈሰሰ ከሆነ፣ ያ ከሐኪም፣ ከቴራፒስት ወይም ከሚያምኑት ሰው ጋር መነጋገር የሚያስፈልገው ነው። ቡድንን በለውጥ ውስጥ ማሻገር እውነተኛ ልፋት ነው። ለዚያም ድጋፍ መፈለግ ይችላሉ።
ፊትዎ ያሉት ሰዎች ከስላይዶቹ ማለት ይቻላል ምንም አያስታውሱም። የሚያስታውሱት ዓይናቸውን ተመልክተው እውነቱን ነግረዋቸው እንደሆነ፣ በሚቀጥለው ሳምንትና ከዚያ በኋላ ባለው ሳምንትም ተመልሰው መጥተው እንደሆነ ነው። ለውጥን በሚገባ ማስተላለፍ በእውነት ማለት ያ ነው። ፍጹም መልእክት አይደለም። የቆየ ሰው የተናገረው የሚታመን መልእክት ነው።
ምንጮች
- Harvard Business Review, How to Communicate Clearly During Organizational Change (Elsbeth Johnson)
- Amy C. Edmondson, Psychological Safety
- American Psychological Association, 10 tips for dealing with the stress of uncertainty
- Harvard Business Review, Leading Through Continuous Change