ፈጣን ምክሮች
- መስማት ያለባቸውን አንድ ነገር ይወስኑ።
- ከእውነታዎቹ በፊት ለስሜቱ ይመልሱ።
- ከባዱን መስመር ይናገሩ፣ ከዚያም መናገር ያቁሙ።
ከከባድ ውይይት በፊት የተለየ ዓይነት ጸጥታ አለ። የመክፈቻውን መስመር ምናልባት አርባ ጊዜ ተለማምደዋል። አፍዎ ደርቋል። የእርስዎ አንድ ክፍል ሌላው ሰው እንዲሰርዘው፣ ወይም ሕንፃው እሳት እንዲይዘው፣ ለአንድ ቀን የሚያዘገየው ማንኛውም ነገር እንዲሆን ተስፋ እያደረገ ነው። ከዚያም ተቀምጠው በእውነት መናገር ይኖርብዎታል።
ምናልባት ለቡድን ፕሮጀክታቸው እንደተቋረጠ እየነገሩ ነው። ምናልባት ዋጋ የሚያስከፍል ስህተት እየተቀበሉ ነው። ምናልባት ከወላጅ፣ ከትዳር አጋር፣ ከጓደኛ ጋር ያለው ውይይት ነው፣ አስቀድመው መጥፎ ሊሆን እንደሚችል የሚያውቁት። ዝርዝሮቹ ይቀያየራሉ። የሰውነቱ ምላሽ ግን አይቀየርም። ከባድ ጉዳይ ማለት የነርቭ ሥርዓትዎ ይህ አደጋ ነው ብሎ ወስኗል ማለት ነው፣ አደጋ የተሰማው ሰውነት ደግሞ ለጥልቀት አልተሠራም።
ወጥመዱ ያ ነው። ግልጽ፣ ፍትሐዊና ሞቅ ያሉ እንዲሆኑ እጅግ የሚያስፈልጋቸው ወቅቶች፣ ሰውነትዎ ከዚህ ውስጥ አንዱንም ለማድረስ እጅግ ያልተዘጋጀባቸው ወቅቶች ናቸው። ስለዚህ ሥራው መረጋጋት መሰማት አይደለም። ምናልባትም አይሰማዎትም። ሥራው ለማንኛውም በሚገባ መነጋገር ነው፣ ያንን የሚያስችሉ ጥቂት ነገሮች ተዘጋጅተው።
ከባድ ጉዳዮች የሚያምታቱን ለምንድን ነው
ጫና ሲወጣ የአእምሮዎ ፈጣን የአደጋ ምላሽ ክፍል ይጮሃል፣ ቀርፋፋውና ጥንቁቁ ክፍል ደግሞ ጸጥ ይላል። ውጤቱ ተሰምቶዎታል። በዓረፍተ ነገር መሃል ባዶ ይሆናሉ። ስለ ምንም ነገር መከላከያ ይይዛሉ። ወይ ክፍሉን በቃላት ያጥለቀልቁታል ወይ ደንዝዘው ማለት ይቻላል ምንም አይናገሩም። ከዚህ ውስጥ ምንም የባህርይ ጉድለት አይደለም። አካላት በአደጋ ጊዜ የሚያደርጉትን የሚያደርግ ሰውነት ነው።
ሁለተኛ ነገርም እየሆነ ነው፣ ደግሞም ይተላለፋል። ስሜቶች ተላላፊ ናቸው። ተወጥረውና ተኮማትረው ከገቡ፣ የመጀመሪያውን ዓረፍተ ነገር ሳይጨርሱ ሌላው ሰው ያነበዋል፣ እሱም ለማመሳሰል ይወጠራል። አሁን ስስ ነገር ለመያዝ የሚሞክሩ ሁለት የተጨነቁ ሰዎች ናችሁ። ተቃራኒውም እውነት ነው። የተረጋጋ ድምጽ ለሌላው ሰው የሚደገፍበት ነገር ይሰጠዋል። Harvard Business Review እንደ ስዋን ወፍ መምራት ብሎ ያስቀምጠዋል፦ ከሥር በጠንካራ ሁኔታ እየዋኙም ቢሆን ከላይ የተረጋጉ። ማንም ውኃው ውስጥ ያለውን መርገጥ ማየት አያስፈልገውም። ማየት የሚያስፈልጋቸው ክሩን አለማጣትዎን ነው።
ለዚህም ነው "ሐቀኛ ብቻ ሁን" በራሱ በቂ ያልሆነው። በተጥለቀለቀ የነርቭ ሥርዓት የሚደርስ ሐቀኝነት እንደ ደረቅነት ወይም እንደ ይቅርታ ይወጣል፣ ሁለቱም ያሰቡት ሆነው አይደርሱም። ግልጽነት በክፍሉ ውስጥ የሚጠሩት በጎነት ሳይሆን ከክፍሉ በፊት የሚገነቡት ክህሎት ነው።
በእውነት የሚረዳው ዝግጅት
አብዛኞቻችን ለከባድ ውይይት የምንዘጋጀው ክርክራችንን በመጻፍና ለሌላው ሰው ተቃውሞ በመዘጋጀት ነው። ውጤታማ ይመስላል። አብዛኛውን ጊዜ ግን ነገሩን ያባብሰዋል፣ ምክንያቱም አስቀድመው እየተከላከሉ፣ አስቀድመው እርግጠኛ ሆነው፣ ላልገመቱት ማንኛውም ነገር አስቀድመው ግማሽ ደንቆረው ስለሚገቡ።
በ2025 ስለ ከባድ ውይይቶች ዝግጅት በ Harvard Business Review ላይ በወጣ ጽሑፍ ጄፍ ዌትዝለር እጅግ ጠቃሚው ዝግጅት ክርክርዎን መሳል አለመሆኑን ይከራከራል። ከመግባትዎ በፊት የራስዎን የማወቅ ጉጉት ሆን ብሎ ማረጋገጥ ነው። አብራሪዎች ከበረራ በፊት የፍተሻ ዝርዝር ያካሂዳሉ። የቀዶ ጥገና ሐኪሞች መሠረታዊውን ለማረጋገጥ ቆም ይላሉ። እውነተኛ ውይይትም ተመሳሳይ ሆን ተብሎ የሚደረግና የማይደምቅ ዝግጅት ይገባዋል። መጀመሪያ በወረቀት ላይ መመለስ የሚገባቸው ጥቂት ጥያቄዎች፦
- ይህ ሰው በእውነት ይዞ መውጣት ያለበት አንድ ነገር ምንድን ነው? አሥር ነገሮች አይደሉም። አንዱ። ሌላ ምንም ባያስታውስ፣ ምንድን ነው።
- ምናልባት አስቀድሞ የሚጠረጥረው ወይም የሚያውቀው ምንድን ነው? እርስዎ እንደሚያስቡት ሰዎችን አልፎ አልፎ ብቻ ነው የሚያስደንቁት። አስቀድሞ የሚሰማቸውን መሰየም ሙቀቱን በፍጥነት ይቀንሳል።
- በእውነት የምፈልገው ውጤት ምንድን ነው? ትክክል መሆን ውጤት አይደለም። መደመጥ ውጤት አይደለም። ውሳኔ፣ ቀጣይ እርምጃ፣ የተጠገነ ግንኙነት፣ እነዚያ ውጤቶች ናቸው።
- ልሳሳትበት የምችለው ምንድን ነው? እዚህ ላይ አንድ ሐቀኛ መልስ ይያዙ። ትጥቅ ለብሰው እንዳይገቡ ይጠብቅዎታል።
የመክፈቻውን ዓረፍተ ነገር ይጻፉትና አጭር ያድርጉት። በጫና ውስጥ የሚሠራው ማህደረ ትውስታዎ ይጠባል፣ ሊደገፉበት የሚችሉት አንድ ንጹሕ መስመር ደግሞ እንዳቀዱት ፈጽሞ ከማያደርሷቸው ሦስት አንቀጾች ይበልጣል።
ሰውነትን ያረጋጉ፣ ከዚያም ይናገሩ
ሰውነትዎ በማንቂያ ውስጥ እያለ በሐሳብ ወደ መረጋጋት መድረስ አይችሉም። መጀመሪያ ሰውነትን ያረጋጉ፣ ትንሽም ቢሆን፣ ከመጀመርዎ በፊት ባሉት ዘጠና ሰከንዶች ውስጥም ቢሆን።
- ከሚተነፍሱት በላይ ረዘም ብለው ይተንፍሱ። ከመተንፈሻው የረዘመ አንድ ቀስ ያለ ትንፋሽ ማውጣት ለሥርዓትዎ አደጋው እያለፈ መሆኑን ይነግረዋል። በሩን ከማንኳኳትዎ በፊት ሁለት ጊዜ ያድርጉት።
- እግርዎን መሬት ላይ ያድርጉ፣ ትከሻዎንም ያውርዱ። ትንሽ፣ እውነተኛ፣ አካላዊ። ከሚመስለው በላይ ይሠራል።
- ሆን ብለው ይቀዝቅዙ። የተጨነቁ ሰዎች ይቸኩላሉ። ፍጥነትዎ ሲጨምር ሲሰማዎት ዓረፍተ ነገር እንዲያበቃ ይፍቀዱ። የጸጥታ ምት እንዲኖር ይፍቀዱ። ጸጥታ ባይሰማዎትም እንኳ እንደ በራስ መተማመን ይነበባል።
ከዚህ ውስጥ ምንም ውይይቱን ቀላል አያደርገውም። ለውይይቱ ዝግጁ ያደርግዎታል እንጂ። ሙሉው ግብ ያ ነው፦ በአእምሮዎ ውስጥ ላለው ጽሑፍ ሳይሆን ፊትዎ ላለው እውነተኛ ሰው ለመመለስ የሚያስችልዎ በቂ ፍርድ ሥራ ላይ እንዲቆይ ማድረግ።
በክፍሉ ውስጥ
ሕክምና መጥፎ ዜና ስለማድረስ ከማንኛውም መስክ በላይ አስቦበታል፣ ምክንያቱም ባለሙያዎቹ ያለማቋረጥ ማድረግ ስላለባቸውና ጉዳዩም ከዚያ በላይ ሊከብድ ስለማይችል። SPIKES የሚባል በስፋት የሚሰጥ አንድ አካሄድ በ2000 በዋልተር ቤይል እና በባልደረቦቹ በተጻፈ ጽሑፍ ውስጥ ለካንሰር ሐኪሞች እጅግ ከባዱን ዜና ለማድረስ ተቀምጧል። ምናልባት ሐኪም አይደሉም፣ ቅርጹ ግን ማለት ይቻላል ወደ ማንኛውም ከባድ ውይይት ይተላለፋል።
ንድፉ በቀላል ቃላት፦
- መድረኩን ያዘጋጁ። የግል፣ ያልተቸኮለ፣ ተመልካች የሌለው፣ ስልክ የተነሳ። አንድ ነገር የት እና እንዴት እንደሚናገሩ ከሚናገሩት ነገር አካል ነው።
- አስቀድመው የሚያውቁትን ይወቁ። ከመናገርዎ በፊት ይጠይቁ። "ነገሮች ያሉበትን እንዴት ታየዋለህ?" የሚከተለውን ሁሉ ለገመቱት ሳይሆን ለእውነተኛው ሰው ያስተካክላሉ።
- ምን ያህል እንደሚፈልጉ ይጠይቁ፣ ከዚያም ከባዱን ነገር በግልጽ ይናገሩ። ነጥቡን በመቅድም ስር አይቅበሩት። ግልጽና ደግ ዓረፍተ ነገር ከለስላሳና ግራ ከሚያጋባ አንቀጽ ይሻላል። ሰዎች እውነትን መቋቋም ይችላሉ። የሚቸግራቸው ጭጋግ ነው።
- ከእውነታዎቹ በፊት ለስሜቱ ይመልሱ። ማንም ማለት ይቻላል የሚዘለው ደረጃ ይህ ነው። ዜናው ደርሶ ሌላው ሰው ምላሽ ሲሰጥ ማብራራቱን ያቁሙ። መጀመሪያ የሚሰማቸውን ይቀበሉ። "ይህ ብዙ እንደሆነብህ አያለሁ።" ከዚያም ማቆም። በጥሬ ስሜት ላይ የሚፈስ መረጃ አይመጠጥም፣ ጫጫታ ብቻ ይጨምራል።
- ቀጥሎ የሚሆነውን ይሰይሙ። ምንም ያህል ትንሽ ቢሆን በተጨባጭ ቀጣይ እርምጃ ይጨርሱ። እርግጠኛ አለመሆን የራሱ ዓይነት ሕመም ነው፣ ግልጽ ቀጣይ እርምጃም ለተናወጠ ሰው የሚይዘው ጠንካራ ነገር ይሰጠዋል።
የሚያሳልፈው ሐሳብ ለማስታወስ ቀላል ለማድረግ ግን ከባድ ነው፦ ስለ እውነታዎቹ ቀጥተኛ ይሁኑ፣ ስለ ስሜቶቹ ደግሞ ለስላሳ። ሰዎች በጥንቃቄ የደረሰን ከባድ ዜና ይቅር ማለት ይችላሉ። ከእነሱ ጋር የሚቀረው ግድ የለሽነቱ፣ መሸሹ፣ ከእነሱ ጋር በቀጥታ ከመነጋገር ይልቅ እነሱን እያስተዳደሩ እንደነበሩ የሚሰጠው ስሜት ነው።
ቃላቱ ራሳቸው
ትክክለኛው ቋንቋ ልንቀበለው ከምንፈልገው በላይ ጠቃሚ ነው፣ ምክንያቱም በጭንቀት ውስጥ ሰዎች ሁለት ነገሮችን ይቃኛሉ፦ ይህ ሰው ከእኔ ጋር ቀጥተኛ ነው ወይ፣ በእውነትስ ያየኛል ወይ። ጥቂት ትንንሽ ምርጫዎች መልሱን ወደ አዎ ያዘነብሉታል።
"እኔ" እና "እኛ" ይበሉ፣ ተገብሮ አገላለጽ አይጠቀሙ። "ፕሮጀክቱን ለማቆም ወስነናል" ውሳኔውን ይይዛል። "ፕሮጀክቱ እየተቋረጠ ነው" ከሰዋስው ጀርባ ይደበቃል፣ ሰዎችም መደበቁ ይሰማቸዋል። የሆነውን ወደ ብዥታ ከማለስለስ ይልቅ ይሰይሙት። "ስህተቶች ተፈጽመዋል" ማንንም አያታልልም። "ይህን አምልጦኛል፣ ያስከተለውም ውጤት ይኸው" ማለት ለመናገር ይከብዳል፣ ለማመን ግን በእጅጉ ይቀላል።
ሐሰተኛ ተስፋን ይተው። ወቅቱን ለማቅለል ብቻ ማረጋገጥ የማይችሉትን ውጤት ቃል አይግቡ፣ እፎይታው የተበደረ ስለሆነና ዕዳው ስለሚደርስ። እያንዳንዱን ጸጥታ የመሙላት ግፊትንም ይቃወሙ። ከባዱን ነገር ከተናገሩ በኋላ ያቁሙ። ሌላው ሰው እንዲደርስ ይፍቀዱ። ማቆሚያው ለእርስዎ የማያልቅ ይመስላል፣ ለእነሱ ግን አስፈላጊ ነው።
እንደ ማምለጫ የሚነበቡ ትንንሽ ምልክቶችን ይከታተሉ፦ በአምስት ደቂቃ የአየር ሁኔታና የሰላምታ ወሬ መጀመር፣ ነጥቡ እስኪጠፋ ድረስ ማብራሪያዎችን መደራረብ፣ በጭንቀት መሳቅ፣ ስልክዎን ማየት። በጫና ውስጥ እነዚህ ሳያውቁ ይፈሳሉ። መቀዝቀዝ ነው በቁጥጥር ውስጥ የሚያስቀራቸው።
መቃወም ደኅንነት እንዲሰማው ያድርጉ
ማንንም የሚመሩ ከሆነ ከማንኛውም ነጠላ ውይይት ስር ረጅም ጨዋታ አለ። የሃርቫርድ ተመራማሪዋ ኤሚ ኤድመንድሰን አንዳንድ ቡድኖች ችግሮችን ቀድመው የሚይዙበትን ሌሎች ደግሞ እስኪፈነዳ ድረስ የሚተውበትን ምክንያት ለዓመታት አጥንታለች። መልሷ የሥነ ልቦና ደኅንነት ነው፦ ሳይቀጡ ወይም ሳይዋረዱ መናገር፣ ስጋት ማንሳት ወይም ስህተት መቀበል እንደሚችሉ የጋራ እምነት። በሥራ ቡድኖች ላይ ባደረገችው ጥናት፣ ሰዎች ለመናገር ደኅንነት የተሰማቸው ቡድኖች በእውነት የተማሩና የተሻሻሉ ናቸው።
ያ እምነት በችግር ጊዜ አይገነባም። ከዚያ በፊት ባሉት ተራ ወቅቶች ሁሉ ይገነባል፣ አንድ ሰው መስማት የማይፈልጉትን ነገር ባለፉት መቶ ጊዜያት በነገርዎት ጊዜ በሰጡት ምላሽ ውስጥ። መጥፎ ዜና ተጠያቂ እንደሚያደርጋቸው ከተማሩ፣ ሊስተካከል ከሚችለው በላይ እስኪያድግ ድረስ ከእርስዎ ይደብቁታል። ከባድ እውነትን ሳይበታተኑ መስማት እንደሚችሉ ከተማሩ ግን ገና ትንሽ እያለ ያመጡልዎታል።
ስለዚህ ከባዱ ወቅት ሲደርስ መናገር ብቻ አይሁን። ይጠይቁ፣ ደግሞም በእውነት። "እዚህ ምን እያመለጠኝ ነው?" "ይህን የተሳሳትኩበት የት ይመስልሃል?" ከዚያም ከመከላከል ይልቅ ከመልሱ ጋር ይቀመጡ። የማይመች ነገር በሰዎች ፊት ጮክ ብሎ እንዲነገርዎ ፈቃደኛ መሆን ሊልኩ ከሚችሉት እጅግ የሚያረጋጉ ምልክቶች አንዱ ነው። አሁንም እንኳ እውነት እዚህ ተቀባይነት እንዳለው ለክፍሉ ይነግረዋል።
በጥሩ ሁኔታ ሳይሄድ ሲቀር
አንዳንድ ጊዜ ሁሉንም በትክክል አድርገው አሁንም መጥፎ ሆኖ ይደርሳል። አንዳንድ ጊዜ መረጋጋትዎን ያጣሉ፣ የተዘበራረቀውን ነገር ይናገራሉ፣ ደግ ለመሆን አስበው ሳሉ ይቀዘቅዛሉ። ይህ እነዚህን ውይይቶች ለሚያደርግ ሁሉ ይደርሳል፣ ማለትም ለሁሉም ሰው።
ሰዎች የሚያስታውሱት አልፎ አልፎ ብቻ ነው መሰናከሉን። ተመልሰው መጥተው እንደሆነ ነው። ቀላል ማስተካከያ ብዙ ይሠራል፦ "ያንን እንደፈለግኩት አልያዝኩትም። እንደገና ልንሞክረው እንችላለን?" ያ አንድ እርምጃ በዙሪያዎ ላሉ ሰዎች ከባድ ወቅት የሚታለፍ መሆኑን፣ ግንኙነቱም ከአንድ መጥፎ ልውውጥ ትልቅ መሆኑን ያስተምራል። ደግሞም በመጀመሪያው ጊዜ ፍጹም የመሆንን የማይቻል ሸክም ያነሳልዎታል።
ጉዳዩ ከውይይት ሲበልጥ
ሁሉም ከባድ ውይይት የእርስዎ ብቻ አይደለም። ውይይቱ የአንድን ሰው ደኅንነት፣ ሕጋዊ ወይም የሰው ኃይል ጉዳይ፣ ወይም የሚሰማውን ሰው በእጅጉ ሊያናውጥ የሚችል ዜና የሚመለከት ከሆነ፣ ብቻዎን መሸከም የለብዎትም፣ ብዙውን ጊዜም መሸከም የለብዎትም። ሥራቸው መርዳት የሆኑትን ሰዎች ያሳትፉ፦ የሥራ ኃላፊ፣ የሰው ኃይል ክፍል፣ አማካሪ፣ መስኩን የሚያውቅ ባለሙያ። ድጋፍ መጠየቅ ድክመት አይደለም። ጉዳዩን በሚገባው ልክ በቁም ነገር መውሰድ ነው።
እነዚህ ውይይቶች እያደከሙዎት ከሆነ፣ ሥራን እንዲፈሩ እያደረጉዎት ከሆነ፣ እያንዳንዱን ቃል እየደገሙ እንቅልፍ አልባ እያደረጉዎት ከሆነ፣ ያ የራሱ ትኩረት የሚያስፈልገው ነው። በጫና ውስጥ የመናገር ክህሎት ሊማርና ሊጠናከር ይችላል፣ አንዳንዴም ከአሰልጣኝ ወይም ከቴራፒስት ጋር ብቻዎን ከሚሆነው በበለጠ ፍጥነት። ከባድ ነገርን በሚገባ ለማድረግ እርዳታ መፈለግ በእሱ መጥፎ ነዎት ማለት አይደለም። ነገሩ በእውነት ከባድ መሆኑንና እርስዎም በትክክል ማድረግ መምረጥዎን ያመለክታል።
ግልጽ፣ ደግ፣ ሐቀኛ፣ ይህ በተራ ቀን እንኳ ትልቅ ጥያቄ ነው፣ በከባድ ቀን ደግሞ ይቅርና። ሁሉንም ሦስቱን በእያንዳንዱ ጊዜ አይመቷቸውም። ለማንኛውም ወደ እነሱ ያነጣጥሩ። ከፊትዎ ያለው ሰው ልዩነቱን ይሰማዋል፣ በኋላም እርስዎ ይሰሙታል።
ምንጮች
- Harvard Business Review, The Right Way to Prepare for a High-Stakes Conversation
- Harvard Business Review, How Leaders Can Keep Their Cool in a Crisis
- PubMed (Baile et al., The Oncologist), SPIKES, A Six-Step Protocol for Delivering Bad News
- ERIC (Amy Edmondson, Administrative Science Quarterly), Psychological Safety and Learning Behavior in Work Teams