ప్రశాంతమైన సమావేశాలు: జనం నిజంగా నోరు విప్పే గదిని ఎలా నడపాలి

మిమ్మల్ని ఉద్రిక్తంగా వదిలిన చివరి సమావేశాన్ని ఊహించుకోండి. బహుశా అది వేగం కావచ్చు, ఒకే వ్యక్తి ప్రతి మౌనాన్నీ నింపేసిన తీరు కావచ్చు, ఎవరు తమ వంతు చేయలేదో అని ముఖాలు వెతుకుతున్న మేనేజర్ కావచ్చు. బహుశా పేరు పెట్టలేని ఏదో, కేవలం ఒక చిన్న ఒత్తిడి గుసగుస, మూడో నిమిషం దగ్గరే మీ సగం రూపుదిద్దుకున్న ఆలోచనను మీలోనే ఉంచుకోవాలని మీరు నిర్ణయించుకునేలా చేసింది.

ఆ నిర్ణయమే మొత్తం సమస్య. ఉద్రిక్తమైన సమావేశంలో జరిగే అత్యంత ఖరీదైన విషయం వృథా అయిన సమయం కాదు. ఎవరూ చెప్పని ఆ ఒక్క వాక్యం. ఎవరో ముందే చూసి మింగేసిన ప్రమాదం. ప్రణాళికను మార్చగలిగే ఆ ప్రశ్న, అడగడం అభద్రంగా అనిపించి పక్కన పెట్టేసినది.

ఆ వాక్యాలను తిరిగి పొందే మార్గమే ప్రశాంతమైన సమావేశాలు. ప్రశాంతం అంటే నెమ్మది లేదా నిద్రమత్తు అని కాదు. జనం మీకు నిజం చెప్పేంత కుదురు అని.

అసలు సమావేశాలు ఎందుకు వేడెక్కుతాయి

మీరు దేనితో పోరాడుతున్నారో తెలుసుకోవడం ఉపయోగం, ఎందుకంటే అందులో చాలావరకు వ్యక్తిగతమైనది కాదు. పని మరింత గోలగా మారింది. జ్ఞాన కార్మికులపై Microsoft పరిశోధన ప్రకారం, ప్రధాన పని గంటల్లో ప్రతి రెండు నిమిషాలకు ఒకసారి, రోజుకు దాదాపు 275 సార్లు, సమావేశాలు, ఈమెయిళ్లు, చాట్‌ల ద్వారా జనానికి అంతరాయం కలుగుతోంది. అన్ని సమావేశాల్లో సగం, జనం అత్యుత్తమంగా ఆలోచించే సమయాల్లోనే వస్తాయి, ఉదయం తొమ్మిది నుంచి పదకొండు మధ్య, మధ్యాహ్నం ఒకటి నుంచి మూడు మధ్య. కాబట్టి ఒక సమావేశం తరచుగా ఇప్పటికే అలసిపోయిన మనుషులను, ఏకాగ్రతతో చేసే పని నుంచి బయటకు లాగబడినవాళ్లను, తర్వాతి నోటిఫికేషన్ కోసం సిద్ధపడుతున్నవాళ్లను పట్టుకుంటుంది.

అలాంటి ఒత్తిడిలో శరీరాలు చేసేదే శరీరం చేస్తుంది. ముప్పు వ్యవస్థ వేగం పుంజుకుంటుంది. శ్వాస పైపైనే ఆగిపోతుంది, శ్రద్ధ సంకుచితమవుతుంది, జాగ్రత్తైన, ఉదారమైన ఆలోచనను నిర్వహించే మెదడు భాగం మౌనమవుతుంది. ఆ స్థితిలో ఉన్న మనుషులు ఆలోచనలు కుమ్మరించరు. వాళ్లు రక్షించుకుంటారు. ఇది ఎప్పుడు ముగుస్తుందా అని ఎదురుచూస్తారు.

సమావేశంలో ఆ సంకుచితత్వానికి నిజమైన మూల్యం ఉంది. ఒత్తిడిలో ఉన్న మనసు పట్టుకోగలిగేది అక్షరాలా తగ్గిపోతుంది. అది కొత్త అవకాశాలను సృష్టించడం మానేస్తుంది, అవతలివారి దృక్కోణాన్ని పరిగణించడం మానేస్తుంది, ఈ అసౌకర్యాన్ని ముగించే అత్యంత వేగవంతమైన జవాబు వైపు చేయి చాస్తుంది. కాబట్టి కాస్త ఆందోళనగా ఉన్న మనుషులతో నిండిన గది కూర్చోవడానికి అసౌకర్యంగా ఉండటమే కాదు. సమావేశం ఉన్నదే దేని కోసమో, అంటే కలిసి బాగా ఆలోచించడం, సరిగ్గా దానిలోనే అది చెడ్డది.

వేడెక్కిన సమావేశం తనను తానే పోషించుకుంటుంది. ఉద్రిక్తత అంటుకుంటుంది. ఒక కటువైన స్వరం, ఒక అసహనపు నిట్టూర్పు, మొత్తం గది ఒక మెట్టు బిగుసుకుంటుంది. అది జరగడం మీరు చూడొచ్చు. ఎవరో పదునుగా మాట్లాడతారు, ఇద్దరు జాగ్రత్తపడతారు, ఇప్పుడు ఆ సమావేశం ఎవరూ షెడ్యూల్ చేయని ఒక ఘర్షణగా నిశ్శబ్దంగా మారిపోయింది.

"ప్రశాంతత" నిజంగా మీకు ఏం కొనిపెడుతుంది

ఉష్ణోగ్రత తగ్గించడం వల్ల వచ్చే ప్రతిఫలానికి పరిశోధనలో ఒక పేరుంది: మానసిక భద్రత. దశాబ్దాలుగా దీన్ని అధ్యయనం చేసిన Harvard కు చెందిన Amy Edmondson దీన్ని ఇలా వర్ణిస్తారు: ఒక ఆలోచనను, ఒక ప్రశ్నను, ఒక ఆందోళనను, లేదా ఒక పొరపాటును, శిక్షకో అవమానానికో గురికాకుండా చెప్పగలమనే ఉమ్మడి భావన. కొందరు దీన్ని విని, మెతకగా మారడమనో, అందరూ ఏకీభవించాలనో అనుకుంటారు. దీని అర్థం ఆ రెండూ కాదు. అసౌకర్యమైన రకంతో సహా, నిజాయితీకి గది సురక్షితంగా ఉందని అర్థం.

సమావేశం ఎలా అనిపిస్తుందన్నదానికే కాదు, ఫలితాలకు కూడా ఇది ఎందుకు ముఖ్యమో ఇక్కడ ఉంది. నోరు విప్పడం సురక్షితమని భావించే బృందాలు సమస్యలను ముందే బయటపెడతాయి, ఎక్కువ ఆలోచనలు పంచుకుంటాయి, తప్పులనుంచి వేగంగా నేర్చుకుంటాయి. నాయకుడిగా మీకు అత్యంత అవసరమైన సమాచారం, చెడ్డ వార్త, సందేహం, "మనం పొరపాటు చేయబోతున్నామనుకుంటున్నాను" అనే మాట, దాన్ని చెప్పడం ఆ వ్యక్తికి ఏమీ ఖర్చు కాని గదిలోనే ప్రయాణిస్తుంది. ఆ సమాచారానికి ప్రశాంతమైన సమావేశమే డెలివరీ వ్యవస్థ. ఉద్రిక్తమైనది అది చనిపోయే చోటు.

మరో నిశ్శబ్ద లాభమూ ఉంది. వచ్చినప్పటికంటే ప్రశాంతంగా జనం సమావేశం నుంచి బయటికెళ్తే, తర్వాతి గంట పనిలోకి దాన్నే తీసుకెళ్తారు. ఉద్రిక్తంగా బయటికెళ్తే, దాన్నే తీసుకెళ్తారు. సమావేశం ఎప్పుడూ కేవలం సమావేశం మాత్రమే కాదు. ఆ తర్వాత జరిగే ప్రతిదానికీ మీరు ఉష్ణోగ్రతను నిర్ణయిస్తున్నారు.

సమావేశానికి ముందు: ప్రశాంతతలో సగం ఇక్కడే నిర్ణయమవుతుంది

సమావేశాన్ని ఉద్రిక్తంగా చేసేదాంట్లో చాలావరకు ఎవరూ ఒక్క మాటా అనకముందే కుదిరిపోతుంది.

• ఇది అసలు సమావేశం కావాలా అనే దాని గురించి నిజాయితీగా ఉండండి. ఒక సందేశంగా పంపగలిగే స్థితి నివేదిక ఒక గదిని సంపాదించుకోదు. జనం ఏకాగ్రత సమయాన్ని కాపాడటమే ఒక శాంతపరిచే చర్య. మీరు రద్దు చేసే ప్రతి సమావేశం, ఇప్పటికే అంతరాయాలతో నిండిన రోజులో ఒక అంతరాయం తగ్గించినట్టే.
• ముందుగానే విషయాన్ని పంపండి. "మనం దేని గురించి నిర్ణయిస్తున్నాం, ఎందుకు" అనేది చాలా నిశ్శబ్ద పని చేస్తుంది. జనం ఊహాగానాలు చేయకుండా దిశ తెలిసి వస్తారు, ఆ ఊహాగానాల్లోనే చాలా చిన్నస్థాయి ఆందోళన నివసిస్తుంది.
• తక్కువ మందిని పిలవండి. చిన్న గది సురక్షితమైన గది. పదహారు మందితో కంటే ఆరుగురితో మాట్లాడటం సులభం, ఎవరు మౌనంగా ఉన్నారో గమనించడమూ సులభం.
• దాని చుట్టూ కాస్త ఖాళీ వదలండి. రెండు సమావేశాల మధ్య ఇరుక్కున్న సమావేశం, అందరూ ఇప్పటికే వెనకబడి ఉన్న స్థితిలో మొదలవుతుంది. వీలైతే, తర్వాతిది మొదలయ్యే సరిగ్గా అదే క్షణంలో ముగిసే స్లాట్‌ను బుక్ చేయకండి. ఐదు నిమిషాల ఊపిరి కూడా జనం ఎలా వస్తారన్నదాన్ని మారుస్తుంది.

గదిలో: చిన్న కదలికలు, పెద్ద తేడా

మొదటి రెండు నిమిషాల్లోనే మీరు ఉష్ణోగ్రతను నిర్ణయిస్తారు, ఎక్కువగా మీ శరీరం, మీ స్వరం ద్వారానే. జనం ఎవరికంటే కూడా నాయకుడినే ఎక్కువ చదువుతారు, కాబట్టి మీ నిబ్బరమో, మీ ఉద్రిక్తతో మొదట, అత్యంత వేగంగా వ్యాపిస్తుంది.

నమ్మకంగా సాయపడే కొన్ని విషయాలు:

సహజంగా అనిపించే దానికంటే నెమ్మదిగా మొదలుపెట్టండి

పూర్తి వేగంతో నేరుగా ఎజెండాలోకి దూకాలనే కోరికను ఆపండి. తొందర లేని నిజాయితీ అయిన ప్రారంభం, ఒక నిజమైన కుశల ప్రశ్న, జనం కుదురుకోవడానికి ఒక క్షణం, ఈ గది అత్యవసర పరిస్థితి కాదని సూచిస్తాయి. దానికి ఒక నిమిషం ఖర్చవుతుంది. లేకపోతే సమావేశమంతా వెంటాడాల్సి వచ్చే శ్రద్ధను అది మీకు కొనిపెడుతుంది.

కష్టమైన విషయాలు కావాలని బహిరంగంగా చెప్పండి

మీరు కావాలని అడిగితేనే జనం మీ దగ్గరకు సందేహాలు తెస్తారు. దాన్ని స్పష్టంగా చెప్పండి. "షిప్ చేశాక కంటే ఇప్పుడే సమస్య వినడం నాకిష్టం" అనో, "నేను ఇక్కడ దేన్ని మిస్ అవుతున్నాను?" అనో. Edmondson పని ఒక చిన్న, శక్తిమంతమైన కదలికను చూపుతుంది: నాయకుడు తన సొంత పరిమితులను బయటకు ఒప్పుకోవడం. "దీని గురించి నేను తప్పు కావచ్చు" అనే మాట, మిగతా అందరికీ అనిశ్చితంగా ఉండే అనుమతిని ఇస్తుంది. పైన నిశ్చయత ఉంటే గది మౌనమవుతుంది.

మౌనాన్ని ఇబ్బందికరంగా కాక సురక్షితంగా చేయండి

మీరు ప్రశ్న అడిగినప్పుడు ఎవరూ జవాబివ్వకపోతే, ఆ ఖాళీని మీరే నింపాలనిపిస్తుంది. వెంటనే వద్దు. మనసులో ఐదు వరకు లెక్కపెట్టండి. మౌనంగా ఉన్నవాళ్లు తరచుగా ఇంకా ఆలోచిస్తున్నవాళ్లే, వేగంగా మాట్లాడేవాళ్లకు అవసరం లేని ఒక క్షణం వాళ్లకు కావాలి. ప్రతి సమావేశాన్నీ అవే రెండు స్వరాలు మోస్తుంటే, అది భాగస్వామ్యం కాదు, తలుపును వెడల్పు చేసి మీరు సరిచేయగల ఒక అసమతుల్యత.

నిర్ణయం నిజంగా ముఖ్యమైనప్పుడు, అత్యంత గట్టిగా మాట్లాడేవారికి వదిలేయకుండా, జనానికి ఒక వ్యవస్థీకృత దారి ఇవ్వండి. బహిరంగ చర్చ మొదలయ్యే ముందు ప్రతి ఒక్కరూ ఒక్క విషయం చెప్పే ఒక చిన్న రౌండ్‌ను ప్రయత్నించండి. లేదా ముందుగా అరవై సెకన్లపాటు తమ ఆలోచనను రాసుకోమని అడిగి, ఆపై పంచుకోమనండి. ఈ చిన్న నిర్మాణాలు యాంత్రికంగా వినిపిస్తాయి, మొదటిసారి కాస్త ఇబ్బందిగానూ అనిపిస్తాయి. అలాగే లేకపోతే తమలోనే ఉంచుకునేవాళ్ల నుంచి అవి నమ్మకంగా ఆలోచనలను బయటికి తీస్తాయి, మొదట మాట్లాడటంలోని సామాజిక ప్రమాదాన్ని తీసేస్తాయి.

మొదట ప్రమాదం తీసుకున్నవారికి బంగారంలా స్పందించండి

ఎవరైనా కాస్త అసౌకర్యమైన విషయాన్ని చెప్పిన క్షణంలో, తర్వాత ఏం జరుగుతుందో మొత్తం గది గమనిస్తుంది. మీరు రక్షణాత్మకంగానో, తోసిపుచ్చేలానో స్పందిస్తే, మిగతా సంవత్సరమంతా మౌనంగా ఉండాలని అందరికీ నేర్పినట్టే. "అది చెప్పినందుకు ధన్యవాదాలు, మనం వినాల్సింది సరిగ్గా అదే" అనే సాధారణ మాట, ఏ విధానం కంటే కూడా బృందపు నిజాయితీకి ఎక్కువ చేస్తుంది. మీరు ఆ అభిప్రాయాన్ని ఆమోదించడం లేదు. దాన్ని లేవనెత్తడానికి కావాల్సిన ధైర్యాన్ని బహుమానిస్తున్నారు.

మీ శరీరాన్ని మీరు నియంత్రణలో ఉంచుకోండి

మీ సొంత ప్రమాద ఘంటిక మోగుతుండగా మీరు స్పష్టంగా ఆలోచించలేరు, ప్రశాంతంగా నడిపించలేరు. మీ వేగం పెరుగుతున్నట్టు అనిపించినప్పుడు, ఉచ్ఛ్వాసాన్ని నెమ్మది చేయండి, పాదాలను నేలకు ఆనించండి, భుజాలను దించండి. ఆ చిన్న రీసెట్‌తోనే మీ సొంత విచక్షణ మీకు అందుబాటులో ఉంటుంది, గదిలోని మిగతా అందరికీ మీ ఒత్తిడిని అప్పగించకుండా ఉంటారు.

అయినా వేడెక్కినప్పుడు

మీరు ఎంత బాగా సిద్ధమైనా కొన్ని సమావేశాలు ఉద్రిక్తమవుతాయి. నిజమైన విభేదం, కఠినమైన సంఖ్య, జనం అహాన్నో ఉద్యోగాలనో తాకే సంభాషణ. ప్రశాంత నాయకత్వం అంటే ఆ క్షణాలు లేనట్టు నటించడం కాదు. వాటిని మీరు ఎలా పట్టుకుంటారన్నదే.

ఉష్ణోగ్రత పెరిగినప్పుడు దానికి పేరు పెట్టండి. "ఇది ఉద్రిక్తంగా అనిపిస్తోంది, అది సబబే, ఇది ముఖ్యమైన విషయం." ఉద్రిక్తతకు బయటకు పేరు పెట్టడం దాదాపు ఎప్పుడూ దాంట్లోని కొంత గాలిని తీసేస్తుంది, ఎందుకంటే నాయకుడు దానికి కంగారుపడటం లేదని చూసి జనం కాస్త తేలికపడతారు. కావాలనే వేగం తగ్గించండి. తీర్పు ఇవ్వడానికి బదులు ఒక ప్రశ్న అడగండి. మంచి ఆలోచనకు గది నిజంగా మరీ వేడిగా ఉంటే, "పది నిమిషాలు విరామం తీసుకుందాం" అనో, "దీని మీద ఒక రాత్రి ఆలోచించి రేపు నిర్ణయిద్దాం" అనో చెప్పడం పూర్తిగా సబబే. అందరూ ఉద్వేగంతో మునిగి ఉండగానే తీసుకోవాల్సిన నిర్ణయం అంటూ దాదాపు ఏదీ ఉండదు.

ఒక వ్యక్తి ఆధిపత్యం చెలాయిస్తుంటే లేదా ఇతరులను అణచివేస్తుంటే, దాన్ని మీరే సున్నితంగా, స్పష్టంగా నిర్వహించాలి. ప్రశాంతత అంటే అత్యంత గట్టిగా మాట్లాడే వ్యక్తి నిబంధనలు నిర్ణయించనివ్వడం కాదు. మౌనంగా ఉండే స్వరాలను కాపాడటం గదిని సురక్షితంగా ఉంచడంలో భాగం, మీరు అలా చేసినప్పుడు మిగతా బృందం నిశ్శబ్దంగా కృతజ్ఞతతో ఉంటుంది.

ఉష్ణోగ్రతను తగ్గించే విధంగా ముగించండి

సమావేశం ఎలా ముగుస్తుందన్నది జనం దాన్నుంచి ఏం మోసుకెళ్తారో నిర్ణయిస్తుంది. కావాలని విమానాన్ని కిందికి దించండి. ఏం నిర్ణయమైంది, ఎవరు ఏం చేస్తారు, ఇంకా నిజంగా ఏం తేలలేదు అనే వాటిపై స్పష్టంగా ఉండండి. అస్పష్టత దానికదే ఒక ఒత్తిడి, అస్పష్టమైన ముగింపు జనాన్ని పని చేయడానికి బదులు జవాబు లేని ప్రశ్నలను తిరగేస్తూ డెస్క్‌లకు పంపుతుంది.

చిన్నదైనా మనస్ఫూర్తి అయిన ధన్యవాదం కూడా సాయపడుతుంది, ప్రత్యేకించి కష్టమైనదేదో చెప్పినవాళ్లకు. నిజాయితీ అడిగినప్పుడు మీరు తెరిచిన వలయాన్ని మూసేస్తున్నారు. నిజం చెప్పడానికి బహుమతి దొరికిందా, శిక్ష దొరికిందా అనేది జనం గుర్తుంచుకుంటారు, తర్వాతిసారి దాని ప్రకారమే సర్దుకుంటారు.

ఇది సమావేశాల కంటే పెద్ద విషయమైనప్పుడు ఒక మాట

కొన్నిసార్లు గదిలోని ఉద్రిక్తత, ఆ గది సరిచేయలేని దేనికో లక్షణం. దీర్ఘకాలిక అధిక భారంతో నడుస్తున్న బృందం, నోరు విప్పడానికి నిజంగా శిక్ష పడిన సంస్కృతి, తన సొంత ఒత్తిడిని అందరిపైనా ఒలికిస్తున్న మేనేజర్. మెరుగ్గా నడిచే సమావేశాలు సాయపడతాయి, అవి చేయదగినవే. కానీ మనుషులను నలిపేస్తున్న వ్యవస్థను అవి పరిష్కరించవు.

సమావేశాలకు ముందు మీ ఛాతీలో ఉండే భయం ఇక సమావేశాల గురించి కాదని మీరు గమనిస్తే, పనిలోని ఒత్తిడి మీ నిద్రలోకి, ఆకలిలోకి, లేదా మీ గురించి మీకున్న భావనలోకి క్రమం తప్పకుండా కారుతుంటే, దాన్ని తీవ్రంగా పరిగణించాలి, వైద్యుడితో లేదా థెరపిస్ట్‌తో మాట్లాడాలి. నిబ్బరం మీరు పెంచుకోగల నైపుణ్యం. అలాగే ఖాళీ అయిన స్థితిలో, అనంతంగా, ఒంటరిగా మీరు దాన్ని తయారు చేసుకోవాల్సిన అవసరం లేదు.

లక్ష్యం పరిపూర్ణమైన సమావేశం కాదు. నిజం చెప్పగలిగే గదే. ఒక్కో ప్రశాంతమైన సమావేశంతో దాన్ని నిర్మించండి, అప్పుడు మీరు వినాల్సిన అత్యంత ముఖ్యమైన విషయాన్ని జనం మీ దగ్గరకు తేవడం మొదలుపెడతారు, దాన్ని వాడుకోవడానికి ఇంకా సమయం ఉండగానే.

మూలాలు

• Microsoft WorkLab, Breaking Down the Infinite Workday (Work Trend Index research)
• Tijs Besieux and Amy C. Edmondson, How to Improve a Meeting (When You're Not in Charge) (Harvard Business Review)
• Amy C. Edmondson, Psychological Safety