E-mail, który otwiera negocjacje, w czterech linijkach

Masz już argumenty. Od marca dźwigasz większy kawałek pracy, wiesz mniej więcej, ile rynek płaci za taką robotę, i masz już ustaloną kwotę. Zostaje tylko e-mail, a ten e-mail doczekał się już sześciu wersji.

Wersja pierwsza miała trzy linijki i wydawała się zbyt szorstka. Wersja szósta ma cztery akapity, zaczyna się przeprosinami za długość i chowa prawdziwą prośbę gdzieś pod koniec.

Wersja pierwsza była właściwa. E-mail otwierający rozmowę to nie argumentacja, to drzwi. Jego jedynym zadaniem jest umieszczenie prawdziwej rozmowy w kalendarzu, z twoją kwotą już widoczną, żeby nikt nie musiał spędzać pierwszych dziesięciu minut tej rozmowy na odgadywaniu, czego chcesz.

Cztery linijki właśnie to załatwiają. Temat, kwota, jeden powód oparty na faktach z pracy i data, do której oczekujesz odpowiedzi. Cała reszta to przygotowanie do spotkania, nie treść e-maila.

Co właściwie napisać w e-mailu z prośbą o wyższe wynagrodzenie?

Cztery linijki i temat, który nazywa sprawę wprost. Pierwsza linijka mówi, o co chodzi, druga podaje konkretną kwotę lub zmianę, trzecia podaje jeden powód oparty na faktach z pracy, a nie na tym, jak się czujesz, a czwarta prosi o odpowiedź do określonej daty.

Oto całość, można ją spokojnie wykorzystać w takiej formie.

Temat: Moje wynagrodzenie na 2027 rok

Cześć Dana, zależy mi na rozmowie o moim wynagrodzeniu, zanim zamknie się cykl planowania.

Proszę o podstawę w wysokości $118,000, czyli wzrost z $104,000.

Od marca prowadzę migrację systemu rozliczeń i dwie integracje, które się z nią wiązały, czyli zakres obowiązków stanowiska wyżej niż moje, a zespół działa bez lidera, odkąd odeszła Priya.

Czy możesz dać mi znać do piątku, 14 dnia, czy uda się znaleźć dwadzieścia minut w kalendarzu w przyszłym tygodniu?

Przeczytaj to jeszcze raz. To mniej niż sto słów, łatwo na to odpowiedzieć, a czytający nigdy nie musi zgadywać, czego chcesz.

Dlaczego cztery linijki wygrywają z czterema akapitami?

Bo na krótki e-mail łatwo odpowiedzieć, a na długi trudno. Osoba, która go czyta, ma pełną skrzynkę, a każdy dodatkowy akapit zwiększa szansę, że wiadomość trafi na kupkę „później", co w praktyce zwykle znaczy nigdy.

Długość też coś zdradza. Ściana kontekstu brzmi jak ktoś, kto publicznie kłóci się sam ze sobą. Zaprasza czytającego do polemiki z twoimi uzasadnieniami zamiast odpowiedzi na rzeczywistą prośbę, a każdy dodatkowy powód to jedna rzecz więcej, z którą można się nie zgodzić. Jeden powód, oparty na czymś widocznym w pracy, dużo trudniej odrzucić niż pięć powodów spiętrzonych obronnie.

Stoją za tym badania. W badaniu negocjacji e-mailowych opisanym przez Program on Negotiation (program badawczy nad negocjacjami przy Harvard Law School) najlepiej wypadły osoby, które świadomie zarządzały medium: jasno formułowały swoje oczekiwania, utrzymywały bliski kontakt i składały propozycje obejmujące więcej niż jedną kwestię naraz. Jasność to cała przewaga, jaką daje zapisanie czegoś na piśmie. Warto ją wykorzystać.

Jedno zastrzeżenie: krótko to nie to samo co chłodno. Cztery linijki zabrzmią szorstko, jeśli usunąć z nich każde ludzkie słowo, więc zostaw powitanie, zostaw jedno ciepłe zdanie na koniec, a zwięzłość niech mieszka w środku, tam gdzie jest prośba. Krótko i ciepło, to jest cel. Krótko i szorstko tylko wywołuje czujność u czytającego.

Podać kwotę w e-mailu czy poczekać do spotkania?

Podaj kwotę w e-mailu. Pominięcie jej, żeby „omówić to osobiście", brzmi uprzejmie, a zwykle kosztuje więcej, bo druga strona przychodzi na spotkanie, mając już w głowie prywatnie ustalony przedział, a ty przychodzisz bez żadnego punktu odniesienia.

Konkretna kwota na piśmie robi dwie pożyteczne rzeczy. Ustala punkt odniesienia, wokół którego dostosowuje się reszta rozmowy, co potwierdzają badania nad efektem zakotwiczenia, i pozwala szefowej lub szefowi wykonać przed spotkaniem tę mało efektowną, wewnętrzną robotę: sprawdzić widełki płacowe, zapytać dział finansowy, dowiedzieć się, co jest naprawdę możliwe. Ludzie mówią „tak" szybciej, kiedy dajesz im szansę się przygotować.

Precyzja też pomaga. $118,000 brzmi lepiej niż „około $120,000", bo dokładna liczba wygląda jak wynik procesu, a okrągła liczba jak wstępna oferta czekająca na przepołowienie.

Co napisać w temacie wiadomości?

Napisz temat wprost. „Moje wynagrodzenie na 2027 rok" albo „Stawka za kolejny projekt", albo „Nawiązanie do zmiany zakresu". Nigdy „krótkie pytanie" i nigdy nic, co ukrywa, o czym jest wiadomość.

Temat, który ukrywa sprawę, sprawia, że e-mail w chwili otwarcia wygląda jak zasadzka, i zaczyna rozmowę od tego, że czytający jest lekko nieufny. Nazwanie sprawy wprost robi coś odwrotnego. Klasyfikuje prośbę jako zwykłą sprawę służbową, a nie osobistą przysługę, a zwykłe sprawy służbowe trafiają do kalendarza.

Wyślij rano, w środku tygodnia, jeśli możesz wybrać porę. Nie chodzi o żaden trik, tylko o to, że skrzynka we wtorek rano ma jeszcze miejsce, a w piątek po południu już nie.

Jak przypomnieć się, kiedy nie ma odpowiedzi?

Poczekaj, aż minie podana wcześniej data, a potem wyślij trzy linijki: prośbę powtórzoną w jednym zdaniu, jeden nowy fakt, jeśli się pojawił, i nową datę. Bez wyrzutów, bez „tylko przypominam" i bez przepraszania za przypomnienie.

Większość braku odpowiedzi to nie odmowa. To po prostu ktoś, kto przeczytał wiadomość na korytarzu, zamierzał odpowiedzieć i wciągnęło go coś innego. Przypomnienie się robi tej osobie przysługę, bo wraca sprawa na wierzch stosu.

Jeśli dwa przypomnienia nic nie dają, zmień medium, zamiast pisać więcej. Poproś o piętnaście minut. To, czego nikt nie chce zapisać, często jest tym, co chętnie powie na głos, a powód zwłoki to zwykle informacja, którą można wykorzystać.

Zachowaj kopię wysłanej wiadomości. Za sześć miesięcy, w kolejnym cyklu planowania, przydatna okaże się nie pamięć o rozmowie, tylko datowany e-mail, w którym kwota i powód zostały ujęte własnymi słowami, zanim ktokolwiek zdążył o tym podyskutować.

E-mail to drzwi, nie cały pokój

Nic z tego nie zastępuje przygotowania. Deepak Malhotra pisze w Harvard Business Review, że najkosztowniejsze błędy w negocjacjach zdarzają się, zanim ktokolwiek usiądzie do stołu, a e-mail otwierający to tylko widoczny czubek decyzji, które warto podjąć w spokojne popołudnie: o co właściwie chodzi, co dałoby się podpisać już dziś i co zrobić zamiast tego, jeśli odpowiedź brzmi nie.

Napisz więc te cztery linijki dziś wieczorem i przeczytaj je raz na głos, zanim je wyślesz. To, czego nie powiedziałoby się komuś prosto w twarz, wypada wyciąć, co w praktyce usuwa przeprosiny na początku i asekurację na końcu. Potem zamknij laptopa, bo szkic jest gotowy, a kolejnym pożytecznym krokiem nie jest siódma wersja. Jest nim ustalenie trzech liczb przed spotkaniem i tyle snu, żeby głos był pewny, kiedy pierwsza z nich pada na głos.

Wolno tu chcieć dużo. Jasne pytanie o coś to nie agresja, to uprzejmość wobec osoby, która musi podjąć decyzję, a najbardziej klarowna wersja prośby jest też tą, na którą najłatwiej powiedzieć „tak".

Źródła

• Program on Negotiation at Harvard Law School, Czeka cię negocjacja e-mailowa? Przejmij inicjatywę
• Harvard Business Review, Przejmij kontrolę nad negocjacją, zanim się zacznie
• Program on Negotiation at Harvard Law School, Czym jest zakotwiczenie w negocjacjach?