Kugawa Majukumu Bila Wasiwasi: Jinsi ya Kukabidhi Kazi na Kweli Kuiachilia

Kuna wakati mahususi unaowakwaza watu wengi wenye uwezo. Umeamua kukabidhi jukumu kwa mtu katika timu yako. Hata umesema maneno. Na kisha, saa chache baadaye, unajikuta ukiandika ujumbe mrefu kuhusu hasa jinsi ya kulifanya, au kimya kimya ukirudia sehemu yake usiku, au ukiburudisha sanduku lako la barua kuona kama wameanza. Jukumu liliondoka kwenye sahani yako. Wasiwasi haukuondoka.

Ikiwa huyo ni wewe, tatizo mara nyingi si mbinu yako ya ugawaji. Ni kile ambacho kukabidhi kazi kinaonekana kutishia. Kwa wengi wetu, kuwa yule anayeifanya vizuri kumefungamanishwa na kuwa salama, kuthaminiwa, kuwa na udhibiti wa kama mambo yataporomoka. Kwa hiyo unapotoa kazi, sehemu fulani ya mfumo wako wa neva inaisoma kama hatari na inaanza kutafuta hatari.

Unaweza kujifunza kukabidhi kazi bila fundo hilo. Inahitaji kuelewa kile kinachowaka hasa, na kisha namna ya kugawa inayowapa sehemu yako yenye wasiwasi vitu vichache vya kushikilia.

Kwa nini kuachilia kunajihisi kama tishio

Anza na toleo la kweli la kile kinachoendelea, kwa sababu ushauri wa kawaida ("waamini timu yako tu!") unaliruka moja kwa moja.

Unapofanya jukumu mwenyewe, unapata uhakika. Unajua litafikia kiwango chako, unajua hasa lini limekamilika, unajua hakuna kilichonyooka. Kugawa kunabadilishana uhakika huo kwa lisilojulikana. Mtu mwingine atalifanya kwa namna yake, kwa ratiba yake, kwa kiwango usichoweza kukiona kikamilifu bado. Kwa yeyote anayeendesha maisha kwa wasiwasi kidogo, kutokuwa na uhakika kwenyewe ndio kichocheo. Usumbufu unaouhisi kwa kweli hauhusu kama mwenzako ana uwezo. Unahusu kutojua, na kutojua kujihisi sio salama.

Hii ni mashine ileile iliyo chini ya upendo wa ukamilifu (perfectionism). Cleveland Clinic inaelezea watu wenye kile kinachoitwa wakati mwingine wasiwasi unaofanya kazi vizuri (high-functioning anxiety) kama wale wanaoonekana watulivu na waliopangwa kwa nje huku wakijisukuma kwa nguvu zaidi na zaidi ndani, wanaojitahidi kwa ukamilifu kupita kiasi na wenye shida kweli kusema hapana au kurudi nyuma. Ikiwa hiyo ndiyo injini, basi kushikilia kila jukumu ni njia ya kuufanya wasiwasi unyamaze kwa dakika moja. Nafuu ni halisi. Pia ni mtego, kwa sababu kadiri unavyoshikilia zaidi, ndivyo kuna zaidi cha kushikilia, na ndivyo unavyozidi kukaribia kuungua (kuchoka kabisa).

Kuna kipande cha utambulisho pia. Watu wengi wanakuwa viongozi kwa sababu hasa walikuwa hodari katika kufanya kazi. Harvard Business Review inaita kuhama kutoka kufanya hadi kuongoza mojawapo ya mabadiliko magumu zaidi yaliyopo, kwa sehemu kwa sababu ujuzi ule ule uliokufikisha hapa, mikono yako miwili kwenye kazi, ndio kitu unachopaswa sasa kukiweka chini. Pale kufanya kazi ndiyo jinsi ulivyojihisi wa thamani, kukikabidhi kunaweza kujihisi kama kufuta uthibitisho wa thamani yako. Si ajabu kunachoma.

Unachokitoa hasa (na usichokitoa)

Hii ni namna mpya ya kufikiri inayotoa joto kidogo katika jambo. Kugawa si kuangusha jukumu kutoka mwambani na kutumaini. Ni kuhamisha umiliki wa matokeo huku ukibaki ukipatikana kama msaada. Hautoweki. Unabadilisha kazi yako kutoka "ifanye" hadi "ipange vizuri na ubaki unayefikika."

Tofauti hiyo inajalisha, kwa sababu hadithi yenye wasiwasi kichwani mwako mara nyingi ni toleo la mwamba: nakikabidhi, napoteza udhibiti wote, na kama litaenda vibaya nitajua kwa kuchelewa mno kulirekebisha. Hadithi hiyo ndiyo inayokufanya uning'inie. Lakini si jinsi ugawaji mzuri unavyofanya kazi. Ugawaji mzuri unajenga ndani yake hasa uonekanaji unaokutuliza, kwa makusudi, mapema, ili usilazimike kuufukuza baadaye.

Ufikirie kama tofauti kati ya udhibiti na ushawishi. Huwezi kudhibiti jinsi mtu mwingine anavyofanya jukumu. Unaweza kuliumba kwa nguvu: kwa kuwa wazi kuhusu "kufanyika vizuri" kunavyoonekana, kwa kukubaliana lini utakagua, kwa kuwa mtu wasiomwogopa kumuuliza. Kujaribu kushikilia udhibiti ndiko kunakokuchosha. Kujenga ushawishi ndiko kunakolinda matokeo hasa.

Njia ya kukabidhi inayokutuliza

Wasiwasi mwingi wa ugawaji unatokana na kukabidhi habari kidogo mno na kisha kwa wasiwasi kujaza pengo kwa usimamizi wa karibu. Suluhisho ni kuweka uwazi mbele. Tumia uangalifu zaidi mwanzoni ili uweze kuachilia kikamilifu zaidi baadaye. Ukabidhaji unaotuliza neva zako mara nyingi una vipande hivi.

1. Taja matokeo halisi, si jukumu. Usiseme tu "tengeneza waraka wa slaidi." Sema ni kwa ajili ya nini, ni kwa ajili ya nani, na toleo zuri linatimiza nini. Watu hawawezi kufikia kiwango wasichokiona. Wanapoelewa lengo, wanafanya maamuzi bora katika nyakati zote ndogo ambazo hutakuwepo.
2. Sema kilicho kimara na kilicho chao. Kuwa mkweli kuhusu vitu vichache visivyoweza kusonga kweli (tarehe ya mwisho isiyoyumba, kanuni ya chapa, namba inayopaswa kuwa sahihi) na kisha wakabidhi uhuru halisi katika kila kitu kingine. Ikiwa kila kipengele ni kimara, hujagawa, umejifanya tu kidhibiti cha mbali. Uhuru ndio kusudi.
3. Kubalianeni kuhusu ukaguzi kabla hujauhitaji. Hii ndiyo hatua inayofanya zaidi kwa wasiwasi. Badala ya kuning'inia au kunyamaza, weka mdundo kwa sauti: "Tugusane Jumatano, na nitumie ujumbe wakati wowote kabla ya hapo ukigonga ukuta." Sasa ubongo wako una jibu lililopangwa kwa "inaendaje," kwa hiyo unaweza kuacha kuuliza kila saa.
4. Linganisha kamba na mtu. Mtu anayefanya hili kwa mara ya kwanza anahitaji vizuizi vingi zaidi kuliko mtu aliyeyafanya kwa miaka. Muundo zaidi si kutokuamini, na muundo mdogo si kupuuza. Ni kulinganisha tu. Wape watu wapya ukaguzi wa mapema zaidi na mifano iliyo wazi zaidi, na upanue pengo wanapolistahili.
5. Kabidhi mamlaka, si kazi tu. Ikiwa unampa mtu kazi lakini unamfanya apitishe kila uamuzi mdogo kwako tena, umeshikilia sehemu inayokuchosha na umetoa tu uandishi. Waache waamue mambo ambayo kiwango chao kinapaswa kuamua. Hicho ndicho kinachoweka umakini wako huru kwa kazi ambayo ni wewe tu unayeweza kuifanya.

Angalia hii inafanya nini. Kwa kuwa mkarimu na uwazi mbele, unapata haki ya kurudi nyuma mwishoni. Ukaguzi mmoja ulioupanga unachukua nafasi ya kumi ungeufanya kwa neva.

Anza na kile kinachokutia hofu kidogo zaidi

Ikiwa wazo zima linakufanya uwe na mvutano, usianze na jukumu unalolishikilia zaidi. Anza na moja lenye hatari ndogo kwa neva zako lakini halisi vya kutosha kuhesabika. Unajenga zoea na unakusanya ushahidi, na unataka uthibitisho wa mapema kwamba kuachilia kunaweza kuvumilika.

Njia rahisi ya kupanga kilicho kwenye sahani yako: ni majukumu gani ambayo ni wewe tu una muktadha au mamlaka ya kuyafanya, na ni yapi unayoyashikilia zaidi kwa zoea, au kwa sababu kuyakabidhi kunajihisi si raha? Kundi la kwanza ni lako kweli kwa sasa. La pili ni orodha yako ya ugawaji, na karibu daima ni refu kuliko unavyofikiri. Ripoti ya mara kwa mara ambayo hakuna anayehitaji wewe mahususi kuiandika. Mkutano wa kudumu ambao ungeweza kumtuma mtu mwingine. Aina ya jukumu ungeweza kulieleza katika mazungumzo ya dakika tano. Hapo ndipo unapozoea.

Kuna manufaa ya kimya hapa ambayo ni rahisi kuyakosa unapokuwa na wasiwasi. Kukabidhi kazi halisi kwa mtu ni mojawapo ya njia kuu watu wanavyokua. Jukumu linalojihisi la kawaida kwako linaweza kuwa changamoto inayojenga kujiamini na ujuzi wa mtu mwingine. Unaposhikilia kila kitu kwa sababu unalifanya kwa kasi zaidi, hauungui tu mwenyewe, unaweka kimya kimya kikomo kwa watu wanaokuzunguka. Kuachilia ndiyo jinsi unavyoacha kuwa dari.

Jaribu ukabidhaji mmoja wiki hii. Chukua kitu kutoka kundi la pili, tumia hatua zilizo juu, na uangalie kile kinachotokea hasa dhidi ya kile ulichokiogopa. Pengo hilo, kati ya woga na uhalisia, ndiyo somo lote.

Wanapolifanya tofauti na ungelifanya

Hiki ndicho kipimo kinachowatofautisha watu wanaogawa na watu wanaojifanya tu kugawa. Mwenzako anawasilisha kazi iliyo nzuri, na tofauti na jinsi ungeifanya. Si mbaya. Si yako tu.

Silika yenye wasiwasi ni "kuirekebisha" irudi kwenye toleo lako. Pinga hilo kwa nguvu. Kila unaporudia kazi iliyogawiwa ili ilingane na ladha yako, unamfundisha mtu mambo mawili: kwamba uamuzi wao hauhesabiki, na kwamba kukukabidhi hakuna maana kwa sababu utaichukua tu tena. Fanya hivyo mara chache na wataacha kujaribu. Kisha unafanya kazi yote tena na unaiita tatizo la timu.

Hapa ndipo inasaidia kutenganisha maswali mawili. Je, ilifikia kiwango halisi, kile kilichofungamana na matokeo? Au ilishindwa tu kulingana na upendeleo wako binafsi? Shikilia mstari kwenye la kwanza. Achilia la pili, hata pale ngozi yako inapowaka kidogo. Usumbufu wa kuiona ikifanyika tofauti ndio msuli hasa unaojaribu kuujenga.

Makosa yatatokea pia, kwa sababu hivyo ndivyo kukabidhi kazi halisi kunavyoonekana. Jinsi unavyoitikia mara ya kwanza mtu anapokosea inaweka hali ya hewa kwa kila kitu kitakachofuata. Amy Edmondson, mtafiti wa Harvard aliye nyuma ya wazo la usalama wa kisaikolojia, aligundua kwamba timu bora si zile zinazofanya makosa machache zaidi, ni zile ambapo watu wanajihisi salama vya kutosha kuibua makosa mapema badala ya kuyaficha. Ikiwa mwitikio wako kwa kujikwaa ni kuingia kwa kasi na kuichukua kazi tena, unafundisha watu kuficha matatizo mpaka yawe makubwa mno kuficha. Ikiwa mwitikio wako ni "sawa, tuyatatue, unahitaji nini," unawafundisha kukuletea matatizo yakiwa bado madogo. Mojawapo ya hizo inakuweka macho usiku. Nyingine inakuruhusu kulala.

Sehemu ambayo kwa kweli inahusu wewe

Kuna tabaka la kimya zaidi hapa, na linastahili kutajwa wazi. Wakati mwingine upinzani wa kugawa hauhusu kazi kabisa. Ni kwamba kubaki umezikwa katika majukumu kunakuepusha na aina ngumu zaidi, iliyo wazi zaidi ya kazi: kuongoza. Kufanya ni jambo halisi na linalosifiwa na salama. Kuwaamini watu wengine na mambo yanayojalisha ni jambo lisilo na uhakika na lililo dhaifu. Inaeleweka kupendelea lile salama. Lakini halikuzi chochote.

Hamu ya kuchukua jukumu tena inapopanda, inaweza kusaidia kujiuliza unanyoosha mkono hasa kwa nini. Je, kazi iko hatarini kweli? Au unajaribu kutuliza hisia ya zamani, ile inayosema uko salama tu unapokuwa yule unayeshikilia kila kitu? Mara nyingi zaidi kuliko watu wanavyokiri, la pili ni kweli. Na unaweza kuijibu hisia hiyo bila kurudia kazi ya mwenzako. Pumzi taratibu. Tazama kile walichokiwasilisha hasa, si kile unachokiogopa. Ukumbusho kwamba ulijenga ukaguzi ndani, kwa hiyo utajua, kwa kweli, kwa wakati.

Nenda kwa upole na nafsi yako unapozoea hili. Fundo halitatoweka mara ya kwanza unapoachilia kitu. Linalegea kwa kurudia, jinsi hofu yoyote inavyolegea unapoendelea kuionyesha kwamba kile ulichokiogopa hakikutokea. Kila ukabidhaji unaoenda vizuri ni ushahidi ambao mfumo wako wa neva unapata kuuhifadhi.

Mpaka mmoja wa kweli. Ikiwa wasiwasi unaozunguka udhibiti una kina zaidi ya kazi, ikiwa unakugharimu usingizi, ukikuzuia kusema hapana, au ukikufuata nyumbani hadi kila sehemu ya maisha yako, hilo linastahili kuzungumzwa na daktari au mtaalamu wa tiba ya akili badala ya kulisimamia peke yako. Upendo wa ukamilifu na haja ya kudhibiti ni nyuzi za kawaida katika wasiwasi, na zinaitikia vyema msaada sahihi. Kutaka ardhi imara zaidi chini yako si udhaifu katika uongozi wako. Ni mojawapo ya mambo yaliyokomaa zaidi unayoweza kuufanyia.

Vyanzo

• Harvard Business Review, To Be a Great Leader, You Have to Learn How to Delegate Well
• Cleveland Clinic, Signs You Have High-Functioning Anxiety
• Amy C. Edmondson, Psychological Safety
• Harvard Business Review, Why Aren't I Better at Delegating?