Wakati wa Kuamua Haraka dhidi ya Taratibu

Fikiria mara ya mwisho uliganda kwenye uamuzi. Labda kuajiri mtu. Labda uamuzi wa bajeti, au kama uonyeshe upinzani kwenye tarehe ya mwisho, au kama utume ile barua pepe ngumu. Ulikuwa na sehemu kubwa ya kile ulichohitaji. Uliendelea kukusanya zaidi hata hivyo. Ulilala nao, kisha ukalala nao tena, na kuamua hakukuwa rahisi zaidi kamwe, kulizidi kuchelewa tu. Wakati huohuo kile ulichokuwa unakiepuka kilikaa hapo, kikikugharimu kimyakimya.

Sasa fikiria kinyume chake. Uamuzi wa haraka uliofanya kwa sababu chumba kizima kilikuwa kikikuangalia na ukimya ulihisi mbaya zaidi kuliko kukosea. Ulienda na hisia zako, haraka, nao ulikugharimu kwa miezi mingi.

Yote hayo mawili ni kosa lilelile likiwa limevaa nguo tofauti. Uliuoanisha mwendo usiofaa na uamuzi. Ujuzi unaostahili kuujenga si kuamua haraka zaidi, wala si kuamua kwa uangalifu zaidi. Ni kujua, kwa wakati huo, huu ni upi kati ya viwili.

Swali moja linalopanga maamuzi mengi

Kuna kipimo rahisi kinachofanya kazi zaidi kuliko orodha yoyote ya faida na hasara. Kabla ya kuamua, jiulize: naweza kutengua hili?

Jeff Bezos alieleza maamuzi kama milango. Baadhi ni milango ya njia mbili. Unapita, unaangalia huku na huko, na kama hupendi, unarudi nje, bila hasara kubwa. Mingine ni milango ya njia moja. Ukishapita, hakuna kurudi kwa urahisi mahali ulipokuwa umesimama. Ujanja wote ni kuacha kuichukulia kwa namna moja.

Maamuzi yanayoweza kutenguliwa yanapaswa kufanywa haraka. Si kiholela, bali haraka tu. Ikiwa unaweza kubadili nia yako wiki ijayo kwa gharama ndogo, basi kutafakari kwa wiki mbili ni upotevu mtupu, na kadiri unavyosubiri ndivyo unavyogharimika zaidi kwa kasi na taarifa uliyoikosa ambayo ungeipata tu kwa kutenda. Chagua chaguo lenye busara zaidi unaloliona sasa hivi na usogee. Utajifunza zaidi kutokana na wiki moja ya uamuzi ukiwa hai kuliko mwezi mwingine wa kuufikiria.

Maamuzi yasiyoweza kutenguliwa ndiyo yanayostahili utaratibu wako. Yale yaliyo magumu kikweli au ghali kuyatengua. Kuajiri mtu muhimu. Kupanga upya shirika. Kuacha kazi. Ahadi ya hadharani usiyoweza kuifuta kimyakimya. Haya yanastahili tafakuri, maoni ya pili, usingizi wa usiku. Tumia subira yako hapa, ambapo hasa inakununulia kitu.

Sehemu kubwa ya kile kinachopita mezani mwako ni mlango wa njia mbili uliovaa nguo za mlango wa njia moja. Silika yetu chini ya shinikizo ni kuchukulia kila kitu kama kisichoweza kutenguliwa, ambako ndiko hasa watu wazuri huishia kuwa wa taratibu, waangalifu kupita kiasi, na waliokwama. Kwa hiyo fanya swali la kutengua liwe hatua yako ya kwanza. Linaupa mkao mpya mchakato wote katika takribani sekunde tatu.

Mfano wa haraka, kwa sababu mstari si dhahiri kila wakati. "Je, tujaribu wiki ya siku nne kwa timu" linasikika kubwa mno. Likichukuliwa kama sera ya kudumu, ni mlango wa njia moja nawe ungehangaika. Lakini liendeshe kama jaribio la wiki sita lenye tarehe ya kupitia upya, nalo linakuwa mlango wa njia mbili, unaweza kuliamua Jumanne. "Je, nimwambie mteja tunatengana" linaonekana kama ujumbe mdogo wa haraka, lakini ni mlango wa njia moja, ukishasemwa hauwezi kufutwa, kwa hiyo huo unastahili rasimu ya taratibu na msomaji wa pili. Maamuzi yaleyale, mwendo tofauti, na kilichobadilika ni jinsi ulivyouona mlango kwa uwazi. Sehemu kubwa ya kazi iko katika jinsi unavyoutunga mchakato. Mara nyingi unaweza kugeuza mlango wa njia moja kuwa wa njia mbili kwa kupunguza tu ahadi, jaribio badala ya utekelezaji kamili, mwezi badala ya milele.

Swali la pili, kwa wakati mlango ni wa njia moja

Sema umeamua kwamba huu kweli ni mgumu kuutengua. Kupunguza kasi ni sahihi. Lakini taratibu inaweza kugeuka kuwa kukwama, kwa hiyo inasaidia kuwa na mstari wa mwisho wa uaminifu.

Mmoja wenye manufaa hutoka kwa viongozi wanaoamua vyema kwa kiwango kikubwa: songa unapokuwa na takribani asilimia sabini ya taarifa ambayo ungependa kuwa nayo. Ukiwa na asilimia hamsini unabahatisha. Lakini ukingoja hadi asilimia tisini au mia moja, karibu bila shaka umesubiri muda mrefu mno, na gharama ya kuchelewa imeshazidi kimyakimya gharama ya kukosea kidogo. Andy Jassy, akiandika katika *Harvard Business Review*, anatoa hoja ileile kuhusu kwa nini kasi yenyewe ni chaguo la uongozi: mara nyingi unaweza kukusanya maoni kidogo zaidi, kuamua, na kurekebisha unavyojifunza, nazo timu zinazosisitiza uhakika kabla ya kila hatua husimama polepole.

Kwa hiyo maswali mawili, kwa mpangilio. Naweza kutengua hili? Kama ndiyo, amua sasa. Kama hapana, je, nina takribani asilimia sabini ya kile ningehitaji ili kuchagua vyema? Kama ndiyo, amua sasa hata hivyo. Ukiwa chini ya asilimia sabini, taja ukweli mahususi mbili au tatu ambao ungebadili jibu lako, nenda ukusanye hao tu, na weka wakati wa kuamua bila kujali. "Nitakuwa na jibu ifikapo Alhamisi" hushinda "wakati nitakapohisi tayari," kwa sababu chini ya msongo hutahisi tayari kamwe.

Msongo unakufanyia nini wakati unaamua

Hapa ndipo sehemu ambayo ushauri mwingi wa maamuzi huiruka. Nyakati ambazo maamuzi haya yana maana zaidi kwa kawaida ndizo nyakati ambazo huna vifaa vya kuyafanya, kwa sababu msongo hubadili jinsi ubongo wako unavyoamua, na si kwa kuboresha.

Unapofurika, sehemu ile ya kufikiri yako inayopima taratibu hupungua sauti nayo ile ya haraka na ya kiotomatiki huchukua nafasi. Hiyo imeundwa hivyo, ni nzuri ikiwa unahitaji kuruka kutoka barabarani. Ni tatizo ikiwa unachagua muuzaji au unatunga ujumbe nyeti. Watafiti wanaochunguza kufanya maamuzi chini ya msongo wamegundua mfumo thabiti: msongo mkali huwasukuma watu kuelekea zoea na mbali na fikira zinazobadilika na zinazoelekea lengo. Unarudi kwenye hatua uliyoizoea, ile ya kawaida, kile unachofanya kila mara, hata wakati hali iliyo mbele yako inahitaji kitu kipya. Msongo pia hupinda jinsi unavyosoma hatari na tuzo, mara nyingi kwa njia ambazo hutazitambua kutoka ndani.

Hakuna kati ya hayo kinachomaanisha umevunjika. Kinamaanisha ubongo wenye msongo ni chombo tofauti na ule tulivu, na unapaswa kulizingatia hilo jinsi rubani anavyozingatia hali ya hewa.

Toleo la vitendo ni fupi:

• Kama linaweza kutenguliwa, ubongo wako wenye msongo uko sawa. Kasi ndiyo uamuzi sahihi hata hivyo, nao uamuzi wa haraka unaoweza kuutengua una hatari ndogo kwa maana yenyewe. Amini mfumo wa haraka hapa. Umejengwa kwa ajili ya hili.
• Kama haliwezi kutenguliwa, usiamue wakati umechacharika. Tuliza mwili wako kwanza, pumzi chache za kutoa taratibu, kutembea kidogo, maji, mapumziko halisi, kisha uliangalie tena. Hukatishi. Unasubiri hukumu yako halisi irudi mtandaoni.
• Shuku jibu la wazi wakati una msongo. Ikiwa chaguo linahisi la kulazimishwa na chaguo pekee unaloliona ni lile la kawaida, mara nyingi hilo ni zoea likizungumza, si hali halisi. Jilazimishe kutaja chaguo mbadala moja kabla ya kuamua.

Unamleta nani, na lini

Kasi na taratibu si suala la wakati tu. Ni suala la watu wangapi unawavuta ndani. Nayo hapa mantiki ileile inashikilia. Mlango wa njia mbili nadra huhitaji mkutano. Ikiwa unaweza kuutengua kwa gharama ndogo, kuwaomba watu watano watoe maoni kwa kiasi kikubwa hukununulia ucheleweshaji na toleo lililopunguzwa nguvu la hukumu yako mwenyewe. Liamue mwenyewe, waambie watu ulichoamua, songa mbele. Lengo lote la uamuzi unaoweza kutenguliwa ni kwamba gharama ya kukosea ni ndogo, kwa hiyo gharama ya kushauriana na kila mtu haistahili kulipwa.

Milango ya njia moja ndiyo mahali ambapo watu wengine hupata nafasi yao mezani. Si kupiga kura, si lazima, bali kuona kile usichoweza kukiona. Unapokaribia uamuzi mkubwa na una msongo kidogo, sehemu zako zisizoonekana ziko kubwa zaidi, nao mtu wa pili sahihi ni yule atakayekwambia jambo lisilokupendeza badala ya lile la kukutuliza. Wachague kwa makusudi. Mtu aliyewahi kufanya uamuzi wa aina hii, au mtu atakayeishi na matokeo, au tu mfanyakazi mwenzako asiyevutiwa nawe hata kidogo. Waulize swali mahususi, si "unafikiriaje," ambalo huvuta bega tu, bali "ni nini kingehitajika kuwa kweli ili hili liende vibaya." Swali hilo huvuta hatari kwenye uwazi wakati bado unaweza kufanya kitu kuhusu hilo.

Kuna mtego wa kimyakimya upande wa pili pia. Kukusanya maoni kunaweza kuwa njia ya kuepuka kuamua, aina inayoonekana ya heshima ya kuchelewesha. Ukigundua uko kwa mshauri wako wa nne na bado hujakaribia zaidi, pengine una jibu lako na unatafuta ruhusa. Weka aina ileile ya mstari wa mwisho ungeuweka kwa ukweli. Mazungumzo mawili mazuri, kisha unaamua.

Jenga zoea kabla ya kulihitaji

Kama mambo mengi yanayostahimili chini ya shinikizo, hili huwa rahisi kwa mazoezi katika hali tulivu. Machache yanayosaidia:

Weka hisia inayoendelea ya mielekeo yako mwenyewe. Wengi wetu tunaegemea upande mmoja, ama tunaharakisha maamuzi makubwa ili kutoroka usumbufu wa kuyashikilia, au tunahangaika juu ya madogo yasiyostahili kamwe. Kujua mwelekeo wako kunakuwezesha kuurekebisha. Ikiwa wewe ni mtu wa kuwaza-waza, kanuni yako ni "weka tarehe ya mwisho na uiheshimu." Ikiwa unafyatua kutoka nyongani, yako ni "taja milango ya njia moja na upunguze kasi kwa hiyo."

Weka tarehe za mwisho za maamuzi kwa sauti. Kumwambia mfanyakazi mwenzako "nitaamua ifikapo Ijumaa" hugeuza wasiwasi usio dhahiri kuwa kazi yenye kikomo, nako kunakulinda dhidi ya woga usio na mwisho unaofanya kuamua kuhisi mbaya zaidi kuliko ilivyo.

Andika uamuzi ukiwa mkubwa. Sentensi chache kuhusu ulichoamua, ulichokijua wakati huo, na ulichotarajia kutokea. Si kujiwekea alama baadaye. Ni kutenganisha matokeo mabaya na uamuzi mbaya, kwa sababu maamuzi mazuri wakati mwingine huishia vibaya nawe hutaki kujifunza fundisho lisilofaa na kuanza kuhoji kila hatua.

Na jipe neema ileile ungempa mwenzako wa timu. Utapata baadhi ya haya vibaya. Yale yanayoweza kutenguliwa utayarekebisha tu. Yale yasiyoweza kutenguliwa ndiyo sababu ya kupunguza kasi hapo awali, na hata hapo, uamuzi wenye tafakuri usiozaa matunda si kushindwa kwa maadili. Ni gharama ya kuwa mtu anayeamua kabisa.

Wakati uzito unazidi kile njia inaweza kubeba

Kuna tofauti baina ya uamuzi mgumu na uamuzi ulioacha kuhisi wa kuwezekana. Ikiwa kuchagua kumekuwa kitu unachokiogopa kila siku, ikiwa unalala macho ukirudia maamuzi ambayo tayari umeyafanya, ikiwa kutokuamua kumetambaa kupita kazi hadi kila kitu na unahisi umeganda muda mwingi, hilo linastahili kuchukuliwa kama zaidi ya tatizo la tija. Kutokuamua kunakodumu na kupooza kunaweza kuandamana na wasiwasi au msongo wa mawazo, nayo hayo huitikia utunzaji. Mtaalamu wa tiba au daktari wako anaweza kusaidia, na kutafuta msaada ni hatua ya nguvu, si ya udhaifu. Uthabiti uleule unaokufanya uwe mzuri chini ya shinikizo unastahili kulindwa ndani yako pia.

Siku nyingi, hata hivyo, suluhu ni ndogo kuliko inavyohisi. Jiulize kama unaweza kulitengua. Kama unaweza, amua sasa. Kama huwezi, fika kwenye kiasi cha kutosha, tuliza mwili wako, na uchague hata hivyo. Maamuzi hayapungui uzito. Wewe unakuwa bora zaidi katika kuyabeba.

Vyanzo

• Harvard Business Review, Speed Is a Leadership Decision
• Harvard Business Review, Make Good Decisions Faster
• Anthony J. Porcelli & Mauricio R. Delgado, Stress and Decision Making: Effects on Valuation, Learning, and Risk-taking (Current Opinion in Behavioral Sciences)
• Farnam Street, Reversible and Irreversible Decisions