দ্রুত পরামর্শ
- শুধু কাজটা নয়, ফলাফলটাই তুলে দিন।
- মাথার ওপর ঝুলে পড়ার আগে একটা খোঁজ নেওয়ার সময় ঠিক করুন।
- যে কাজটা আপনাকে সবচেয়ে কম ভয় দেখায় তা দিয়ে শুরু করুন।
একটা বিশেষ মুহূর্ত অনেক দক্ষ মানুষকে হোঁচট খাওয়ায়। আপনি ঠিক করেছেন আপনার দলের কাউকে একটা কাজ তুলে দেবেন। এমনকি কথাগুলোও বলে ফেলেছেন। আর তারপর, কয়েক ঘণ্টা পরে, আপনি নিজেকে দেখেন ঠিক কীভাবে কাজটা করতে হবে তা নিয়ে একটা লম্বা বার্তা লিখছেন, কিংবা রাতে নীরবে তার একটা অংশ আবার করে ফেলছেন, কিংবা ইনবক্স রিফ্রেশ করছেন এটা দেখতে যে তারা শুরু করেছে কি না। কাজটা আপনার প্লেট থেকে চলে গেছে। দুশ্চিন্তাটা যায়নি।
এটা যদি আপনিই হন, তবে সমস্যাটা সাধারণত আপনার দায়িত্ব বণ্টনের কৌশলে নয়। সমস্যাটা হলো কাজটা তুলে দেওয়া যা যা হুমকির মুখে ফেলছে বলে মনে হয় তাতে। আমাদের অনেকের জন্য, "যে এটা ভালোভাবে করে" সেই হওয়াটা জড়িয়ে আছে নিরাপদ থাকা, মূল্যবান হওয়া, আর জিনিস ভেঙে পড়বে কি না তা নিয়ন্ত্রণে থাকার সঙ্গে। তাই যখন আপনি কাজটা তুলে দেন, আপনার স্নায়ুতন্ত্রের কোনো একটা অংশ একে ঝুঁকি হিসেবে পড়ে আর বিপদ খুঁজতে শুরু করে।
ওই গিঁট ছাড়াই কাজ তুলে দিতে আপনি শিখতে পারেন। এর জন্য বুঝতে হবে আসলে কী সক্রিয় হচ্ছে, আর তারপর দায়িত্ব বণ্টনের এমন একটা উপায় দরকার যা আপনার উদ্বিগ্ন অংশটাকে আঁকড়ে ধরার মতো কম কিছু দেয়।
ছেড়ে দেওয়াটা কেন হুমকির মতো লাগে
সত্যিকারের যা ঘটছে তার সৎ সংস্করণ দিয়ে শুরু করুন, কারণ চিরাচরিত উপদেশ ("শুধু নিজের দলকে বিশ্বাস করো!") এটাকে সোজা টপকে যায়।
আপনি যখন নিজে একটা কাজ করেন, আপনি নিশ্চয়তা পান। আপনি জানেন এটা আপনার মান ছোঁবে, আপনি ঠিক জানেন কখন এটা শেষ, আপনি জানেন কিছু ফসকে যায়নি। দায়িত্ব বণ্টন সেই নিশ্চয়তাটাকে অজানার সঙ্গে বিনিময় করে। অন্য কেউ এটা করবে তার নিজের মতো, তার নিজের সময়সীমায়, এমন একটা মানে যা আপনি এখনো পুরোপুরি দেখতে পান না। যে একটু উদ্বিগ্ন থাকে তার জন্য অনিশ্চয়তাটাই ট্রিগার। আপনি যে অস্বস্তি অনুভব করেন তা আসলে আপনার সহকর্মী যোগ্য কি না তা নিয়ে নয়। এটা না-জানা নিয়ে, আর না-জানাটা অনিরাপদ মনে হওয়া নিয়ে।
এটাই পারফেকশনিজমের নিচের সেই একই যন্ত্রপাতি। Cleveland Clinic যাকে কখনো কখনো হাই-ফাংশনিং উদ্বেগ বলা হয় তাতে ভোগা মানুষদের বর্ণনা করে এমনভাবে—যাঁরা বাইরে থেকে শান্ত আর গোছানো দেখান অথচ ভেতরে নিজেদের আরও বেশি বেশি চাপ দেন, যাঁরা "মাত্রাছাড়াভাবে পারফেকশনিজমের জন্য চেষ্টা করেন" আর "না" বলতে কিংবা পিছিয়ে আসতে সত্যিকারের সমস্যায় পড়েন। ইঞ্জিনটা যদি সেটাই হয়, তবে প্রতিটা কাজ ধরে রাখা হলো এক মিনিটের জন্য উদ্বেগটাকে চুপ করানোর একটা উপায়। স্বস্তিটা সত্যি। এটা একটা ফাঁদও বটে, কারণ আপনি যত বেশি ধরে রাখেন, ধরার মতো তত বেশি জমে, আর আপনি তত কাছে চলে যান নিঃশেষ হয়ে পড়ার।
এর একটা পরিচয়ের দিকও আছে। অনেকে ঠিক এই কারণেই নেতা হয়ে ওঠেন যে তাঁরা কাজটা করতে দারুণ ছিলেন। Harvard Business Review করা থেকে নেতৃত্ব দেওয়ার এই পরিবর্তনটাকে অন্যতম কঠিন উত্তরণ বলে, কিছুটা এই কারণে যে আপনাকে এখানে যে দক্ষতা এনেছে—কাজের ওপর আপনার নিজের দুই হাত—সেটাই এখন আপনাকে নামিয়ে রাখতে হবে। যখন কাজ করাটাই আপনার মূল্যবান বোধ করার উপায়, তখন সেটা তুলে দেওয়া মনে হতে পারে নিজের মূল্যের প্রমাণটাই মুছে ফেলা। কাজেই এটা খচখচ করে, তাতে অবাক হওয়ার কিছু নেই।
আপনি আসলে কী তুলে দিচ্ছেন (আর কী দিচ্ছেন না)
এখানে একটা নতুন করে দেখার ভঙ্গি আছে যা এর কিছুটা উত্তাপ কমিয়ে দেয়। দায়িত্ব বণ্টন মানে খাদের কিনারা থেকে একটা কাজ ফেলে দিয়ে আশা করা নয়। এটা একটা ফলাফলের মালিকানা হস্তান্তর করা, একই সঙ্গে সহায়তা হিসেবে হাতের নাগালে থাকা। আপনি উবে যাচ্ছেন না। আপনি আপনার কাজটাকে "এটা করো" থেকে "এটা ভালোভাবে সাজিয়ে দাও আর নাগালের মধ্যে থাকো"-তে বদলাচ্ছেন।
এই পার্থক্যটা গুরুত্বপূর্ণ, কারণ আপনার মাথার ভেতরের উদ্বিগ্ন গল্পটা সাধারণত খাদের সংস্করণ: আমি তুলে দিলাম, সব নিয়ন্ত্রণ হারালাম, আর যদি ভুল হয় তবে আমি তা ঠিক করার মতো সময়েও জানতে পারব না। ওই গল্পটাই আপনাকে মাথার ওপর ঝুলিয়ে রাখে। কিন্তু ভালো দায়িত্ব বণ্টন এভাবে কাজ করে না। ভালো দায়িত্ব বণ্টন ঠিক সেই দৃশ্যমানতাটাই গড়ে তোলে যা আপনাকে শান্ত করে—ইচ্ছাকৃতভাবে, আগেভাগে—যাতে আপনাকে পরে সেটার পেছনে ছুটতে না হয়।
এটাকে নিয়ন্ত্রণ আর প্রভাবের পার্থক্য হিসেবে ভাবুন। অন্য কেউ কীভাবে একটা কাজ করবে তা আপনি নিয়ন্ত্রণ করতে পারবেন না। কিন্তু আপনি জোরালোভাবে তাকে গড়ে তুলতে পারেন: "ভালোভাবে করা" দেখতে কেমন তা নিয়ে স্পষ্ট থেকে, কখন আপনি খোঁজ নেবেন তা নিয়ে একমত হয়ে, এমন একজন হয়ে যাকে জিজ্ঞেস করতে তারা ভয় পায় না। নিয়ন্ত্রণ ধরে রাখার চেষ্টাই আপনাকে ক্লান্ত করে। প্রভাব গড়ে তোলাই আসলে ফলাফলকে রক্ষা করে।
যেভাবে তুলে দিলে আপনি শান্ত হন
বেশির ভাগ দায়িত্ব বণ্টনের উদ্বেগ আসে খুব অল্প তথ্য তুলে দিয়ে তারপর উদ্বিগ্নভাবে নজরদারি দিয়ে ফাঁকটা ভরাট করা থেকে। সমাধানটা হলো স্পষ্টতাকে সামনে এনে রাখা। শুরুতে বেশি যত্ন দিন যাতে পরে আরও পুরোপুরি ছেড়ে দিতে পারেন। আপনার স্নায়ু শান্ত করে এমন একটা হস্তান্তরে সাধারণত এই অংশগুলো থাকে।
- আসল ফলাফলটার নাম দিন, কাজটার নয়। শুধু "ডেকটা বানিয়ে ফেলো" বলবেন না। বলুন এটা কিসের জন্য, কার জন্য, আর একটা ভালো সংস্করণ কী অর্জন করে। মানুষ এমন একটা মান ছুঁতে পারে না যা তারা দেখতে পায় না। যখন তারা গন্তব্যটা বোঝে, তখন আপনি যেসব ছোট মুহূর্তে থাকবেন না সেগুলোতেও তারা ভালো সিদ্ধান্ত নেয়।
- বলুন কোনটা স্থির আর কোনটা তাদের। যে অল্প কয়েকটা জিনিস সত্যিই নড়ানো যায় না (একটা কঠিন সময়সীমা, একটা ব্র্যান্ড নিয়ম, যে সংখ্যাটা সঠিক হতেই হবে) তা নিয়ে সৎ হোন, আর তারপর বাকি সবকিছুতে তাদের সত্যিকারের স্বাধীনতা তুলে দিন। যদি প্রতিটা খুঁটিনাটি স্থির থাকে, তবে আপনি দায়িত্ব বণ্টন করেননি, আপনি নিজেকে কেবল একটা রিমোট কন্ট্রোল বানিয়েছেন। স্বাধীনতাটাই আসল কথা।
- দরকার পড়ার আগেই খোঁজ নেওয়ার সময় ঠিক করে নিন। এই চালটাই উদ্বেগের জন্য সবচেয়ে বেশি কাজ করে। মাথার ওপর ঝুলে থাকা কিংবা চুপ হয়ে যাওয়ার বদলে, একটা ছন্দ স্পষ্ট করে বলে নিন: "বুধবার একটু কথা বলি, আর তার আগে কোথাও আটকে গেলে যেকোনো সময় বার্তা পাঠিয়ো।" এখন "কেমন চলছে" প্রশ্নটার একটা নির্ধারিত উত্তর আপনার মস্তিষ্কের কাছে আছে, তাই সেটা প্রতি ঘণ্টায় জিজ্ঞেস করা থামাতে পারে।
- দড়িটা মানুষের সঙ্গে মিলিয়ে দিন। যে প্রথমবার এটা করছে তার যে বছরের পর বছর করেছে তার চেয়ে বেশি রক্ষাবেড়ি দরকার। বেশি কাঠামো মানে অবিশ্বাস নয়, আর কম কাঠামো মানে অবহেলা নয়। এটা স্রেফ মাপজোক। নতুনদের আগে আগে খোঁজ নিন আর আরও স্পষ্ট উদাহরণ দিন, আর তারা যত অর্জন করবে ফাঁকটা তত চওড়া করুন।
- শুধু কাজ নয়, কর্তৃত্বটাও তুলে দিন। আপনি যদি কাউকে একটা কাজ দেন কিন্তু প্রতিটা ছোট সিদ্ধান্ত আপনার মধ্য দিয়ে চালাতে বাধ্য করেন, তবে যে অংশটা আপনাকে নিঃশেষ করে সেটা আপনি ধরে রেখেছেন আর তুলে দিয়েছেন কেবল টাইপ করাটুকু। তাদের স্তরের যেসব সিদ্ধান্ত নেওয়া উচিত সেগুলো তাদেরই নিতে দিন। সেটাই আপনার মনোযোগকে মুক্ত করে সেই কাজের জন্য যা কেবল আপনিই পারেন।
এটা কী করছে লক্ষ করুন। শুরুতে স্পষ্টতায় উদার হয়ে আপনি শেষে পিছিয়ে আসার অধিকার অর্জন করেন। আপনি যে একটা খোঁজ নেওয়া ঠিক করেছেন, সেটা স্নায়ু থেকে যে দশটা করতেন সেগুলোর জায়গা নেয়।
যেটা আপনাকে সবচেয়ে কম ভয় দেখায় সেটা দিয়ে শুরু করুন
গোটা ধারণাটাই যদি আপনাকে টানটান করে দেয়, তবে যে কাজটার সঙ্গে আপনি সবচেয়ে বেশি আঁকড়ে আছেন সেটা দিয়ে শুরু করবেন না। এমন একটা দিয়ে শুরু করুন যা আপনার স্নায়ুর জন্য কম-ঝুঁকির, অথচ গোনায় ধরার মতো যথেষ্ট সত্যি। আপনি একটা অভ্যাস গড়ছেন আর প্রমাণ জড়ো করছেন, আর আপনি চান ছেড়ে দেওয়াটা যে বাঁচার মতো তার প্রাথমিক প্রমাণ।
আপনার প্লেটে যা আছে তা সাজানোর একটা সহজ উপায়: কোন কাজগুলো করার মতো প্রসঙ্গ বা কর্তৃত্ব কেবল আপনারই আছে, আর কোনগুলো আপনি মূলত অভ্যাসবশত ধরে রেখেছেন, কিংবা তুলে দেওয়াটা অস্বস্তিকর লাগে বলে? প্রথম দলটা আপাতত সত্যিই আপনার। দ্বিতীয়টা আপনার দায়িত্ব বণ্টনের তালিকা, আর এটা প্রায় সবসময়ই আপনার ভাবনার চেয়ে লম্বা। যে নিয়মিত প্রতিবেদনটা লেখার জন্য নির্দিষ্টভাবে আপনাকেই কারও দরকার নেই। যে বাঁধা মিটিংয়ে আপনি অন্য কাউকে পাঠাতে পারতেন। যে ধরনের কাজ আপনি পাঁচ মিনিটের একটা কথায় বুঝিয়ে দিতে পারতেন। ওগুলোতেই আপনি অনুশীলন করেন।
এখানে একটা শান্ত সুবিধা আছে যা উদ্বিগ্ন থাকলে সহজে চোখ এড়িয়ে যায়। কাউকে সত্যিকারের কাজ তুলে দেওয়াই মানুষের বেড়ে ওঠার অন্যতম প্রধান উপায়। যে কাজ আপনার কাছে গতানুগতিক লাগে, সেটাই হয়তো সেই প্রসারণ যা অন্য কারও আত্মবিশ্বাস আর দক্ষতা গড়ে তোলে। আপনি যখন সবকিছু ধরে রাখেন কারণ আপনি দ্রুত করেন, তখন আপনি কেবল নিজেকেই নিঃশেষ করছেন না, আশপাশের মানুষদের ওপরও নীরবে একটা ছাদ বসিয়ে দিচ্ছেন। ছেড়ে দেওয়াই সেই ছাদ হয়ে থাকা থামানোর উপায়।
এই সপ্তাহে একটা হস্তান্তর করে দেখুন। দ্বিতীয় দল থেকে কিছু একটা বেছে নিন, ওপরের ধাপগুলো কাজে লাগান, আর আপনি যা ভয় পেয়েছিলেন তার তুলনায় আসলে কী ঘটে তাতে মনোযোগ দিন। আশঙ্কা আর বাস্তবতার মধ্যেকার ওই ফাঁকটাই গোটা শিক্ষা।
যখন তারা আপনার চেয়ে আলাদাভাবে করে
এখানে সেই পরীক্ষা যা যাঁরা দায়িত্ব বণ্টন করেন আর যাঁরা কেবল বণ্টনের ভান করেন তাঁদের আলাদা করে। আপনার সহকর্মী এমন কাজ জমা দেয় যা ভালো, আর আপনি যেভাবে করতেন তার থেকে আলাদা। ভুল নয়। শুধু আপনার মতো নয়।
উদ্বিগ্ন প্রতিবর্তটা হলো এটাকে "ঠিক" করে নিজের সংস্করণে ফিরিয়ে আনা। সেটাকে রুখুন, জোর দিয়ে। প্রতিবার যখন আপনি বণ্টিত কাজ নিজের রুচির সঙ্গে মেলাতে আবার করেন, তখন মানুষটাকে আপনি দুটো জিনিস শেখান: যে তাদের বিচারবুদ্ধি গোনায় ধরা হয় না, আর যে এটা আপনাকে তুলে দেওয়া অর্থহীন কারণ আপনি তো সেটা ফিরিয়ে নেবেনই। এটা কয়েকবার করুন আর তারা চেষ্টা করা থামিয়ে দেয়। তখন আপনি আবার সব কাজ করছেন আর একে দলের সমস্যা বলছেন।
এখানে দুটো প্রশ্ন আলাদা করা সাহায্য করে। এটা কি আসল মানটা ছুঁয়েছে, যেটা ফলাফলের সঙ্গে বাঁধা? নাকি এটা শুধু আপনার ব্যক্তিগত পছন্দের সঙ্গে মেলেনি? প্রথমটায় রেখা ধরে রাখুন। দ্বিতীয়টা ছেড়ে দিন, এমনকি গা একটু রি রি করলেও। আলাদাভাবে করা দেখার অস্বস্তিটাই ঠিক সেই পেশি যা আপনি গড়ে তোলার চেষ্টা করছেন।
ভুলও হবে, কারণ সত্যিকারের কাজ তুলে দেওয়া দেখতে এমনই হয়। কেউ প্রথমবার গন্ডগোল করলে আপনি কীভাবে সাড়া দেন তা এর পরের সবকিছুর আবহাওয়া ঠিক করে দেয়। মনস্তাত্ত্বিক নিরাপত্তা ধারণাটার পেছনের হার্ভার্ড গবেষক অ্যামি এডমন্ডসন দেখেছেন যে সেরা দলগুলো সেই নয় যারা সবচেয়ে কম ভুল করে, তারা সেই যেখানে মানুষ ভুল লুকিয়ে রাখার বদলে আগেভাগে তা সামনে আনার মতো যথেষ্ট নিরাপদ বোধ করে। একটা হোঁচটে আপনার প্রতিক্রিয়া যদি হয় ঝাঁপিয়ে পড়ে কাজটা ফিরিয়ে নেওয়া, তবে আপনি মানুষকে শেখান সমস্যা লুকিয়ে রাখতে যতক্ষণ না সেটা লুকিয়ে রাখার মতো বড় হয়ে যায়। আপনার প্রতিক্রিয়া যদি হয় "আচ্ছা, চলো সামলাই, তোমার কী দরকার," তবে আপনি তাদের শেখান সমস্যাটা ছোট থাকতে থাকতেই আপনার কাছে আনতে। এর একটা আপনার রাতের ঘুম কাড়ে। অন্যটা আপনাকে ঘুমাতে দেয়।
যে অংশটা আসলে আপনাকে নিয়ে
এখানে একটা শান্ত স্তর আছে, আর সেটা সাফ ভাষায় বলা দরকার। কখনো কখনো দায়িত্ব বণ্টনে এই অনীহা কাজটা নিয়েই নয়। বরং কাজে ডুবে থাকাটা আপনাকে আরও কঠিন, আরও উন্মুক্ত একধরনের কাজ থেকে দূরে রাখে: নেতৃত্ব দেওয়া। করাটা মূর্ত, প্রশংসিত আর নিরাপদ। গুরুত্বপূর্ণ জিনিস নিয়ে অন্য মানুষদের বিশ্বাস করা অনিশ্চিত আর আঘাতপ্রবণ। নিরাপদটা বেছে নেওয়া বোধগম্য। সেটা শুধু কিছু গজায় না।
যখন একটা কাজ ফিরিয়ে নেওয়ার তাড়না জাগে, তখন নিজেকে জিজ্ঞেস করা সাহায্য করতে পারে যে আপনি আসলে কিসের দিকে হাত বাড়াচ্ছেন। কাজটা কি সত্যিই ঝুঁকিতে? নাকি আপনি একটা পুরোনো অনুভূতিকে প্রশমিত করার চেষ্টা করছেন, সেই অনুভূতি যা বলে আপনি কেবল তখনই নিরাপদ যখন আপনিই সবকিছু ধরে আছেন? মানুষ যতটা স্বীকার করে তার চেয়ে বেশি ক্ষেত্রে দ্বিতীয়টাই সত্যি। আর সহকর্মীর কাজ আবার না করেই আপনি ওই অনুভূতির জবাব দিতে পারেন। একটা ধীর শ্বাস। আপনি যা ভয় পাচ্ছেন তা নয়, তারা আসলে কী দিয়েছে তার দিকে একবার তাকানো। নিজেকে এই মনে করিয়ে দেওয়া যে আপনি একটা খোঁজ নেওয়া ঠিক করে রেখেছেন, তাই আপনি সত্যিই সময়মতো জানতে পারবেন।
এটা অনুশীলন করতে করতে নিজের সঙ্গে কোমল হোন। প্রথমবার কিছু ছেড়ে দিলেই গিঁটটা উবে যাবে না। যেকোনো ভয় যেভাবে আলগা হয় ঠিক সেভাবেই এটা বারবার করায় আলগা হয়—আপনি যখন তাকে বারবার দেখান যে আপনি যা ভয় পেয়েছিলেন তা ঘটেনি। ঠিকঠাক যাওয়া প্রতিটা হস্তান্তর এমন একটা প্রমাণ যা আপনার স্নায়ুতন্ত্র গুছিয়ে রাখতে পায়।
একটা সৎ সীমা। নিয়ন্ত্রণ নিয়ে উদ্বেগটা যদি কাজের চেয়েও গভীরে চলে, যদি এটা আপনার ঘুম কাড়ে, আপনাকে "না" বলতে না দেয়, কিংবা জীবনের প্রতিটা অংশে আপনার পিছু পিছু ঘরে চলে আসে, তবে সেটা একা সামলানোর বদলে একজন ডাক্তার বা থেরাপিস্টের সঙ্গে খুলে বলার মতো। পারফেকশনিজম আর নিয়ন্ত্রণের প্রয়োজন উদ্বেগের সাধারণ সুতো, আর সঠিক সহায়তায় এগুলো ভালো সাড়া দেয়। নিজের নিচে আরও স্থির মাটি চাওয়া আপনার নেতৃত্বের কোনো দুর্বলতা নয়। বরং নেতৃত্বের জন্য করতে পারেন এমন বেশি পরিণত কাজগুলোর একটা।
সূত্র
- Harvard Business Review, To Be a Great Leader, You Have to Learn How to Delegate Well
- Cleveland Clinic, Signs You Have High-Functioning Anxiety
- Amy C. Edmondson, Psychological Safety
- Harvard Business Review, Why Aren't I Better at Delegating?