Tetap produktif di masa sulit

Ada satu jenis hari kerja tertentu yang tidak ada hubungannya dengan kalender. Rumor PHK yang tidak kunjung hilang. Reorganisasi yang tidak ada yang mau jelaskan. Pasar yang berbalik arah, anggaran yang dipotong, kabar dari rumah yang terus kamu cek. Kamu duduk untuk bekerja dan jam-jam itu habis begitu saja. Kamu membaca paragraf yang sama empat kali. Kamu membalas email yang mudah dan menghindari yang sulit. Menjelang malam kamu lelah dan hampir tidak ada yang benar-benar selesai.

Kalau itu yang kamu rasakan sekarang, hal pertama yang perlu dikatakan adalah, kamu tidak malas dan kamu tidak gagal. Kamu adalah orang yang mencoba bekerja dengan fokus sementara sebagian otakmu sedang memindai bahaya. Dua hal itu saling bersaing, dan di masa-masa berat, pemindaian bahaya biasanya menang. Begitu kamu memahami kenapa, jalan kembali ke kerja yang baik terlihat berbeda dari sekadar "coba lebih keras".

Sebenarnya, apa yang tekanan lakukan pada hasil kerjamu?

Stres bukan sekadar perasaan. Itu keadaan seluruh tubuh, dan memang dirancang untuk mengganggu justru jenis pemikiran yang lambat dan cermat, yang dibutuhkan oleh kerja berbasis pikiran.

Ketika otakmu membaca sebuah situasi sebagai ancaman, sistem saraf simpatikmu memberi sinyal ke kelenjar adrenal untuk melepaskan adrenalin dan kortisol. Detak jantung naik, perhatian menyempit, energi bergerak cepat ke arah reaksi. American Psychological Association menyebut ini sebagai respons darurat tubuh, dan itu sangat berguna untuk momen-momen singkat bahaya yang nyata. Setelah rasa takut yang biasa, tubuhmu kembali ke keadaan istirahat dan reaksi kimia itu mereda.

Masalahnya, di musim yang berat, ancaman itu tidak pernah benar-benar padam. Kekhawatiran itu masih ada di pagi hari. Kortisol tetap tinggi, siklus pemulihan tersendat, dan kamu akhirnya menjalankan mode darurat selama berminggu-minggu, untuk tugas-tugas yang sama sekali bukan keadaan darurat.

Keadaan itu diam-diam menggerus kemampuan yang paling kamu butuhkan di tempat kerja:

• Fokus menyempit ke arah ancaman. Kamu bisa memberi perhatian penuh pada apa pun yang membuatmu takut, dan hampir tidak ada sisa untuk laporan yang harus selesai hari Kamis.
• Memori kerja mengecil. Kamu kehilangan arah, lupa apa yang baru saja dikatakan orang, masuk ke ruangan lalu blank.
• Kamu kembali ke kebiasaan lama. Riset tentang stres dan pengambilan keputusan menemukan bahwa tekanan mendorong kita menjauh dari pilihan yang fleksibel dan terarah pada tujuan, menuju pola lama yang otomatis, bahkan ketika situasinya sudah berubah dan pola itu sudah tidak lagi sesuai.

Perhatikan makna poin terakhir itu. Di bawah stres yang berkepanjangan, kamu tidak sekadar bekerja lebih lambat. Kamu membuat lebih banyak keputusan secara otomatis, justru saat situasi paling membutuhkan cara berpikir yang segar. Itu bukan cacat karakter. Itu cara kerja otak. Dan cara kerja yang bisa kamu ajak bekerja sama, begitu kamu berhenti melawannya.

Sengaja perkecil bingkainya

Naluri di masa sulit adalah memperluas pandangan, tetap mengawasi seluruh gambaran besar yang menakutkan sambil mencoba bekerja. Rasanya seperti tanggung jawab. Padahal itu justru yang membuat alarm tetap menyala.

Kamu tidak bisa mengalahkan ancaman lewat pikiran, kalau tubuhmu masih bereaksi terhadapnya, tapi kamu bisa mengubah apa yang kamu minta dari dirimu sendiri. Langkah paling bisa diandalkan adalah sengaja memperkecil bingkai sampai ke bagian yang benar-benar bisa kamu sentuh.

Dalam tulisannya untuk Harvard Business Review tentang memimpin tim melewati ketidakpastian, Amy Gallo menunjuk ide yang sama: fokus pada apa yang bisa kamu kendalikan, dan lakukan sesuatu yang konkret untuk mendukungnya setiap hari. Mengambil tindakan nyata, sekecil apa pun, lebih baik daripada terus memikirkannya, baik untuk hasilnya maupun untuk perasaanmu. Menyelesaikan satu hal yang solid memberi tahu sistem sarafmu, lebih meyakinkan daripada pidato penyemangat mana pun, bahwa kamu tidak tak berdaya di sini.

Maka ketika hari terasa berat luar biasa, perkecil, bukan perbesar.

1. Beri nama pada satu hal itu. Bukan seluruh pekerjaanmu. Bukan seluruh kuartal. Satu bagian pekerjaan yang paling berarti kalau itu satu-satunya yang kamu selesaikan hari ini.
2. Perkecil sampai hampir memalukan mudahnya. "Susun rencana proyek" menjadi "tulis tiga judul bagian". Intinya adalah mulai, karena memulai adalah bagian yang paling dipersulit oleh stres.
3. Lindungi satu blok waktu yang singkat dan sungguhan untuk itu. Tiga puluh sampai lima puluh menit dengan pintu tertutup dan notifikasi mati, memberi hasil lebih banyak daripada sore yang tercerai-berai dan terus terganggu.
4. Selesaikan sesuatu yang kelihatan hasilnya. Kirim, rilis, centang. Satu hal kecil yang selesai mengatur ulang rasa mampu bergerakmu secara keseluruhan.

Ini bukan soal menurunkan standarmu. Ini soal mengembalikan penilaianmu dengan memberinya sesuatu yang konkret untuk digigit. Momentum pada satu hal kecil biasanya membuka jalan untuk hal-hal besar di belakangnya.

Bangun ritme yang bisa bertahan di minggu yang buruk

Kemauan keras adalah rencana yang buruk di musim yang sulit, karena stres justru memakan sumber daya yang sama yang akan kamu gunakan. Jauh lebih baik bersandar pada ritme dan struktur, hal-hal yang tetap bekerja meski motivasimu tidak.

Beberapa hal yang tetap kuat di bawah tekanan:

Jaga awal harimu. Satu jam pertama menentukan nada hari itu, dan bagi kebanyakan orang, itulah jam dengan kejernihan pikiran paling banyak. Kalau kamu membukanya dengan scroll berita atau Slack kantor tanpa henti, kamu menghabiskan fokus terbaikmu untuk memberi makan alarm. Coba berikan blok pertama itu untuk satu pekerjaan yang sungguhan, sebelum dunia diberi kesempatan bersuara.

Bekerja dalam rentang yang lebih singkat dan jujur. Mencoba ngegas berjam-jam tanpa henti, lalu melamun, lebih buruk daripada beberapa sprint fokus dengan istirahat yang sungguhan di antaranya. Istirahat yang sungguhan berarti benar-benar menjauh, bukan pindah ke layar lain.

Gerakkan tubuhmu, sekecil apa pun. Jalan singkat, beberapa menit napas pelan, stretching di antara panggilan telepon. Ini bukan sekadar pemanis kesehatan. Napas panjang yang pelan dan beberapa menit gerakan benar-benar membantu tubuhmu turun dari respons stres, yang justru membuka jalan bagi pikiranmu untuk bekerja lagi.

Jaga tidurmu seperti itu bagian dari pekerjaan. Karena memang begitu. Otak yang lelah kehilangan fokus dan kesabaran lebih cepat, dan malam yang buruk membuat stres esok hari terasa lebih berat. Ketika semuanya terasa mendesak, tidur biasanya yang pertama dikorbankan, dan yang paling buruk untuk hilang.

Tidak ada yang dramatis dari semua ini. Justru itu intinya. Kebiasaan yang membawamu melewati masa berat itu kecil, bisa diulang, dan membosankan, dan justru karena itu ia bisa bertahan di minggu ketika tidak ada yang terasa baik.

Waspadai jebakan kerja sibuk

Ada satu jenis produktivitas yang rasanya seperti bekerja, tapi bukan. Stres sangat pintar menghasilkannya.

Ketika pekerjaan yang sebenarnya terasa terlalu besar untuk dihadapi, otak mencari tugas-tugas yang mudah dan sedikit menenangkan. Kamu merapikan folder. Kamu membalas dua puluh pesan kecil. Kamu ikut rapat yang sebenarnya bisa dilewatkan. Kamu memperhalus slide yang tidak ditanyakan siapa pun. Menjelang malam, kamu lelah dan sibuk, tapi hampir tidak menyentuh apa pun yang benar-benar menggerakkan keadaanmu ke depan. Itu bukan kemalasan. Itu penghindaran yang berdandan sebagai usaha, dan di bawah tekanan, ini sangat umum terjadi, karena kerja sibuk memberi sistem sarafmu yang gelisah rasa lega karena melakukan sesuatu, tanpa harus menanggung rasa tidak nyaman melakukan hal yang sulit.

Solusinya bukan mempermalukan dirimu sendiri. Solusinya adalah menyadari pola itu dan pelan-pelan mengarahkan ulang. Satu pertanyaan sederhana bisa membantu: kalau hari ini aku hanya menyelesaikan satu hal saja, apakah ini yang aku pilih? Kalau jawaban jujurnya tidak, itu tanda kamu mungkin bersembunyi di pekerjaan yang mudah. Kamu tidak harus meninggalkan tugas-tugas kecil itu. Cukup pastikan satu hal yang benar-benar penting mendapat blok waktu terbaikmu duluan, sebelum kerja sibuk sempat memakannya.

Tanda kedua adalah gerakan terus-menerus tanpa keputusan apa pun. Kalau kamu terus refresh, memeriksa, dan bereaksi sepanjang hari tanpa benar-benar memilih atau menyelesaikan apa pun, kamu mungkin terjebak dalam lingkaran stres, bukan sedang melewatinya. Jalan keluarnya hampir selalu, berhenti, pilih satu tindakan konkret berikutnya, dan lakukan hanya itu.

Kelola juga apa yang masuk ke dirimu

Kebanyakan saran produktivitas bicara soal apa yang kamu hasilkan. Di masa sulit, tumpuan yang lebih besar sering justru pada apa yang kamu masukkan ke dalam dirimu.

Alarm dalam tubuhmu diberi makan oleh informasi. Setiap kali refresh berita, setiap grup chat yang cemas, setiap "katanya sih" yang spekulatif, menjaga ancaman itu tetap segar dan kortisol tetap mengalir. Kamu bisa melakukan segalanya dengan benar pada kalendermu, dan tetap tidak menyelesaikan apa-apa kalau kamu terus memicu ulang respons stresmu setiap lima belas menit. Melindungi perhatianmu dari tetesan kekhawatiran yang terus-menerus adalah bagian dari pekerjaan, bukan pengalih perhatian darinya.

Ini bukan berarti menutup mata dari dunia. Ini berarti bersikap sengaja:

• Tetapkan beberapa waktu tertentu dalam sehari untuk memeriksa berita atau desas-desus, dan jauhi selebihnya. Tentukan kapan kamu akan melihatnya, bukan membiarkannya mengawasimu sepanjang hari.
• Matikan notifikasi yang hanya ada untuk menarikmu kembali ke alarm. Kamu tetap bisa dihubungi untuk hal yang benar-benar mendesak, tanpa harus bisa diganggu untuk segalanya.
• Perhatikan orang mana yang membuatmu semakin tegang dan mana yang membuatmu semakin tenang, dan sesuaikan seberapa banyak waktu kamu habiskan dengan masing-masing. Kekhawatiran itu menular, sama seperti ketenangan.

Tujuannya adalah berhenti menuang bahan bakar ke api sambil kamu mencoba bekerja di dekatnya. Kalau apa yang masuk ke dirimu mulai tenang, fokus akan kembali sendiri, lebih cepat dari yang kamu kira.

Kalau orang-orang mengandalkanmu

Ketika kamu memimpin orang lain, keadaan dirimu sendiri berhenti menjadi urusan pribadi, karena tekanan itu menular. Tim membacamu. Kalau kamu kacau dan tercerai-berai, itu menyebar. Kalau kamu tenang, itu juga menyebar.

Hal paling berguna yang bisa kamu tawarkan pada tim yang stres biasanya bukan keceriaan palsu. Itu adalah bingkai yang lebih kecil dan lebih jelas. Hougaard, Carter, dan Stembridge, dalam tulisan mereka di Harvard Business Review tentang memimpin di masa sulit, menunjuk pada transparansi yang penuh perhatian, jujur soal apa yang sulit, sambil tetap cukup mantap agar orang lain bisa meminjam ketenanganmu. Berpura-pura semuanya baik-baik saja terasa tidak peka. Membesar-besarkan bahaya menyerahkan panikmu ke semua orang. Ada jalan tengah, dan itulah yang harus dituju.

Beberapa hal yang benar-benar membantu tim tetap bekerja di masa berat:

• Katakan apa yang benar-benar sudah diketahui, dan akui apa yang belum. Ketidakpastian melelahkan, sebagian karena orang mengisi keheningan dengan skenario terburuk. Kalimat sederhana, "ini yang aku tahu, ini yang belum aku tahu, ini kapan aku akan tahu lebih banyak", menurunkan suhu.
• Persempit misinya. Bantu orang melihat satu atau dua hal yang paling penting saat ini, agar mereka tidak mencoba menanggung seluruh beban situasi yang tidak stabil sambil bekerja.
• Buat kemenangan kecil terlihat. Ketika hasil besar masih belum pasti, merayakan kemajuan konkret memberi orang sesuatu yang kokoh untuk dipijak.
• Lindungi fokus mereka. Lebih sedikit rapat dadakan, prioritas yang lebih jelas, dan perlindungan nyata dari kebisingan, jauh lebih berharga daripada pesan motivasi lainnya.

Kamu tidak harus punya semua jawaban. Kamu lebih dibutuhkan sebagai tempat yang tenang dan jujur untuk orang lain berpijak, sementara mereka mencari keseimbangannya sendiri.

Bagaimana kalau produktivitas bukan masalah sebenarnya?

Kadang masalahnya bukan cara kerjamu sama sekali. Ada perbedaan antara masa yang sulit dan penuh stres, dengan sesuatu yang lebih berat yang tidak bisa diselesaikan dengan seberapa rapi pun kamu mengatur waktu.

Perhatikan kalau kesulitan itu tidak kunjung hilang. Kalau kamu tidak bisa berkonsentrasi atau menyelesaikan banyak hal selama berminggu-minggu, kalau kamu takut menghadapi pekerjaan sampai itu merembes ke tidurmu, tubuhmu, atau orang-orang yang kamu sayangi, kalau kamu merasa terus-menerus tanpa harapan atau hampa, itu layak diperlakukan sebagai masalah kesehatan, bukan masalah disiplin. Stres kronis benar-benar membebani tubuh dan pikiran, dan mendorong diri lebih keras melawannya biasanya justru memperburuk keadaan.

Meminta bantuan adalah langkah yang kuat di sini, bukan yang lemah. Bicaralah dengan dokter atau terapis. Ceritakan pada orang yang kamu percaya apa yang sebenarnya terjadi, jangan menanggungnya sendirian. Kalau tempat kerjamu punya program bantuan karyawan, itu bisa jadi langkah awal yang tenang dan rahasia. Dan kalau kamu pernah merasa semuanya terlalu berat untuk ditanggung, tolong hubungi layanan krisis, jangan menunggunya sendirian.

Tujuan di masa sulit bukan tampil seolah tidak ada yang salah. Tujuannya adalah terus melakukan pekerjaan yang berarti bagimu, dengan kecepatan yang benar-benar bisa ditopang tubuhmu, dan mengetahui perbedaan antara minggu yang berat dan tanda bahwa kamu butuh dukungan lebih. Kalau kamu bisa membedakan itu, pekerjaanmu, dan dirimu, akan tetap berdiri ketika musim itu berganti.

Sumber

1. American Psychological Association, Stress effects on the body
2. Harvard Business Review, How to Keep Your Team Focused and Productive During Uncertain Times
3. Harvard Business Review, 3 Strategies for Leading Through Difficult Times
4. National Center for Biotechnology Information, Stress and Decision Making: Effects on Valuation, Learning, and Risk-taking