Bayangkan akhir hari kerja yang panjang. Kamu sudah bekerja sepuluh jam. Semua pesan terjawab, kamu hadir di setiap rapat, kamu memadamkan tiga masalah yang bukan kamu yang mulai. Tapi begitu berbaring di tempat tidur, kamu tidak bisa menyebutkan satu pun hal yang benar-benar kamu majukan hari itu. Harimu terjadi begitu saja padamu. Kamu tidak memimpinnya.
Rasa hampa itu ada sebabnya, dan itu bukan soal malas atau kurang jam kerja. Itu soal ke mana perhatianmu pergi. Kamu bisa sangat sibuk tanpa henti dan tetap menjauh dari segelintir hal yang sebenarnya akan membuat minggu itu berarti. Kebanyakan dari kita tidak pernah diajari bedanya mengisi waktu dan membelanjakan fokus. Dari dalam, keduanya terasa sama. Padahal sama sekali berbeda.
Sibuk itu jalan yang mudah. Fokus itu jalan yang berat.
Ada alasan kenapa kita cenderung memilih sibuk. Sibuk memberi umpan balik instan. Kotak masuk kosong, notifikasi hilang, satu kotak centang tercentang, dan otakmu memberimu sedikit rasa lega. Pekerjaan yang penting jarang begitu. Prosesnya lambat, kurang jelas, dan baru memberi hasil jauh belakangan, kalau pun ada. Jadi kita terus tertarik ke hal mendesak dan menjauh dari hal penting, ratusan kali sehari, tanpa pernah benar-benar memutuskannya.
Para pemimpin merasakan ini dengan tajam, karena lebih banyak bagian hari mereka ditentukan oleh orang lain. Ketika peneliti Harvard Business School, Michael Porter dan Nitin Nohria, melacak bagaimana para chief executive sebenarnya menghabiskan waktu mereka, jam demi jam selama berminggu-minggu, satu temuan menonjol: waktu adalah sumber daya paling langka yang dimiliki seorang pemimpin, dan ke mana waktu itu pergi membentuk segalanya. Tugasnya bukan melakukan lebih banyak. Tugasnya adalah menjaga sumber daya paling langka itu tetap terarah pada hal-hal yang hanya bisa digerakkan olehmu.
Maura Thomas menulisnya dengan tajam di Harvard Business Review. Ketika seorang manajer mengeluh timnya punya "masalah manajemen waktu," katanya, masalah sebenarnya biasanya adalah perhatian. Orang-orangnya sibuk. Mereka stres. Mereka hanya sibuk mengerjakan hal yang salah, di tempat kerja yang terus menarik fokus mereka ke berbagai arah. Kamu bisa memberi seseorang kalender yang lebih baik dan itu tidak akan membantu, karena kebocorannya bukan di jadwal mereka. Kebocorannya ada di perhatian mereka.
Sebenarnya, berapa harga yang kamu bayar saat berpindah fokus?
Ini bagian yang mengejutkan banyak orang. Biaya sebuah gangguan bukan tiga puluh detik yang kamu habiskan untuknya. Biayanya adalah apa yang terjadi pada pekerjaan yang kamu kembali kerjakan setelahnya.
Psikolog Sophie Leroy menyebut ini attention residue, sisa perhatian. Ketika kamu berpindah dari satu tugas ke tugas lain, sebagian pikiranmu tertinggal di tugas pertama, apalagi kalau kamu meninggalkannya belum selesai. Kamu duduk untuk menulis memo strategi, tapi sebagian otakmu masih memikirkan email yang baru setengah kamu balas. Kamu hadir secara fisik tapi hanya sebagian hadir secara pikiran. Leroy menemukan bahwa tarikan ini tidak hilang setelah penyesuaian sebentar. Ia bisa membayangi seluruh tugas berikutnya.
Tumpuk itu sepanjang hari yang penuh perpindahan fokus, dan hitungannya jadi berat. Para peneliti yang mempelajari multitasking, dirangkum oleh American Psychological Association, memperkirakan bahwa hambatan mental kecil yang tercipta saat berpindah-pindah tugas bisa menghabiskan hingga empat puluh persen waktu produktifmu. Empat puluh persen. Itu hampir separuh usahamu, hilang, bukan untuk kerja keras, tapi untuk gesekan karena harus memulai lagi dan lagi.
Ada juga biaya emosional, yang jarang dibicarakan. Hari yang terpecah-pecah membuatmu tegang dan lelah sekaligus. Kamu tidak pernah benar-benar tenggelam dalam sesuatu cukup dalam untuk merasakan kepuasan tenang dari kemajuan yang nyata, jadi kamu berakhir cemas dan anehnya merasa tidak mencapai apa-apa, tak peduli berapa banyak hal yang kamu sentuh. Perasaan tercerai-berai dan pekerjaan yang tercerai-berai sebenarnya masalah yang sama, hanya berbeda wajah.
Memutuskan apa yang penting, dengan sengaja
Fokus dimulai sebelum hari kerja dimulai, dengan sebuah keputusan yang dilewatkan kebanyakan orang. Kalau kamu tidak memilih sendiri prioritasmu, suara paling keras di kotak masukmu yang akan memilihkannya untukmu.
Ada satu pertanyaan sederhana yang menembus banyak kebisingan: kalau minggu ini hanya satu hal yang bisa selesai, apa yang seharusnya itu? Bukan hal yang paling berisik. Melainkan hal yang, sebulan dari sekarang, akan kamu syukuri karena sudah kamu lindungi. Biasanya itu pekerjaan yang tenang, penting, dan mudah ditunda, strategi, percakapan yang sulit, hal yang membuat orang-orang di sekitarmu bertumbuh. Tentukan itu sebelum harimu penuh, karena setelahnya sudah terlambat.
Lalu jaga itu seolah itu nyata, karena memang nyata.
- Beri prioritas utamamu ruang yang sesungguhnya, bukan sisa waktu. Sisihkan waktu yang benar-benar ada untuk pekerjaan yang paling penting, di jam ketika otakmu paling tajam, dan perlakukan waktu itu seperti kamu memperlakukan rapat dengan orang yang kamu hormati. Pekerjaan yang selesai adalah pekerjaan yang diberi tempat untuk terjadi.
- Pilih beberapa hal saja dan biarkan sisanya baik-baik saja. Kamu tidak bisa melakukan semuanya dengan baik, dan berpura-pura bisa hanya membuat semuanya selesai setengah-setengah. Memilih apa yang penting berarti memilih apa yang tidak. Katakan dengan jelas pada dirimu sendiri: ini, bukan itu.
- Lindungi satu rentang waktu tanpa gangguan setiap hari. Bahkan enam puluh menit yang tenang, ponsel di ruangan lain, notifikasi mati, sudah cukup untuk merasakan lagi seperti apa fokus yang utuh. Kebanyakan orang sudah lupa rasanya. Rasa itu akan kembali dengan cepat.
- Selesaikan hal kecil sebelum berpindah, atau catat dulu di kertas. Karena tugas yang belum selesai itulah yang menempel di pikiran, keluarkan dari kepalamu dan taruh di daftar yang kamu percaya. Tugas yang sudah dicatat berhenti menghantui tugas berikutnya.
- Buat penutup singkat di akhir hari. Tiga menit untuk melihat apa yang bergerak maju, menuliskan satu hal penting untuk besok, dan menutup laptop. Ini memberi tahu pikiranmu bahwa hari itu benar-benar sudah selesai, dan itulah cara berhenti membawa pekerjaan ke jam-jam yang seharusnya mengisi ulang energimu.
Semua ini tidak butuh aplikasi baru atau sistem produktivitas. Yang dibutuhkan hanyalah memutuskan apa yang penting, lalu mempertahankan keputusan itu melawan hari yang dengan senang hati akan menghabiskanmu untuk hal-hal lain.
Kapan rasa tercerai-berai ini lebih dari sekadar musim sibuk?
Bagi kebanyakan dari kita, rasa tercerai-berai naik turun mengikuti beban kerja, dan beberapa minggu menjaga perhatian sudah cukup untuk menariknya kembali. Kadang rasanya lebih berat dari itu, dan ada baiknya kita jujur soal bedanya.
Kalau kamu benar-benar tidak bisa fokus, sesederhana apa pun kamu menyederhanakan hidupmu, kalau rasa gelisah atau kabut pikiran itu sudah menetap dan tidak hilang, kalau itu mulai merembes ke tidurmu atau hubunganmu, atau kalau setiap tugas terasa menuntut lebih banyak daripada yang bisa kamu berikan, itu mungkin menunjukkan ada sesuatu di balik pekerjaan itu sendiri. Kesulitan berkonsentrasi yang terus-menerus bisa berjalan bersama kecemasan, depresi, burnout, kedukaan, atau perbedaan cara kerja otak dalam memusatkan perhatian, dan tidak satu pun dari itu bisa diperbaiki dengan daftar tugas yang lebih baik. Dokter atau terapis bisa membantumu membedakan antara musim yang berat dan sesuatu yang layak mendapat dukungan sungguhan. Mencari bantuan itu bukan tanda kegagalan produktivitas. Itu justru naluri yang sama yang membuat seorang pemimpin baik, yaitu tahu apa yang benar-benar butuh perhatiannya.
Tujuannya memang bukan melakukan lebih banyak. Tujuannya adalah sampai di penghujung hari sambil tahu bahwa jam-jammu pergi ke tempat yang memang kamu inginkan. Itu adalah kekuatan yang tenang, dan hampir tidak ada yang menggunakannya dengan sengaja. Kamu bisa mulai besok, dengan satu hal saja.
Sumber
- Harvard Business Review, Your Team's Time Management Problem Might Be a Focus Problem
- American Psychological Association, Multitasking: Switching costs
- Sophie Leroy, Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks (Organizational Behavior and Human Decision Processes)
- Harvard Business Review, How CEOs Manage Time