Jinsi ya Kulituliza Kundi Wakati Hakuna Ajuaye Kitakachofuata

Fikiria hali ya chumba mara tu baada ya habari mbaya kufika. Kuna uvumi wa kupunguzwa kwa wafanyakazi. Muungano wa makampuni ambao hakuna aliyeutarajia. Muda wa kukamilisha kazi ambao umeongezeka mara mbili ghafla, bila msaada wowote wa ziada. Maneno hayajaisha kutamkwa na tayari chumba kimebadilika. Watu wananyamaza, au wanaanza kuongea haraka haraka. Macho yanaelekea mlangoni, kwenye simu zao, na kwako wewe.

Katika wakati huo kila mtu anajiuliza swali lile lile kimyakimya, hata kama hangeliweka wazi kamwe: je, tuko salama? Na kwa kweli hawaulizi taarifa. Wanasoma uso wako, mabega yako, na kasi ya sauti yako. Wanataka kujua kama mtu aliye mbele yao ameshtuka na kuingiwa na hofu, kwa sababu hilo huwaambia kama nao wanapaswa kuwa hivyo.

Huu ndio uzito wa ajabu wa kujaribu kuituliza kundi wakati huwezi kuuona wakati ujao vizuri kuliko wao. Huna majibu. Huenda umeogopa sawasawa na kila mtu mwingine. Na bado, kazi yako katika kipindi hicho cha kutojua, ni kuwa mahali ambapo watu wanaweza kusimama.

Habari njema ni kuwa utulivu katikati ya kutokuwa na uhakika si sawa na kuwa na mpango. Ni mkusanyiko wa mambo ambayo unaweza kweli kuyafanya, hata pale ambapo hakuna lililowekwa sawa.

Kwa nini kutojua ndio sehemu ngumu

Binadamu tumeumbwa kuchunguza hatari, na hatari iliyo wazi ni rahisi kuikabili kuliko ile isiyoeleweka. Ukiwa na hatari iliyo wazi unaweza kuchukua hatua. Kutokuwa na uhakika huacha king'ora kikilia bila mahali pa kupeleka nguvu ile, hivyo akili hujaza nafasi tupu kwa hali mbaya zaidi zinazoweza kutokea. Msukosuko huo huchosha, na huambukiza. Mtu mmoja mwenye wasiwasi anayesoma tena barua pepe isiyoeleweka anaweza kulivuta timu zima katika mzunguko ule ule.

Watafiti wanaochunguza uongozi wameanza kutaja kutokuwa na uhakika kwenyewe kama kipengele cha msingi cha kazi za kisasa, si dhoruba ipitayo unayoisubiri iishe. Makala moja ya hivi karibuni ya Harvard Business Review inaeleza kuwa jambo lenye manufaa zaidi ambalo kiongozi anaweza kulijenga sasa hivi ni uwezo mkubwa zaidi wa kuvumilia kutojua, uwezo wa kuendelea kufikiri kwa uwazi wakati mambo usiyoyajua yanazidi yale unayoyajua. Mtazamo huo mpya una umuhimu kwa kila mtu aliye karibu nawe, kwa sababu kiongozi anayeichukulia kutokuwa na uhakika kama dharura ya kudumu hufundisha timu kuishi katika hali ya dharura. Kiongozi anayeichukulia kama hali ya kawaida ya kazi huwapa wote ruhusa ya kupumua.

Kwa hivyo hatua ya kwanza ni ya ndani, na ni ya kimya. Kabla ya kumwambia mtu yeyote neno lolote, tambua hali yako mwenyewe. Je, mabega yako yamepanda hadi masikioni? Je, pumzi yako iko juu na ya haraka? Huwezi kulikabidhi kundi utulivu usiokuwa nao. Pumzi ndefu ya kutoa nje, nyayo chini sakafuni, kitambo kidogo cha kimya kabla ya kuongea. Ni jambo dogo, lakini watu huhisi tofauti kati ya mtu aliyejikaza na mtu aliyetulia.

Kuna ukweli mgumu uliojificha ndani ya haya yote. Wakati hujui kitakachofuata, hamu yako inaweza kuwa ni kusubiri hadi upate jambo la uhakika kabla ya kusema chochote kabisa. Ukimya huo takribani kamwe hausomeki jinsi unavyotumaini. Kwa kundi lenye wasiwasi, kiongozi mkimya haonekani kama mwenye kufikiri kwa kina. Anaonekana kama mtu anayeficha habari mbaya, au mtu ambaye ameacha kujishughulisha. Mvuto wa kunyamaza kimya hadi upate uwazi ni mojawapo ya njia zinazojulikana zaidi ambazo watu wenye nia njema huifanya hali ya wasiwasi kuwa mbaya zaidi.

Sema wazi kuhusu kutokuwa na uhakika

Hamu ya asili, wakati mambo yanapoyumba, mara nyingi ni kuonyesha ujasiri kamili. Tabasamu, sema kila kitu kitakuwa sawa, badilisha mada. Watu huyaona haya karibu papo hapo, na huleta matokeo kinyume. Furaha ya bandia husomeka kama ujinga au kama kuficha jambo, na vyote viwili hulifanya timu kuwa na wasiwasi zaidi, si kupungua.

Hatua yenye utulivu zaidi ni kusema jambo la kweli waziwazi. "Bado sijui hili litaishaje. Haya ndiyo ninayoyajua, haya ndiyo nisiyoyajua, na huu ndio wakati ninaotarajia tutajua zaidi." Hilo linaonekana rahisi. Pia ni chaguo gumu zaidi, la ujasiri zaidi, na hufanya jambo lenye nguvu: huwaambia watu kuwa si wazimu kuhisi wasiwasi, na kuwa hutawaongoza kwa maneno ya kupamba.

Amy Edmondson, mtafiti wa Harvard aliye nyuma ya wazo la usalama wa kisaikolojia, ametumia miongo kadhaa kuonyesha kinachotokea watu wanapohisi salama vya kutosha kusema, kuuliza maswali, na kukiri kuwa hawajaielewa hali. Kazi yake inaelekeza kwenye tabia ya kiongozi ambayo ni rahisi kuidharau. Unapokiri kutokuwa na uhakika kwako na uwezo wako wa kukosea, unafanya iwe salama kwa kila mtu mwingine kufanya vivyo hivyo. Kinyume chake, kiongozi ambaye lazima aonekane siku zote kuwa anajua, kwa kimya hufundisha timu kuficha wasiwasi wao na dalili zao za tahadhari, hasa wakati ishara hizo zina umuhimu zaidi.

Kusema wazi kuhusu kutokuwa na uhakika si sawa na kumwaga kila hofu na kila hali mbaya isiyochujwa kwa kundi. Kuna mstari kati ya kuwa mkweli na kuvuruga. Waambie watu ukweli katika kiwango wanachoweza kukibeba na kuchukulia hatua. Waepushe na maelezo ya kuendelea ya machafuko yako mwenyewe.

Wape watu kitu imara cha kushikilia

Wakati taswira kubwa imefunikwa na ukungu, dawa yake si utabiri wa bandia. Ni duara dogo la mambo ambayo bado ni ya kweli kwa hakika. Watu wanaweza kuvumilia kutokuwa na uhakika kukubwa kuhusu wakati ujao ikiwa wana kitu halisi na cha kutegemewa cha kusimamia sasa hivi.

Mambo machache unayoweza kuwapa hata pale usipoweza kutoa majibu:

• Taja kisichobadilika. Katika takribani msukosuko wowote, mambo mengi bado ni thabiti. Kazi ya wiki hii. Jinsi mnavyoshughulikiana. Kile ambacho timu ni hodari katika kukifanya. Kusema wazi kile kinachobaki vilevile hupunguza wingu la kutokuwa na uhakika hadi ukubwa wake halisi, ambao mara nyingi ni mdogo kuliko unavyohisiwa.
• Fupisha upeo wa macho. Wakati mwaka ujao hauwezi kujulikana, waelekeze watu kwenye wiki mbili zijazo. Lengo la muda mfupi lililo wazi na linalowezekana huipa nguvu ya wasiwasi mahali penye manufaa pa kwenda. Maendeleo katika jambo halisi ni mojawapo ya njia za haraka zaidi ambazo kundi hujituliza.
• Waambie watu utakachofanya na lini. "Nitawashirikisha lolote nitakalojua ifikapo Ijumaa, hata kama habari yenyewe ni kwamba hakuna habari." Mpangilio unaotabirika wa taarifa za kweli ni aina yake ya utulivu. Huwazuia watu wasijaze ukimya kwa hofu.
• Dumisha ratiba zako za kawaida. Kikao cha mara kwa mara cha kujuliana hali, jinsi mikutano inavyoanza, taratibu ndogondogo. Katika wakati wa mtikisiko haya si mambo ya kupuuzwa. Ni vishikizo vinavyouambia mfumo wa fahamu kuwa muundo bado unashikilia.

Tambua kuwa hakuna kati ya haya kinachokuhitaji ujue hadithi itaishaje. Kinachohitajika tu ni uwe mkweli kuhusu wakati uliopo na wa kutegemewa kuhusu mwenendo wako mwenyewe. Hiyo ni aina ya uhakika ambayo unaweza kweli kuitoa.

Zima kinu cha uvumi kwa kuwalisha watu ukweli

Kutokuwa na uhakika hakubaki tupu kwa muda mrefu. Watu wasipokuwa na taarifa halisi, hutengeneza zao wenyewe, na toleo wanalolitunga takribani kila mara ni la giza zaidi kuliko uhalisia. Onyo lisiloeleweka kuhusu "mabadiliko fulani yanayokuja" hugeuka, ifikapo chakula cha mchana, kuwa uhakika wa kunong'onezwa kwamba kila mtu katika idara yuko karibu kukatwa. Hadithi huenea katika mazungumzo ya pembeni na vikundi vya gumzo ambavyo hutaviona kamwe, na ufikapo kuisikia, imeshakuwa ngumu na kugeuka ukweli.

Huwezi kuwazuia watu wasiongee. Unaweza kuyasukuma nje uvumi mbaya zaidi kwa kuwa chanzo cha ukweli cha kuaminika zaidi chumbani. Sema zaidi, si kidogo. Hata "kwa kweli sijui, na haya ndiyo ninayoyafanya ili kujua" hushinda ukimya, kwa sababu huupa wasiwasi mahali pa kweli pa kutua badala ya kuuacha huru kutunga. Watu wanapoamini kuwa utawaambia unachokijua mara tu unapoweza, hutumia nguvu kidogo sana kubuni dhana, na nyingi zaidi kuendelea kufanya kazi vizuri.

Waache watu wawe na hisia zao bila kunyonya hofu

Kundi lililo chini ya msongo litakuletea hofu, kero, na maswali mengi usiyoweza kuyajibu. Mwitikio wa haraka ni ama kukimbilia kurekebisha hisia ("usijali, itakuwa sawa") au kuizuia kabisa ("tubaki na mtazamo chanya na tuzingatie kazi"). Vyote viwili huwaacha watu wakihisi hawaonekani, na watu wasioonekana huongeza kelele au huacha kujishughulisha.

Kuna njia ya tatu, na kwa kiasi kikubwa ni kusikiliza. Waache watu waseme jambo gumu. "Hili linatia wasiwasi" au "Nasikia una wasiwasi kuhusu nafasi yako, na hilo ni jambo la haki kabisa kuwa na wasiwasi nalo" hufanya zaidi ya hotuba yoyote ya kutia moyo. Hukubaliani kuwa maafa yanakuja. Unawaonyesha kuwa uhalisia wao unaruhusiwa chumbani. Mkusanyiko wa mwongozo kutoka Harvard Business Review kuhusu kuongoza katikati ya kutokuwa na uhakika hueleza jambo lile lile kwa maneno ya wazi: kubali kile watu wanachohisi, kuwa mkweli kuhusu usiyoyajua, na usiyafunike kwa matumaini ya kulazimishwa.

Nidhamu ngumu zaidi ni nusu ya pili: baki imara wakati unafanya hivyo. Unaweza kuwepo kikamilifu kwa hofu ya mtu bila kuiambukizwa. Fikiria kuwa chumba tulivu ambacho wanaweza kuingia, si kioo kinachoakisi hofu ile kurudi, ikiwa kubwa zaidi. Ukijikuta unavutwa chini, hiyo ni ishara yako ya kurudi nyuma, kupumua, na kuiangalia hali yako mwenyewe ya kusimama kabla ya kuendelea kuishikilia yao.

Mfululizo rahisi wakati lazima ukabiliane na chumba

Wakati unapopaswa kweli kusimama mbele ya kundi lenye wasiwasi na huna majibu, mpangilio wa kadiri wa hatua husaidia:

1. Jituliza wewe kwanza. Pumzi moja ndefu kabla ya kuongea. Mwili wako huweka hali ya chumba kabla ya maneno yako.
2. Sema ukweli wa uaminifu katika kiwango kinachotumika. Kinachojulikana, kisichojulikana, na lini utajua zaidi.
3. Kubali hisia iliyopo chumbani bila kuharakisha kuifuta.
4. Elekeza kwenye kilichobado imara na kwenye lengo la muda mfupi.
5. Toa ahadi moja dhahiri kuhusu jinsi utakavyowaarifu, kisha itimize.

Hutafanya hili kwa ukamilifu. Utayumbayumba kwenye swali, au utasikika mwenye mtetemeko zaidi kuliko ulivyotaka. Hilo ni sawa, na kwa kweli ni la kibinadamu kwa namna ambayo watu huiamini. Watakachokumbuka si kama ulikuwa mnadhifu. Ni kama ulikuwa mkweli, kama ulibaki, na kama ulirudi ulipoahidi kufanya hivyo.

Wakati ni kubwa kuliko kipindi kigumu

Kuwatuliza wengine ni kazi halisi, na hupunguza akiba yako mwenyewe. Kulibeba kundi kupitia kipindi kirefu cha kutokuwa na uhakika huku ukishughulikia chako mwenyewe ni mojawapo ya mambo yanayochosha zaidi ambayo mtu anaweza kufanya, na lina gharama. Chunguza dalili ndani yako: hofu isiyoondoka, usingizi usiokuja, ukavu wa hisia au ukali wa kudumu unaokufuata hadi nyumbani. Kuwa mtu imara kwa kila mtu mwingine hakukufanyi kuwa salama dhidi ya haya. Mara nyingi hukuweka katika hatari zaidi, kwa sababu unanyonya zaidi na unakiri kidogo.

Ikiwa mkazo unakuchosha, ongea na mtu, daktari, mtaalamu wa tiba ya akili, au mtu wa kuaminika aliye nje ya hali hiyo. Hilo si kutoka nje ya nafasi yako. Ndiyo jinsi unavyobaki ndani yake. Utulivu unaojaribu kuwapa watu wako lazima ujazwe tena kutoka mahali fulani, na kujifanya kuwa huhitaji hilo ndiyo njia ya uhakika zaidi ya kuumaliza pale wanapokuhitaji zaidi.

Hakuna anayeweza kuahidi kundi kuwa kila kitu kitakuwa sawa. Unachoweza kuwa ni mtu anayesema ukweli, anayeshikilia muundo, na asiyetoweka mambo yanapokuwa magumu. Katika ukungu, hilo si jambo dogo. Kwa watu waliosimama karibu nawe, huenda likawa jambo imara zaidi linaloonekana.

Vyanzo

• Harvard Business Review, Leaders, It's Time to Build Your Tolerance for Uncertainty
• Harvard Business School Working Knowledge, Four Steps to Building the Psychological Safety That High-Performing Teams Need
• Amy C. Edmondson, Psychological Safety
• Harvard Business Review, Our Favorite Management Tips on Leading Through Uncertainty