Tips singkat
- Serahkan hasilnya, bukan cuma tugasnya.
- Sepakati waktu menengok sebelum kamu mengintai.
- Mulai dari tugas yang paling tidak menakutkanmu.
Ada satu momen tertentu yang membuat banyak orang cakap tersandung. Kamu sudah memutuskan menyerahkan sebuah tugas pada seseorang di timmu. Kamu bahkan sudah mengucapkannya. Lalu, beberapa jam kemudian, kamu mendapati dirimu menyusun pesan panjang tentang persis bagaimana mengerjakannya, atau diam-diam mengulang sebagiannya di malam hari, atau menyegarkan kotak masukmu untuk melihat apakah mereka sudah mulai. Tugasnya sudah lepas dari piringmu. Kekhawatirannya tidak.
Kalau itu dirimu, masalahnya biasanya bukan teknik delegasimu. Tapi apa yang sepertinya diancam oleh penyerahan pekerjaan itu. Bagi banyak dari kita, menjadi orang yang mengerjakannya dengan baik terjalin dengan menjadi aman, dihargai, dan menguasai apakah segalanya akan runtuh atau tidak. Jadi saat kamu memberikan pekerjaannya, sebagian dari sistem sarafmu membacanya sebagai risiko dan mulai mencari bahayanya.
Kamu bisa belajar menyerahkan pekerjaan tanpa simpul itu. Ia butuh memahami apa yang sebenarnya sedang menyala, lalu cara mendelegasikan yang memberi bagian cemas dari dirimu lebih sedikit untuk digenggam.
Kenapa melepaskan terasa seperti ancaman
Mulailah dari versi jujur tentang apa yang sedang terjadi, karena nasihat yang biasa ("percaya saja pada timmu!") langsung melewatinya.
Ketika kamu mengerjakan sebuah tugas sendiri, kamu mendapat kepastian. Kamu tahu ia akan memenuhi standarmu, kamu tahu persis kapan ia selesai, kamu tahu tidak ada yang terlewat. Mendelegasikan menukar kepastian itu dengan ketidaktahuan. Orang lain akan mengerjakannya dengan caranya, dengan jadwalnya, dengan standar yang belum sepenuhnya bisa kamu lihat. Bagi siapa pun yang sedikit cemas, ketidakpastian itu sendiri yang jadi pemicunya. Ketidaknyamanan yang kamu rasakan sebenarnya bukan tentang apakah rekanmu cakap. Tapi tentang tidak tahu, dan tidak tahu yang terasa tidak aman.
Ini mesin yang sama di balik perfeksionisme. Cleveland Clinic menggambarkan orang dengan apa yang kadang disebut kecemasan berfungsi-tinggi sebagai mereka yang tampak tenang dan teratur di luar sambil mendorong dirinya semakin keras di dalam, yang "mengejar kesempurnaan sampai berlebihan" dan benar-benar sulit berkata tidak atau mundur. Kalau itu mesinnya, maka menahan setiap tugas adalah cara menjaga kecemasan tetap diam sejenak. Kelegaannya nyata. Ia juga jebakan, karena semakin banyak yang kamu pegang, semakin banyak yang harus dipegang, dan semakin dekat kamu hanyut menuju kelelahan total.
Ada potongan identitas juga. Banyak orang menjadi pemimpin justru karena mereka unggul dalam mengerjakan pekerjaannya. Harvard Business Review menyebut peralihan dari mengerjakan menjadi memimpin sebagai salah satu transisi tersulit yang ada, sebagian karena keterampilan yang persis membawamu sampai di sini, kedua tanganmu sendiri di atas pekerjaannya, adalah hal yang sekarang harus kamu letakkan. Ketika mengerjakan pekerjaan adalah cara kamu merasa berharga, menyerahkannya bisa terasa seperti menghapus bukti nilai dirimu. Pantas saja ia menyengat.
Apa yang sebenarnya kamu berikan (dan apa yang tidak)
Inilah sudut pandang baru yang menarik sebagian panasnya keluar. Mendelegasikan bukan menjatuhkan sebuah tugas dari tebing lalu berharap. Tapi mengalihkan kepemilikan atas sebuah hasil sambil tetap tersedia sebagai pendukung. Kamu tidak menghilang. Kamu mengubah pekerjaanmu dari "mengerjakannya" menjadi "menyiapkannya dengan baik dan tetap bisa dijangkau".
Perbedaan itu penting, karena cerita cemas di kepalamu biasanya versi tebing itu: aku menyerahkannya, aku kehilangan semua kendali, dan kalau ia jadi salah aku akan tahu terlambat untuk memperbaikinya. Cerita itulah yang membuatmu mengintai-intai. Tapi bukan begitu cara delegasi yang baik bekerja. Delegasi yang baik membangun di dalamnya persis visibilitas yang menenangkanmu, dengan sengaja, sejak awal, sehingga kamu tidak harus mengejarnya nanti.
Anggap ia sebagai perbedaan antara kendali dan pengaruh. Kamu tidak bisa mengendalikan bagaimana orang lain mengerjakan sebuah tugas. Kamu bisa membentuknya dengan kuat: dengan jelas tentang seperti apa "dikerjakan dengan baik", dengan menyepakati kapan kamu akan menengok, dengan menjadi seseorang yang tidak mereka takuti untuk ditanyai. Berusaha mempertahankan kendali itulah yang melelahkanmu. Membangun pengaruh itulah yang sebenarnya melindungi hasilnya.
Cara menyerahkan yang menenangkanmu
Kebanyakan kecemasan delegasi datang dari menyerahkan terlalu sedikit informasi lalu dengan cemas mengisi celahnya dengan pengawasan. Perbaikannya adalah memuati kejelasan di depan. Curahkan lebih banyak perhatian di awal supaya kamu bisa melepas lebih penuh sesudahnya. Penyerahan yang menenangkan sarafmu biasanya punya bagian-bagian ini.
- Namai hasil yang sebenarnya, bukan tugasnya. Jangan cuma bilang "susun deck-nya". Katakan untuk apa ia, untuk siapa, dan apa yang dicapai oleh versi yang baik. Orang tidak bisa mengenai standar yang tak bisa mereka lihat. Saat mereka memahami tujuannya, mereka membuat keputusan yang lebih baik di semua momen kecil saat kamu tidak akan ada di sana.
- Katakan apa yang sudah pasti dan apa yang menjadi milik mereka. Jujurlah tentang sedikit hal yang sungguh tak bisa berubah (tenggat yang mutlak, aturan merek, angka yang harus benar) lalu serahkan kebebasan yang nyata pada mereka di segala hal lainnya. Kalau setiap detail sudah dipatok, kamu belum mendelegasikan, kamu cuma menjadikan dirimu sebuah remote. Kebebasan itulah intinya.
- Sepakati waktu menengok sebelum kamu membutuhkannya. Inilah langkah yang berbuat paling banyak untuk kecemasan. Alih-alih mengintai atau diam, tetapkan iramanya dengan lantang: "Ayo kita bertukar kabar hari Rabu, dan pesan aku kapan saja sebelum itu kalau kamu mentok." Sekarang otakmu punya jawaban terjadwal untuk "bagaimana perkembangannya", jadi ia bisa berhenti bertanya tiap jam.
- Cocokkan tali kekangnya dengan orangnya. Seseorang yang mengerjakan ini untuk pertama kali butuh lebih banyak pengaman daripada yang sudah mengerjakannya bertahun-tahun. Lebih banyak struktur bukan ketidakpercayaan, dan lebih sedikit struktur bukan kelalaian. Ia cuma penyesuaian. Beri orang yang lebih baru waktu menengok yang lebih awal dan contoh yang lebih jelas, dan lebarkan jaraknya seiring mereka memperolehnya.
- Serahkan wewenangnya, bukan cuma pekerjaannya. Kalau kamu memberi seseorang sebuah pekerjaan tapi membuat mereka mengembalikan tiap keputusan kecil padamu, kamu telah menahan bagian yang menguras dirimu dan menyerahkan cuma pengetikannya. Biarkan mereka memutuskan hal-hal yang seharusnya diputuskan di tingkat mereka. Itulah yang membebaskan perhatianmu untuk pekerjaan yang cuma bisa kamu kerjakan.
Perhatikan apa yang dilakukan ini. Dengan bermurah hati dengan kejelasan di depan, kamu memperoleh hak untuk mundur di belakang. Penengokan yang kamu jadwalkan menggantikan sepuluh penengokan yang akan kamu lakukan karena gugup.
Mulai dari hal yang paling tidak menakutkanmu
Kalau seluruh gagasannya membuatmu tegang, jangan mulai dari tugas yang paling kamu lekati. Mulailah dari satu yang taruhannya rendah bagi sarafmu tapi cukup nyata untuk berarti. Kamu sedang membangun kebiasaan dan mengumpulkan bukti, dan kamu ingin bukti dini bahwa melepaskan itu bisa dilalui.
Cara sederhana memilah apa yang ada di piringmu: tugas mana yang cuma kamu yang punya konteks atau wewenang untuk mengerjakannya, dan mana yang kamu pegang kebanyakan karena kebiasaan, atau karena menyerahkannya terasa tidak nyaman? Kelompok pertama memang milikmu untuk saat ini. Yang kedua adalah daftar delegasimu, dan ia hampir selalu lebih panjang dari yang kamu kira. Laporan berkala yang tak khusus membutuhkanmu untuk menulisnya. Rapat rutin yang bisa kamu wakilkan ke orang lain. Jenis tugas yang bisa kamu jelaskan dalam percakapan lima menit. Di situlah kamu berlatih.
Ada manfaat yang lebih senyap di sini yang mudah luput saat kamu cemas. Menyerahkan pekerjaan yang nyata pada seseorang adalah salah satu cara utama orang bertumbuh. Tugas yang terasa rutin bagimu mungkin jadi tantangan yang membangun kepercayaan diri dan keterampilan orang lain. Saat kamu menahan segalanya karena kamu mengerjakannya lebih cepat, kamu bukan cuma membakar dirimu sendiri, kamu diam-diam membatasi langit-langit orang-orang di sekitarmu. Melepaskan adalah cara kamu berhenti menjadi langit-langit itu.
Coba satu penyerahan minggu ini. Pilih sesuatu dari kelompok kedua, pakai langkah-langkah di atas, dan perhatikan apa yang sebenarnya terjadi versus apa yang kamu takutkan. Jurang itu, antara rasa ngeri dan kenyataannya, adalah seluruh pelajarannya.
Ketika mereka mengerjakannya berbeda dari caramu
Inilah ujian yang memisahkan orang yang mendelegasikan dari orang yang cuma berpura-pura. Rekanmu menyerahkan pekerjaan yang baik, dan berbeda dari cara yang akan kamu lakukan. Bukan salah. Cuma bukan milikmu.
Refleks cemasnya adalah "memperbaikinya" kembali ke versimu. Tahan itu, kuat-kuat. Setiap kali kamu mengulang pekerjaan yang didelegasikan agar cocok dengan seleramu, kamu mengajari orang itu dua hal: bahwa penilaian mereka tidak berarti, dan bahwa menyerahkannya padamu sia-sia karena kamu akan mengambilnya kembali. Lakukan itu beberapa kali dan mereka berhenti mencoba. Lalu kamu mengerjakan semuanya lagi dan menyebutnya masalah tim.
Di sinilah ada baiknya memisahkan dua pertanyaan. Apakah ia memenuhi standar yang sebenarnya, yang terikat pada hasilnya? Atau apakah ia cuma gagal mencocokkan preferensi pribadimu? Tahan garisnya pada yang pertama. Lepaskan yang kedua, bahkan saat kulitmu sedikit merinding. Ketidaknyamanan melihatnya dikerjakan secara berbeda adalah persis otot yang sedang kamu coba bangun.
Kesalahan juga akan terjadi, karena begitulah rupanya menyerahkan pekerjaan yang nyata. Bagaimana kamu merespons pertama kali seseorang berbuat salah menetapkan cuaca untuk segala hal sesudahnya. Amy Edmondson, peneliti Harvard di balik gagasan keamanan psikologis, menemukan bahwa tim terbaik bukanlah yang membuat paling sedikit kesalahan, melainkan yang anggotanya merasa cukup aman untuk memunculkan kesalahan sejak dini alih-alih menyembunyikannya. Kalau reaksimu terhadap kekeliruan adalah menyambar masuk dan mengambil kembali pekerjaannya, kamu mengajari orang menyembunyikan masalah sampai terlalu besar untuk disembunyikan. Kalau reaksimu adalah "oke, ayo bereskan, apa yang kamu butuhkan," kamu mengajari mereka membawakanmu masalah selagi masih kecil. Salah satunya membuatmu terjaga sepanjang malam. Yang lain membuatmu bisa tidur.
Bagian yang sebenarnya tentang dirimu
Ada lapisan yang lebih senyap di sini, dan ia layak dinamai dengan jelas. Kadang penolakan untuk mendelegasikan sama sekali bukan tentang pekerjaannya. Tapi bahwa tetap terkubur dalam tugas menjauhkanmu dari jenis kerja yang lebih sulit dan lebih telanjang: memimpin. Mengerjakan itu konkret dan dipuji dan aman. Memercayakan orang lain dengan hal-hal yang penting itu tidak pasti dan rentan. Bisa dimengerti kalau lebih memilih yang aman. Ia cuma tidak menumbuhkan apa pun.
Saat dorongan untuk menyambar kembali sebuah tugas muncul, ada baiknya bertanya pada dirimu sendiri apa yang sebenarnya kamu raih. Apakah pekerjaannya sungguh berisiko? Atau apakah kamu sedang berusaha menenangkan perasaan lama, yang berkata kamu cuma aman saat kamulah yang memegang segalanya? Lebih sering daripada yang orang akui, yang kedua yang benar. Dan kamu bisa menjawab perasaan itu tanpa mengulang pekerjaan rekanmu. Satu napas perlahan. Satu pandangan pada apa yang benar-benar mereka serahkan, bukan pada apa yang kamu takutkan. Satu pengingat bahwa kamu sudah membangun penengokan, jadi kamu memang akan, benar-benar, tahu pada waktunya.
Berlembutlah pada dirimu sendiri selagi melatih ini. Simpulnya tidak akan lenyap pertama kali kamu melepas sesuatu. Ia melonggar dengan pengulangan, seperti ketakutan apa pun ketika kamu terus menunjukkan padanya bahwa hal yang kamu takutkan tidak terjadi. Setiap penyerahan yang berjalan baik adalah bukti yang bisa diarsipkan sistem sarafmu.
Satu batasan yang jujur. Kalau kecemasan seputar kendali berakar lebih dalam dari pekerjaan, kalau ia merenggut tidurmu, mencegahmu berkata tidak, atau mengikutimu pulang ke setiap bagian hidupmu, itu layak dibahas dengan dokter atau terapis alih-alih dikelola sendirian. Perfeksionisme dan kebutuhan untuk mengendalikan adalah benang yang umum dalam kecemasan, dan keduanya merespons dukungan yang tepat dengan baik. Menginginkan pijakan yang lebih mantap di bawahmu bukan kelemahan dalam kepemimpinanmu. Itu salah satu hal yang lebih dewasa yang bisa kamu lakukan untuknya.
Sumber
- Harvard Business Review, To Be a Great Leader, You Have to Learn How to Delegate Well
- Cleveland Clinic, Signs You Have High-Functioning Anxiety
- Amy C. Edmondson, Psychological Safety
- Harvard Business Review, Why Aren't I Better at Delegating?