Ada satu momen tertentu yang sering menjebak banyak orang yang sebenarnya cakap. Kamu sudah memutuskan untuk menyerahkan sebuah tugas ke rekan timmu. Kamu bahkan sudah mengucapkannya. Lalu, beberapa jam kemudian, kamu mendapati dirimu menulis pesan panjang tentang cara persisnya mengerjakan itu, atau diam-diam mengerjakan ulang sebagiannya di malam hari, atau berulang kali membuka kotak masuk untuk melihat apakah mereka sudah mulai. Tugasnya sudah lepas dari mejamu. Kekhawatirannya tidak.
Kalau itu kamu, masalahnya biasanya bukan pada teknik pendelegasianmu. Masalahnya ada pada apa yang terasa terancam saat kamu melepaskan pekerjaan itu. Bagi banyak dari kita, menjadi orang yang mengerjakan sesuatu dengan baik itu erat kaitannya dengan rasa aman, rasa dihargai, dan rasa punya kendali atas apakah semuanya akan berantakan atau tidak. Jadi ketika kamu menyerahkan pekerjaan itu, sebagian dari sistem sarafmu membacanya sebagai risiko dan mulai mencari-cari bahaya.
Kamu bisa belajar menyerahkan pekerjaan tanpa dililit rasa itu. Yang dibutuhkan adalah memahami apa yang sebenarnya sedang "menyala" di dalam dirimu, lalu cara mendelegasikan yang tidak memberi banyak celah untuk dipegangi oleh sisi cemasmu.
Kenapa melepaskan terasa seperti ancaman?
Mari mulai dari versi jujurnya, karena nasihat umum ("percaya saja sama timmu!") justru melewatkan bagian ini.
Ketika kamu mengerjakan sesuatu sendiri, kamu mendapat kepastian. Kamu tahu hasilnya akan sesuai standarmu, kamu tahu persis kapan itu selesai, kamu tahu tidak ada yang terlewat. Mendelegasikan berarti menukar kepastian itu dengan ketidakpastian. Orang lain akan mengerjakannya dengan caranya sendiri, sesuai waktunya sendiri, dengan standar yang belum bisa sepenuhnya kamu lihat. Bagi siapa pun yang sedikit lebih cemas dari biasanya, ketidakpastian itu sendirilah pemicunya. Rasa tidak nyaman yang kamu rasakan sebenarnya bukan soal apakah rekanmu kompeten atau tidak. Itu soal tidak tahu, dan rasa tidak tahu itu yang terasa tidak aman.
Ini mesin yang sama yang ada di balik perfeksionisme. Cleveland Clinic menggambarkan orang dengan apa yang kadang disebut kecemasan berfungsi tinggi (high-functioning anxiety) sebagai orang yang terlihat tenang dan teratur dari luar, tapi terus mendorong diri sendiri lebih keras dan lebih keras dari dalam, yang "berusaha mengejar kesempurnaan sampai berlebihan" dan sungguh kesulitan berkata tidak atau mengambil jarak. Kalau ini mesin penggeraknya, maka memegang semua tugas sendiri adalah cara untuk membuat kecemasan diam sejenak. Kelegaannya nyata. Tapi itu juga jebakan, karena makin banyak yang kamu pegang, makin banyak pula yang harus dipegang, dan kamu makin dekat dengan titik burnout.
Ada juga soal identitas. Banyak orang menjadi pemimpin justru karena mereka dulu unggul dalam mengerjakan pekerjaan itu sendiri. Harvard Business Review menyebut perpindahan dari mengerjakan ke memimpin sebagai salah satu transisi tersulit yang ada, sebagian karena keahlian yang membawamu sampai di sini, yaitu tangan sendiri yang turun langsung mengerjakan, adalah hal yang sekarang harus kamu lepaskan. Ketika mengerjakan pekerjaan adalah cara kamu merasa berharga, menyerahkannya bisa terasa seperti menghapus bukti nilai dirimu. Wajar kalau itu terasa perih.
Apa yang sebenarnya kamu lepaskan (dan apa yang tidak)?
Ini ada reframe yang bisa mengurangi sedikit panasnya. Mendelegasikan bukan berarti melempar tugas dari tebing lalu berharap-harap cemas. Itu adalah memindahkan kepemilikan atas sebuah hasil, sambil tetap ada sebagai penopang. Kamu tidak menghilang. Kamu mengganti perananmu dari "mengerjakan" menjadi "menyiapkan dengan baik dan tetap bisa dihubungi."
Perbedaan ini penting, karena cerita cemas di kepalamu biasanya versi tebing itu: aku serahkan, aku kehilangan semua kendali, dan kalau ini salah aku akan tahu terlambat untuk memperbaikinya. Cerita itulah yang membuatmu terus mengintai. Tapi bukan begitu cara kerja delegasi yang baik. Delegasi yang baik justru membangun sejak awal, secara sengaja, keterlihatan yang bisa menenangkanmu, jadi kamu tidak perlu mengejarnya belakangan.
Anggap saja ini beda antara kendali dan pengaruh. Kamu tidak bisa mengendalikan cara orang lain mengerjakan sesuatu. Tapi kamu bisa membentuknya dengan kuat: dengan bersikap jelas soal seperti apa "selesai dengan baik" itu, dengan menyepakati kapan kamu akan mengecek, dengan menjadi orang yang tidak mereka takuti untuk ditanyai. Berusaha mempertahankan kendali itulah yang menguras tenagamu. Membangun pengaruh itulah yang sebenarnya menjaga hasilnya.
Cara menyerahkan pekerjaan yang menenangkan dirimu
Kebanyakan kecemasan soal delegasi berasal dari menyerahkan informasi yang terlalu sedikit, lalu dengan cemas mengisi celahnya dengan pengawasan. Solusinya adalah memberi kejelasan di depan. Curahkan lebih banyak perhatian di awal supaya kamu bisa benar-benar melepaskan setelahnya. Serah terima yang menenangkan biasanya punya bagian-bagian ini.
- Sebutkan hasil sebenarnya, bukan sekadar tugasnya. Jangan hanya bilang "buatkan slide presentasinya." Katakan untuk apa itu, untuk siapa, dan seperti apa versi yang baik. Orang tidak bisa mencapai standar yang tidak bisa mereka lihat. Ketika mereka paham tujuan akhirnya, mereka bisa mengambil keputusan yang lebih baik di setiap momen kecil saat kamu tidak ada di sana.
- Katakan mana yang tetap dan mana yang jadi milik mereka. Jujurlah soal beberapa hal yang benar-benar tidak bisa berubah (tenggat waktu yang ketat, aturan merek, angka yang harus tepat), lalu berikan kebebasan sungguhan untuk semua hal lainnya. Kalau semua detail ditetapkan, itu bukan mendelegasikan, itu hanya menjadikan dirimu sebagai remote control jarak jauh. Kebebasan itulah intinya.
- Sepakati waktu untuk mengecek sebelum kamu benar-benar membutuhkannya. Ini langkah yang paling banyak membantu kecemasan. Alih-alih terus mengintai atau malah diam sama sekali, tetapkan iramanya secara terbuka: "Kita ketemu lagi hari Rabu ya, dan pesan aku kapan saja sebelum itu kalau kamu mentok." Sekarang otakmu punya jawaban terjadwal untuk pertanyaan "bagaimana kabarnya," jadi ia bisa berhenti bertanya setiap jam.
- Sesuaikan panjang talinya dengan orangnya. Seseorang yang baru pertama kali mengerjakan ini butuh lebih banyak pagar pengaman dibanding seseorang yang sudah bertahun-tahun melakukannya. Struktur yang lebih banyak bukan berarti tidak percaya, dan struktur yang lebih sedikit bukan berarti dibiarkan begitu saja. Itu cuma penyesuaian. Beri orang yang lebih baru waktu pengecekan lebih awal dan contoh yang lebih jelas, lalu lebarkan jaraknya seiring mereka membuktikan diri.
- Serahkan wewenangnya, bukan cuma pekerjaannya. Kalau kamu memberi seseorang sebuah tugas tapi memaksa mereka mengembalikan setiap keputusan kecil ke kamu, kamu sebenarnya cuma menyerahkan bagian mengetiknya dan tetap memegang bagian yang menguras energimu. Biarkan mereka memutuskan hal-hal yang memang seharusnya diputuskan di level mereka. Itulah yang membebaskan perhatianmu untuk pekerjaan yang hanya bisa kamu lakukan sendiri.
Perhatikan apa yang terjadi di sini. Dengan bermurah hati memberi kejelasan di awal, kamu memperoleh hak untuk benar-benar mundur di akhir. Sesi pengecekan yang sudah kamu jadwalkan menggantikan sepuluh kali pengecekan yang tadinya kamu lakukan karena gelisah.
Mulai dari hal yang paling tidak menakutkan
Kalau seluruh ide ini bikin kamu tegang, jangan mulai dari tugas yang paling melekat di hatimu. Mulailah dari tugas yang risikonya rendah untuk sarafmu, tapi cukup nyata untuk dianggap serius. Kamu sedang membangun kebiasaan dan mengumpulkan bukti, dan kamu butuh bukti awal bahwa melepaskan itu bisa dijalani.
Cara sederhana untuk memilah apa yang ada di mejamu: tugas mana yang hanya bisa kamu kerjakan karena konteks atau wewenangnya, dan tugas mana yang sebenarnya kamu pegang terus hanya karena kebiasaan, atau karena menyerahkannya terasa tidak nyaman? Kelompok pertama memang benar-benar milikmu untuk saat ini. Kelompok kedua adalah daftar delegasimu, dan biasanya jauh lebih panjang dari yang kamu kira. Laporan berulang yang sebenarnya tidak perlu kamu yang menulis. Rapat rutin yang bisa kamu wakilkan ke orang lain. Jenis tugas yang bisa kamu jelaskan dalam obrolan lima menit. Di situlah kamu berlatih.
Ada manfaat lebih halus di sini yang mudah terlewat saat kamu sedang cemas. Menyerahkan pekerjaan yang sungguhan adalah salah satu cara utama orang bertumbuh. Tugas yang terasa rutin bagimu bisa jadi tantangan yang membangun kepercayaan diri dan kemampuan orang lain. Ketika kamu memegang semuanya karena kamu lebih cepat mengerjakannya, kamu bukan cuma membakar dirimu sendiri, kamu juga diam-diam membatasi orang-orang di sekitarmu. Melepaskan adalah cara agar kamu berhenti menjadi batas atas mereka.
Coba satu kali serah terima minggu ini. Pilih sesuatu dari kelompok kedua, gunakan langkah-langkah di atas, dan perhatikan apa yang benar-benar terjadi dibanding apa yang kamu takutkan. Jarak antara ketakutan itu dan kenyataannya, itulah seluruh pelajarannya.
Bagaimana kalau mereka mengerjakannya dengan cara yang berbeda dari caramu?
Inilah ujian yang membedakan orang yang benar-benar mendelegasikan dari yang cuma pura-pura. Rekanmu menyerahkan hasil kerja yang bagus, tapi berbeda dari caramu mengerjakannya. Bukan salah. Cuma bukan versimu.
Refleks cemasnya adalah "memperbaiki" itu kembali ke versimu. Tahan diri, sekuat mungkin. Setiap kali kamu mengerjakan ulang pekerjaan yang sudah didelegasikan agar sesuai seleramu, kamu mengajarkan dua hal kepada orang itu: bahwa penilaian mereka tidak berarti, dan bahwa menyerahkan pekerjaan padamu itu sia-sia karena kamu pasti akan mengambilnya kembali. Lakukan itu beberapa kali dan mereka akan berhenti mencoba. Lalu kamu akan kembali mengerjakan semuanya sendiri sambil menyebutnya masalah tim.
Di sinilah berguna memisahkan dua pertanyaan. Apakah itu memenuhi standar sebenarnya, yang terkait dengan hasil? Atau apakah itu hanya tidak sesuai dengan preferensi pribadimu? Pertahankan yang pertama. Lepaskan yang kedua, meski kulitmu sedikit merinding. Rasa tidak nyaman melihat sesuatu dikerjakan dengan cara berbeda itulah otot yang sedang kamu bangun.
Kesalahan juga akan terjadi, karena begitulah wajah asli dari menyerahkan pekerjaan yang sungguhan. Bagaimana kamu bereaksi saat pertama kali ada yang salah akan menentukan suasana untuk semua yang setelahnya. Amy Edmondson, peneliti Harvard di balik gagasan keamanan psikologis, menemukan bahwa tim terbaik bukanlah tim yang paling sedikit membuat kesalahan, melainkan tim yang orang-orangnya merasa cukup aman untuk mengungkapkan kesalahan sejak dini, alih-alih menyembunyikannya. Kalau reaksimu terhadap sebuah kesalahan adalah langsung turun tangan dan mengambil alih pekerjaan itu, kamu mengajarkan orang untuk menyembunyikan masalah sampai terlalu besar untuk disembunyikan. Kalau reaksimu adalah "oke, ayo kita benahi, kamu butuh apa," kamu mengajarkan mereka untuk membawa masalah padamu selagi masih kecil. Yang satu membuatmu terjaga semalaman. Yang satu lagi membuatmu bisa tidur nyenyak.
Bagian yang sebenarnya tentang dirimu sendiri
Ada lapisan yang lebih halus di sini, dan pantas disebutkan secara terus terang. Kadang keengganan mendelegasikan sama sekali bukan soal pekerjaannya. Itu soal tetap terkubur dalam tugas-tugas menjagamu dari jenis pekerjaan yang lebih berat dan lebih terbuka: memimpin. Mengerjakan itu konkret, dipuji, dan aman. Mempercayakan hal-hal penting kepada orang lain itu tidak pasti dan rentan. Wajar kalau kamu lebih memilih yang aman. Cuma itu tidak menumbuhkan apa pun.
Ketika dorongan untuk mengambil alih tugas kembali muncul, akan membantu untuk bertanya pada diri sendiri apa yang sebenarnya sedang kamu kejar. Apakah pekerjaan itu benar-benar terancam? Atau kamu sedang mencoba menenangkan perasaan lama, yang berkata kamu hanya aman kalau kamu yang memegang semuanya? Lebih sering dari yang orang mau akui, yang kedua itulah yang benar. Dan kamu bisa menjawab perasaan itu tanpa mengerjakan ulang pekerjaan rekanmu. Tarik napas perlahan. Lihat apa yang benar-benar sudah mereka serahkan, bukan apa yang kamu takutkan. Ingatkan diri bahwa kamu sudah menjadwalkan sesi pengecekan, jadi kamu memang akan tahu kabarnya pada waktunya.
Bersikaplah lembut pada dirimu sendiri saat berlatih ini. Simpul cemasnya tidak akan langsung hilang begitu saja saat pertama kali kamu melepaskan sesuatu. Ia mengendur pelan-pelan lewat pengulangan, sama seperti rasa takut apa pun yang mengendur ketika kamu terus menunjukkan padanya bahwa hal yang kamu khawatirkan itu tidak terjadi. Setiap serah terima yang berjalan lancar adalah bukti yang bisa disimpan sistem sarafmu.
Satu batas yang jujur. Kalau kecemasan soal kendali ini ternyata jauh lebih dalam dari sekadar urusan kerja, kalau itu mengorbankan tidurmu, membuatmu sulit berkata tidak, atau mengikutimu ke setiap bagian hidupmu, itu layak dibicarakan dengan dokter atau terapis, bukan ditangani sendirian. Perfeksionisme dan kebutuhan untuk mengendalikan sesuatu adalah benang merah yang umum pada kecemasan, dan keduanya merespons dengan baik terhadap dukungan yang tepat. Menginginkan pijakan yang lebih stabil bukanlah kelemahan dalam kepemimpinanmu. Itu justru salah satu hal yang lebih dewasa yang bisa kamu lakukan untuknya.
Sumber
- Harvard Business Review, To Be a Great Leader, You Have to Learn How to Delegate Well
- Cleveland Clinic, Signs You Have High-Functioning Anxiety
- Amy C. Edmondson, Psychological Safety
- Harvard Business Review, Why Aren't I Better at Delegating?