Malengo Yaliyo Wazi kama Nguvu Inayotuliza

Wazia matoleo mawili ya Jumatatu ile ile.

Katika la kwanza, meneja wako anasema, "Tunahitaji kweli kuongeza juhudi robo hii." Ndio hivyo. Unatoka chumbani na kuanza kukisia. Kuongeza juhudi kwa jambo gani? Kwa kiasi gani? Kwa ajili ya nani? Unatumia wiki nzima ukifanya kazi nusu, ukijiandaa nusu, bila kuwa na uhakika kama umelenga shabaha sahihi. Kila ukaguzi wa hali huhisi kama mtihani mdogo ambao haukupata mtaala wake.

Katika toleo la pili, unasikia: "Hadi mwisho wa Juni, nataka muda wetu wa wastani wa kujibu uwe chini ya saa nne, na ningependelea tufanikishe hilo kwenye akaunti tatu kubwa zaidi kuliko kuzifukuza zote kwa wakati mmoja." Shinikizo lile lile. Hisia tofauti kabisa. Sasa unajua mahali pa kuelekeza. Unaweza kujua, peke yako, kama unashinda.

Hisia hiyo ya pili ndiyo tunamaanisha tunaposema uwazi kama nguvu inayotuliza. Sio ulaini. Ni mojawapo ya mambo yanayothaminiwa kidogo zaidi ambayo kiongozi anaweza kuikabidhi timu iliyolemewa na msongo.

Kutojua ni aina yake ya msongo

Kuna sababu kwa nini toleo la ukungu huhisi vibaya zaidi kuliko toleo gumu-lakini-wazi. Ubongo huichukulia hali ya kutokuwa na uhakika yenyewe kama tishio.

Watu wasipoweza kujua linalokuja au linalotakiwa, akili haikai kwa adabu na ule mwanya. Inauziba, kwa kawaida kwa chaguo baya zaidi. Mapitio ya tafiti kuhusu hili yanaeleza msururu unaotoka kwenye kutokuwa na uhakika hadi wasiwasi hadi hofu, na yanabainisha kwamba kuongezeka kwa kutokuwa na uhakika huwa kunavuruga na kupunguza kasi ya kitendo chochote ambacho mtu alikuwa amepanga. Hivyo kitu hasa ambacho kiongozi anataka chini ya shinikizo, yaani msogeo wa uamuzi, ndicho kitu cha kwanza ambacho ukungu huondoa. Watu hawagandi kwa sababu ni wavivu. Hugandama kwa sababu hawawezi kupata ukingo wa tatizo.

Sasa kuza hilo hadi kwenye timu. Watafiti wana jina mahususi la kutojua kinachotarajiwa kwako kazini: utata wa jukumu. Na inageuka kuwa mojawapo ya visababishi vya msongo vinavyodhuru zaidi vilivyopo. Idadi kubwa ya tafiti, zilizokusanywa katika miongo kadhaa na mamia ya maelfu ya wafanyakazi, inaonyesha utata wa jukumu kuwa miongoni mwa visababishi vya msongo wa kazini vinavyodhuru zaidi kuliko vyote, zaidi ya kulemewa na kazi nyingi, zaidi ya kupata madai yanayopingana. Watu wasipoweza kujua mafanikio yanaonekanaje, utendaji hushuka, ujitoaji hufifia, na wasiwasi hupanda.

Sehemu mbaya zaidi ni kwamba inaenea. Utafiti mmoja wa timu uligundua kwamba watu wanapohisi utata huo, ile hofu, kujiamini kulikoshuka, ule unyong'onyevu, hauubaki kwa mtu mmoja. Husafiri kupitia kundi kwa kuambukiza hisia hadi timu nzima inafanya kazi ikiwa na mtafaruku kidogo na ikiwa imejitenga kidogo. Lengo lenye ukungu sio tatizo la faragha kwa kila mtu kulitatua peke yake. Ni mfumo wa hali ya hewa.

Inafaa kukaa nalo kwa sekunde moja: utafiti kuhusu kutokuwa na uhakika unapendekeza kwamba sio matokeo mabaya tu ambayo watu wanayaogopa. Ni kutojua kwenyewe. Mwambie mtu kwamba mradi umeghairiwa naye atauomboleza na kuendelea mbele. Mwambie "huenda ukaghairiwa, tutaona," na uliache hapo kwa wiki tatu, nawe umemkabidhi kitu kigumu zaidi kubeba, kwa sababu akili haiwezi kufunga kitanzi kinachobaki wazi. Watu walio na kile watafiti wanakiita kutovumilia kutokuwa na uhakika wanahisi hili kwa ukali zaidi, wakizisoma hali zenye utata kama za kutisha hata wakati ambapo bado hakuna jambo baya lililotokea. Wengi wa watu wako thabiti zaidi, wenye dhamiri zaidi ni hasa wale wanaoteseka kimya zaidi katika ukungu, kwa sababu wanajali vya kutosha kuendelea kuliendesha swali lisilo na jibu.

Kwa nini lengo lililo wazi huwatuliza watu

Geuza yote hayo na utaona kwa nini lengo lililowekwa vizuri hufanya zaidi ya kupanga kazi. Hulituliza chumba.

Lengo lililo wazi humpa sehemu ya ubongo yenye wasiwasi jambo la kufanya badala ya kuwazia tu. Badala ya "tuko sawa?", swali linakuwa "tumefika chini ya saa nne bado?" Hilo linajibika. Kazi ya kale kuhusu malengo, iliyojengwa kwa miaka na Edwin Locke na Gary Latham, iligundua kwamba malengo mahususi, yenye changamoto kiasi, kwa uhakika hupita maagizo yasiyo wazi ya "fanya uwezavyo," kwa sehemu kwa sababu shabaha halisi inakuambia mahali pa kuweka juhudi zako na inakuruhusu kupima maendeleo yako mwenyewe. Kupima ndiyo sehemu inayotuliza. Unapoweza kuona unasonga mbele, ile hofu ya yasiyojulikana haina mahali pa kuishi.

Uwazi pia huwalinda watu dhidi ya kodi ya kimya ya kukisia. Kila saa anayotumia mtu akijiuliza ulimaanisha nini hasa ni saa ya msongo wa kiwango cha chini na juhudi zilizopotea. Waambie wazi, nawe utawarudishia saa hiyo.

Kuna kizingiti, nacho ni muhimu. Lengo lililo wazi huwatuliza watu tu linapokuwa wazi na linaloweza kufikiwa. Nambari kamili ambayo kila mtu kwa faragha anaamini haiwezekani haitulizi timu. Inaipa tu ile hofu ukingo mkali zaidi. Utafiti kuhusu malengo uko makini hapa: shabaha yenye changamoto huinua utendaji wakati watu wanaikubali kama kitu wanachoweza kweli kukifuatilia. Hivyo uwazi na shinikizo sio mvuto ule ule. Unaweza kuwa mahususi kabisa na bado ukawa unaponda, ikiwa kiwango unachoweka ni kile ambacho hakuna anayekiamini. Lengo ni lengo ambalo watu wanaweza kuliona, kulipima, na kwa kiasi kulifikia kwa juhudi halisi. Kunyoosha, sio ndoto.

Jinsi ya kuweka lengo linaloshusha joto

Lengo la uwazi sio kusimamia kwa undani kupita kiasi. Ni kuondoa ile hofu ya yasiyojulikana huku ukiwaachia watu nafasi ya kufikiri vizuri zaidi. Njia chache za kufanya hivyo:

1. Lifanye thabiti vya kutosha kiasi cha kuweza kubishana nalo. "Boresha furaha ya wateja" haiwezi kuwa kosa, ambacho ndicho hasa tatizo. "Punguza muda wetu wa wastani wa kujibu hadi chini ya saa nne ifikapo Juni 30" linaweza kufikiwa, kukoswa, au kujadiliwa. Lenga aina ya lengo ambalo mtu angeweza kulionyesha na kusema "tumelifanya" au "hatukulifanya."
2. Taja lile lenye umuhimu zaidi. Vipaumbele vitano ni vipaumbele sifuri, na timu inayoshikilia vitano ni timu inayoogopa kimya kuhusu vyote. Kama unaweza kulinda matokeo moja tu mwezi huu, sema ni lipi. Watu hupumzika wanapojua wanaruhusiwa kuacha lipi liteleze.
3. Sema "limekamilika" linaonekanaje, kisha rudi nyuma. Kuwa mahususi kuhusu unakoelekea na huru kuhusu njia. "Hii ni nambari na tarehe ya mwisho; jinsi unavyofika ni yako" huwapa watu hisa na hisia ya udhibiti, na udhibiti ni mojawapo ya dawa zenye nguvu zaidi za msongo zilizopo.
4. Funga kitanzi kwa mrejesho. Shabaha isiyo na ubao wa alama hupwaya, na watu huanza kujiuliza tena. Vikao vifupi, vya mara kwa mara, "hapa ndipo tulipo dhidi ya nambari," huliweka lengo hai na huzuia ukisiaji kurejea polepole. Vifanye viwe kuhusu taarifa, sio kuhojiwa.
5. Kuwa mkweli kuhusu usichojua. Wakati mwingine kweli huwezi kutoa nambari thabiti bado. Kusema "sina picha kamili, hiki ndicho ninachojua na lini nitajua zaidi" bado ni uwazi. Ni ule ukungu usiotamkwa unaoumiza, sio kutokuwa na uhakika kwa unyofu kulikotamkwa kwa sauti.

Tazama lengo lisilo wazi likigeuka wazi

Husaidia kuona agizo lile lile katika maumbo yote mawili. Sema timu inazama katika malalamiko ya wateja na kiongozi anataka lirekebishwe.

Toleo lenye ukungu: "Hebu tushike usukani wa huduma kwa wateja robo hii. Nataka kuona uboreshaji wa kweli." Kila neno linasikika la kimantiki. Hakuna hata moja linalomwambia mtu yeyote afanye nini kesho asubuhi. Juu ya nini? Uboreshaji unaopimwa vipi? Hadi lini? Timu itatumia wiki mbili za kwanza ikilifumbua kwa faragha, na watu watatu watalifumbua kwa njia tatu tofauti.

Toleo lililo wazi: "Hivi sasa tunajibu tikiti ya wastani kwa saa kumi na moja, na malalamiko kuhusu majibu ya polepole ni suala letu kubwa zaidi. Hadi mwisho wa robo, nataka jibu letu la kwanza la wastani liwe chini ya saa nne. Hebu tulilinde hilo kwenye akaunti zetu ishirini bora kwanza. Nitashiriki nambari inayoendelea kila Ijumaa. Jinsi tunavyopanga upya foleni ili kufika huko ni uamuzi wenu, na niambieni haraka kama saa nne zitaonekana kuwa shabaha isiyo sahihi."

Lengo lile lile. La pili linataja kipimo, tarehe ya mwisho, kipaumbele, ubao wa alama, na uhuru. Karibu hakuna kilichobaki cha kukosa usingizi kukikisia, na ule utulivu unafanya kazi halisi.

Lengo linapolazimika kubadilika

Kazi halisi husogea. Vipaumbele hubadilika, robo huvurugwa na jambo ambalo hakuna aliyeliona likija, na lengo safi ulilolitia Aprili linaacha kuwa na maana Mei. Viongozi wakati mwingine hunyamaza hapa, wakitumaini hakuna anayegundua kwamba shabaha ya zamani imekufa. Watu hugundua kila wakati. Ukimya unageuka tu kuwa mzunguko mpya wa kukisia.

Hatua thabiti zaidi ni kulibadilisha lengo kwa sauti. "Shabaha ya muda wa kujibu ilikuwa na maana kabla ya kukatika kwa huduma. Hapa ndipo tunapolenga sasa, na hii ndiyo sababu." Hupotezi mamlaka kwa kurekebisha kwa wazi. Unaipoteza kwa kuwaacha watu wakimbie kuelekea lengo ambalo umeliacha kwa faragha. Kutaja mabadiliko ndiyo jinsi unavyoulinda utulivu uliojenga.

Uwazi wa utulivu ndio unaoshikilia matokeo pamoja

Kuna kishawishi cha kuyachukulia yote haya kama upande laini wa uongozi, sehemu unayoifikia mara tu kazi halisi ya kufikia nambari inaposhughulikiwa. Ni kinyume chake. Uwazi ndio jinsi nambari zinavyofikiwa.

Timu inayojua hasa inalenga nini, na inayoamini kwamba shabaha haitabadilika kimya usiku mmoja, hutumia nguvu zake kwenye kazi badala ya kwenye kuwa na wasiwasi. Watu hufanya maamuzi kwa haraka zaidi kwa sababu wanaweza kuyahakiki maamuzi yao wenyewe dhidi ya shabaha inayojulikana. Wanaacha kujihadhari. Wanaacha kujenga sera ndogo za bima za kimya dhidi ya kulaumiwa kwa jambo lisilofaa, kwa sababu wanajua jambo linalofaa ni lipi. Mzigo huo wote, kujikisia mara mbili, kujifunika, vikao vya kujua kikao kilichopita kilimaanisha nini, ni gharama iliyofichwa ya ukungu, nayo hutoka moja kwa moja kwenye matokeo yako.

Pia hudumu. Yeyote anaweza kuwasha moto chini ya timu kwa robo moja kwa uharaka na shinikizo. Kilicho kigumu ni kuwaweka watu wazuri wakifanya kazi nzuri kwa miaka bila kuwachoma, na utata wa kudumu ni mojawapo ya njia za uhakika zaidi za kuwasaga. Lengo lililo wazi na la haki linadumu kwa namna ambayo mkanganyiko usio wazi, wenye wasiwasi hauwezi kamwe. Utulivu unaouunda kwa kuwa wazi sio tuzo unayoitoa baada ya matokeo kufika. Ni sehemu ya mashine inayoyazalisha.

Dokezo kwa mtu asiye na cheo

Pengine wewe sio yule anayeweka malengo. Pengine wewe ndiye uliyekwama katika ukungu, ukifanya kazi kwa mtu anayeshughulika na "ongeza juhudi" na kidogo kingine. Huna unyonge, na wasiwasi unaohisi sio kasoro ya tabia. Ni mwitikio wa kawaida kwa matarajio yasiyo wazi kweli.

Jambo lenye manufaa zaidi unaloweza kufanya ni kuuliza swali kwa sauti, kwa upole na kwa umahususi. "Ili nihakikishe nimelenga hili sawa, kipaumbele ni kasi au usahihi mwezi huu?" "Nini kingekufanya uhisi kwamba hili lilikuwa ushindi ulio wazi?" Hauwi mgumu. Unauvuta uwazi kutoka kwa mtu ambaye hakutambua kwamba hakuutoa. Mara nyingi swali hilo moja hufanya zaidi kwa msongo wako kuliko kiasi chochote cha kufanya kazi kwa bidii zaidi, kwa sababu linachukua nafasi ya shabaha iliyowaziwa kwa moja halisi.

Kama ukungu hauondoki kamwe, hata ukiuliza vizuri kiasi gani, na kutokuwa na uhakika kwa kudumu kunaathiri usingizi wako, umakini wako, au hisia yako kuhusu nafsi yako, hilo linafaa kuchukuliwa kwa uzito badala ya kuvumilia tu. Utata wa kudumu kazini ni mzigo halisi kwa afya ya akili, nawe huna haja ya kuufyonza milele. Kuzungumza nalo na mtu unayemwamini, au na mtaalamu wa tiba ya akili au daktari kama uzito unakufuata nyumbani, sio mwitikio wa kupita kiasi. Ndiyo jinsi unavyozuia kazi yenye msongo isigeuke kimya kuwa maisha yenye msongo.

Uwazi ni mojawapo ya mambo ya fadhili zaidi ambayo kiongozi hutoa, na mojawapo ya yaliyo kimya zaidi. Ukifanywa vizuri, hakuna anayekushukuru kwa ajili yake, kwa sababu badala yake wanachohisi ni kwamba tu wanajua wanakoelekea. Utulivu huo ndio kazi ikilipa kabla ya nambari yoyote kusogea.

Vyanzo

• Neural Plasticity / PubMed Central, From Uncertainty to Anxiety: How Uncertainty Fuels Anxiety in a Process Mediated by Intolerance of Uncertainty
• Frontiers in Psychology / PubMed Central, Consequences of Team Job Demands: Role Ambiguity Climate, Affective Engagement, and Extra-Role Performance
• Corporate Rebels, Role Ambiguity: 60 Years of Research Reveals Why Unclear Expectations Destroy Performance
• PositivePsychology.com, What Is Locke's Goal Setting Theory of Motivation?