Kuongoza Mabadiliko Bila Kueneza Hofu

Mpango wa kupanga upya unavuja kabla hujamaliza vibao vya slaidi. Mzunguko wa ufadhili unaanguka. Muunganiko unatangazwa katika kikao ambacho hakuna anayeweza kuurudisha nyuma. Hata uwe na umbo gani, kuna wakati fulani ambao kila kiongozi huutambua: wakati watu wanaposhtuka kuwa mambo yanakaribia kubadilika, na wanageuka kukutazama.

Wanachofanya hasa katika nusu ile ya sekunde ni kukusoma ili kupata habari. Si zile zilizo kwenye taarifa. Aina nyingine. Je, hili linaweza kuvumilika? Je, tuko salama? Je, niogope? Unajibu swali hilo kwa uso wako na sauti yako muda mrefu kabla ya kufungua mdomo wako, na jibu lako huenea.

Hii ndiyo sehemu ngumu ya kuongoza mabadiliko ambayo orodha za usimamizi wa mabadiliko huwa zinairuka. Unaweza kuwa na mpango usio na dosari wa kuanzisha mabadiliko na bado ukaacha nyuma yako mawimbi ya hofu, kwa sababu mpango si kitu pekee watu wanachonyonya. Wananyonya hali yako. Na katika mabadiliko ya kweli, hali yako mara nyingi ni vurugu, jambo ambalo ni la haki. Kazi ni kujifunza kuwa thabiti nje huku bado unajipanga ndani, na kufanya hivyo bila kumdanganya yeyote.

Kwa nini woga wako husafiri haraka kuliko mpango wako

Kuna utafiti thabiti nyuma ya hisia kwamba hali za moyo huambukiza. Profesa wa Wharton Sigal Barsade alitumia kazi yake yote akichunguza kile alichokiita uambukizaji wa hisia, yaani jinsi hisia zinavyohama kutoka mtu hadi mtu mara nyingi bila yeyote kuamua kuzipitisha. Tunachukua hali za hisia za wenzetu jinsi tunavyochukua lafudhi, kupitia toni, kasi, mkao, jinsi taya ilivyokaa. Kazi ya Barsade iligundua kuwa mengi ya haya husafiri bila maneno. Maneno ni sehemu ndogo ya ujumbe.

Mambo mawili huyafanya haya kuwa muhimu sana unapoongoza. Watu humtazama yeyote wanayemwona kuwa msimamizi kwa makini zaidi kuliko wanavyomtazama mwenzao, kwa hivyo hali yako ya moyo ina ufikiaji ambao wa mwenzako hauna. Na ingawa hisia chanya na hisia hasi zote huenea, sehemu za kazi huwa zinakuza hasi. Wasiwasi una mwanzo wa mbele.

Kwa hivyo fikiria kinachotokea unapoingia kwenye mkutano wa wote ukibeba hofu yako binafsi kuhusu mabadiliko. Hauihifadhi. Unaitangaza. Maneno yako ya haraka, ukakamavu kwenye mabega yako, jinsi unavyoendelea kuangalia simu yako, yote yanasomwa na kupitishwa na kuzidishwa katika chumba kizima cha watu waliokuwa tayari na wasiwasi. Ulikusudia kuwajulisha. Uliwaambukiza.

Upande wa pili ndio kazi halisi. Unapoingia ukiwa thabiti kweli, unawapa watu kitu cha kuazima. Wanatulia kidogo kwa sababu wewe ni mtulivu, na chumba chenye utulivu zaidi hufanya maamuzi bora, huuliza maswali bora, na husababisha uharibifu mdogo ukandani baadaye. Utulivu wako si pambo. Ni nguzo inayobeba mzigo.

Utulivu si sawa na ukimya

Hapa ndipo viongozi wengi wenye nia njema wanakosea. Wanasikia "usiueneze hofu" na kuamua jibu ni kusema kidogo. Kushika kadi karibu. Kutabasamu na kuhakikishia. Kungoja hadi kila kitu kiwe na uhakika kabla ya kumwambia yeyote chochote.

Hilo lina madhara, na lina madhara kwa namna mahususi. Watu hujua wakati kitu kibaya kimetokea. Ombwe la habari halisomwi kama utulivu. Husomwa kama uficho, na katika ukimya huo kila mtu hummwaga dhana yake mbaya zaidi. Uvumi huwa wa kuogofya zaidi kuliko ukweli, kwa sababu uvumi umejengwa kutoka kwa hofu na hauna mipaka. Kuzuia habari hakupunguzi wasiwasi. Kunaondoa tu uwezo wako wa kuusukuma.

Lengo si kuonyesha kuwa kila kitu kiko sawa. Mara nyingi kila kitu hakiko sawa, na kujifanya vinginevyo huchoma imani utakayoihitaji ili kuvuka jambo lenyewe. Lengo ni kuwa chanzo thabiti cha habari za kweli, hata pale habari za kweli zikiwa hazijakamilika au ngumu.

Watafiti wanaochunguza mabadiliko katika mazingira yenye msukosuko wa kweli wanaendelea kufikia toleo la hili. Wakiandika katika *Harvard Business Review*, Michaela Kerrissey na Julia DiBenigno, walioichunguza jinsi hospitali zilivyoendesha mabadiliko wakati wa machafuko ya Covid, waligundua kuwa mwongozo wa kawaida wa polepole-na-thabiti wa ushindi mdogo na ujenzi wa kimya wa muungano haufai kwa mgogoro wa kweli. Nyakati za msukosuko ndizo hasa wakati watu wako wazi zaidi kwa mabadiliko, na viongozi wanaotaja hali waziwazi na kusonga kwa uwazi hufanya vizuri zaidi kuliko viongozi wanaonyenyekea kwa woga. Unyofu na uamuzi, si utata wa kutuliza, ndivyo vinavyoituliza kundi lenye hofu.

Jinsi ya kuwasilisha mabadiliko magumu bila kuzima kengele

Hili lote halihitaji tabia ya pekee. Ni seti ya tabia unazoweza kuzichagua, na nyingi zake hutokea kabla na wakati wa wakati unaowaambia watu.

Jituliza kabla ya kumtuliza yeyote

Huwezi kutoa utulivu usiokuwa nao. Kabla ya mazungumzo, fanya kazi ya kimwili isiyovutia ya kutoa mfumo wako wa neva nje ya kengele. Pumzi chache za polepole za kutoa. Miguu sakafuni. Legeza mkazo katika mabega yako na sauti yako. Hili si nyongeza laini. Toni yako na kasi yako ndizo hasa njia ambazo mfadhaiko wako ungevuja, kwa hivyo kupunguza kasi ya kupumua kwako hupunguza kasi ya chumba.

Taja mabadiliko waziwazi, mapema, na kwa maneno yako mwenyewe

Sema kinachotokea kabla mtu mwingine hajakisema vibaya. Tumia lugha wazi, si ukungu wa kampuni. "Tunapunguza bajeti kwa asilimia kumi na tano na hilo linamaanisha mabadiliko kwa timu" husomwa vizuri zaidi kuliko "tunaingia katika kipindi cha upangaji upya wa kimkakati." Lugha isiyo wazi hailainishi habari mbaya. Inaashiria kuwa unajificha, na watu hujiandaa zaidi.

Sema ukweli kuhusu usichokijua

Hii ndiyo hatua inayowatofautisha viongozi thabiti na wenye hofu. Hutakuwa na kila jibu. Sema hivyo, kwa makusudi. "Hiki ndicho ninachojua. Hiki ndicho ambacho bado sikijui. Hapa ndipo natarajia kujua zaidi." Kutaja kutokuwa na uhakika waziwazi hufanya mambo mawili kwa wakati mmoja: huwazuia watu kufikiria unaficha kitu, na huiga kwamba kutojua kunaweza kuvumilika. Kiongozi anayeweza kukaa kwa utulivu ndani ya hali isiyokamilika huwapa wengine wote ruhusa ya kufanya vivyo hivyo.

Wape watu jambo la kufanya

Hofu na kutokuwa na uwezo ni binamu wa karibu. Watu wasipoweza kutenda, woga hauna pa kwenda ila ndani, na huzidi. Kwa hivyo unganisha habari ngumu na hatua inayofuata, hata ndogo. Jambo la kuzingatia wiki hii. Uamuzi ulio bado mikononi mwao. Njia ya kuuliza maswali au kuibua wasiwasi. Uwezo wa kutenda ni mojawapo ya dawa za haraka zaidi za hofu, kwa sababu hugeuza jambo linalowatokea watu kuwa jambo wanaloshiriki kwa namna fulani.

Fanya iwe salama kusema jambo la kuogofya

Mtafiti wa Harvard Amy Edmondson ametumia miongo akichunguza kile anachokiita usalama wa kisaikolojia, yaani hisia ya pamoja kwamba unaweza kusema, kuuliza swali gumu, au kukiri wasiwasi bila kuadhibiwa kwa ajili yake. Kazi yake ya hivi karibuni inatoa hoja makini kwamba hili ni muhimu *zaidi* wakati wa nyakati ngumu, si kidogo, ingawa ni hasa wakati ambao mashirika yenye mfadhaiko huwa yanalipunguza. Chini ya kutokuwa na uhakika, habari unayoihitaji zaidi, ile ya onyo la mapema, pingamizi la kimya, "nadhani hili ni kosa," hukufikia tu kama watu wanahisi salama vya kutosha kuisema. Mabadiliko yanayoshughulikiwa katika ukimya wa hofu ni mabadiliko yanayoendeshwa kipofu. Kwa hivyo karibisha maswali ambayo ungependa usiyasikie, na uyajibu bila kujitetea, kwa sababu jinsi unavyoitikia swali la kwanza gumu huamua kama yeyote atauliza la pili.

Lisema zaidi ya mara moja, na usikimbie mbele ya chumba

Kuna mtego wa wakati katika kuongoza mabadiliko, na viongozi wengi huangukia ndani yake kwa sababu ya jinsi mabadiliko yanavyohisiwa kutoka ndani.

Kufikia wakati unaotangaza mabadiliko, kwa kawaida umekuwa ukiishi nayo kwa wiki kadhaa. Tayari umekuwa na hofu yako binafsi, umeuliza maswali yako mwenyewe, umepatana nayo kiasi. Uko katika kukubali. Timu yako iko saa sifuri. Unapowaeleza mara moja kisha ukasonga kwa kasi kuelekea utekelezaji, hauwi mwenye ufanisi. Unakimbia mbele ya watu ambao bado wamesimama kwenye mstari wa kuanzia wakishtuka. Wanaisoma kasi yako kama ishara kuwa huelewi ukubwa wa jambo hili, au kwamba hujali, na pengo lenyewe linakuwa chanzo chake cha wasiwasi.

Suluhisho ni lisilovutia na linafanya kazi. Sema mambo muhimu zaidi ya mara moja. Watu wenye dhiki hawanyonyi habari vizuri mara ya kwanza, na mkutano mmoja wa wote hauhesabiwi kama umewasiliana. Rudia ujumbe mkuu katika mazingira mbalimbali na kwa maneno mbalimbali kwa siku na wiki. Tarajia maswali yale yale yarudi, na uyajibu tena kana kwamba ni mara ya kwanza, kwa sababu kwa mtu mwenye wasiwasi anayeuliza, ni mara ya kwanza.

Kasi pia ni muhimu. Linganisha haraka yako inayoonekana na haraka halisi. Mabadiliko mengine huhitaji kweli usogeaji wa haraka, na watu wanaweza kushughulikia haraka wanapoelewa kwa nini. Lakini kasi iliyotengenezwa, kuharakisha jambo lisilo la dharura kwa sababu kuharakisha kunahisi kama uongozi, hunyunyiza tu adrenalini katika chumba kisichohitaji. Songa haraka wakati hali inavyodai. Punguza kasi vya kutosha kuwaacha watu wakupate pale isipohitaji.

Watazame walio kimya

Watu wanaokuhangaisha kidogo zaidi katika mabadiliko mara nyingi ndio wa kuwatazama zaidi.

Maitikio ya sauti kubwa ni rahisi kuyaona na rahisi kuyajibu. Mtu anapinga katika kikao, unajihusisha, hewa inakuwa wazi kidogo. Hofu ngumu zaidi ni ile ya kimya, watu wanaonyamaza, wanakubali kwa kichwa, na wanatoka wakibeba woga ambao kamwe hawatakuambia waziwazi. Wasiwasi wao hautoweki. Husogea kando hadi kwenye mazungumzo ya ukandani na ujumbe wa faragha, ambapo huzidi bila kitu chochote cha kweli cha kuurekebisha, na hujitokeza baadaye kama watu kujitoa kwa kimya au kuondoka.

Ukimya si sawa na kuridhika nayo. Baada ya kuwasilisha habari ngumu, nenda uwatafute walio sema chochote. Mazungumzo mafupi, ya moja kwa moja, ya faragha hufanya zaidi ya tangazo lolote la kikundi. "Unaendeleaje hasa na haya yote?" Kisha acha kuongea na umwache ajibu. Hutarekebisha kila kitu katika mazungumzo moja, na hujaribu kufanya hivyo. Unawajulisha watu kuwa wanaonekana, jambo ambalo lenyewe huondoa kiasi cha kushangaza cha joto kutoka kwa hofu.

Wakati uthabiti unapoteleza

Utapoteza utulivu wako wakati mwingine. Utafoka katika kikao, au kutuma barua pepe usiyopaswa, au kuruhusu chumba kione jinsi una wasiwasi kweli. Kila mtu hufanya hivyo, na chini ya shinikizo la kweli ni karibu kuhakikishwa.

Kile watu wanachokumbuka si kama ulikuwa mkamilifu. Ni kama ulirudi. Kiongozi anayesema "nilikuwa mkali kwako jana na hilo halikuwa la haki, habari zilinitikisa mimi pia" hapotezi mamlaka. Anaifundisha timu nzima kwamba unaweza kutetereka na kupona, ambacho ndicho kitu chenye manufaa zaidi kuamini wakati kila kitu kinabadilika. Hilo, pia, huambukiza.

Kuna pia kikomo cha kile uthabiti unachoweza kubeba, na linafaa kuwa la ukweli kuhusu. Kama unaongoza katika mabadiliko huku ukivunjika kwa kimya, ukilala macho kila usiku, ukiogopa kila asubuhi, ukifoka kwa watu unaowapenda nyumbani, hilo si tatizo la uongozi la kulipita kwa nguvu. Ni ishara kuwa unabeba zaidi ya yale mtu yeyote alivyoumbwa kushikilia peke yake. Ongea na mtu. Mtaalamu wa tiba ya akili, daktari wako, mtu unayemwamini nje ya hali hiyo. Viongozi thabiti si wale wasiohitaji msaada kamwe. Ni wale wanaoupata kabla ya kuvunjika, ili bado wawe wamesimama wakati watu wao wanapowahitaji zaidi.

Mabadiliko yataendelea kuja. Daima hufanya hivyo. Toleo lako linaloweza kuyakabili bila kuchoma moto chumba ni kitu unachojenga katika nyakati za kawaida na kuategemea katika zile ngumu, na watu walio karibu nawe watahisi tofauti muda mrefu kabla ya kuweza kuitaja.

Vyanzo

• Harvard Business Review, How to Successfully Drive Change When Everything Is Uncertain (Michaela J. Kerrissey and Julia DiBenigno)
• Harvard Business Review, In Tough Times, Psychological Safety Is a Requirement, Not a Luxury (research by Amy C. Edmondson and colleagues)
• Knowledge at Wharton, Leadership Influence: Controlling Emotional Contagion (Sigal Barsade)
• Sigal Barsade, The Ripple Effect: Emotional Contagion and Its Influence on Group Behavior (Administrative Science Quarterly)