Kazi ya Kina Bila Kanuni Ngumu: Vipindi Vinavyoendana na Wiki Yako

Wewe ni mzuri katika kazi yako na unataka kuwa bora zaidi katika sehemu inayohitaji kufikiri kwa kweli. Si kujibu ujumbe, si kushughulikia tiketi. Kazi halisi ni: muundo, uchambuzi, uandishi, kitu ambacho kipo tu kwa sababu mtu fulani aliketi na kukitengeneza.

Umeshasoma kitabu hicho. Unaifahamu hoja yake. Ulijaribu kipindi cha saa nne asubuhi na kiliendelea kwa siku tisa, kabla ya uzinduzi mmoja, safari ya kuwapeleka watoto shuleni na swali moja la haraka kukivunja. Watu wengi hufikia hitimisho kwamba wao si aina ya watu wanaoweza kufanya hili, na hitimisho hilo huwagharimu miaka mingi.

Kipindi cha saa nne si mbinu halisi. Umakini ndio mbinu halisi, na huja katika chombo kidogo zaidi kuliko ile toleo maarufu linavyodokeza. Dakika tisini zenye matokeo moja wazi, siku ambazo wiki yako inazipata, huzalisha kazi halisi zaidi mwaka mzima kuliko asubuhi ya kimonaki ambayo unaweza kuishikilia kwa siku tisa tu.

Je, ninaweza kufanya kazi ya kina ikiwa kalenda yangu imejaa mikutano?

Ndiyo, na kizuizi kinachohesabika si idadi ya saa za mikutano ulizonazo, bali ni jinsi mapengo kati yake yanavyolindwa kwa usafi. Siku yenye mikutano mitatu na pengo moja la dakika tisini lisiloguswa ni siku nzuri ya kazi ya kina. Siku yenye mikutano mitatu na mashimo sita ya dakika kumi na tano yaliyotawanyika si hivyo, hata jumla ionekaneje.

Sababu ni gharama ya kubadilisha kazi. Unapoacha kazi kabla haijakamilika, sehemu ya umakini wako inabaki hapo, na kazi inayofuata inapata toleo lililopunguzwa la wewe. Sophie Leroy aliita jambo hili attention residue, yaani mabaki ya umakini, na hili linaeleza jambo ambalo watu wanaelewa vibaya kila mara. Dakika kumi na tano kati ya mikutano miwili si dakika kumi na tano za kazi, ni dakika kumi na tano za kufika.

Kwa hiyo acha kutafuta saa nne na anza kutafuta pengo moja safi. Angalia kesho, tafuta muda mrefu zaidi usiokatizwa, na weka kipindi hapo. Ikiwa muda mrefu zaidi ni dakika hamsini, chukua hizo hamsini. Ustadi unaoujenga ni kuingia kazini haraka, na ustadi huo unaboreka kwa marudio, si kwa urefu wa muda.

Kuna mbinu ya kupanga ratiba inayotokana na hili, na inastahili usumbufu mdogo. Panga mikutano yako moja baada ya nyingine badala ya kuisambaza kwa adabu siku nzima. Mikutano minne mfululizo huacha pengo kubwa moja nyuma yake. Ile mikutano minne ikisambazwa sawasawa haikuachii chochote isipokuwa muda wa kufika. Kalenda nyingi zinaweza kukubali mabadiliko hayo ukiomba mara moja tu, na karibu hakuna anayeuliza.

Kipindi kinapaswa kudumu muda gani hasa?

Dakika tisini ndizo kipimo cha kawaida hapa, kikiwa na kiwango cha chini cha dakika arobaini na tano na kiwango cha juu cha karibu saa mbili. Kinachofanya kipindi kihesabike si urefu wake, bali ni kuwa ulitaja matokeo moja kabla ya kuanza.

Maelekezo hayo moja pekee hufanya kazi nyingi. Si kufanya kazi kwenye ripoti, bali kumaliza sehemu ya pili ya ripoti. Si kufanya mazoezi, bali kufanya mpito uwe safi kwa mapigo tisini kwa dakika. Matokeo yaliyotajwa hukomesha awamu ya kuzurura, hukupa hatua ya kwanza iliyo wazi, na mwishoni hukuambia kama kipindi kilifanyika au la. Andika matokeo kabla kipindi hakijaanza, si baada yake.

Vipindi vifupi kuliko dakika arobaini na tano bado vinafaa kufanywa. Ni lazima tu vilengwe kwenye kitu kidogo zaidi: aya moja, mchoro mmoja, kifungu kimoja. Kosa si kipindi kifupi, kosa ni kuweka matokeo ya dakika tisini kwenye kipindi cha dakika thelathini na kumaliza bila kitu cha kuonyesha. Mfululizo wa hivyo hukufundisha kuwa tabia hii haifanyi kazi, wakati kilichotokea hasa ni kuwa lengo lilikuwa na ukubwa mbaya.

Kisha chukua mapumziko halisi badala ya kuteleza kwenda kwenye barua pepe. Uchambuzi mkuu wa mapumziko mafupi uligundua kuwa yaliboresha nguvu kwa uhakika na kupunguza uchovu, wakati athari yake kwenye utendaji ilikuwa ndogo na kwa ujumla haikufikia umuhimu wa kitakwimu, na mapumziko marefu yalifanya zaidi kuliko mafupi. Soma hilo kwa ukweli badala ya matumaini: matembezi baada ya kipindi ni kwa ajili ya nguvu zako, na baada ya dakika tisini zilizokuchosha kikweli, dakika kumi labda hazitoshi.

Simu iwekwe wapi?

Chumba kingine, si ikiwa imelala kifudifudi mezani. Watafiti wa University of Texas at Austin (Chuo Kikuu cha Texas mjini Austin) walifanya majaribio na watumiaji wa simu janja karibu 800 na kugundua kuwa watu waliokuwa na simu zao chumba kingine walifanya vizuri zaidi kwa kiasi kikubwa kuliko wale waliozilaza kifudifudi mezani, huku simu za kila mtu zikiwa kimya na hakuna aliyekuwa akitumia yake.

Soma hilo kwa makini, kwa sababu ndilo ugunduzi wa manufaa zaidi katika makala hii. Gharama haikuwa arifa. Gharama ilikuwa uwepo wa kitu chenyewe, na jitihada ndogo za kudumu za kutokinyoosha mkono kukifikia. Kukilaza kifudifudi hakurekebishi hilo. Kukikimya hakurekebishi. Umbali ndio unaorekebisha.

Ni mabadiliko ya sekunde tano yenye faida halisi, jambo linalofanya iwe hatua yenye tija kubwa zaidi uliyonayo. Weka simu jikoni, funga mlango, na uache kipindi kikupate kikamilifu. Ukihitaji kipima muda, tumia kipima muda ambacho si simu.

Nini hutokea wiki inapovunjika?

Hakuna kitu kinachotokea. Wiki iliyovunjika ni wiki tu, si hukumu, na imani ghali zaidi katika eneo hili lote ni kuwa tabia uliyoikatiza ni tabia uliyoshindwa nayo.

Wiki huvunjika kwa sababu nzuri. Uzinduzi, mtoto mgonjwa, robo mwaka iliyochukua kila kitu ulichonacho. Mtu anayepata muongo mmoja kutokana na hili si yule ambaye wiki zake haziwahi kuvunjika. Ni yule anayeanza tena Jumatatu bila kwanza kujifungulia kesi mwenyewe. Kukosa vipindi vinne kunakugharimu vipindi vinne. Kuamua kuwa wewe si aina ya mtu anayeweza kufanya hili kunakugharimu miaka miwili ijayo.

Weka kiwango cha kuanza tena chini sana: kipindi kimoja, matokeo moja, siku ya kwanza yenye pengo safi ndani yake. Kuanza tena si mwanzo mpya na hauhitaji mfumo mpya. Ni tabia ile ile, iliyoendelezwa tena.

Amua kanuni hiyo mapema, katika wiki nzuri, wakati usipojadiliana na nafsi yako. Iandike mahali utakapoipata: baada ya pengo lolote, kipindi kinachofuata ni dakika tisini na matokeo madogo moja, na hutokea siku ya kwanza yenye muda safi ndani yake. Kanuni iliyowekwa mapema huvumilia hali mbaya ya moyo. Uamuzi unaofanywa asubuhi baada ya wiki mbili zilizovunjika karibu haustahimili kamwe.

Kipindi cha dakika tisini ni kipindi kigumu

Hakuna kitu hapa kinachopendekeza kufanya kidogo zaidi. Bila kanuni ngumu maana yake ni bila taratibu za kimila, si bila ukali, na dakika tisini zinazoendeshwa vizuri huhitaji nguvu zaidi kuliko saa nne za kukaa kitini na kivinjari kikiwa wazi.

Ndani ya kipindi hicho unafanya kazi ukiwa ukingoni mwa uwezo wako wa sasa, ukiwa na matokeo moja yaliyotajwa, simu ikiwa chumba kingine na hakuna kingine kinachostahili umakini wako. Utahisi hilo mwishoni. Pia kinaweza kurudiwa katika Jumatano ya kawaida ya robo mwaka ya kawaida, na sifa hiyo ndiyo huamua ni nani atakayeendelea kuwa hodari kwenye hili baada ya miaka kumi.

Heshimu ari iliyokufanya ujaribu kipindi cha saa nne mwanzoni. Kisha weka kipindi cha dakika tisini kwenye pengo kubwa zaidi la kesho, taja matokeo yake usiku wa leo, na uache simu jikoni.

Vyanzo

• Sophie Leroy, Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks (Organizational Behavior and Human Decision Processes)
• The University of Texas at Austin, The Mere Presence of Your Smartphone Reduces Brain Power, Study Shows
• National Institutes of Health, PubMed Central, "Give me a break!" A systematic review and meta-analysis on the efficacy of micro-breaks for increasing well-being and performance
• Harvard Business Review, Your Team's Time Management Problem Might Be a Focus Problem