দ্রুত পরামর্শ
- আগে থেকে ঠিক করে রাখা একটা বাক্য নিয়ে আসুন।
- মিটিংয়ের প্রথম এক-তৃতীয়াংশের মধ্যে সেটা বলুন।
- তারপরের নীরবতাটা থাকতে দিন। সেটা ভরাট করবেন না।
আপনি নিজের কাজে ভালো। পরের ধাপে যেতে চান, সেজন্য পরিশ্রম করছেন, আর আপনি দেখেছেন আপনার চেয়ে দুর্বল একটা আইডিয়া শুধু জোরে বলার কারণে একটা মিটিং জিতে নিয়েছে। তখনই উপদেশও আসতে শুরু করে। আরও বলুন। আরও জায়গা নিন। গলা উঁচু করুন। এর কিছুটা ঠিকই আছে। কিন্তু বেশিরভাগটাই এমন এক অভিনয়ের কথা বলে, যা করার কোনো ইচ্ছেই আপনার নেই, আর করলেও বিশেষ ভালো হতেন না।
এই উপদেশ যা বলে না তা হলো এটা: একটা ঘরে যাদের দিকে সবাই ফিরে তাকায়, তারা কমই সবচেয়ে জোরে কথা বলা মানুষ হন। তারা হলেন সেই মানুষ, যারা একটা কথা বলেছিলেন যা পরে সঠিক প্রমাণিত হয়েছে, আর বলার সময় দ্বিধা করেননি। এটা এমন এক ছোট তালিকা যা বারবার করা যায়, আর গলার জোর সেই তালিকায় নেই। আপনার এখনকার গলার আওয়াজেই আপনাকে গুরুত্ব দিয়ে নেওয়া সম্ভব, আর তাতে খরচ অভিনয়ের চেয়ে অনেক কম।
ঘরের সবচেয়ে উচ্চস্বরের মানুষ না হয়েও কীভাবে গুরুত্ব সহকারে নেওয়া যায়?
আগে থেকে ঠিক করে রাখা একটা বাক্য নিয়ে আসুন, মিটিংয়ের প্রথম এক-তৃতীয়াংশের মধ্যে সেটা বলুন, আর তারপর সেটাকে থাকতে দিন। ঘর মানুষকে বিচার করে তাদের কথাটা শেষ পর্যন্ত সময়ের যোগ্য ছিল কিনা তা দিয়ে, তারা কতটা সময় নিয়েছিলেন তা দিয়ে নয়।
গলার জোর যে আদৌ কাজ করে, তার একটা কারণ আছে, আর সেটা না ব্যবহার করার সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে বোঝাটা জরুরি। Cameron Anderson এবং Gavin Kilduff অপরিচিত মানুষদের এমন দলের ওপর গবেষণা করেছিলেন যারা একসাথে সমস্যা সমাধান করছিলেন, আর দেখেছিলেন সবচেয়ে দাপুটে মানুষদেরই নিজেদের দল, বাইরের পর্যবেক্ষক আর গবেষক দল, সবাই সবচেয়ে দক্ষ বলে মূল্যায়ন করেছিল, এমনকি তাদের প্রকৃত সক্ষমতা হিসেবে ধরার পরেও। ঘরটা বোকা ছিল না। প্রমাণের অভাবে একটা ঘর তার চোখে যা দেখা যায় তার উপর নির্ভর করে: কেউ কতটা সাবলীলভাবে কথা বলছে, তাকে স্থির দেখাচ্ছে কিনা, আর তাড়াহুড়োয় আছে বলে মনে হচ্ছে কিনা।
এই ফলাফলটা সঠিকভাবে বুঝুন, কারণ এটা উল্টো বুঝে ফেলা সহজ। এটা প্রমাণ করে না যে জোরে বলাই জেতে। এটা প্রমাণ করে যে, কেউ ভালো কিছু হাতে না দেওয়া পর্যন্ত একটা ঘর দৃশ্যমান সংকেতকে সাময়িক বিকল্প হিসেবে ব্যবহার করে। এখান থেকে দুটো জিনিস বেরিয়ে আসে। ঘরকে প্রমাণ দিন, আর সেই বিকল্পটা গুরুত্বহীন হয়ে যায়, কারণ যে সংখ্যা আর কারও কাছে নেই তা প্রতিবারই আত্মবিশ্বাসী সুরকে হারিয়ে দেয়। আর লক্ষ্য করুন, এই সংকেতগুলোর একটাও গলার জোর নয়। সাবলীলতা, স্থিরতা আর তাড়াহুড়োহীনতা, তিনটাই স্বাভাবিক গলার আওয়াজে সম্ভব, আর আপনি যত কম অভিনয় করার চেষ্টা করেন, এই তিনটাই তত সহজ হয়ে ওঠে।
যদি একবারই বলার সুযোগ থাকে, তাহলে আসলে কী বলব?
এমন কিছু বলুন যা ঘরের পরবর্তী পদক্ষেপকে বদলে দেয়। একটা সিদ্ধান্ত, একটা সংখ্যা বা একটা ঝুঁকি সম্বলিত একটা বাক্য কুড়ি মিনিট মাথা নাড়ার চেয়ে বেশি কাজ করে।
পরীক্ষাটা সহজ। আপনার বাক্যটা যদি রেকর্ড থেকে বাদ দেওয়া হয়, তাহলে কি মিটিংয়ের ফল অন্যরকম হতো? বেশিরভাগ কথাই এই পরীক্ষায় উতরায় না। সম্মতি জানানো উতরায় না। কারও কথা একটু অন্যভাবে বলা উতরায় না। "শুধু এটাতেই কিছু যোগ করছি" প্রায় সবসময় উতরায় না, আর এটাই মিটিংয়ে সবচেয়ে বেশি বলা কথা, যারা নিজেদের অংশগ্রহণ করতে দেখাতে চান তাদের মুখে।
এই বাক্যগুলো পরীক্ষায় উতরে যায়:
- "ছোট ভার্সনটা আমি মার্চে বের করব, বাকিটা রিফান্ডের ডেটা না পাওয়া পর্যন্ত রেখে দেব।"
- "এটা নির্ধারণ করবে যে সংখ্যা, সেটা হলো রিফান্ড রেট, আর এই ঘরে কারও কাছে সেটা নেই।"
- "গত বছর আমরা এটা দুবার চালিয়েছি। দুবারই চার নম্বর ধাপে গিয়ে ভেঙে পড়েছে।"
লক্ষ্য করুন এগুলোর মধ্যে কী মিল আছে। প্রতিটাই টেবিলে এমন কিছু রাখে যা আগে সেখানে ছিল না: এমন একটা সুপারিশ যা কাউকে গ্রহণ বা প্রত্যাখ্যান করতে হবে, একটা অনুপস্থিত তথ্য, বা অতীতের একটা টুকরো। এগুলোর কোনোটার জন্যই গলা তোলার দরকার নেই, আর কোনোটার জন্যই আট সেকেন্ডের বেশি কথা বলার দরকার নেই।
মিটিংয়ে ঢোকার আগেই ঠিক করে নিন, আর যে শব্দগুলো ব্যবহার করার পরিকল্পনা করছেন সেগুলো দিয়ে পাতার একদম উপরে লিখুন, বিষয় হিসেবে নয়। "প্রাইসিং" একটা বিষয়। "নতুন প্ল্যানে পুরো একটা কোয়ার্টার না চালানো পর্যন্ত আমি দাম বদলাব না" একটা বাক্য। একটা বিষয় আপনাকে একদম উপযুক্ত ফাঁকের জন্য অপেক্ষা করায়। একটা বাক্য আপনাকে যেকোনো ফাঁক ব্যবহার করতে সক্ষম করে।
মিটিংয়ের কোন সময়ে এটা বলা উচিত?
প্রথম এক-তৃতীয়াংশে। একই কথা তাড়াতাড়ি বললে একটা অবস্থান হিসেবে পৌঁছায়, আর দেরিতে বললে একটা আপত্তি হিসেবে পৌঁছায়, আর পার্থক্যটা কথার মানে নয়, বরং আপনার কথা শোনার আগেই ঘরটা ইতিমধ্যে কী ঠিক করে ফেলেছিল তার উপর।
একটা ঘর নিজের কাঠামো খুব দ্রুত তৈরি করে ফেলে। মিটিং অর্ধেক হয়ে যাওয়ার মধ্যে বেশিরভাগ মানুষ চুপচাপ একটা পক্ষ বেছে নিয়ে ফেলে, আর তার পরের কোনো মতামত তাদের কাছে এমন কিছু আবার খোলার দাবি করে যা তারা ইতিমধ্যে বন্ধ বলে ধরে নিয়েছে। এটা কম গুরুত্ব পায়, খারাপ বলে নয়, বরং সেটা মেনে চলা এতক্ষণে ব্যয়বহুল হয়ে গেছে বলে।
এর একটা দ্বিতীয় সুবিধাও আছে, আর সেটা চুপচাপ থাকা মানুষরাই সবচেয়ে বেশি অনুভব করেন। তাড়াতাড়ি বলা মানে অপেক্ষার শেষ। আপনি যদি এখনও আপনার বাক্যটা না বলে থাকেন, তাহলে আপনার মনোযোগের একটা অংশ পুরো এক ঘণ্টা ধরে একটা সুযোগ খুঁজতেই কাটিয়ে দেয়, আর এটাই আসল কারণ কেন দুই ঘণ্টার মিটিং কাজের চেয়েও বেশি ক্লান্তিকর হতে পারে। ছয় মিনিটে বলে ফেলুন আর বাকি মিটিংটা আবার নিজের করে নিন। সেটা আপনি ঠিকভাবে শুনতে খরচ করবেন, যেখান থেকেই তো আপনার পরের বাক্যটা আসার কথা ছিল।
বলার পর যে নীরবতা আসে, সেটা নিয়ে কী করব?
কিছুই না। তিন-চার সেকেন্ড সেটা থাকতে দিন, আর একটু আগে যা বলেছেন তা নরম করবেন না, আবার বলবেন না, বা কোনো শর্ত জুড়বেন না।
একটা ভালো বাক্য সবচেয়ে বেশি যেভাবে মূল্য হারায়, তা হলো যিনি বলেছেন তিনি নিজেই এক সেকেন্ড পরে সেটা ফিরিয়ে নেন। "তবে আমি ভুলও হতে পারি।" "যাই হোক, এটা শুধু একটা চিন্তা।" "এটা কি বোঝা যাচ্ছে?" এসবের প্রতিটাই ঘরকে অনুমতি দেয় যাতে সে ওই কথাটাকে "হয়তো" বলে ফাইল করে রাখতে পারে। একটা থামা এর ঠিক উল্টোটা করে। সেটা এমন কারও মতো পড়া হয় যে বলা শেষ করেছে, আর যে বলা শেষ করেছে সে-ই আসলে মন থেকে বলেছে।
আপনার শেষ তিনটা শব্দ উঁচু না করে নিচের দিকে নামিয়ে শেষ করুন। Thomas Vaughan-Johnston এবং তার সহকর্মীদের গলার আত্মবিশ্বাস নিয়ে করা গবেষণায় দেখা গেছে, নিচের দিকে নামা শেষ অংশ আত্মবিশ্বাস হিসেবে ধরা হয়, আর আত্মবিশ্বাসী বলার ভঙ্গি শ্রোতাদের যুক্তিটা নিয়ে কম নয়, বরং বেশি ভাবতে বাধ্য করে। সত্যি বলতে, এটা দুদিকেই কাজ করে। মনোযোগ দিয়ে শোনা একটা শক্তিশালী কথাকে পুরস্কৃত করে আর একটা দুর্বল কথাকে প্রকাশ করে দেয়। যেটা কম বলার পক্ষে যুক্তি হয়ে দাঁড়ায়: যদি একটাই বাক্য খরচ করার থাকে, তাহলে এমন একটা বেছে নেওয়ার সুযোগ থাকে যেটা আগেই যাচাই করা।
চুপ থাকলে কি আমার কাজের কৃতিত্ব হারাতে হয়?
শুধু তখনই, যখন ঘরের কেউ বলতে পারে না আপনি কী করেছেন। এর সমাধান আরও বেশি কথা বলা নয়, বরং নিশ্চিত করা যে আপনার কাজ সম্পর্কে একটা নির্দিষ্ট তথ্য আপনি ছাড়া অন্য কেউ বলতে পারবে।
যারা আপনার পরবর্তী পদ নির্ধারণ করেন, তারা আপনার বেশিরভাগ মিটিংয়ে থাকেন না। তারা আপনার সম্পর্কে অন্যের মুখে শোনেন, আর অন্যের মুখে যা ছড়ায় তা কখনও কোনো সাধারণ ধারণা হয় না। সেটা একটা তথ্য যা কেউ পুনরাবৃত্তি করতে পারে: কোনো ডাউনটাইম ছাড়া সম্পন্ন হওয়া মাইগ্রেশন, এগারো দিনে বন্ধ হওয়া একটা চুক্তি, গ্রাহকের আগেই ধরে ফেলা একটা বাগ। সেই তথ্যটা সহজ ভাষায় আপনার আশেপাশের মানুষদের হাতে তুলে দিন। "মাইগ্রেশনটা কোনো ডাউনটাইম ছাড়াই হয়েছে" এমন একটা বাক্য যা কোনো সহকর্মী আপনি নেই এমন একটা ঘরে নিয়ে যেতে পারেন। "ভালোই হয়েছে" সেরকম নয়।
চুপচাপ থাকা মানুষের জন্য পুরো বিনিময়টা এটাই, আর এটা একটা ভালো বিনিময়। আপনার আরও কথা বলার সময় দরকার নেই। দরকার একটা তথ্য যা ছড়িয়ে আছে, এমন শব্দে বলা যা অন্য কেউ আপনার কাছে প্রথমে যাচাই না করেই জোরে বলতে পারবে।
এমন উপস্থিতি যা কুড়ি বছর ধরে রাখা যায়
KEEP CALM-এর প্রতিষ্ঠাতা তার নিজের ক্যারিয়ারকে তিন ভাগে বর্ণনা করেন, আর এই ক্রমটাই গুরুত্বপূর্ণ। তিনি সারা জীবন প্রাণপণ পরিশ্রম করেছেন। এর মধ্য দিয়ে শান্ত থাকার উপায় খুঁজে বের করেছেন, আর যেখানে যেতে চেয়েছিলেন সেখানে পৌঁছেছেন। আর ওপরে ওঠার পুরো পথ ধরে, পৌঁছানোর পরে নয়, তিনি নিজের চারপাশের মানুষদের কোচ করা, প্রশিক্ষণ দেওয়া, পরামর্শ দেওয়া, উঁচুতে তোলা, প্রশংসা করা আর সমর্থন করার সুযোগ খুঁজেছেন। তার নিজের কথায়, বিনিময়ে যে ইতিবাচক শক্তি ও সমর্থন তিনি পেয়েছেন তা ছিল দশগুণ। এটা প্রকৃতির কোনো নিয়ম নয়, বরং তার নিজের কুড়ি বছরের গল্প, আর এটাই এটাকে মূল্যবান করে তোলে: একজন মানুষ স্পষ্টভাবে বলছেন তার জন্য কী কাজ করেছিল।
অভিনয় না করা নিয়ে একটা লেখার জন্য, তৃতীয় অংশটাই আসল কথা। একটা ঘরের মনোযোগ পাওয়ার সবচেয়ে নীরব উপায় হলো এমন মানুষ হওয়া যিনি সেই মনোযোগের একটা অংশ অন্য কারও জন্য খরচ করেন। একজন নির্দিষ্ট মানুষ কী করেছেন তা জোরে বলুন, তার কাছে যাদের গুরুত্ব আছে তাদের সামনে। এতে একটা বাক্যই যথেষ্ট, গলার জোর একদমই দরকার নেই, আর একটা ঘর যিনি এটা করেন তাকে টেবিলের সবচেয়ে নিরাপদ মানুষ হিসেবে দেখে।
তাহলে: একটা বাক্য নিয়ে আসুন। তাড়াতাড়ি বলুন। থাকতে দিন। তারপর এটা যা এনে দেয় তার কিছুটা পাশে বসা মানুষটার জন্য খরচ করুন। এর কোনোটাই আপনাকে অন্য কেউ হয়ে উঠতে বলে না, আর এটাই একমাত্র কারণ কেন দশ বছর পরেও এটা আপনার জন্য কাজ করবে। অভিনয় ব্যয়বহুল, আর প্রতি সপ্তাহে সেটা আবার করতে হয়। এটা তেমন নয়।
সূত্র
- PubMed, মুখোমুখি দলে দাপুটে ব্যক্তিত্বরা কেন প্রভাব অর্জন করে? দাপটের বৈশিষ্ট্যের যোগ্যতা-সংকেত প্রভাব
- Society for Personality and Social Psychology, আত্মবিশ্বাসী শোনানো কখন সাহায্য করে, আর কখন উল্টো ফল দেয়
- Harvard Business Review, উচ্চ চাপের পরিস্থিতিতে কীভাবে ঠান্ডা মাথা রাখবেন