Nafasi ilifunguka mwezi uliopita na ikaenda kwa mtu ambaye ilikuwa wazi tayari alikuwa amepangiwa. Unataka kuelewa mpangilio huo unafanywaje, kwa sababu ungependa wewe uwe upande wa kupokea mara ijayo.
Jibu la kweli si siasa wala si bahati. Wiki kadhaa kabla nafasi hiyo haijaandikwa, watu watatu au wanne walikuwa tayari wametaja jina la mtu huyo kwa sauti, katika vyumba visivyokuwa na waombaji. Na walilitaja kwa sababu mtu huyo alitumia miaka mingi akiwafanyia wengine jambo lilelile.
Huo ndio utaratibu, na si mlango uliofungwa. Ni mazoea, unapatikana kwako leo katika ngazi yoyote, na hauhitaji bajeti wala mamlaka. Pia ndiyo hatua ambayo watu wengi hawaijifunzi kamwe, kwa sababu kila mtu hufundishwa kutafuta mshauri na karibu hakuna anayefundishwa mdhamini ni nini. Hiki hapa kinachounda hatua hiyo.
Kwa nini watu huchaguliwa kabla kazi haijatangazwa?
Kwa sababu wanaoajiri huuliza huku na huko kabla ya kuandika tangazo, na majina yanayorudi ni yale ambayo mtu anaweza kuyaeleza kwa sentensi moja mahususi. Tangazo mara nyingi ndilo linalotokea pale ambapo hakuna aliyekuwa na jina tayari chumbani.
Fikiria jinsi swali linavyoulizwa kwa uhalisia. Mtu anasema "tutahitaji kiongozi wa hili, ni nani mzuri?" na watu watatu hujibu kutoka kumbukumbu ndani ya sekunde nne hivi. Hakuna anayepekua mfumo wa tathmini ya utendaji. Wanashika yeyote wanayeweza kumdhamini kwa sauti, jambo linalomaanisha sarafu si ubora wako, ni uwezo wa mtu mwingine kueleza ubora wako bila kujiandaa.
Ndiyo maana kazi bora, ya kimya inaweza kutokwenda popote kwa miaka. Kazi si kizuizi. Kizuizi ni kwamba hakuna aliyekuwa na sentensi kuhusu wewe tayari mdomoni katika mazungumzo hayo.
Tofauti kati ya mshauri na mdhamini ni ipi?
Mshauri anazungumza nawe. Mdhamini anataja jina lako katika chumba usichokuwemo. Watu wengi wamepewa neno la kwanza pekee, ndiyo maana wanaendelea kuwaomba watu wa juu kahawa wakati wanachohitaji hasa ni mtu anayewatetea mezani.
Wote wawili wana manufaa na hawabadilishani nafasi. Mshauri anakupa ushauri, mtazamo na faida ya makovu yake. Mdhamini anatumia sifa yake mwenyewe kwa ajili yako: anaweka jina lako mbele, anachukua hatari kwamba huenda usifanikiwe, na anabeba gharama usipofanikiwa. Catalyst inaliweka wazi: ushauri ni muhimu katika kukuza uongozi, lakini ushauri pekee hautoshi kuwasaidia wanawake kusonga mbele. Utafiti wa Harvard Business Review kuhusu pengo la kupanda vyeo unafunguliwa na meneja mkuu ambaye alikuwa amepewa kila mshauri ambaye kampuni yake ingeweza kumpa kwa miaka kumi na miwili, na ambaye hukumu yake mwenyewe ilikuwa kwamba alikuwa akishauriwa hadi kufa.
Ukishaiona tofauti hiyo, unaweza kuona kinachokosekana katika kazi yako mwenyewe, na pia unaweza kuona unachoweza kumpa mtu mwingine wiki hii bila kuomba ruhusa ya mtu yeyote.
Nimdhamini nani, na ninafanyaje hasa?
Chagua mtu mmoja aliye chini yako ambaye kazi yake unaweza kuieleza kwa usahihi, na utaje jina lake mara ijayo uamuzi utakapogusa eneo lake. Kitendo chote ni sentensi moja yenye mafanikio mahususi, ikiambiwa mtu anayeweza kuichukulia hatua.
Huhitaji cheo kufanya hivi. Unahitaji kuwa umemtazama mtu kwa karibu vya kutosha ili useme alichofanya. Kiuhalisia husikika hivi, katika kikao cha mipango: "Kama tunapanga wafanyakazi wa kujenga upya mfumo wa mapokezi, Marcus ndiye anayepaswa kuuongoza. Alirekebisha tatizo la rekodi zinazojirudia robo iliyopita na kiasi cha maombi ya msaada kilishuka kwa moja ya tano." Sekunde kumi na mbili. Hakuna ruhusa inayohitajika. Huo ndio udhamini, na mtu anayehusika kuna uwezekano mkubwa hatawahi kusikia kuhusu jambo hilo.
Weka orodha fupi. Ukurasa kwenye daftari wenye majina manne au matano, watu ambao ungeweka sifa yako mwenyewe nyuma ya kazi yao, na maelezo ya kile kila mmoja alichofanya hasa. Kisha tumia mojawapo ya majina hayo kila robo mwaka, kwa makusudi, katika chumba ambapo linaweza kufika. Ni zoezi dogo kiasi cha kunusurika mwezi mbaya, na ndiyo linalolifanya kuwa mazoea ya miaka ishirini badala ya nia njema.
Mwanzilishi wa KEEP CALM anaeleza hili kama moja ya siri za mafanikio yake mwenyewe, na anasisitiza kwamba alilifanya njia yote akipanda badala ya baada ya kufika: daima akitafuta fursa za kufunza, kuzoeza, kushauri, kuinua, kusifu na kuwatetea watu waliomzunguka. Anasema msaada uliomrudia ulikuwa mara kumi zaidi. Hayo ni maelezo yake kuhusu miaka yake ishirini, si sheria unayoweza kuipangia. Kinachothibitika ni kwamba zoezi hili linafaa mapema, ukiwa bado huna nguvu nyingi wewe mwenyewe, si katika sura ya mwisho.
Niseme nini ninapomsifu mtu hadharani?
Taja mtu, taja hasa alichofanya, na taja kilichobadilika kwa sababu yake. "Kazi nzuri" ni kelele. "Ana aliandika upya mtiririko wa mapokezi na muda wetu wa kujibu ulipungua nusu" ni sentensi ambayo watu huirudia, na sentensi zinazorudiwa ndizo hujenga sifa kwa uhalisia.
Umahususi ndiyo tofauti yote kati ya sifa iliyo zawadi na sifa iliyo mazoea tu. Sifa isiyo wazi haimgharimu mtoaji chochote na haimpi mpokeaji chochote, na kimya kimya inaashiria kwamba hukuwa unatazama kwa makini. Toleo mahususi linathibitisha umakini, na umakini kutoka kwa mtu aliye juu yako ni nadra kiasi kwamba watu hukumbuka aliyeuonyesha miaka mingi baadaye.
Isema mbele ya watu ambao maoni yao ni muhimu kwake. Gallup iliwauliza wafanyakazi pongezi yao isiyosahaulika ilitoka wapi, na asilimia 28 walimtaja meneja wao huku asilimia 24 wakimtaja kiongozi wa ngazi ya juu au mkurugenzi mtendaji. Watu wanaoweza kuchukua hatua kutokana na unachosema ni wale walio juu yake, kwa hiyo hayo ndiyo masikio ambayo sentensi inalengwa kwayo. Ikisemwa kwa bosi wake, au katika chumba chenye bosi wa bosi wake, sentensi moja kutoka kwako inaweza kuwa kitu chenye thamani kubwa kuliko chochote kinachotokea katika mwaka wa mtu huyo, na haikugharimu chochote utakachokikosa.
Nimpendekezeje mtu bila kuhatarisha jina langu?
Pendekeza jambo mahususi, si mtu mzima. "Ningemwamini na tathmini ya wauzaji, aliendesha yetu na ikaisha chini ya bajeti" ni maelezo sahihi, yanayoweza kutetewa na ya kweli, na yanakulinda usidhamini kitu ambacho hujawahi kukiona.
Hii ndiyo hofu inayowazuia watu wengi, na ni hofu yenye mantiki, kwa sababu udhamini kweli ni sifa yako iliyo hatarini. Jibu si kuwa mkwepaji zaidi, ni kuwa mfinyu zaidi. Bana dai lako kwa kile ulichokitazama, sema ushahidi ulikuwa nini, na waache chumba kijitolee hitimisho lake kuhusu mengine yote. Pendekezo finyu lenye ukweli ndani yake linashawishi zaidi kuliko sifa pana hata hivyo, kwa sababu linasikika kama la mtu aliyekuwepo kweli.
Kinga mbili za kiutendaji. Usimdhamini mtu ambaye hujamwona akifanya kazi, hata umpende kiasi gani. Na isema mara moja, vizuri, badala ya mara kwa mara, kwa sababu utetezi unaofika kila wiki huacha kuwa taarifa na kuanza kuwa mazoea ambayo watu huyapuuza.
Mtetee yule ambaye hatajua kamwe
Hatua mbili za mwisho ndizo zinazothibitisha kwamba hii si njama. Fanya utangulizi ambao ungeweza kuubakiza kwako: barua pepe moja, watu wawili, sentensi kuhusu kwa nini kila mmoja anapaswa kujali. Haikugharimu chochote isipokuwa kiburi kidogo cha kuwa kiungo pekee kati yao. Kisha, angalau mara kwa mara, mtetee mtu ambaye hakuomba, ambaye hatajua kamwe, na ambaye hawezi kukulipa.
Ile ya mwisho ni muhimu kuliko inavyoonekana. Makala kuhusu ukarimu wa kimkakati ambayo haitaji kamwe toleo lisiloshuhudiwa inaeleza biashara, na wasomaji wanainusa biashara. Kama majina pekee unayoyataja ni majina yanayoweza kukusaidia, chumba hugundua hilo haraka kuliko unavyofikiri, na jambo zima linaacha kufanya kazi. Kulifanya wakati hakuna anayehesabu pia ndilo toleo linalobadilisha jinsi unavyosoma chumba: unaanza kutambua nani alifanya kazi halisi, jambo linalokufanya bora katika kazi yako mwenyewe.
Kwa hiyo zoezi ni dogo na linaanza wiki hii. Andika majina manne. Taja mojawapo katika chumba ambacho mtu huyo hayumo, pamoja na jambo lake mahususi. Tuma utangulizi ambao umekuwa ukiukalia. Kisha rudi kwenye kazi yako mwenyewe, kwa bidii zaidi kuliko awali, kwa sababu hakuna kati ya haya kinachochukua nafasi ya kuwa bora. Ndicho kinachofanya ubora wako usomeke kwa wanaoamua, na ndiyo sababu baadhi ya majina tayari yamo chumbani kabla kazi haijawahi kutangazwa.
Vyanzo
- Catalyst, Managing with a sponsorship mindset: Why mentorship isn't enough
- Harvard Business Review, Why Men Still Get More Promotions Than Women
- Gallup, The Importance of Employee Recognition: Low Cost, High Impact