Una hoja. Umekuwa ukibeba kazi kubwa zaidi tangu Machi, unajua takriban soko linalipa kiasi gani kwa kazi hiyo, na umeamua tarakimu. Kinachobaki ni barua pepe, na barua pepe hiyo sasa imeandikwa upya mara sita.
Toleo la kwanza lilikuwa mistari mitatu na likahisi kali mno. Toleo la sita ni aya nne, linaanza kwa kuomba radhi kwa urefu, na linazika ombi lenyewe mahali fulani karibu na mwisho.
Toleo la kwanza ndilo lililokuwa sahihi. Barua pepe ya kufungua si hoja yenyewe, ni mlango. Kazi yake pekee ni kuweka mazungumzo halisi kwenye kalenda huku namba yako tayari ikionekana, ili mtu asitumie dakika kumi za kwanza za mazungumzo hayo akijaribu kubaini unataka nini.
Mistari minne hufanya hivyo. Mada, namba, sababu moja iliyojikita katika kazi, na tarehe ambayo ungependa kupata jibu. Kila kitu kingine ulichoandika ni maandalizi ya kikao, si maudhui ya barua pepe.
Niandike nini hasa katika barua pepe ya kuomba pesa zaidi?
Mistari minne na mstari wa mada unaotaja jambo lenyewe. Mstari wa kwanza unasema hii inahusu nini, wa pili unatoa namba mahususi au badiliko, wa tatu unatoa sababu moja iliyojikita katika kazi badala ya hisia zako, na wa nne unaomba jibu ifikapo tarehe fulani.
Hii hapa yote, na unakaribishwa kuichukua.
Mada: Malipo yangu kwa mwaka 2027
Habari Dana, ningependa kuzungumzia malipo yangu kabla mzunguko wa mipango haujafungwa.
Ninaomba mshahara wa msingi wa dola 118,000, kutoka dola 104,000.
Tangu Machi nimekuwa nikisimamia uhamishaji wa mfumo wa bili na miunganisho miwili iliyoambatana nao, ambayo ilikuwa kazi ya cheo kilicho juu yangu, na timu imeendesha bila kiongozi tangu Priya alipoondoka.
Je, unaweza kunijulisha ifikapo Ijumaa tarehe 14 kama tunaweza kuweka dakika ishirini kwenye kalenda juma lijalo?
Isome tena. Ina chini ya maneno mia moja, ni rahisi kuijibu, na haimfanyi msomaji akisie unachotaka.
Kwa nini mistari minne inashinda aya nne?
Kwa sababu barua pepe fupi ni rahisi kuijibu na ndefu ni ghali. Mtu anayeisoma ana kisanduku kilichojaa, na kila aya ya ziada huongeza uwezekano kwamba ujumbe wako utasogezwa kwa baadaye, ambako kiutendaji mara nyingi humaanisha kamwe.
Urefu pia huvuja. Ukurasa mzima wa maelezo husomeka kama mtu anayebishana na nafsi yake hadharani. Humwalika msomaji abishane na hoja zako za kujitetea badala ya kujibu ombi lako halisi, na kila sababu unayoongeza ni kitu kimoja zaidi anachoweza kutokubaliana nacho. Sababu moja, iliyojikita katika kitu kinachoonekana kazini, ni ngumu zaidi kuipuuza kuliko sababu tano zilizorundikwa kwa hofu.
Kuna utafiti unaounga mkono hili. Katika utafiti wa majadiliano ya barua pepe uliochapishwa na Program on Negotiation, waliofanya vizuri zaidi walikuwa wale walioutumia mfumo huo kwa makusudi: waliweka matarajio yao wazi, walikaa kwenye mawasiliano ya karibu, na walitoa mapendekezo yaliyogusa zaidi ya jambo moja kwa wakati. Uwazi ndio faida yote ya kuandika kitu. Itumie.
Tahadhari moja, kwa sababu ufupi si sawa na ubaridi. Mistari minne husomeka kwa ukavu ukiondoa kila neno la kibinadamu, kwa hiyo weka salamu, weka sentensi moja ya joto mwishoni, na uache ufupi ukae katikati pale lilipo ombi. Fupi na yenye joto ndilo lengo. Fupi na kali humfanya msomaji ajiandae kujilinda.
Je, niweke namba kwenye barua pepe au nisubiri kikao?
Weka namba kwenye barua pepe. Kuiacha ili “tuijadili ana kwa ana” kunasikika kwa adabu lakini mara nyingi kunakugharimu, kwa sababu upande wa pili basi utafika ukiwa tayari umeamua kimyakimya ni kiwango kipi kiko mezani, nawe unafika bila kitu chochote kilichotia nanga.
Tarakimu mahususi kwa maandishi hufanya mambo mawili ya manufaa. Huweka kianzio ambacho mazungumzo mengine hurekebishwa kutoka hapo, ambacho ndicho utafiti kuhusu kutia nanga unaendelea kukigundua, na humwezesha meneja wako kufanya kazi ya ndani isiyo na mvuto kabla hamjakutana: kukagua viwango, kuuliza fedha, kubaini kinachowezekana kweli. Watu husema ndiyo haraka zaidi ukiwapa nafasi ya kujiandaa.
Umahususi husaidia pia. Dola 118,000 hutua vizuri kuliko “karibu dola 120,000,” kwa sababu namba mahususi husomeka kama matokeo ya mchakato na namba ya mviringo husomeka kama ombi la kuanzia linalosubiri kukatwa nusu.
Niandike nini kwenye mstari wa mada?
Andika mada yenyewe. “Malipo yangu kwa mwaka 2027” au “Kiwango cha mradi ujao” au “Ufuatiliaji wa mabadiliko ya wigo.” Kamwe usiandike “swali dogo,” na kamwe usiandike kitu kinachoficha ujumbe unahusu nini.
Mstari wa mada unaoficha jambo hufanya barua pepe ihisi kama shambulio la ghafla mara tu inapofunguliwa, na huanzisha mazungumzo huku msomaji akiwa amejilinda kidogo. Kuitaja waziwazi hufanya kinyume. Huweka ombi kama jambo la kawaida la kikazi badala ya upendeleo binafsi, na mambo ya kawaida ya kikazi huwekwa kwenye kalenda.
Ituma asubuhi ya siku ya katikati ya juma kama unaweza kuchagua. Si kwa sababu ya mbinu yoyote, bali kwa sababu kisanduku cha Jumanne asubuhi kina nafasi, na cha Ijumaa alasiri hakina.
Nifuatilieje pale jibu linapokosekana?
Subiri hadi tarehe uliyoitaja ipite, kisha tuma mistari mitatu: ombi lako likirudiwa katika sentensi moja, ukweli mmoja mpya kama unao, na tarehe mpya. Hakuna shutuma, hakuna “ninarudi tu tena,” na hakuna kuomba radhi kwa kufuatilia.
Kutojibiwa mara nyingi si kukataliwa. Ni mtu aliyesoma ujumbe wako akiwa njiani, alikusudia kuujibu, kisha akavutwa katika jambo lingine. Ufuatiliaji ni kumfanyia hisani kwa kuurudisha juu ya rundo.
Ikiwa ufuatiliaji mara mbili haukupi chochote, badilisha njia badala ya kuandika zaidi. Omba dakika kumi na tano. Jambo ambalo hakuna anayetaka kuliweka kwa maandishi mara nyingi ni jambo watakalolisema kwa furaha kwa mdomo, na sababu yao ya kuchelewa mara nyingi ni taarifa unayoweza kuitumia.
Weka nakala ya ulichotuma. Miezi sita kutoka sasa, katika mzunguko unaofuata wa mipango, kitu chenye manufaa si kumbukumbu yako ya mazungumzo. Ni ile barua pepe yenye tarehe ambapo uliweka namba na sababu kwa maneno yako mwenyewe, kabla mtu yeyote hajajadili jambo hilo.
Barua pepe ni mlango, si chumba
Hakuna lolote kati ya haya linalobadilisha maandalizi. Hoja ya Deepak Malhotra katika Harvard Business Review ni kwamba makosa ghali zaidi katika majadiliano hutokea kabla mtu yeyote hajaketi, na barua pepe ya kufungua ni ncha inayoonekana tu ya maamuzi unayopaswa kuyafanya alasiri ya utulivu: unaomba nini, ungetia saini nini leo, na utafanya nini badala yake kama jibu ni hapana.
Kwa hiyo andika mistari minne usiku wa leo na uisome kwa sauti mara moja kabla ya kutuma. Chochote ambacho usingemwambia mtu huyo uso kwa uso kinaondolewa, jambo ambalo kiutendaji huondoa ile radhi ya juu na ule ulinzi wa chini. Kisha funga kompyuta, kwa sababu uandishi umekamilika na kitu kinachofuata chenye manufaa si toleo la saba. Ni kuamua namba zako tatu kabla ya kikao na kulala vya kutosha ili sauti yako iwe imara utakaposema ya kwanza kwa sauti.
Unaruhusiwa kutaka mengi hapa. Kuomba kwa uwazi si ukali, ni adabu kwa mtu anayepaswa kuamua, na toleo lililo wazi zaidi la ombi lako ndilo pia rahisi zaidi kwa mtu kulikubali.
Vyanzo
- Program on Negotiation at Harvard Law School, Facing an Email Negotiation? Take a Proactive Approach
- Harvard Business Review, Control the Negotiation Before It Begins
- Program on Negotiation at Harvard Law School, What is Anchoring in Negotiation?