Письмо, которое открывает переговоры, в четырёх строках

Доводы у вас есть. С марта вы тянете более крупный участок работы, вы примерно знаете, сколько за это платит рынок, и цифру вы уже определили. Осталось только письмо, и это письмо вы уже переписывали шесть раз.

Первый вариант уместился в три строки и показался слишком резким. Шестой вариант занимает четыре абзаца, начинается с извинений за длину и прячет саму просьбу где-то ближе к концу.

Первый вариант был правильным. Открывающее письмо не аргумент, а дверь. Его единственная задача: поставить в календарь настоящий разговор, в котором ваша цифра уже видна, чтобы никто не тратил первые десять минут этого разговора на то, чтобы угадывать, чего вы хотите.

Четыре строки справляются с этим. Тема, цифра, одна причина, опирающаяся на реальную работу, и дата, к которой вы хотели бы получить ответ. Всё остальное, что вы написали, это подготовка к встрече, а не содержание письма.

Что мне на самом деле написать в письме с просьбой о прибавке?

Четыре строки и тема письма, которая называет предмет разговора. Первая строка сообщает, о чём пойдёт речь, вторая называет конкретную цифру или изменение, третья даёт одну причину, опирающуюся на работу, а не на ваши чувства, а четвёртая просит ответить к определённой дате.

Вот письмо целиком, и вы можете использовать его как есть.

Тема: Моя зарплата на 2027 год

Здравствуйте, Dana. Я хотел бы обсудить свою зарплату до закрытия цикла планирования.

Я прошу базовую зарплату $118,000 вместо нынешних $104,000.

С марта я веду миграцию биллинга и обе интеграции, которые с ней связаны, а это работа на позицию выше моей, и команда работает без руководителя с тех пор, как ушла Priya.

Не могли бы вы сообщить мне до пятницы, 14 числа, сможем ли мы поставить двадцать минут в календарь на следующей неделе?

Перечитайте его. В нём меньше ста слов, на него легко ответить, и оно ни разу не заставляет читателя гадать, чего вы хотите.

Почему четыре строки лучше четырёх абзацев?

Потому что короткое письмо дёшево обходится тому, кто отвечает, а длинное дорого. У человека, который его читает, забит почтовый ящик, и каждый лишний абзац повышает вероятность, что ваше сообщение отложат на потом, а на практике это почти всегда означает никогда.

Длина письма ещё и выдаёт вас. Стена из пояснений читается так, будто человек спорит сам с собой на публике. Она приглашает читателя оспаривать ваши обоснования вместо того, чтобы ответить на саму просьбу, и с каждой добавленной причиной у него появляется ещё один повод не согласиться. Одну причину, опирающуюся на что-то заметное в работе, отклонить гораздо труднее, чем пять причин, нагромождённых для самозащиты.

За этим стоит исследование. В исследовании переговоров по электронной почте, о котором рассказал Program on Negotiation (программа исследований переговоров при Harvard Law School), лучше всех справились те, кто осознанно управлял этим каналом связи: они прямо формулировали свои ожидания, поддерживали тесный контакт и делали предложения, охватывающие сразу несколько вопросов. У письма есть только одно преимущество: ясность. Используйте его до конца.

Одно предостережение: короткое не значит холодное. Если вычеркнуть из письма каждое человеческое слово, четыре строки прозвучат резко, поэтому оставьте приветствие, оставьте одну тёплую фразу в конце, а краткости дайте место в середине, там, где находится сама просьба. Цель: короткое и тёплое письмо. Короткое и сухое лишь заставляет читателя внутренне напрячься.

Указывать цифру в письме или подождать до встречи?

Указывайте цифру в письме. Оставить её за скобками, чтобы «обсудить лично», звучит вежливо, но чаще всего обходится дороже вам самим: другая сторона тогда приходит на встречу, уже решив для себя, какой диапазон вообще возможен, а вы приходите вообще без опорной точки.

Конкретная цифра на бумаге делает две полезные вещи. Она задаёт точку отсчёта, от которой отталкивается остальной разговор, и именно это раз за разом обнаруживают исследования эффекта якоря. А ещё она позволяет вашему руководителю до встречи проделать неприметную внутреннюю работу: проверить вилку зарплат, спросить у финансового отдела, выяснить, что действительно возможно. Люди говорят «да» быстрее, когда вы даёте им возможность подготовиться.

Точность тоже помогает. $118,000 воспринимается лучше, чем «примерно $120,000», потому что точная цифра читается как результат расчёта, а круглая цифра, как стартовое предложение, которое только и ждёт, чтобы его срезали пополам.

Что писать в теме письма?

Пишите тему прямо. «Моя зарплата на 2027 год», или «Ставка за следующий проект», или «По поводу изменения объёма работ». Никогда «короткий вопрос», и никогда ничего, что скрывает, о чём на самом деле сообщение.

Тема письма, которая скрывает суть, превращает открытие письма в подобие засады, и разговор начинается с того, что читатель немного насторожен. Назвать всё прямо действует наоборот. Просьба записывается как обычный рабочий вопрос, а не личная услуга, а обычные рабочие вопросы попадают в календарь.

Отправляйте письмо утром в середине недели, если можете выбирать. Не из-за какой-то хитрости, а потому что во вторник утром в почте ещё есть место, а в пятницу днём его уже нет.

Как напомнить о себе, если ответа нет?

Дождитесь, пока пройдёт названная вами дата, и отправьте три строки: свою просьбу, повторенную в одном предложении, один новый факт, если он у вас есть, и новую дату. Никаких упрёков, никакого «просто напоминаю о себе», и никаких извинений за то, что вы напоминаете.

В большинстве случаев отсутствие ответа не значит отказ. За ним стоит человек, который прочитал ваше сообщение на бегу, собирался ответить и тут же переключился на что-то другое. Напоминание оказывает ему услугу: оно возвращает вопрос на верх стопки дел.

Если два напоминания ничего не дают, смените способ связи, а не пишите ещё больше. Попросите пятнадцать минут. То, что никто не хочет доверять бумаге, часто с готовностью говорят вслух, а причина задержки обычно оказывается информацией, которая может вам пригодиться.

Сохраните копию отправленного письма. Через шесть месяцев, в следующем цикле планирования, полезной окажется не ваша память о разговоре. Полезным окажется датированное письмо, в котором вы своими словами изложили цифру и причину ещё до того, как это кто-то обсуждал.

Письмо: дверь, а не комната

Ничто из этого не заменяет подготовку. Deepak Malhotra в статье для Harvard Business Review пишет, что самые дорогие ошибки в переговорах случаются ещё до того, как кто-то сел за стол, а открывающее письмо это лишь видимая верхушка решений, которые вам стоит принять в спокойный вечер: чего вы просите, что вы подписали бы уже сегодня и что сделаете вместо этого, если ответ окажется «нет».

Так что напишите эти четыре строки сегодня вечером и один раз прочитайте их вслух перед отправкой. Всё, что вы не сказали бы человеку в лицо, вычеркивайте, а на практике это убирает извинение в начале и оговорки в конце. Потом закройте ноутбук: текст уже готов, и дальше нужна не седьмая переписка. Дальше нужно определиться с тремя цифрами до встречи и выспаться так, чтобы голос был твёрдым, когда вы произнесёте первую из них вслух.

Здесь вам можно хотеть многого. Просить ясно не значит проявлять агрессию: это уважение к человеку, которому предстоит принять решение. А на самую ясную версию вашей просьбы проще всего ответить «да».

Источники

• Program on Negotiation at Harvard Law School, Предстоят переговоры по электронной почте? Действуйте на опережение
• Harvard Business Review, Возьмите переговоры под контроль до того, как они начнутся
• Program on Negotiation at Harvard Law School, Что такое эффект якоря в переговорах?