빠른 팁
- 네 줄이면 충분합니다. 제목에 주제를 밝히세요.
- 숫자는 회의가 아니라 이메일에 넣으세요.
- 답을 받고 싶은 날짜로 마무리하세요.
논거는 이미 갖췄습니다. 3월부터 더 큰 업무를 맡아왔고, 시장이 그 일에 대략 얼마를 지불하는지도 알고 있고, 숫자도 이미 정했습니다. 남은 건 이메일뿐인데, 그 이메일은 벌써 여섯 번째 다시 쓰는 중입니다.
첫 번째 버전은 세 줄이었는데 너무 무뚝뚝하게 느껴졌습니다. 여섯 번째 버전은 네 문단이나 되고, 길다고 사과하며 시작한 뒤 진짜 요청은 끝부분 어딘가에 묻혀버립니다.
첫 번째 버전이 맞았습니다. 시작하는 이메일은 논쟁이 아니라 문입니다. 그 유일한 역할은 숫자가 이미 드러난 상태로 진짜 대화를 일정에 올리는 것입니다. 그래야 그 대화의 첫 십 분을 상대가 당신이 무엇을 원하는지 알아내는 데 쓰지 않게 됩니다.
네 줄이면 그 역할을 합니다. 주제, 숫자, 업무에 근거한 이유 하나, 그리고 답을 받고 싶은 날짜. 그 외에 당신이 쓴 나머지는 회의를 위한 준비일 뿐, 이메일에 담을 내용이 아닙니다.
돈을 더 요청하는 이메일에는 실제로 뭐라고 써야 할까요?
네 줄, 그리고 주제를 명확히 밝힌 제목 한 줄이면 됩니다. 첫 줄은 이 이메일이 무엇에 관한 것인지 말하고, 둘째 줄은 구체적인 숫자나 변경 사항을 제시하고, 셋째 줄은 감정이 아니라 업무에 근거한 이유 하나를 제시하고, 넷째 줄은 특정 날짜까지 답을 요청합니다.
전체 예시는 이렇습니다. 그대로 가져다 쓰셔도 좋습니다.
제목: 2027년 제 보상에 관해
안녕하세요 Dana님, 기획 주기가 마감되기 전에 제 보상에 관해 이야기 나누고 싶습니다.
현재 $104,000에서 $118,000으로 기본급을 조정해 주시길 요청드립니다.
3월부터 청구 시스템 이전과 그에 따른 두 건의 통합 작업을 저 혼자 맡아왔는데, 이는 제 상위 직급의 업무였고, Priya가 떠난 뒤로 팀에는 리드도 없었습니다.
다음 주 일정에 20분을 잡을 수 있을지, 14일 금요일까지 알려주실 수 있을까요?
다시 읽어보세요. 100단어가 채 안 되고, 답하기 쉬우며, 읽는 사람이 당신이 무엇을 원하는지 추측하게 만들지 않습니다.
네 줄이 네 문단보다 나은 이유는 무엇일까요?
짧은 이메일은 답장 비용이 적게 들고, 긴 이메일은 비용이 많이 들기 때문입니다. 이메일을 읽는 사람의 받은편지함은 가득 차 있고, 문단이 하나씩 늘어날 때마다 당신의 메시지가 "나중에"로 밀릴 확률이 높아지는데, 현실에서 그 "나중에"는 대개 영영 오지 않습니다.
길이는 또한 속내를 드러냅니다. 배경 설명으로 가득한 벽 같은 글은 누군가 사람들 앞에서 혼자 논쟁을 벌이는 것처럼 읽힙니다. 그 글은 읽는 사람이 당신의 실제 요청에 답하는 대신 당신의 정당화에 반박하도록 초대하는 셈이고, 이유를 하나 덧붙일 때마다 상대가 동의하지 않을 거리가 하나 더 생기는 셈입니다. 업무에서 눈에 보이는 무언가에 근거한 이유 하나가, 방어적으로 쌓아 올린 다섯 개의 이유보다 훨씬 물리치기 어렵습니다.
이 뒤에는 연구가 있습니다. Program on Negotiation(하버드 로스쿨의 협상 연구 프로그램)이 발표한 이메일 협상 연구에서, 가장 좋은 결과를 얻은 사람들은 이 매체를 의도적으로 관리한 사람들이었습니다. 그들은 기대치를 명확히 밝혔고, 긴밀한 연락을 유지했고, 한 번에 하나 이상의 쟁점을 아우르는 제안을 했습니다. 명확함이야말로 글로 남기는 것의 유일한 이점입니다. 그 이점을 활용하세요.
다만 한 가지 주의할 점이 있습니다. 짧은 것과 차가운 것은 같지 않습니다. 인간적인 표현을 모두 걷어내면 네 줄도 퉁명스럽게 읽힙니다. 그러니 인사말은 남기고, 끝에는 따뜻한 문장 하나를 남기고, 간결함은 요청이 담긴 가운데 부분에만 살게 하세요. 짧으면서 따뜻한 것이 목표입니다. 짧으면서 딱딱하기만 하면 읽는 사람을 긴장시킬 뿐입니다.
숫자는 이메일에 넣어야 할까요, 아니면 회의 때까지 기다려야 할까요?
숫자는 이메일에 넣으세요. "만나서 이야기하려고" 숫자를 빼두면 예의 있어 보이지만 대개는 손해로 돌아옵니다. 상대는 이미 마음속으로 어떤 범위가 테이블에 올라 있는지 정한 채로 나타나는데, 당신은 아무런 기준점도 없이 도착하게 되기 때문입니다.
글로 적은 구체적인 숫자는 유용한 일을 두 가지 합니다. 나머지 대화가 조정되는 기준점을 세워주는데, 이는 앵커링(기준점 효과)에 관한 연구가 거듭 확인해 온 사실입니다. 그리고 만나기 전에 관리자가 화려하지 않은 내부 작업을 미리 해둘 수 있게 해줍니다. 급여 밴드를 확인하고, 재무팀에 물어보고, 실제로 무엇이 가능한지 알아보는 일 말입니다. 상대가 준비할 수 있게 해주면 사람들은 더 빨리 그렇다고 말합니다.
정밀함도 도움이 됩니다. $118,000은 "$120,000 정도"보다 더 설득력 있게 다가옵니다. 정확한 숫자는 어떤 과정을 거쳐 나온 결과처럼 읽히지만, 딱 떨어지는 숫자는 반으로 깎이길 기다리는 초기 제안가처럼 읽히기 때문입니다.
제목에는 뭐라고 써야 할까요?
주제를 그대로 쓰세요. "2027년 제 보상에 관해"나 "다음 프로젝트 단가" 또는 "범위 변경 관련 후속 논의" 같은 식으로요. "간단한 질문"이라는 제목은 절대 쓰지 마세요. 메시지가 무엇에 관한 것인지 숨기는 어떤 표현도 쓰지 마세요.
주제를 숨긴 제목은 이메일을 여는 순간 마치 기습처럼 느끼게 하고, 대화를 읽는 사람이 약간 경계한 상태로 시작하게 만듭니다. 있는 그대로 이름을 밝히면 정반대의 효과가 납니다. 요청이 개인적인 부탁이 아니라 평범한 업무 항목으로 분류되고, 평범한 업무 항목은 일정에 잡히기 마련입니다.
선택할 수 있다면 주중 중간쯤 되는 날 아침에 보내세요. 무슨 요령이 있어서가 아니라, 화요일 아침 받은편지함에는 여유가 있고 금요일 오후 받은편지함에는 없기 때문입니다.
답이 없을 때는 어떻게 다시 연락해야 할까요?
당신이 정한 날짜가 지나갈 때까지 기다린 뒤, 세 줄을 보내세요. 한 문장으로 다시 정리한 요청, 새로운 사실이 있다면 하나, 그리고 새로운 날짜. 비난도, "그냥 다시 확인차 연락드립니다" 같은 말도, 다시 연락하는 것에 대한 사과도 필요 없습니다.
답이 없는 경우 대부분은 거절이 아닙니다. 복도에서 당신의 메시지를 읽고 답할 생각이었지만 다른 일에 끌려간 사람일 뿐입니다. 다시 연락하는 것은 그 사람을 위한 배려입니다. 그 일을 처리할 일더미의 맨 위로 다시 올려주는 셈이니까요.
두 번 다시 연락해도 소득이 없다면, 글을 더 쓰는 대신 소통 방식을 바꾸세요. 15분만 시간을 내달라고 요청하세요. 아무도 글로 적고 싶어 하지 않는 것이 막상 입 밖으로는 흔쾌히 말하는 것인 경우가 많고, 지연되는 이유는 대개 당신이 활용할 수 있는 정보이기도 합니다.
보낸 내용의 사본을 보관해 두세요. 여섯 달 뒤 다음 기획 주기가 돌아올 때, 도움이 되는 것은 대화에 대한 당신의 기억이 아닙니다. 아무도 아직 논의하지 않았을 때 당신이 자신의 말로 숫자와 이유를 정리해 둔, 날짜가 찍힌 그 이메일입니다.
이메일은 문일 뿐, 방이 아닙니다
이 중 어느 것도 준비를 대신하지 못합니다. Harvard Business Review에서 Deepak Malhotra가 말하는 요점은, 협상에서 가장 비싼 대가를 치르는 실수는 누구도 자리에 앉기 전에 일어난다는 것입니다. 시작하는 이메일은 조용한 오후에 미리 내려두어야 할 결정들의 눈에 보이는 끝일 뿐입니다. 무엇을 요청하는지, 오늘 당장 서명한다면 어느 선까지 할 것인지, 답이 아니오일 경우 대신 무엇을 할 것인지 말입니다.
그러니 오늘 밤 네 줄을 쓰고, 보내기 전에 한 번 소리 내어 읽어보세요. 상대의 얼굴을 보고는 하지 않을 말은 모두 잘라내세요. 그러면 실제로 맨 위의 사과와 맨 아래의 우회적인 말이 사라집니다. 그다음 노트북을 닫으세요. 초안 작성은 끝났고, 다음으로 해야 할 일은 일곱 번째 재작성이 아니기 때문입니다. 회의 전에 세 가지 숫자를 정하고, 첫 번째 숫자를 소리 내어 말할 때 목소리가 흔들리지 않도록 충분히 자는 것, 그것이 다음 할 일입니다.
여기서는 많은 것을 원해도 괜찮습니다. 명확하게 요청하는 것은 공격이 아니라 결정을 내려야 하는 사람에 대한 예의이며, 요청이 가장 명확할 때가 곧 상대가 가장 쉽게 그러겠다고 말할 수 있는 순간이기도 합니다.
출처
- Program on Negotiation at Harvard Law School, 이메일 협상을 앞두고 있나요? 먼저 움직이세요
- Harvard Business Review, 협상이 시작되기 전에 주도권을 잡으세요
- Program on Negotiation at Harvard Law School, 협상에서 앵커링이란 무엇인가?