Quản Lý Năng Lượng Thắng Quản Lý Thời Gian

Bạn đã thử các hệ thống rồi. Cuốn lịch được tô màu phân loại, việc chia khối thời gian, cái ứng dụng hứa hẹn cuối cùng sẽ làm bạn hiệu quả. Vậy mà, đến giữa buổi chiều, bạn vẫn ngồi nhìn chằm chằm vào màn hình, đọc đi đọc lại cùng một câu bốn lần, chẳng làm xong gì trong khi đồng hồ vẫn cứ chạy.

Thời gian không phải là vấn đề. Bạn đã có sẵn số giờ ấy. Thứ bạn đã cạn là năng lượng, và không lượng lịch trình nào đổ đầy lại cái bình đó được.

Có một cách yên ắng hơn để nghĩ về một ngày. Thay vì hỏi bạn có bao nhiêu giờ, hãy hỏi bạn có bao nhiêu năng lượng tốt và vào lúc nào, rồi xây cả ngày quanh điều đó. Nghe có vẻ nhỏ nhặt. Nó thay đổi rất nhiều.

Số giờ là cố định. Năng lượng thì không.

Mỗi người đều có cùng hai mươi tư tiếng, và hầu hết lời khuyên về quản lý thời gian xem những giờ ấy như những đơn vị giống hệt nhau cần được lấp đầy. Chúng không phải vậy. Một giờ làm việc tập trung vào đầu buổi sáng, khi bạn minh mẫn, đáng giá bằng vài giờ mù mịt vào cuối một ngày dài.

Đây là cốt lõi của ý tưởng, được Tony Schwartz và Catherine McCarthy làm cho nổi tiếng trên Harvard Business Review, rằng bạn nên quản lý năng lượng của mình, chứ không phải thời gian. Cứ ép mình làm những giờ dài hơn rồi dài hơn nữa thì bạn không làm được nhiều hơn. Bạn kiệt sức. Nhưng hãy quản lý chất lượng năng lượng của mình và làm mới nó một cách có chủ ý, thì bạn có thể làm được nhiều hơn trong ít thời gian hơn và cảm thấy dễ chịu hơn khi làm.

Khác biệt ấy hiện ra trong kết quả thực tế. Trong một chương trình họ mô tả, một nhóm nhân viên ngân hàng học được cách quản lý năng lượng theo lối này đã vượt trội hơn một nhóm so sánh ở phần công việc quan trọng nhất với nghề của họ, và trên hết còn cho biết họ cảm thấy hài lòng hơn.

Sự tập trung của bạn chạy theo từng đợt sóng

Đây là điều cơ thể bạn vốn đã biết, ngay cả khi cuốn lịch của bạn phớt lờ nó. Sự chú ý không phải là một đường thẳng phẳng lì mà bạn có thể giữ suốt cả ngày. Nó đến theo từng đợt sóng.

Sự tập trung sâu thường kéo dài một quãng, thường đâu đó từ một tiếng đến chín mươi phút, rồi nó chùng xuống. Não bạn thật sự cần một khoảng nghỉ. Các nhà nghiên cứu đôi khi mô tả công việc đòi hỏi tư duy cao như đang đốt qua một loại nhiên liệu tinh thần, và khi bình cạn, ép mạnh hơn không đổ đầy nó lại được. Nó chỉ làm cho công việc tệ hơn.

Những người chống lại điều này thì thua. Họ nghiến răng vượt qua cơn chùng, làm ra thứ công việc chậm chạp, đầy lỗi trong khi tự nhủ rằng mình đang kỷ luật. Những người thuận theo nó thì thắng. Họ dồn sức trong một quãng tập trung, rồi dừng lại và làm mới thật sự trước quãng kế tiếp.

Khuôn mẫu đó, tập trung mãnh liệt theo sau là sự phục hồi thật sự, vừa bền vững hơn vừa năng suất hơn so với cày một mạch không nghỉ. Không phải vì nó nhẹ nhàng hơn, dù đúng là vậy, mà vì nó khớp với cách sự chú ý của bạn thật sự vận hành.

"Làm mới" thật sự nghĩa là gì

Một khoảng nghỉ chỉ khôi phục bạn nếu nó là một khoảng nghỉ thật. Lướt điện thoại ngay tại bàn làm việc trong khi vẫn nửa nghĩ về công việc không phải là phục hồi. Não bạn chưa từng rời khỏi căn phòng. Những khoảng nghỉ đổ đầy lại cái bình là những khoảng mà bạn hoàn toàn bước ra khỏi công việc.

Những gì hiệu quả, theo nghiên cứu về các khoảng nghỉ tại nơi làm việc:

• Vận động cơ thể. Ngay cả một cuộc đi bộ ngắn cũng làm được nhiều hơn bạn nghĩ. Vận động thể chất là một trong những điều phục hồi nhất bạn có thể làm giữa các đợt làm việc trí óc.
• Ra ngoài. Thời gian giữa thiên nhiên, hay thậm chí chỉ là gần một cửa sổ, khôi phục sự chú ý theo cách mà một phòng nghỉ không có cửa sổ không làm được.
• Làm điều gì đó bạn thật sự thích. Vài phút làm một điều dễ chịu thiết lập lại tâm trạng của bạn cũng như sự tập trung của bạn.
• Tách rời, một cách thật lòng. Lợi ích đến từ việc buông bỏ công việc trong tâm trí, chứ không chỉ là tạm dừng nó. Nửa kiểm tra email trong giờ "nghỉ" của bạn sẽ xóa đi phần lớn cái lợi.

Còn một mẹo về thời điểm cũng đáng biết. Những khoảng nghỉ được lấy sớm hơn trong ngày có xu hướng khôi phục bạn nhiều hơn những khoảng bạn để dành đến cuối buổi chiều. Lý do là bạn chưa rút cạn nguồn lực của mình, nên dễ bật lại về điểm xuất phát hơn. Đừng đợi đến khi bạn cháy sạch hoàn toàn mới rời đi. Hãy dừng lại khi bạn vẫn còn chút gì đó trong bình.

Xây một ngày quanh năng lượng của bạn

Bạn không cần đại tu cuộc đời mình. Một vài điều chỉnh đã đi được rất xa.

1. Tìm đỉnh năng lượng của bạn và bảo vệ nó. Hãy để ý khi nào tâm trí bạn minh mẫn nhất, với hầu hết mọi người là buổi sáng, và bảo vệ khoảng thời gian đó cho công việc khó nhất, quan trọng nhất của bạn. Đừng dùng giờ tốt nhất của mình cho email.
2. Làm việc trong những quãng tập trung, rồi dừng. Hãy chọn một độ dài hợp với bạn. Nhiều người làm tốt với khoảng gần một tiếng tập trung thật sự, rồi một khoảng nghỉ có chủ ý. Đặt hẹn giờ nếu nó giúp bạn thật sự dừng lại.
3. Hãy làm cho các khoảng nghỉ của bạn có ý nghĩa. Đứng dậy, đi bộ, ra ngoài, nhìn vào thứ gì đó không phải màn hình. Ngắn mà thật thắng dài mà nửa vời.
4. Khớp công việc với năng lượng. Hãy để dành những việc lặt vặt ít cần tập trung, sắp xếp giấy tờ, dọn dẹp, email thường lệ, cho những lúc chùng xuống, khi đằng nào bạn cũng không làm tốt việc tư duy sâu. Bạn sẽ thôi lãng phí những giờ tốt của mình vào việc bận rộn vô bổ.
5. Bảo vệ những thứ nạp lại năng lượng cho bạn qua đêm. Giấc ngủ, vận động, thức ăn tử tế, và thời gian bên những người bạn quý không phải là những món thêm bạn kiếm được sau khi làm xong việc. Chúng là thứ làm cho công việc tốt trở nên khả thi ngay từ đầu.

Khi cái bình lúc nào cũng rỗng

Có một giới hạn thành thật cho tất cả những điều này. Quản lý năng lượng tốt giúp ích khi vấn đề là một cuộc sống bình thường, bận rộn với quá nhiều thứ nhồi nhét vào. Nó không phải là cách chữa cho việc kiệt sức triền miên bất kể bạn làm gì.

Nếu bạn mệt mỏi suốt, nếu nghỉ ngơi dường như không khôi phục bạn, nếu bạn mất hứng thú với những điều mình từng yêu thích, hoặc nếu sự nặng nề đã đeo bám suốt nhiều tuần, thì điều đó đáng được xem là nghiêm túc. Sự mệt mỏi dai dẳng có thể có những nguyên nhân thể chất thật sự, và nó có thể là dấu hiệu của trầm cảm hay kiệt sức. Không điều nào trong số đó tốt lên nhờ một lịch trình khôn khéo hơn. Một cuộc trò chuyện với bác sĩ mới là bước tiếp theo đúng đắn, không phải một mẹo năng suất.

Và một góc nhìn nhẹ nhàng về cả chủ đề này: mục tiêu của việc quản lý năng lượng không phải là vắt thêm sản lượng ra khỏi bản thân như vắt một miếng bọt biển. Đó là để còn lại đủ, vào cuối ngày, cho những phần của cuộc đời bạn vốn không xuất hiện trên bất kỳ danh sách việc cần làm nào. Công việc lẽ ra phải vừa khít bên trong cuộc sống. Chứ không phải ngược lại.

Nguồn

• Harvard Business Review, Manage Your Energy, Not Your Time
• American Psychological Association, Give me a break
• National Center for Biotechnology Information, A systematic review and meta-analysis on the efficacy of micro-breaks