長い仕事の一日の終わりを思いうかべてください。10時間それに取り組んだ。すべてに返信し、すべての会議に出て、自分が起こしたのでない三つの火を消した。それなのに、ベッドに横たわると、実際に前へ進めたことを、ひとつも挙げられない。一日が、あなたに起きたのです。あなたが、それをリードしたのではなく。
あの虚ろな感覚には原因があり、それは怠けでも時間不足でもありません。あなたの注意が、どこへ行ったか、です。容赦なく忙しくしていながら、その週を意味あるものにしたはずのひと握りのことから、漂い去ることはありえます。私たちの多くは、時間を埋めることと、集中を注ぐことの違いを、教わったことがありません。内側からは、その二つはそっくりに感じられます。けれど、まったく同じものではないのです。
忙しいのは簡単。集中するのは難しい。
私たちが忙しさに流れるのには理由があります。忙しさは、すぐにフィードバックをくれます。受信箱が空になり、通知が消え、小さなチェックボックスに印がつくと、脳が小さな安堵のひと吹きを手渡してくれる。大事な仕事は、めったにそうしてくれません。それは遅く、あいまいで、ずっとあとまで――あるとしても――ごほうびをくれない。だから私たちは急ぎへと流れ、大事なことから離れていく。一日に何百回も、そうしようと決めることもなく。
リーダーはこれを痛切に感じます。一日のより多くが、他人から手渡されるから。ハーバード・ビジネス・スクールの研究者、Michael PorterとNitin Nohriaが、経営トップが実際に何に時間を使っているかを、何週間も一時間ごとに追ったとき、ひとつの発見が際立ちました――時間は、リーダーが持つもっとも乏しいもので、それがどこへ行くかが、ほかのすべてをかたちづくる、と。仕事は、もっとやることではありません。自分だけが動かせるものに、もっとも乏しい資源を向け続けることなのです。
Maura Thomasは『ハーバード・ビジネス・レビュー』で、鋭くこう言いました。マネージャーがチームに「時間管理の問題」があると嘆くとき、本当の問題はたいてい注意のほうだ、と。人は忙しい。ストレスを抱えている。ただ、まちがったことに忙しいのです――集中をたえず引き裂く職場のなかで。誰かによりよいカレンダーを手渡しても、助けにはなりません。漏れているのは予定表ではなく、注意のほうだからです。
切り替えが、本当はいくらかかるのか
ここが、人を驚かせる部分。気がそれることのコストは、それに使う30秒ではありません。戻ってきた仕事に、それが何をするか、です。
心理学者のSophie Leroyは、これを「注意の残り（アテンション・レジデュー）」と名づけました。ひとつの仕事から別の仕事へ飛び移ると、心の一部が最初のものに引っかかったまま残ります――とくに、それを終えずに離れたなら。戦略のメモを書こうと腰を下ろしても、脳の一部は、半分だけ返したメールをまだ噛んでいる。体はそこにあるのに、認知の上では、半分しかいないのです。Leroyは、この足を引っぱる力が、さっと調整すれば消えるものではないことを見いだしました。それは、次の仕事ぜんぶに、影を落としかねないのです。
それを、たえまない切り替えの一日ぶん積み上げると、計算はむごくなります。アメリカ心理学会がまとめた、マルチタスクを研究する研究者たちは、仕事のあいだを飛び移ることで生まれる小さな心のつまずきが、生産的な時間の最大40パーセントを奪いかねないと見積もっています。40パーセント。あなたの努力のほぼ半分が、つらい仕事にではなく、何度も何度もやり直す摩擦に、消えていくのです。
感情のコストもあり、こちらはあまり語られません。引き裂かれた一日は、あなたを高ぶらせると同時に消耗させます。何かに、本物の前進という静かな満足を感じられるほど深く沈み込むことが決してないので、どれだけ多くのことに触れても、けっきょく不安で、妙に何も成し遂げていない気分で終わるのです。ばらばらな感覚と、ばらばらな仕事は、二つの顔を持つ同じひとつの問題なのです。
大切なことを、わざと決める
集中は、仕事の一日が始まる前に始まります――たいていの人が飛ばす、ひとつの決断とともに。あなたが自分の優先順位を選ばないなら、受信箱のいちばん大きな声が、代わりにそれを選びます。
ひとつの簡単なテストが、多くの雑音を断ち切ります――もし今週、ひとつだけ片づくとしたら、それは何であるべきか？ 叫んでいることではなく。一か月後に、守ってよかったと思えること。たいていそれは、静かで、大事で、後回しにしやすい仕事です――戦略、つらい会話、まわりの人を育てること。一日が埋まる前に、それに名前をつけて。あとからでは、もう遅いのです。
それから、本物のように守りましょう。実際、本物なのですから。
- いちばんの優先事項に、余りものではなく一等地を。 いちばん大事な仕事のために、脳がいちばん冴えている時間に、実際の時間をおさえ、そのブロックを、尊敬する人との会議のように扱って。片づく仕事は、起こる場所をもらえた仕事です。
- いくつかを選び、残りはそれでよしとする。 すべてをうまくはできないし、できるふりをすることが、すべてを中途半端に終わらせるやり方です。大切なことを選ぶとは、大切でないことを選ぶこと。自分にはっきり言って――これを、あれではなく。
- 一日にひとつ、途切れない注意の時間を守る。 たった60分の静かな時間でも――スマホは別の部屋、通知はオフ――途切れない集中がどんなものかを、また感じるのにじゅうぶんです。たいていの人は忘れています。でも、すぐに戻ってきます。
- 切り替える前に小さなことを終える、さもなくば紙に置く。 心に引っかかるのは終わっていない仕事なので、それを頭から出して、信頼できるリストに移しましょう。書きとめた仕事は、次の仕事に取りつくのをやめます。
- 一日の終わりに、短い「店じまい」を組む。 何が動いたかを見て、明日のいちばん大事なことを書き、ノートパソコンを閉じる3分間。それが心に「一日は本当に終わった」と告げます。そうやって、あなたを満たし直すはずの時間に、仕事を持ち込むのをやめるのです。
このどれも、新しいアプリや生産性のシステムは要りません。要るのは、何が大切かを決め、それから、あなたをほかのすべてに喜んで使おうとする一日に対して、その決断を守りぬくことです。
ばらつきが、忙しい時期以上のものであるとき
私たちの多くにとって、ばらばらな感覚は仕事量とともに上下し、数週間注意を守れば、引き戻されます。ときに、それより重いことがあり、その違いには正直になる価値があります。
どれだけ単純にしても本当に集中できないなら、落ち着かなさやもやが居すわって去らないなら、それが眠りや人間関係ににじみ出ているなら、どの仕事も、自分が出せる以上にかかるように感じるなら、それは仕事の下にある何かを指しているかもしれません。続く集中の困難は、不安、うつ、燃えつき、悲しみ、注意の特性とともに旅をすることがあり、そのどれも、よりよいToDoリストでは直りません。お医者さんかセラピストが、つらい季節と、本物の支えに値する何かとの違いを見分ける手助けをしてくれます。その助けに手を伸ばすことは、生産性の失敗ではありません。よいリーダーをつくるのと同じ本能――何が本当に自分の注意を必要としているかを知ること、なのです。
目標は、決してもっとやることではありませんでした。一日の終わりに、自分の時間が、自分が向けたかった場所へ行ったと知って終えること。それは静かな種類の力で、それをわざと使っている人は、ほとんどいません。あなたは明日から、ひとつのことで始められます。
出典
- Harvard Business Review, Your Team's Time Management Problem Might Be a Focus Problem
- American Psychological Association, Multitasking: Switching costs
- Sophie Leroy, Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks (Organizational Behavior and Human Decision Processes)
- Harvard Business Review, How CEOs Manage Time