Tạo ra những khoảnh khắc bình yên cho những người quanh bạn

Một nhóm sẽ im lặng theo một kiểu rất riêng khi mọi thứ trở nên tồi tệ. Những tin nhắn Slack trở nên cộc lốc. Người ta thôi đặt câu hỏi. Một người vốn chu đáo bỗng trả lời gọn lỏn một từ, và bạn có thể cảm nhận cả nhóm đang gồng mình. Có lẽ bạn đã học được cách đọc điều đó mà chẳng cần suy nghĩ.

Điều khó thấy hơn là phần của chính bạn trong đó. Căng thẳng trong một nhóm không chỉ là tập hợp những nỗi căng thẳng cá nhân ngồi cạnh nhau. Nó di chuyển. Nó truyền từ người này sang người khác, tăng tốc, và những người bị quan sát kỹ nhất sẽ truyền nó đi nhanh nhất. Nếu bạn là người mà người khác trông cậy, căng thẳng của bạn lan xa hơn của bất kỳ ai. Mặt còn lại mới là phần hữu ích. Sự bình tĩnh của bạn cũng lan xa như thế.

Bài viết này nói về việc làm điều gì đó với sự thật ấy một cách có chủ đích. Không phải là quản lý sự điềm tĩnh của chính bạn (điều đó quan trọng, và là một kỹ năng riêng) mà là chủ động tạo ra những khoảnh khắc bình yên cho những người quanh bạn, giống như cách bạn đưa cho ai đó một cốc nước. Nhỏ bé, cụ thể, lặp lại được. Kiểu việc bạn có thể làm vào một ngày thứ Ba khi một đợt ra mắt đang cháy lửa và bạn chẳng có tin tốt nào để báo.

Vì sao một sự hiện diện bình tĩnh là trợ giúp thật sự, chứ không chỉ là một cử chỉ đẹp

Có một cám dỗ là xem câu "hãy bình tĩnh vì cả đội" như một lời khuyên nhẹ nhàng, kiểu công sở của câu bảo ai đó nghĩ tích cực. Nghiên cứu lại nói khác.

Căng thẳng lây lan một cách đo lường được, ngay cả khi bạn chỉ đang đứng nhìn nó diễn ra. Các nhà khoa học tại Viện Max Planck cho một người làm một nhiệm vụ gây căng thẳng trong khi người thứ hai chỉ đơn giản quan sát. Một phần tư số người quan sát, dù chẳng đối mặt với tác nhân căng thẳng nào, vẫn cho thấy mức cortisol tăng vọt thật sự chỉ vì nhìn. Khi người quan sát là người yêu của người đang căng thẳng, con số ấy nhảy lên bốn mươi phần trăm. Ngay cả việc nhìn một người hoàn toàn xa lạ vật lộn cũng đủ khiến khoảng một trong mười người quan sát căng thẳng. Căng thẳng tự nó băng qua cả căn phòng.

Hình ảnh phản chiếu đầy khích lệ là điều mà sự bình tĩnh và nâng đỡ có thể làm theo chiều ngược lại. Trong một thí nghiệm nổi tiếng, những người được bạn đời nâng đỡ bằng tiếp xúc trước khi phải đọc một bài phát biểu gây căng thẳng đã tiết ra ít cortisol hơn khi họ nói, dù lúc đứng lên họ đã ở một mình. Sự nâng đỡ đã làm xong việc của nó. Một sự hiện diện vững vàng từ trước đã thay đổi cách cơ thể họ đối diện với điều khó khăn, ngay cả sau khi sự hiện diện ấy đã rời đi.

Đặt hai sự thật này cạnh nhau. Căng thẳng bạn mang vào một căn phòng có thể làm tăng hormone căng thẳng của những người chỉ đang đứng nhìn bạn. Sự bình tĩnh và nâng đỡ bạn trao đi có thể làm hạ hormone ấy của họ, và hiệu ứng có thể kéo dài hơn cả khoảnh khắc đó. Đây không phải ẩn dụ. Đây là hóa học, và nó có nghĩa là vài phút điềm tĩnh có chủ đích là một sự can thiệp thật sự.

Đơn vị nhỏ nhất của sự bình yên: khoảng dừng mà bạn bảo vệ

Phần lớn sự bình yên bạn có thể trao đi không đòi hỏi một kỳ nghỉ dưỡng hay một ngân sách cho sức khỏe. Nó đòi bạn nhận ra những khoảnh khắc khi mọi người sắp rối loạn, và làm chậm chính khoảnh khắc đó lại vài giây.

Hãy để ý những lúc chuyển giao. Lúc bắt đầu một cuộc họp sau khi tin xấu vừa nổ ra. Sáu mươi giây đầu tiên sau khi ai đó thừa nhận một sai lầm. Phút trước một cuộc gọi khó khăn. Đây là những điểm mà tâm trạng của cả nhóm được định hình, và chúng gần như luôn bị làm vội. Làm chậm chúng lại là điều tốt nhất bạn có thể làm.

Vài cách điều này diễn ra trong thực tế:

• Mở đầu một cuộc họp căng thẳng bằng cách gọi tên điều hiển nhiên. "Tuần này khá vất vả. Hãy dành một phút trước khi bắt tay vào việc." Bạn không cần phải diễn vai lạc quan. Chỉ cần hạ mức khẩn cấp xuống một bậc và để mọi người yên vị trên ghế của họ.
• Khi ai đó mang một vấn đề đến cho bạn, hãy thả lỏng vai và làm chậm giọng nói của chính mình trước khi trả lời. Người ta đọc cơ thể bạn trước khi nghe lời bạn nói. Nếu bạn căng lên, họ cũng căng lên.
• Xây dựng một khoảng dừng thật sự trong ngày, không liên quan đến hiệu suất. Một phút hỏi thăm hai phút ở đầu buổi họp đứng, thật sự về việc mọi người thế nào, chứ không phải về tiến độ. Hãy bảo vệ nó ngay cả khi bạn bận, nhất là khi bạn bận.
• Kết thúc một ngày, hoặc một tuần, bằng cách đóng lại vòng tròn ấy thành lời. "Chúng ta đã vượt qua được. Về nhà thôi." Người ta sẽ mang căng thẳng dang dở vào buổi tối của họ trừ khi có ai đó đánh dấu điểm dừng.

Hãy để ý rằng không cách nào trong số này giải quyết vấn đề cốt lõi. Đó chính là điểm mấu chốt. Bạn không giả vờ rằng đám cháy đã được dập tắt. Bạn đang cho hệ thần kinh của mọi người vài giây để hạ xuống khỏi trạng thái báo động, để họ có thể thật sự suy nghĩ, và bạn cũng vậy.

Từng người một

Các nhóm thì được chú ý, nhưng phần lớn sự nâng đỡ mà bạn từng trao đi đều diễn ra trong một cuộc trò chuyện lặng lẽ một-một. Ai đó níu bạn lại sau cuộc họp. Một đồng nghiệp tắt camera và tin nhắn của họ trở nên nhạt nhẽo. Một người dưới quyền bạn nói "tôi nói chuyện với anh một chút được không" bằng một giọng mà bạn đã học được cách nhận ra.

Những khoảnh khắc một-một này là nơi sự hiện diện bình tĩnh làm công việc tinh tế nhất của nó, và chúng đòi hỏi ở bạn ít hơn bạn tưởng. Phần lớn chúng chỉ đòi bạn chậm lại và ngừng giải quyết.

Khi ai đó đang căng thẳng và tìm đến bạn, bản năng là nhảy ngay vào các giải pháp. Hãy kìm nó lại một phút. Điều đầu tiên một người đang căng thẳng cần là cảm thấy có ai đó thật sự ở bên họ, và bạn không thể trao điều đó khi đầu óc bạn đã đi trước ba bước để soạn lời giải. Hãy để họ nói hết. Phản chiếu lại điều bạn đã nghe trước khi khuyên nhủ. "Nghe có vẻ là quá nhiều thứ để gánh" có sức nặng hơn kế hoạch khôn ngoan nhất, vì nó nói với hệ thần kinh của họ rằng họ không còn một mình với điều đó nữa. Kế hoạch có thể đến sau, và nó sẽ là một kế hoạch tốt hơn một khi họ đã lắng xuống đủ để lắng nghe.

Vài động tác nhỏ gánh phần lớn sức nặng ở đây:

• Hãy hòa nhịp với họ đi xuống, chứ không đi lên. Nếu họ nói nhanh và lo âu, đừng đáp lại bằng nguồn năng lượng đó. Hãy nói chậm hơn và nhỏ hơn họ một chút. Người ta có xu hướng trôi về nhịp điệu bình tĩnh hơn trong phòng.
• Hãy hỏi trước khi sửa. "Bạn muốn tôi giúp nghĩ thấu đáo chuyện này, hay chỉ cần trút nó ra cho nhẹ lòng?" Một nửa số lần họ chẳng muốn một giải pháp nào cả, và đoán sai sẽ thêm áp lực thay vì gỡ bỏ nó.
• Đừng giục họ phải ổn ngay. Bảo một người đang căng thẳng hãy bình tĩnh lại, hay vội vàng lướt qua nỗi lo của họ để đi đến mặt tươi sáng, sẽ bị hiểu là "cảm xúc của bạn thật phiền phức". Ngồi lại với nó một lúc mới là điều giúp nó qua đi.

Làm sao để vững vàng khi bạn chẳng thấy vững vàng

Sự phản bác thành thật ở đây thì hiển nhiên. Làm sao bạn có thể tỏa ra sự bình tĩnh cho mọi người khác trong khi bạn chính là người nằm thao thức lúc 3 giờ sáng?

Bạn không cần phải bình tĩnh. Bạn chỉ cần điều hòa đủ, trong đúng khoảnh khắc cụ thể bạn ở bên mọi người, để không truyền sự báo động của mình sang họ. Đó là hai việc khác nhau. Việc thứ nhất là thời tiết bên trong bạn, điều bạn không hoàn toàn kiểm soát được. Việc thứ hai là một nhúm vài phút, điều mà phần lớn bạn kiểm soát được.

Vài điều thật sự giúp ích trong khoảnh khắc đó:

Hãy làm dịu cơ thể bạn trước khi làm dịu căn phòng

Bạn không thể tự nói cho mình bình tĩnh khi cơ thể đang ở chế độ chiến-hay-chạy. Trước khi bước vào, hãy hít một hơi chậm với hơi thở ra dài, đặt vững bàn chân, thả lỏng quai hàm. Một cơ thể được điều hòa là tín hiệu mà cơ thể người khác bắt được. Hãy lo cho cơ thể bạn trước.

Hãy mượn ngôn ngữ của "chúng ta"

Dưới áp lực, người dẫn dắt thường trượt vào mệnh lệnh và hạn chót, những thứ làm tăng nhiệt độ. Chuyển sang "đây là điều chúng ta biết, đây là điều chúng ta sẽ làm tiếp theo" mang lại hai điều. Nó cho mọi người một điểm tựa của sự chắc chắn, và nói với họ rằng họ không đối mặt với điều đó một mình. Cả hai làm dịu một hệ thần kinh đang căng thẳng hơn bất kỳ lời trấn an nào.

Hãy nói câu nói làm an lòng, ngay cả khi bạn không chắc

Điều vững vàng nhất bạn có thể trao đi thường là một lời khẳng định nhỏ, chân thật về sự ổn định. "Chúng ta từng vượt qua những điều tệ hơn thế này." "Sẽ không ai bị đuổi việc vì chuyện này." "Chúng ta có nhiều thời gian hơn cảm giác cho thấy." Hãy nói phiên bản đúng sự thật. Lời trấn an giả dối sẽ bị bắt thóp ngay lập tức và làm mọi thứ tệ hơn. Nhưng người ta thường khao khát một cái nhìn chính xác, bình tĩnh về tình huống, và bạn đang ở vị trí có thể trao điều đó.

Hãy để họ thấy bạn phục hồi, chứ không chỉ diễn

Đôi khi bạn sẽ mất bình tĩnh. Khi điều đó xảy ra, hãy gọi tên nó và quay lại. "Tôi đã căng thẳng quá mức trong cuộc họp đó, xin lỗi mọi người." Đó không phải sự yếu đuối rò rỉ ra. Nó dạy cho những người quanh bạn rằng căng thẳng là thứ có thể sống sót và hồi phục được, một trong những điều an lòng nhất mà một nhóm có thể học được.

Hãy làm cho việc không-ổn trở nên an toàn

Có một phiên bản sâu hơn của tất cả những điều này, và đó là nơi sự bền vững thật sự nằm. Bạn có thể phát đi những phút bình yên suốt cả ngày, nhưng nếu người ta sợ nói với bạn khi họ đang chìm, thì bạn đang làm yên mặt nước trong khi dòng chảy ngầm vẫn cuộn bên dưới.

Nhà nghiên cứu của Harvard, Amy Edmondson, đã dành nhiều thập kỷ nghiên cứu thứ bà gọi là an toàn tâm lý, cảm giác chung rằng bạn có thể lên tiếng, đặt một câu hỏi, hay thừa nhận một sai lầm mà không bị trừng phạt hay bẽ mặt vì điều đó. Công trình của bà cứ trở đi trở lại cùng một chủ đề cho người dẫn dắt. Giọng điệu được định hình ít hơn bởi điều bạn nói rằng mình mong muốn, và nhiều hơn bởi cách bạn phản ứng vào khoảnh khắc ai đó liều mình thành thật. Khi một người thừa nhận họ bị chậm tiến độ, hay sợ hãi, hay đang vật lộn, điều tiếp theo bật ra khỏi miệng bạn hoặc làm cho việc được là con người trong đội bạn an toàn hơn, hoặc lặng lẽ dạy mọi người che giấu.

Vậy nên sự bình yên bạn tạo ra không chỉ nằm trong những khoảng dừng. Nó nằm trên gương mặt bạn khi ai đó báo cho bạn tin xấu. Nó nằm trong việc kìm lại thôi thúc muốn sửa hay trách mắng và thay vào đó nói: "Cảm ơn bạn đã nói với tôi. Chúng ta cùng tìm cách." Một người dẫn dắt luôn giữ được sự vững vàng khi nhận những sự thật khó nghe sẽ trở thành một nơi mà người ta có thể thở phào. Theo thời gian, điều đó đáng giá hơn bất kỳ một cuộc họp êm ả riêng lẻ nào, vì nó thay đổi những gì người ta sẵn lòng mang đến cho bạn trước khi mọi chuyện trở nên tệ hơn.

Khi sự bình tĩnh không phải là công cụ đúng

Một lời nhắc cẩn trọng, vì sự vững vàng có thể bị dùng sai. Bình tĩnh là để giúp người ta suy nghĩ và hồi phục. Nó không phải để làm trơn tru những điều thật sự cần được đối diện, và nó không phải một cách để nói cho ai đó từ bỏ một mối lo có thật. Nếu đội của bạn lo lắng vì có điều gì đó thật sự hỏng, thì động thái làm an lòng là thừa nhận điều đó một cách thẳng thắn và hành động, chứ không phải xoa dịu người ta vào im lặng. Bình tĩnh mà đòi người ta phớt lờ thực tại thì không phải bình tĩnh. Đó là áp lực với một giọng nói dịu hơn.

Và hãy để ý đến giới hạn của chính bạn. Nếu một người bạn dẫn dắt đang vật lộn theo cách vượt xa một tuần lễ vất vả, một nỗi tuyệt vọng dai dẳng, những dấu hiệu họ có thể tự làm hại mình, một mức độ đau khổ không hề lắng xuống, thì việc của bạn không phải là làm nhà trị liệu cho họ. Việc của bạn là giữ sự ấm áp, xem chuyện đó là nghiêm túc, và giúp họ tiếp cận được sự trợ giúp thật sự, một chuyên gia, bác sĩ của họ, hoặc một đường dây khủng hoảng. Điều đó cũng đúng với bạn. Nếu bạn là người đang chạy bằng những giọt nhiên liệu cuối cùng để gắng giữ cho mọi người khác đứng vững, thì điều đó đáng được nói ra thành lời với một ai đó thật sự có thể giúp bạn gánh bớt. Là người vững vàng là một món quà bạn có thể trao, nhưng nó chưa bao giờ có ý là phải gánh một mình.

Những người quanh bạn sẽ không nhớ phần lớn những ngày mà các bạn cùng nhau vượt qua. Họ sẽ nhớ cảm giác được ở gần bạn khi mọi thứ khó khăn. Bạn có nhiều tiếng nói trong điều đó hơn bạn tưởng, mỗi lần một vài phút.

Nguồn tham khảo

• Max Planck Society, Your stress is my stress
• National Center for Biotechnology Information, Social Support Can Buffer against Stress and Shape Brain Activity
• Harvard Business Review, What People Get Wrong About Psychological Safety
• Mayo Clinic, Social support: Tap this tool to beat stress