Nói hết câu: cách giữ quyền nói khi ai đó cắt lời bạn

Bạn có luận điểm. Bạn đã nghĩ ra nó trên đường đi tới, bạn biết con số chứng minh cho nó, và bạn vừa nói được bốn câu thì một giọng lớn hơn đè lên tiếng của bạn. Đến khi giọng nói đó dứt, cả phòng đã chuyển sang chuyện khác, còn điều hay nhất bạn định nói cả ngày hôm đó vẫn còn nằm trong miệng bạn.

Khoảnh khắc đó không phải là một phép thử tính cách, cũng không phải bằng chứng cho thấy bạn thiếu uy quyền. Đó là vấn đề thời điểm, và vấn đề thời điểm thì có kỹ thuật để giải quyết. Hãy quan sát những người luôn giành lại được lượt nói trong các cuộc họp, bạn sẽ thấy họ gần như không bao giờ là người ồn ào nhất trong phòng. Họ giữ âm lượng đều đều, họ ghi nhớ vài từ cuối cùng mình vừa nói, và họ quay lại bằng một câu ngắn khiến cho việc bị cắt lời trông giống một sự cố hơn là một kết quả. Cả ba điều đó đều học được trong một buổi chiều, và bạn sẽ dùng chúng suốt hai mươi năm tới.

Bạn nên nói gì trong giây phút ngay sau khi bị ai đó cắt lời?

Hãy nói một câu cầu nối, đừng than phiền. Câu nói hiệu quả là câu ngắn, thản nhiên, và nói về thời gian chứ không phải về con người: “Khoan đã, tôi chỉ còn mười giây nữa là xong.”

Câu đó làm được ba việc cùng lúc, và không việc nào là tranh cãi. Nó báo cho cả phòng biết bạn sắp nói xong, nên để bạn tiếp tục cũng không tốn kém gì. Nó gửi tạm ý kiến của người kia vào một chỗ an toàn thay vì gạt phăng đi, đó là lý do vì sao “khoan đã” có sức nặng hơn “để tôi nói xong đã”. Và nó đặt một con số cụ thể vào lời đề nghị, đó chính là khác biệt giữa một lời cầu xin và một kế hoạch. Người ta chấp thuận kế hoạch.

Nên chuẩn bị sẵn hai cách nói khác, vì cùng một câu lặp lại mỗi tuần sẽ bắt đầu nghe như một mánh khóe. “Thêm một câu nữa là xong, tới lượt bạn” là phiên bản ấm áp, hợp với những người bạn quý mến. “Ba mươi giây nữa thôi, rồi tôi nhường lời ngay cho bạn” là phiên bản dành cho một cuộc họp đã trễ giờ. Cả ba cách đều kết thúc giống nhau: lượt nói quay về với bạn mà không ai phải mất gì để nhường nó lại.

Cách thực hiện quan trọng không kém câu chữ. Giữ nguyên tốc độ nói của bạn như trước, và cưỡng lại ý muốn nói nhanh hơn để nhét nốt phần còn lại của luận điểm vào. Nói vội là dấu hiệu tự tố cáo. Đó là thứ âm thầm báo cho cả phòng biết rằng việc cắt lời đã có hiệu quả.

Vì sao nói lớn tiếng hơn lại khiến bạn mất cả phòng họp?

Vì âm lượng là tín hiệu mà cả phòng đọc ra thành sự căng thẳng, mà căng thẳng lại là điều ngược lại với những gì bạn đang cố thể hiện. Âm lượng là đòn bẩy duy nhất trong phòng mà ai cũng có thể kéo, và chính vì thế mà kéo nó lên chẳng giải quyết được gì.

Có một lý do thuộc về thể chất khiến việc này phản tác dụng. Rướn giọng là một dạng gắng sức, và sự gắng sức đó nghe được rõ ràng. Viện Quốc gia Hoa Kỳ về Điếc và Các Rối loạn Giao tiếp khác (National Institute on Deafness and Other Communication Disorders) nói rõ về cái giá phải trả: cố nói to hơn tiếng ồn xung quanh gây căng thẳng cho dây thanh, và nói quá to sẽ khiến nó chịu áp lực. Cả phòng nghe thấy sự gắng sức đó từ rất lâu trước khi nghe được luận điểm mà sự gắng sức ấy đang mang theo, nên phiên bản to tiếng hơn của luận điểm bạn thường lại trở nên nhỏ bé hơn khi đến tai người nghe.

Cũng có một lý do liên quan đến vị thế. Nói to bằng người khác nghĩa là chấp nhận luật chơi của họ, biến một cuộc họp làm việc thành một cuộc thi buộc phải có người thắng. Bạn có thể thắng cuộc thi đó nhưng vẫn phải trả giá bằng thứ gì đó bạn muốn giữ cho về sau trong tuần. Giữ nguyên như cũ mới là động thái trông có vẻ tốn kém hơn, vì cả phòng đều nghe ra rằng bạn có lựa chọn kia mà đã không dùng đến.

Nếu cả phòng đã chuyển sang chuyện khác rồi thì sao?

Hãy đợi đến khoảng dừng thật sự tiếp theo và mở lại cánh cửa bằng một câu: “Trước khi mình chuyển tiếp, cho tôi nói một ý từ phần vừa rồi.” Sau đó chỉ nói một ý đó thôi, đừng nhắc lại toàn bộ luận điểm.

Biết chờ cho đúng nghĩa là biết mình đang chờ điều gì. Hội thoại vận hành dựa trên những khoảng ngắt quãng ngắn hơn nhiều so với người ta vẫn tưởng. Một mẫu khảo sát trên mười ngôn ngữ khắp thế giới, được xem xét trong Proceedings of the National Academy of Sciences (Kỷ yếu của Viện Hàn lâm Khoa học Quốc gia Hoa Kỳ), cho thấy nhịp độ luân phiên lượt nói giống nhau đến kinh ngạc ở mọi nơi được đo đạc, với khoảng ngắt trung bình của từng ngôn ngữ giữa lúc một người ngừng nói và người tiếp theo bắt đầu chỉ chênh lệch khoảng một phần tư giây so với mức trung bình chung giữa các ngôn ngữ. Một khoảng ngừng tự nhiên không phải là ô cửa mở sẵn để bạn thong thả cân nhắc. Đó chỉ là một phần rất nhỏ của giây, và bạn phải đến đó với mọi thứ đã sẵn sàng từ trước.

Vậy nên hãy xác định trước điểm quay lại của mình trước khi cần đến nó. Giữ trong đầu ba từ cuối cùng bạn vừa nói trong lúc người khác đang nói, chúng sẽ trở thành cái móc để bạn treo lời quay lại lên đó. “Quay về kế hoạch khôi phục” là sáu từ, và bạn đã ở trong câu nói của chính mình trở lại.

Làm thế nào để làm điều này thay cho một người không được lắng nghe?

Làm y hệt như vậy, chỉ trong bốn từ, thay mặt cho người đó: “Khoan đã, Dana chưa nói xong.” Sau đó nhìn về phía Dana chứ không phải người vừa cắt lời, để lượt nói rơi đúng vào nơi bạn vừa gửi tới.

Đây là đơn vị nhỏ nhất có thể áp dụng được của một điều lớn lao hơn nhiều. Catalyst, tổ chức nghiên cứu về cách con người thực sự thăng tiến trong công việc, vạch ra một ranh giới rõ ràng giữa một người cố vấn (mentor), người đưa ra lời khuyên nghề nghiệp, và một người bảo trợ (sponsor), người dùng tầm ảnh hưởng của mình để giúp ai đó thăng tiến. Rất ít người từng được giải thích rõ sự khác biệt đó. Người cố vấn nói chuyện với bạn. Người bảo trợ nói về bạn, trong những căn phòng mà bạn không có mặt, và chính Catalyst cũng khẳng định rằng cố vấn là điều thiết yếu nhưng tự nó không đủ để giúp phụ nữ thăng tiến.

Điều khiến phiên bản bốn từ ấy trở nên rẻ là nó chỉ tốn đúng một câu thời gian nói, không hơn không kém. Điều khiến nó đáng làm là ai cũng nghe thấy. Người được giúp thường nhớ điều đó suốt nhiều năm, và cả phòng sẽ nhìn nhận người đã làm việc đó là người tự tin nhất trên bàn, vì chỉ có người không lo lắng về vị thế của chính mình mới sẵn lòng nhường bớt một phần vị thế ấy đi.

Người sáng lập KEEP CALM mô tả thói quen đó là một trong những lý do khiến mọi việc thuận lợi với ông. Trong suốt cả quá trình đi lên, chứ không phải chỉ sau khi đã đạt được thành công, ông luôn tìm cơ hội để huấn luyện, cố vấn, khen ngợi và ủng hộ những người xung quanh mình, và ông nói rằng sự ủng hộ quay trở lại với ông nhiều gấp mười lần. Đó là câu chuyện của riêng ông trong hai mươi năm qua, không phải một tỷ lệ sinh lời mà ai cũng có thể hứa hẹn với bạn. Dù vậy vẫn đáng để biết, vì đó là động thái duy nhất trong bài viết này mà hoàn toàn miễn phí.

Nếu tuần nào cũng là cùng một người thì sao?

Hãy giải quyết chuyện đó bên ngoài cuộc họp, một lần duy nhất, trong khoảng mười lăm giây. Trong phòng họp, bạn đã có hai câu nói ở trên và chúng vẫn có tác dụng. Ở bên ngoài, bạn có thể sửa cả một khuôn mẫu thay vì chỉ sửa từng lần riêng lẻ.

Hãy giữ lời đề nghị cụ thể và nhỏ gọn. “Trong các cuộc họp này, tôi thường mất phần cuối luận điểm của mình khoảng hai lần mỗi buổi. Bạn có thể để tôi nói xong rồi mới tiếp lời ngay sau đó không?” Không kể lể quá khứ, không tính từ nặng nề, không liệt kê lại sáu tuần vừa qua. Phần lớn mọi người thật sự không biết mình đang làm điều đó, còn những người biết thì cũng không chuẩn bị tinh thần cho một lời đề nghị dễ chấp thuận đến thế.

Nếu mọi thứ vẫn không thay đổi, hãy đổi cách làm thay vì đổi con người. Gửi luận điểm bằng văn bản từ tối hôm trước để nó tồn tại dù bạn có nói hết được hay không, và nhờ người điều phối cuộc họp gọi tên bạn để phát biểu. Không cái nào trong hai cách này là lùi bước. Cả hai đều là một con đường khác dẫn tới cùng một kết quả: suy nghĩ của bạn được ghi nhận.

Giữ quyền nói thực sự để làm gì

Lý do để giỏi việc này không phải vì bị cắt lời khiến bạn cảm thấy tệ. Mà vì bạn muốn đạt được những điều gì đó, chúng sẽ mất nhiều năm, và những ý tưởng bạn chưa từng nói hết sẽ không được tính vào bất kỳ năm nào trong số đó.

Âm lượng đều đặn. Ba từ được giữ trong đầu. Một câu cầu nối ngắn để quay lại. Nó trông giống như sự tiết chế, nhưng vận hành giống một thứ công cụ hơn: nó giữ những suy nghĩ tốt nhất của bạn ở lại trong những căn phòng nơi các quyết định được đưa ra, vào một ngày thứ Ba bình thường khi bạn đang mệt mỏi và cuộc họp đang kéo dài quá giờ, và nó vẫn còn hiệu quả ở năm thứ năm hay năm thứ mười lăm. Đó là toàn bộ lý lẽ cho sự điềm tĩnh ở đây. Đây không phải là một cách nhỏ bé hơn để mong muốn điều gì đó. Đây chính là điều giúp bạn tiếp tục đề nghị mà không cần đốt cháy cả căn phòng, và một khi lượt nói quay trở lại với bạn một cách đáng tin cậy, bạn sẽ có một điều gì đó đáng để trao lại cho người khác.

Nguồn tham khảo

• Proceedings of the National Academy of Sciences, Tính phổ quát và sự khác biệt văn hóa trong việc luân phiên lượt nói khi trò chuyện
• National Institute on Deafness and Other Communication Disorders, Chăm sóc giọng nói của bạn
• Catalyst, Xây dựng các chương trình bảo trợ và cố vấn hiệu quả tại nơi làm việc