Cách chiếm chỗ đứng trong một cuộc họp bằng cách nhường lại một phần

Mỗi tuần bạn được phát biểu hai lần mà không cần cố gắng. Người ta mời bạn vào những cuộc họp quan trọng, họ chờ khi bạn bắt đầu một câu, và khi bạn nói điều gì đó là rủi ro, cả phòng coi đó là rủi ro thật. Đó là vị thế, và chính bạn đã xây nên nó.

Đây là điều bạn có thể đã bắt đầu nhận ra từ vị trí đó. Trong mỗi cuộc họp trong ba cuộc gần nhất, câu nói hay nhất phòng lại đến từ một người mà cả bàn họp lướt qua không để ý. Ai đó đã nói ra điều đúng duy nhất về tiến độ, và bốn mươi giây sau cuộc trò chuyện đã trôi tiếp như thể chẳng ai vừa lên tiếng. Bạn nhận ra vì bạn còn dư sự chú ý. Hầu hết mọi người trong phòng đó thì không.

Ngay khoảnh khắc đó, bạn có một nước đi có thể dùng, và đó không phải là phép lịch sự. Đó là điều mang tính cấp cao nhất mà ai đó có thể làm với sự chú ý của cả phòng, nó chỉ tốn một câu nói, và tất cả những ai đang quan sát đều ghi nhận nó.

Tôi nên nói bao nhiêu trong một cuộc họp?

Ba lần phát biểu là mục tiêu hợp lý cho một cuộc họp mà bạn không chủ trì, và một trong ba lần đó dành cho người khác. Ba là đủ để bạn là người tham gia thực sự chứ không chỉ có mặt, và cũng đủ ít để mỗi lần phát biểu phải xứng đáng với chỗ của nó.

Đếm số lần nghe có vẻ thô, và đó chính là mục đích. Nếu không có con số, thời lượng nói sẽ do tâm trạng và do ai thoải mái nói nhất quyết định, và đó là lý do vì sao một người có điều đáng nói lại ra về mà chưa nói gì, trong khi người chẳng có gì để thêm vào lại nói suốt chín phút. Một mục tiêu sẽ chỉnh cả hai đầu. Năm lần phát biểu khi mới đi được nửa cuộc họp nghĩa là bạn đang chiếm cả phòng. Không lần nào khi chỉ còn mười phút nghĩa là ý của bạn sắp xuất hiện như một lời phản đối chứ không phải một lập trường.

Lần phát biểu thứ ba chính là chủ đề của bài viết này. Hãy dùng nó cho một ý đã được nêu ra rồi bị bỏ rơi.

Tôi nên nói gì để ghi nhận công của ai đó mà không nghe như một người quản lý?

Gọi tên người đó và nói chính xác điều họ đã làm, trong một câu, rồi tiếp tục. "Quay lại điều Dana vừa nói, kế hoạch rollback đó chính là điều tôi muốn phát triển tiếp."

Khác biệt giữa câu đó và một lời khen nằm ở tính cụ thể. "Ý hay đấy, Dana" chỉ là tiếng ồn, và cả phòng nghe nó như tiếng ồn. Nó cũng nghe giống như một người quản lý đang phát nhãn dán khen thưởng, và đó chính là lý do người có năng lực tránh nước đi này. Gọi tên đúng công việc cụ thể lại làm một việc hoàn toàn khác. Nó đưa ý đó trở lại bàn để cả phòng buộc phải xử lý, và nó gắn tên Dana với một phần công việc chứ không phải một nét tính cách.

Những câu vẫn ổn khi nói ở âm lượng bình thường, không cần màu mè:

• "Quay lại điều Dana vừa nói, đó chính là ý tôi muốn phát triển tiếp."
• "Kế hoạch rollback đó là của Priya. Cô ấy đã chạy nó hai lần rồi."
• "Ben là người tìm ra điều này, không phải tôi. Ben, hãy nói phần về việc thử lại."

Câu cuối cùng là mạnh nhất, vì nó trao cả lượt phát biểu lẫn công lao. Bạn không đang mô tả đóng góp của ai đó từ một khoảng cách an toàn. Bạn đang trao cho họ ba mươi giây của cả phòng và đứng sau ủng hộ bất cứ điều gì họ làm với nó.

Khi nào việc gọi tên ai đó thực sự có ý nghĩa?

Khi những người quyết định vai trò tiếp theo của người đó đang có mặt trong phòng. Cùng một câu nói ngoài hành lang chỉ là một cử chỉ tử tế. Trong một cuộc họp phân công nhân sự, nó là một dấu mốc sự nghiệp.

Đây là phần hầu hết mọi người làm sai, và họ làm sai vì phép lịch sự. Họ để dành lời khen cho một buổi trò chuyện riêng một một, nơi nó đến một cách ấm áp nhưng không đi đến đâu cả. Nhà kinh tế học Heather Sarsons đã nghiên cứu cách công lao cho công việc chung được phân bổ khi không ai thấy được ai làm phần nào, và phát hiện rằng người ta lấp khoảng trống đó bằng những giả định, và những giả định ấy không rơi đều lên tất cả mọi người. Ở nơi hồ sơ im lặng, cả phòng vẫn tự viết ra một phiên bản. Nói rõ ai đã làm gì không phải là trang trí thêm cho sự thật. Đó là phiên bản duy nhất của sự thật được ghi lại.

Vậy nên quy tắc về thời điểm rất đơn giản. Hãy nói ở nơi nó có giá trị: trước mặt người ký duyệt thăng chức, trong cuộc họp với khách hàng, trên sân khấu hội thảo, trong căn phòng nơi quý tới được quyết định. Nếu bạn chỉ làm điều đó một lần, hãy làm ở đó.

Tôi nên nói gì khi ai đó lặp lại ý của tôi như thể đó là của họ?

Hãy lấy lại nó trong một câu, không nóng giận, và để cuộc họp tiếp tục trôi chảy. "Mừng là ý đó có tác dụng. Tiếp nối từ đó, bước tiếp theo là dữ liệu hoàn tiền."

Điều này vẫn xảy ra, thường không phải là lấy cắp ý tưởng, và coi nó như lấy cắp sẽ khiến bạn tốn nhiều hơn giá trị của chính ý đó. Câu nói ấy làm ba việc cùng lúc. Nó khẳng định nguồn gốc, nó vẫn giữ được sự ấm áp, và nó tiến về phía trước, để không ai trong phòng phải chọn phe. Hãy nói nó ở âm lượng bạn vẫn đang dùng, rồi buông nó ra và quay lại với nước đi lớn hơn, vì một người mải đếm những lần bị coi thường sẽ chẳng còn sự chú ý nào để dành cho người khác.

Nhường công lao cho người khác có khiến tôi mất đi công lao của mình không?

Không, và lý do lạnh lùng hơn nghe có vẻ vậy. Vị thế không phải một lượng cố định mà bạn đang cắt ra chia phần. Cả phòng liên tục quyết định xem nên coi bạn nghiêm túc đến đâu, và người gọi tên công việc của người khác lại được đọc như người không hề lo lắng về công việc của chính mình.

Rồi còn một điều mà ai cũng đánh giá thấp, đó là chuyện này hiếm đến mức nào. Nghiên cứu của Gallup về sự ghi nhận cho thấy chỉ khoảng một trong ba người lao động ở Mỹ hoàn toàn đồng ý rằng họ đã nhận được sự ghi nhận hoặc lời khen cho công việc tốt trong bảy ngày qua, và sự ghi nhận mà người ta nhớ nhất lại đến từ một người quản lý hay một lãnh đạo cấp cao. Vừa hiếm vừa đáng nhớ là một khoản lợi lớn cho chỉ một câu nói.

Hai điểm phân biệt sẽ biến điều này từ một ý tưởng hay thành một việc thực sự làm được.

Người cố vấn nói chuyện với bạn. Người bảo trợ nói về bạn. Nghiên cứu của Sylvia Ann Hewlett về việc bảo trợ (sponsorship) vạch rõ ranh giới đó. Lời khuyên đưa ra riêng tư là cố vấn (mentoring). Gọi tên ai đó trong một căn phòng mà họ không có mặt, và đặt chính vị thế của mình vào đó, mới là bảo trợ (sponsorship), và đó chính là điều thay đổi sự nghiệp. Hầu hết mọi người chưa từng được ai gọi tên sự khác biệt này, đó là lý do họ tin rằng mình đã làm điều đó trong khi thực ra chỉ đang uống cà phê cùng nhau.

Hãy làm điều đó một lần cho ai đó không hề yêu cầu. Đứng ra bênh vực một người sẽ không bao giờ biết chuyện là phiên bản tốn kém nhất và cũng mang lại nhiều nhất, vì bạn không đang xây một ân huệ, bạn đang xây một thói quen và một danh tiếng. Người sáng lập KEEP CALM xem việc cho đi là một trong những lý do khiến sự nghiệp của chính ông thành công, được thực hiện suốt hành trình đi lên chứ không phải sau khi đã đến đích, và ông nói năng lượng cùng sự hỗ trợ quay trở lại với ông nhiều gấp mười lần. Đó là câu chuyện của riêng ông về hai mươi năm của chính mình, không phải một khoản lợi mà ai cũng có thể hứa hẹn với bạn. Điều có thể kiểm chứng là cơ chế ở quy mô nhỏ. Người bạn gọi tên sẽ nhớ điều đó trong nhiều năm, và tất cả những ai nghe thấy bạn làm vậy giờ đây đều biết chính xác bạn là người thế nào trong một căn phòng.

Phiên bản không ai nhìn thấy bạn làm

Ba điều tách biệt điều này khỏi việc chỉ đơn thuần tốt bụng, và cả ba đều là những quyết định bạn đưa ra ngay trong khoảnh khắc đó.

Hãy gọi tên việc làm, không phải phẩm chất. "Dana giỏi lắm" không cho ai bất cứ điều gì để hành động theo. "Kế hoạch rollback của Dana là lý do chúng ta không mất ngày thứ Năm" là một sự thật vẫn đứng vững kể cả khi một người lạ nhắc lại nó.

Chọn đúng thời điểm mà nói ra là tốn kém và nghe được là quý giá, tức là trước mặt những người có quyền quyết định, không phải ngoài hành lang sau đó.

Và hãy làm điều đó ít nhất một lần cho ai đó không thể đền đáp lại bạn và sẽ không bao giờ biết. Lần đó không có khán giả và không có lợi ích nào bạn có thể chỉ ra, và chính lần đó biến một kỹ thuật thành cách bạn thực sự vận hành.

Bạn vẫn chiếm lấy chỗ đứng của mình. Ba lần phát biểu không phải là yêu cầu nhỏ và hai trong số đó là của bạn. Điều thay đổi là mục đích của lần thứ ba, và nó vẫn là điều rẻ nhất trong cả hạng mục này: một câu nói, được nói to lên, có một cái tên và một sự thật trong đó, trước mặt đúng những người cần nghe.

Nguồn

• Harvard Business Review, Hãy trở thành người xứng đáng được bảo trợ
• Gallup, Tầm quan trọng của việc ghi nhận nhân viên: Chi phí thấp, tác động lớn
• American Economic Association, Ghi nhận công việc nhóm: Khác biệt giới tính trong giới học thuật