Giữ Năng Suất Trong Thời Khó Khăn

Có một kiểu ngày làm việc chẳng liên quan gì đến cuốn lịch. Tin đồn cắt giảm nhân sự không chịu biến mất. Cuộc tái cơ cấu chẳng ai chịu giải thích. Một thị trường vừa đảo chiều, một khoản ngân sách vừa bị cắt, tin từ nhà mà bạn không thể ngừng kiểm tra. Bạn ngồi xuống làm việc và những giờ đồng hồ cứ rò rỉ trôi đi. Bạn đọc cùng một đoạn văn bốn lần. Bạn trả lời những email dễ và né những email khó. Đến tối bạn kiệt sức mà gần như chẳng đẩy được gì về phía trước.

Nếu đó là bạn ngay lúc này, điều đầu tiên đáng nói là bạn không lười và bạn không thất bại. Bạn là một con người đang cố làm việc tập trung trong khi một phần bộ não bạn đang quét tìm nguy hiểm. Hai việc đó cạnh tranh nhau, và trong những giai đoạn khó khăn việc quét-tìm-nguy-hiểm thường thắng. Một khi bạn hiểu vì sao, con đường trở lại với công việc tốt trông khác hẳn với "cố gắng hơn".

Áp lực thực sự làm gì với hiệu suất của bạn

Căng thẳng không chỉ là một cảm giác. Nó là một trạng thái của toàn cơ thể, và nó được tạo ra để làm gián đoạn đúng cái kiểu suy nghĩ chậm rãi, cẩn trọng mà công việc trí óc phụ thuộc vào.

Khi não bạn đọc một tình huống là đe dọa, hệ thần kinh giao cảm của bạn ra hiệu cho tuyến thượng thận tiết ra adrenaline và cortisol. Nhịp tim tăng, sự chú ý thu hẹp, năng lượng dồn về phía phản ứng nhanh. Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ mô tả đây là phản ứng khẩn cấp của cơ thể, và nó tuyệt vời cho những đợt nguy hiểm có thật ngắn ngủi. Sau một phen hoảng sợ bình thường, cơ thể bạn trở về trạng thái nghỉ và hóa chất tan đi.

Rắc rối trong một mùa khó khăn là mối đe dọa chẳng bao giờ tắt hẳn. Nỗi lo vẫn còn đó vào buổi sáng. Cortisol vẫn ở mức cao, chu kỳ phục hồi bị khựng lại, và bạn rốt cuộc chạy chương trình khẩn cấp suốt nhiều tuần cho những việc hoàn toàn không phải là khẩn cấp.

Trạng thái đó âm thầm vắt kiệt những năng lực bạn cần nhất ở nơi làm việc:

• Sự chú ý thu hẹp về phía mối đe dọa. Bạn có thể dồn sự chú ý dữ dội vào bất cứ điều gì đang làm bạn sợ, và gần như chẳng còn gì cho bản báo cáo đến hạn thứ Năm.
• Trí nhớ làm việc co lại. Bạn lạc mất chỗ, quên điều ai đó vừa nói với mình, bước vào một căn phòng rồi đầu óc trống rỗng.
• Bạn rơi về với thói quen. Nghiên cứu về căng thẳng và việc ra quyết định cho thấy áp lực đẩy chúng ta rời khỏi những lựa chọn linh hoạt, có chủ đích và hướng về những khuôn mẫu cũ, tự động, ngay cả khi tình huống đã thay đổi và những khuôn mẫu đó không còn phù hợp.

Hãy để ý điều cuối cùng đó có nghĩa là gì. Dưới căng thẳng kéo dài, bạn không chỉ làm việc chậm hơn. Bạn đưa ra nhiều quyết định hơn ở chế độ tự lái, đúng lúc tình huống cần đến tư duy tươi mới nhất. Đó không phải là một khiếm khuyết tính cách. Đó là cách bộ máy được nối dây. Và là cách nối dây mà bạn có thể phối hợp cùng, một khi bạn thôi chống lại nó.

Cố ý thu nhỏ khung nhìn

Bản năng trong một thời điểm khó khăn là mở rộng ra, để một mắt nhìn toàn bộ bức tranh đáng sợ trong khi bạn cố làm việc. Nó có vẻ là điều có trách nhiệm. Thực ra nó chính là thứ giữ cho hồi chuông báo động cứ reo.

Bạn không thể nghĩ vượt qua một mối đe dọa mà cơ thể bạn vẫn đang phản ứng, nhưng bạn có thể thay đổi điều bạn đòi hỏi ở chính mình. Động tác đáng tin cậy nhất là cố ý thu nhỏ khung nhìn xuống còn phần bạn thực sự có thể chạm tới.

Viết cho Harvard Business Review về việc dẫn dắt đội nhóm vượt qua bất định, Amy Gallo chỉ ra cùng một ý tưởng: tập trung vào điều bạn có thể kiểm soát và làm một việc cụ thể để ủng hộ nó mỗi ngày. Hành động thực sự, dù nhỏ đến đâu, vẫn hơn việc nung nấu trong đầu, cả về kết quả lẫn về cảm giác của bạn. Làm một việc chắc chắn nói với hệ thần kinh của bạn, một cách thuyết phục hơn bất kỳ lời động viên nào, rằng bạn không hề bất lực ở đây.

Vậy nên khi ngày làm việc cảm thấy nặng nề đến mức không thể, hãy thu nhỏ lại, đừng phình to.

1. Gọi tên một việc. Không phải toàn bộ công việc của bạn. Không phải cả quý. Một mảnh công việc duy nhất sẽ quan trọng nhất nếu nó là điều duy nhất bạn hoàn thành hôm nay.
2. Cắt nó nhỏ lại cho đến khi nó gần như dễ làm đến mức đáng ngượng. "Soạn kế hoạch dự án" trở thành "viết ba tiêu đề mục". Điểm mấu chốt là bắt đầu, vì bắt đầu là phần mà căng thẳng làm cho khó nhất.
3. Bảo vệ một khoảng thời gian ngắn, thực sự cho nó. Ba mươi đến năm mươi phút với cửa đóng và thông báo tắt làm được nhiều hơn cả một buổi chiều rời rạc, bị cắt ngang.
4. Hoàn thành một thứ nhìn thấy được. Gửi nó đi, ra mắt nó, đánh dấu xong. Một việc nhỏ hoàn tất khôi phục lại cảm giác rằng bạn còn có thể dịch chuyển được.

Điều này không phải về việc hạ thấp tiêu chuẩn của bạn. Nó là về việc đưa khả năng phán đoán của bạn trở lại trực tuyến bằng cách cho nó một thứ cụ thể để bám vào. Đà tiến trên một việc nhỏ có xu hướng mở khóa cho những việc lớn hơn đằng sau nó.

Xây một nhịp điệu sống sót qua một tuần tồi tệ

Ý chí là một kế hoạch tồi trong một mùa khó khăn, bởi căng thẳng đang ăn vào chính cái nguồn lực mà bạn định tiêu. Tốt hơn nhiều là dựa vào nhịp điệu và cấu trúc, những thứ vẫn tiếp tục hoạt động khi động lực của bạn thì không.

Vài thứ trụ vững được dưới áp lực:

Hãy canh giữ phần mở đầu của ngày. Giờ đầu tiên định ra cái nền, và với phần lớn mọi người đó là giờ có sự minh mẫn nhiều nhất. Nếu bạn mở đầu nó bằng việc lướt tin tức u ám hay Slack của công ty, bạn tiêu sự tập trung tốt nhất của mình vào việc nuôi hồi chuông báo động. Hãy thử dành khoảng đầu tiên đó cho một mảnh công việc thực sự trước khi cả thế giới có quyền lên tiếng.

Làm việc trong những đợt ngắn hơn, trung thực hơn. Cố cày liền mấy giờ, rồi trôi dạt, tệ hơn là vài đợt nước rút tập trung với những quãng nghỉ thật sự xen giữa. Một quãng nghỉ thật nghĩa là rời đi, không phải chuyển sang một màn hình khác.

Vận động cơ thể, dù chỉ một chút. Một cuộc đi bộ ngắn, vài phút thở chậm, vươn vai giữa các cuộc gọi. Đây không phải là một thứ chăm sóc bản thân cho có. Một hơi thở ra dài, chậm và vài phút vận động chủ động giúp cơ thể bạn tụt xuống khỏi phản ứng căng thẳng, đó chính là điều giải phóng tư duy của bạn trở lại.

Bảo vệ giấc ngủ như thể nó là một phần của công việc. Đúng vậy đó. Những bộ não mệt mỏi mất tập trung và mất kiên nhẫn nhanh hơn, và một đêm tệ làm cho căng thẳng ngày hôm sau giáng xuống mạnh hơn. Khi mọi thứ cảm thấy khẩn cấp, giấc ngủ thường là thứ đầu tiên bị hi sinh và là thứ tệ nhất để đánh mất.

Không cái nào trong số này kịch tính cả. Đó chính là điểm mấu chốt. Những thói quen đưa bạn qua một đoạn khó khăn thì nhỏ, lặp đi lặp lại và nhàm chán, đó chính xác là vì sao chúng sống sót được qua một tuần khi chẳng có gì khiến bạn thấy ổn.

Coi chừng cái bẫy bận-rộn-vô-nghĩa

Có một kiểu năng suất cảm giác như đang làm việc nhưng thực ra không phải. Căng thẳng rất giỏi tạo ra nó.

Khi công việc thực sự cảm thấy quá lớn để đối mặt, bộ não với tay tới những nhiệm vụ dễ và hơi xoa dịu. Bạn sắp xếp lại một thư mục. Bạn trả lời hai mươi tin nhắn nhỏ. Bạn dự một cuộc họp mà lẽ ra có thể bỏ qua. Bạn chỉnh sửa một slide không ai hỏi tới. Đến tối bạn mệt mỏi và bận rộn mà gần như chẳng chạm vào thứ gì thực sự đẩy hoàn cảnh của bạn về phía trước. Đó không phải là lười biếng. Đó là sự né tránh khoác áo nỗ lực, và dưới áp lực nó cực kỳ phổ biến, bởi việc bận rộn vô nghĩa mang lại cho hệ thần kinh đang báo động của bạn sự nhẹ nhõm của việc làm gì đó mà không phải chịu nỗi khó chịu của việc làm điều khó.

Cách chữa không phải là tự xấu hổ với chính mình. Mà là nhận ra khuôn mẫu đó và nhẹ nhàng chuyển hướng. Một câu hỏi đơn giản giúp ích: nếu hôm nay tôi chỉ hoàn thành được một việc, liệu đây có phải là việc đó không? Nếu câu trả lời trung thực là không, thì đó là một tín hiệu cho thấy bạn có thể đang ẩn náu trong công việc dễ. Bạn không phải bỏ những việc nhỏ. Chỉ cần chắc rằng một việc quan trọng nhất nhận được khoảng thời gian tốt nhất của bạn trước, trước khi việc bận rộn vô nghĩa có cơ hội ngốn mất nó.

Một dấu hiệu thứ hai là chuyển động liên tục mà không có quyết định nào. Nếu bạn đang làm mới, kiểm tra và phản ứng cả ngày nhưng không thực sự chọn lựa hay hoàn thành thứ gì, thì có lẽ bạn đang mắc kẹt trong vòng lặp căng thẳng chứ không phải đang xử lý nó. Lối ra gần như luôn là dừng lại, chọn một hành động tiếp theo cụ thể, và chỉ làm đúng việc đó.

Quản lý cả những gì bạn nạp vào

Phần lớn lời khuyên về năng suất xoay quanh những gì bạn tạo ra. Trong một thời điểm khó khăn, đòn bẩy lớn hơn thường là những gì bạn nạp vào.

Hồi chuông báo động trong cơ thể bạn được nuôi bằng thông tin. Mỗi lần làm mới tin tức, mỗi cuộc trò chuyện nhóm đầy lo âu, mỗi câu suy đoán "cậu nghe chưa" đều giữ cho mối đe dọa luôn tươi mới và cortisol cứ chảy. Bạn có thể làm mọi thứ đúng với cuốn lịch của mình mà vẫn chẳng làm được gì nếu bạn cứ tái kích hoạt phản ứng căng thẳng mỗi mười lăm phút. Bảo vệ sự chú ý của bạn khỏi dòng lo lắng nhỏ giọt không ngừng là một phần của công việc, không phải một sự sao nhãng khỏi nó.

Điều này không có nghĩa là vùi đầu trốn tránh. Nó nghĩa là có chủ đích:

• Đặt ra vài thời điểm trong ngày để xem tin tức hay lò tin đồn, và tránh xa nó trong phần thời gian còn lại. Hãy quyết định khi nào bạn sẽ xem, thay vì để nó xem bạn cả ngày.
• Tắt những thông báo tồn tại chỉ để kéo bạn trở lại vào hồi chuông báo động. Bạn có thể vẫn liên lạc được cho những gì thực sự khẩn cấp mà không bị mọi thứ cắt ngang.
• Để ý xem những ai khiến bạn căng thẳng hơn và những ai khiến bạn vững vàng hơn, rồi điều chỉnh thời gian bạn ở cùng mỗi bên. Lo lắng dễ lây, hệt như sự bình tĩnh cũng vậy.

Mục tiêu là thôi đổ thêm dầu vào lửa trong khi bạn đang cố làm việc gần đó. Khi những thứ nạp vào lắng xuống, sự tập trung tự nó trở lại nhiều hơn bạn tưởng.

Nếu mọi người trông cậy vào bạn

Khi bạn dẫn dắt người khác, trạng thái của chính bạn thôi còn là chuyện riêng tư, bởi áp lực dễ lây. Cả đội đọc bạn. Nếu bạn rách rời và phân tán, điều đó lan ra. Nếu bạn vững vàng, điều đó cũng lan ra.

Điều hữu ích nhất bạn có thể trao cho một đội đang căng thẳng thường không phải là sự vui vẻ giả tạo. Mà là một khung nhìn nhỏ hơn, rõ ràng hơn. Hougaard, Carter và Stembridge, viết trên Harvard Business Review về việc dẫn dắt qua những thời điểm khó khăn, chỉ ra sự minh bạch đầy quan tâm, trung thực về những gì khó khăn trong khi vẫn đủ vững vàng để người ta có thể mượn lấy sự kiên định của bạn. Giả vờ mọi thứ đều ổn thì bị đọc thành xa rời thực tế. Thổi phồng thảm họa thì trao nỗi hoảng loạn của bạn cho mọi người. Có một con đường ở giữa, và đó là con đường để nhắm tới.

Vài điều thực sự giúp một đội tiếp tục làm việc khi thời thế khó khăn:

• Nói ra điều thực sự đã biết, và thừa nhận điều chưa biết. Bất định mệt mỏi một phần vì người ta lấp đầy khoảng lặng bằng những kịch bản tệ nhất. Một câu thẳng thắn "đây là điều tôi biết, đây là điều tôi không biết, và đây là khi tôi sẽ biết thêm" hạ nhiệt độ xuống.
• Thu hẹp nhiệm vụ. Giúp người ta nhìn ra một hoặc hai điều quan trọng nhất ngay lúc này, để họ không phải gánh cả sức nặng của một tình huống bất ổn trong khi làm việc.
• Làm cho những chiến thắng nhỏ trở nên nhìn thấy được. Khi kết quả lớn còn bất định, ăn mừng tiến bộ cụ thể cho người ta một thứ vững chắc để đứng lên.
• Bảo vệ sự tập trung của họ. Ít cuộc họp phút chót hơn, ưu tiên rõ ràng hơn, và sự che chắn thực sự khỏi tiếng ồn đáng giá hơn một thông điệp tạo động lực nữa.

Bạn không cần phải có sẵn câu trả lời. Bạn chủ yếu cần là một chỗ bình tĩnh, trung thực để người ta đứng vào trong khi họ tìm lại thăng bằng.

Khi năng suất không phải là vấn đề thực sự

Đôi khi vấn đề chẳng nằm ở quy trình làm việc của bạn chút nào. Có một khác biệt giữa một đoạn khó khăn, căng thẳng và một thứ gì đó nặng hơn mà không lượng chia-khối-thời-gian nào chữa được.

Hãy chú ý nếu sự chật vật không chịu nhấc lên. Nếu bạn đã không thể tập trung hay làm được mấy việc suốt nhiều tuần, nếu bạn sợ đi làm theo kiểu đang ngấm sang giấc ngủ, cơ thể, hay những người bạn yêu thương, nếu bạn cảm thấy vô vọng hay tê liệt một cách dai dẳng, thì điều đó đáng được coi là một vấn đề sức khỏe, không phải một vấn đề kỷ luật. Căng thẳng mãn tính gây ra tổn hại thực sự cho cơ thể và tâm trí, và việc cố gồng mạnh hơn chống lại nó thường làm mọi thứ tệ hơn.

Lên tiếng tìm giúp đỡ là nước đi mạnh mẽ ở đây, không phải nước đi yếu đuối. Hãy nói chuyện với bác sĩ hay một nhà trị liệu của bạn. Kể cho một người tin cậy về những gì thực sự đang diễn ra thay vì tự mình gánh lấy. Nếu nơi làm việc có, một chương trình hỗ trợ nhân viên có thể là một bước đầu tiên kín đáo, bảo mật. Và nếu mọi thứ có khi nào cảm thấy vượt quá sức bạn chịu đựng, xin hãy liên hệ một đường dây khủng hoảng thay vì tự mình cố chờ cho qua.

Mục tiêu trong một thời điểm khó khăn chưa bao giờ là diễn như thể chẳng có gì không ổn. Mà là tiếp tục làm công việc có ý nghĩa với bạn ở một nhịp độ mà cơ thể bạn thực sự duy trì được, và biết được khác biệt giữa một tuần khó khăn và một tín hiệu cho thấy bạn cần thêm hỗ trợ. Làm đúng điều đó và công việc, cùng bạn, vẫn còn đứng vững khi mùa khó khăn xoay chuyển.

Nguồn tham khảo

• American Psychological Association, Stress effects on the body
• Harvard Business Review, How to Keep Your Team Focused and Productive During Uncertain Times
• Harvard Business Review, 3 Strategies for Leading Through Difficult Times
• National Center for Biotechnology Information, Stress and Decision Making: Effects on Valuation, Learning, and Risk-taking