Làm việc sâu không giáo điều: những buổi làm việc vừa vặn trong tuần của bạn

Bạn làm việc giỏi và muốn giỏi hơn ở phần thực sự cần suy nghĩ. Không phải việc trả lời tin nhắn, không phải xử lý các yêu cầu hỗ trợ. Việc thực sự: bản thiết kế, bài phân tích, bài viết, thứ chỉ tồn tại vì có ai đó đã ngồi xuống và làm ra nó.

Bạn đã đọc cuốn sách đó. Bạn hiểu lập luận của nó. Bạn đã thử khối bốn tiếng vào buổi sáng, và nó kéo dài được chín ngày trước khi một đợt ra mắt sản phẩm, một chuyến đưa con đi học và một câu hỏi nhanh làm nó sụp đổ. Hầu hết mọi người kết luận rằng mình không phải kiểu người làm được việc này, và kết luận đó khiến họ mất nhiều năm.

Khối bốn tiếng không phải là cơ chế thực sự. Sự tập trung mới là cơ chế thực sự, và nó đến trong một khuôn dạng nhỏ hơn nhiều so với phiên bản nổi tiếng kia gợi ý. Chín mươi phút với một kết quả rõ ràng, vào những ngày tuần của bạn có được chúng, tạo ra nhiều việc thực sự hơn trong cả một năm so với một buổi sáng khổ hạnh mà bạn chỉ giữ được chín ngày.

Tôi có thể làm việc sâu nếu lịch của tôi kín họp không?

Có, và giới hạn thực sự quan trọng không phải là bạn có bao nhiêu giờ họp, mà là những khoảng trống giữa các cuộc họp được bảo vệ sạch sẽ đến đâu. Một ngày có ba cuộc họp và một khoảng trống chín mươi phút chưa bị đụng tới là một ngày làm việc sâu tốt. Một ngày có ba cuộc họp và sáu lỗ hổng mười lăm phút rải rác thì không, dù tổng số giờ trông có vẻ thế nào.

Lý do là chi phí chuyển đổi. Khi bạn rời khỏi một việc trước khi nó xong, một phần sự chú ý của bạn ở lại đó, và việc tiếp theo chỉ nhận được một phiên bản thu nhỏ của bạn. Sophie Leroy gọi đây là dư lượng chú ý, và nó giải thích một điều mà mọi người liên tục hiểu sai. Mười lăm phút giữa hai cuộc họp không phải là mười lăm phút làm việc, đó là mười lăm phút để quay trở lại.

Vậy nên đừng tìm bốn tiếng nữa, hãy tìm một khoảng trống sạch sẽ. Nhìn vào lịch ngày mai, tìm khoảng thời gian liền mạch dài nhất không bị ngắt quãng, và đặt buổi làm việc vào đó. Nếu khoảng dài nhất là năm mươi phút, hãy lấy năm mươi phút. Kỹ năng bạn đang xây dựng là bước vào công việc thật nhanh, và kỹ năng đó tiến bộ nhờ số lần lặp lại chứ không phải nhờ độ dài.

Từ đây có một cách sắp xếp lịch đáng để chấp nhận một chút ngại ngùng. Hãy xếp các cuộc họp sát nhau thay vì rải chúng ra lịch sự khắp cả ngày. Bốn cuộc họp dồn vào một khối để lại một khoảng trống lớn phía sau. Cùng bốn cuộc họp đó rải đều lại chỉ để lại cho bạn toàn thời gian quay trở lại. Hầu hết các lịch làm việc đều có thể chấp nhận thay đổi này nếu bạn yêu cầu một lần, và gần như chẳng ai yêu cầu.

Một buổi làm việc thực sự nên dài bao lâu?

Chín mươi phút là mốc mặc định ở đây, với ngưỡng dưới khoảng bốn mươi lăm phút và ngưỡng trên gần hai tiếng. Điều khiến một buổi làm việc có giá trị không phải là độ dài của nó, mà là việc bạn đã đặt tên cho một kết quả trước khi bắt đầu.

Chỉ một chỉ dẫn đó làm phần lớn công việc. Không phải làm việc với bản báo cáo, mà là hoàn thành phần thứ hai của bản báo cáo. Không phải luyện tập, mà là làm sạch đoạn chuyển ở tốc độ chín mươi nhịp mỗi phút. Một kết quả được đặt tên chấm dứt giai đoạn lang thang, cho bạn một bước đi đầu tiên rõ ràng, và cho bạn biết vào cuối buổi rằng buổi làm việc đó đã thực sự diễn ra hay chưa. Hãy viết kết quả đó ra trước khi buổi làm việc bắt đầu, không phải sau đó.

Những buổi ngắn hơn bốn mươi lăm phút vẫn đáng để thực hiện. Chúng chỉ cần nhắm vào một mục tiêu nhỏ hơn: một đoạn văn, một hình minh họa, một đoạn trích. Sai lầm không nằm ở buổi làm việc ngắn, mà ở việc đặt một kết quả chín mươi phút vào một khối ba mươi phút rồi kết thúc mà chẳng có gì để cho thấy. Một chuỗi những buổi như vậy khiến bạn tin rằng cách làm này không hiệu quả, trong khi điều thực sự xảy ra là mục tiêu đã đặt sai kích cỡ.

Sau đó hãy nghỉ ngơi thật sự thay vì trượt sang việc kiểm tra email. Một phân tích tổng hợp về các quãng nghỉ ngắn cho thấy chúng thường xuyên nâng cao sức sống và giảm mệt mỏi, trong khi tác động lên hiệu suất làm việc là nhỏ và nhìn chung không đạt mức ý nghĩa thống kê, và những quãng nghỉ dài hơn có tác dụng nhiều hơn những quãng nghỉ ngắn. Hãy đọc điều đó một cách trung thực chứ không lạc quan: chuyến đi bộ sau một buổi làm việc là để phục hồi năng lượng của bạn, và sau chín mươi phút thực sự vắt kiệt sức, mười phút có lẽ là chưa đủ.

Điện thoại nên để ở đâu?

Ở một phòng khác, không phải úp mặt xuống trên bàn làm việc. Các nhà nghiên cứu tại University of Texas at Austin (Đại học Texas tại Austin) đã thực hiện các thí nghiệm với gần 800 người dùng điện thoại thông minh, và phát hiện rằng những người để điện thoại ở phòng khác làm việc tốt hơn đáng kể so với những người để điện thoại úp mặt xuống trên bàn, trong khi mọi điện thoại đều ở chế độ im lặng và không ai sử dụng điện thoại của mình.

Hãy đọc kỹ điều đó, vì đây là phát hiện hữu ích nhất trong bài viết này. Cái giá phải trả không phải là các thông báo. Cái giá phải trả là sự hiện diện của chiếc điện thoại, và nỗ lực nhỏ nhưng liên tục để không với tay lấy nó. Úp mặt xuống không khắc phục được điều đó. Chế độ im lặng cũng không khắc phục được. Khoảng cách thì có.

Đây là một thay đổi chỉ tốn năm giây nhưng mang lại kết quả thật, khiến nó trở thành hành động có tỷ lệ lợi ích cao nhất mà bạn có được. Hãy để điện thoại trong bếp, đóng cửa lại, và để buổi làm việc có được trọn vẹn con người bạn. Nếu cần đồng hồ hẹn giờ, hãy dùng một cái không phải là điện thoại.

Điều gì xảy ra khi một tuần bị gián đoạn?

Không có gì xảy ra cả. Một tuần bị gián đoạn vẫn chỉ là một tuần, không phải một bản án, và niềm tin đắt giá nhất trong cả lĩnh vực này là nghĩ rằng một thói quen bị gián đoạn là một thói quen đã thất bại.

Các tuần bị gián đoạn vì những lý do chính đáng. Một đợt ra mắt sản phẩm, một đứa con bị ốm, một quý lấy đi tất cả những gì bạn có. Người duy trì được thói quen này suốt cả một thập kỷ không phải là người mà các tuần của họ không bao giờ bị gián đoạn. Đó là người bắt đầu lại vào thứ Hai mà không tự đưa mình ra xét xử trước. Bỏ lỡ bốn buổi làm việc khiến bạn mất bốn buổi làm việc. Quyết định rằng mình không phải kiểu người làm được việc này khiến bạn mất hai năm tiếp theo.

Hãy giữ cho ngưỡng để bắt đầu lại thật thấp: một buổi làm việc, một kết quả, vào ngày đầu tiên có một khoảng trống sạch sẽ. Bắt đầu lại không phải là bắt đầu từ số không, và nó không cần một hệ thống mới. Đó vẫn là thói quen cũ, chỉ là được tiếp tục.

Hãy quyết định quy tắc đó từ trước, vào một tuần thuận lợi, khi bạn không đang mặc cả với chính mình. Viết nó ra ở một nơi bạn chắc chắn sẽ tìm thấy: sau bất kỳ khoảng gián đoạn nào, buổi làm việc tiếp theo là chín mươi phút với một kết quả nhỏ, và nó diễn ra vào ngày đầu tiên có một khoảng thời gian sạch sẽ. Một quy tắc được lập ra từ trước sẽ sống sót qua một tâm trạng tồi tệ. Một quyết định được đưa ra vào buổi sáng sau hai tuần liên tiếp bị gián đoạn thì hầu như không bao giờ sống sót.

Một buổi chín mươi phút là một buổi làm việc khó nhọc

Không có điều gì ở đây cổ súy cho việc làm ít đi. Không giáo điều nghĩa là không có nghi thức rườm rà, chứ không phải không có cường độ, và chín mươi phút được thực hiện đúng cách đòi hỏi nhiều hơn bốn tiếng ngồi trên ghế với trình duyệt mở sẵn.

Trong buổi làm việc đó, bạn đang làm việc ở giới hạn xa nhất mà bạn hiện có thể làm, với một kết quả đã được đặt tên, điện thoại ở phòng khác và không có gì khác giành được sự chú ý của bạn. Bạn sẽ cảm nhận được điều đó vào cuối buổi. Nó cũng có thể lặp lại vào một ngày thứ Tư bình thường của một quý bình thường, và chính đặc điểm đó quyết định ai vẫn còn giỏi việc này sau mười năm nữa.

Hãy tôn trọng khát vọng đã khiến bạn thử khối bốn tiếng ngay từ đầu. Sau đó đặt một buổi chín mươi phút vào khoảng trống lớn nhất của ngày mai, đặt tên cho kết quả của nó ngay tối nay, và để điện thoại lại trong bếp.

Nguồn

• Sophie Leroy, Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks (Organizational Behavior and Human Decision Processes)
• The University of Texas at Austin, The Mere Presence of Your Smartphone Reduces Brain Power, Study Shows
• National Institutes of Health, PubMed Central, "Give me a break!" A systematic review and meta-analysis on the efficacy of micro-breaks for increasing well-being and performance
• Harvard Business Review, Your Team's Time Management Problem Might Be a Focus Problem