Nhân sự đầu tiên bạn thuê là bốn giờ mỗi tuần, và là cơ hội đầu đời của một ai đó

Có một tuần cụ thể báo cho bạn biết việc kinh doanh đang chạy tốt. Bạn từ chối một đơn hàng, không phải vì bạn không muốn nhận. Bạn từ chối vì không thể vừa đóng gói đơn hàng, vừa trả lời tin nhắn, vừa làm ra sản phẩm trong cùng bảy ngày. Đó là một vấn đề tốt, và nó có một giải pháp rẻ hơn nhiều so với những gì từ thuê người khiến bạn nghĩ tới.

Nhân sự đầu tiên bạn thuê là bốn đến tám giờ được trả lương mỗi tuần cho đúng một việc bạn làm tệ nhất. Không phải lương tháng, không phải văn phòng, không phải bản mô tả công việc. Bốn giờ, một việc lặp đi lặp lại được, viết ra thành danh sách các bước trước khi bất kỳ ai đụng vào.

Và đây là phần mà gần như không ai tính trước. Bốn giờ đó thường là công việc được trả lương đầu tiên của ai đó trong ngành của bạn. Bạn không chỉ mua lại thời gian cho mình. Bạn đang trao đi thứ mà chính bạn cần nhất khi mới bắt đầu: một người sẵn lòng để bạn được là người mới.

Khi nào thì thực sự đến lúc thuê người?

Khi bạn bắt đầu từ chối những việc mà đáng lẽ bạn làm được, chứ không phải khi bạn chạm đến một con số doanh thu nào đó. Việc bị từ chối là số tiền bạn đã từ bỏ, và chính vì vậy nó là con số duy nhất bạn có thể so sánh một cách trung thực với chi phí thuê người giúp.

Các ngưỡng doanh thu là tín hiệu kém đối với một doanh nghiệp chỉ có một người, bởi vì con số quan trọng không phải là những gì đã vào túi, mà là những gì bạn buộc phải từ chối. Hãy ghi lại mọi đơn hàng bạn đã bỏ qua trong tháng vừa rồi và số tiền lẽ ra bạn nhận được. Nếu con số đó lớn hơn một tháng của những tuần bốn giờ trả theo mức giá công bằng ở khu vực bạn, thì phép tính đã có lời từ lâu rồi.

Sau đó hãy chọn việc cần giao, và đây là chỗ nhiều người sai. Họ giao đi việc mà họ ghét nhất. Hãy giao việc bạn làm tệ nhất và làm thường xuyên nhất, thường đó là một việc khác hẳn. Đóng gói, đăng sản phẩm, xuất hóa đơn, trả lời tin nhắn đầu tiên, cắt và mài, nhập số liệu. Việc đó nên lặp lại được, không cần đến gu thẩm mỹ của bạn, và một người cẩn thận nên có thể làm tốt việc đó trong vòng hai tuần.

Đừng bao giờ giao việc bạn giỏi nhất. Và trong sáu tháng đầu, đừng bao giờ giao những cuộc trò chuyện với khách hàng về tiền bạc.

Làm sao để giao việc mà không tốn thời gian hơn cả những gì nó tiết kiệm?

Viết công việc thành một danh sách các bước trước khi bạn thuê bất kỳ ai, và bấm giờ cho chính mình khi làm việc đó một lần trong lúc viết. Danh sách các bước chính là phần lớn công sức, và đáng làm ngay cả khi bạn không bao giờ thuê ai cả.

Bạn sẽ nhận ra mình vốn có một phương pháp. Ai cũng vậy. Thứ tự bạn làm mọi việc, thứ bạn kiểm tra hai lần, mẹo nhỏ với cuộn băng dính, lý do bạn không bao giờ dùng cỡ hộp thứ hai: tất cả những điều đó nằm trong đôi tay bạn và chưa từng được viết thành lời. Đưa nó vào lời văn là lần đầu tiên bạn nhìn rõ quy trình của chính mình đủ để cải thiện nó.

Đó không phải là một lợi ích mơ hồ. Các nhà nghiên cứu về trí nhớ đã phát hiện rằng những người học một điều gì đó với kỳ vọng sẽ dạy lại nó sẽ sắp xếp kiến thức tốt hơn và nhớ được nhiều hơn so với những người học để đi thi, và hiệu ứng này xuất hiện ngay cả khi việc dạy lại chưa từng thực sự diễn ra. Chuẩn bị để giải thích quy trình của bạn là con đường nhanh nhất để thực sự làm chủ nó.

Giữ danh sách các bước đơn giản. Các bước được đánh số, mỗi bước một dòng, kèm một tấm ảnh thành phẩm nếu ngành của bạn cần đến. Mười đến hai mươi bước là bình thường. Giao nó đi, quan sát một lần, rồi rời khỏi phòng. Quay lại sau hai tuần và hỏi xem danh sách có gì sai, vì sẽ có ba điều sai trong đó, và người kia sẽ nhìn ra được những điều đó trong khi bạn thì không.

Nên giao những giờ đó cho ai?

Người chưa có thành tích gì nhưng thực sự chú tâm, chọn họ trước người có kinh nghiệm đang làm ơn cho bạn. Một cơ hội đầu đời mua được sự tận tâm mà không bảng giá nào mua nổi, và đó là bốn giờ rẻ nhất bạn từng bỏ tiền ra mua.

Chỉ cần tìm một tín hiệu: một người muốn bước vào ngành này nhưng chưa từng được ai cho cơ hội. Người từng nhắn tin hỏi bạn làm khâu hoàn thiện thế nào. Cô sinh viên. Người hàng xóm đã tự làm đồ trên bàn bếp suốt một năm mà chưa một lần được trả công. Người quay lại làm việc sau một khoảng nghỉ dài mà chẳng ai khác buồn hỏi tới.

Hai quy tắc, và cả hai đều không thể thương lượng. Trả mức giá công bằng cho khu vực của bạn, và trả đúng ngày bạn đã hứa, không thiếu một lần nào. Trả trễ chính là toàn bộ mối quan hệ. Một người đang làm công việc được trả lương đầu đời không có khoản dự phòng nào và cũng không có cách nào thoải mái để đòi bạn, và việc được trả đúng ngày chính là điều nói cho họ biết rằng chuyện này là thật. Nếu bạn không thể trả đúng hạn, nghĩa là bạn chưa đủ khả năng để trả cho những giờ đó, và đó là một câu trả lời rõ ràng chứ không phải một câu trả lời đáng buồn.

Làm đúng cả phần giấy tờ nữa. Một người là nhà thầu độc lập hay là nhân viên không phải do bạn gọi tên như thế nào mà quyết định, và cơ quan thuế đã công bố các tiêu chí để xác định điều đó. Đọc mười phút ngay bây giờ rẻ hơn nhiều so với việc phát hiện ra sau này.

Ngoài tiền ra, tôi thực sự đang trao đi những gì?

Bốn thứ: những giờ làm việc, danh sách các bước, một lời giới thiệu họ có thể dùng, và sự sẵn lòng của bạn khi nhắc tên họ với người có thể thuê họ tiếp theo. Điều thứ tư chỉ tốn của bạn một câu nói, và đó là điều làm thay đổi cả năm của họ.

Có một sự phân biệt đáng học ở đây, vì hầu hết mọi người chưa từng nghe đến nó. Một người cố vấn nói chuyện với bạn. Một người bảo trợ nhắc tên bạn trong một căn phòng mà bạn không có mặt. Lời khuyên thì rẻ và dễ chịu để cho đi. Bảo trợ là một hành động nhỏ, cụ thể, gắn liền với chính uy tín của người đó, nghĩa là nói với người đang tìm người giúp việc rằng người này cẩn thận và nhanh nhẹn, trước cả khi có ai nghĩ đến việc hỏi bạn.

Hãy làm điều đó thật cụ thể. Nêu đúng thứ họ thực sự giỏi, chứ không phải thái độ của họ. Cô ấy đã phát hiện một lỗi sai kích cỡ trong một lô bốn mươi sản phẩm mà lẽ ra tôi đã giao đi là một câu nói mang lại việc làm cho ai đó. Cô ấy có thái độ rất tốt thì không.

Hãy dạy phần bạn giỏi trong lúc họ còn ở bên bạn, kể cả khi đó không phải là việc họ được thuê để làm. Hai mươi phút, một lần, về cách bạn định giá một công việc. Đó là phần họ không thể học được ở bất cứ đâu khác, và là phần họ vẫn sẽ dùng đến sau mười năm nữa.

Người sáng lập KEEP CALM nói rõ phiên bản của riêng ông về điều này: “Tôi luôn tìm kiếm cơ hội để huấn luyện, đào tạo, cố vấn, nâng đỡ, khen ngợi, và ủng hộ những người trong tầm ảnh hưởng của mình. Năng lượng tích cực và sự ủng hộ tôi nhận lại gấp 10 lần.” Đó là câu chuyện của riêng hai mươi năm cuộc đời ông, không phải một lời hứa dành cho bạn. Phiên bản của bạn là bốn giờ mỗi tuần và một câu nói to lên trước đúng người, và cả hai đều là những bước đi kinh doanh bình thường chứ không phải ân huệ.

Điều gì thường quay trở lại

Chỉ nên nói những gì đúng sự thật, không hơn không kém. Một người đang làm công việc được trả lương đầu đời thường mang đến một sự chú tâm mà người giúp việc có kinh nghiệm không có, bởi vì với họ điều này quan trọng theo cách mà nó không quan trọng với một người coi đây chỉ là một ngày thứ Ba bình thường. Ngoài ra, hãy cẩn thận với những gì bạn kỳ vọng. Có người ở lại nhiều năm và kể cho người khác nghe họ đã học được điều đó ở đâu. Có người sau này tự mở việc riêng và gửi lại cho bạn những đơn hàng họ không nhận hết được. Có người rồi cũng đi tiếp và bạn không bao giờ nghe tin gì về họ nữa, và bạn sẽ không biết ai sẽ theo hướng nào cho đến nhiều năm sau.

Điều bạn có thể chắc chắn thì nhỏ hơn nhưng chắc chắn hơn nhiều. Việc đó đã ra khỏi bàn làm việc của bạn. Danh sách các bước đã tồn tại. Bạn đã biết mình có một phương pháp. Mọi thứ sau đó là phần lợi bạn không phải trả tiền để có được.

Tăng số giờ từ từ, và chỉ tăng khi có việc bị từ chối, chính là tín hiệu đã khởi đầu tất cả chuyện này. Bốn giờ thành tám, tám thành mười hai, và đâu đó trong quá trình ấy bạn không còn là một người có một việc kinh doanh nữa, mà trở thành một việc kinh doanh có hai người. Giữ lại một điều cho riêng mình lâu nhất có thể: nói chuyện với khách hàng về tiền. Điều đó vẫn thuộc về bạn cho đến khi bạn thực sự chắc chắn, và sự chắc chắn ấy đến chậm hơn bạn nghĩ.

Rồi năm sau lại làm điều đó một lần nữa, với một người khác chưa từng được ai cho cơ hội.

Nguồn

• Internal Revenue Service, Independent contractor (self-employed) or employee?
• Memory & Cognition, Expecting to teach enhances learning and organization of knowledge in free recall of text passages
• U.S. Small Business Administration, Manage your business