Mẹo nhanh
- Viết bản bàn giao trước khi báo nghỉ việc.
- Nói những gì hữu ích, giữ phần còn lại cho riêng mình.
- Khen ba người bằng tên, bằng văn bản.
Tối qua bạn đã nhận lời mời làm việc kia. Đó là quyết định đúng, bạn đã suy nghĩ kỹ càng, và sáng nay bạn phải bước vào một căn phòng để nói với một người sẽ coi chuyện này là chuyện cá nhân.
Đây là điều đáng biết trước khi bạn làm việc đó. Hai tuần này có giá trị với sự nghiệp của bạn hơn gần như bất kỳ hai tuần nào khác bạn từng trải qua trong công việc này. Những người bạn để lại sẽ trở thành người viết thư giới thiệu cho bạn, đồng nghiệp tương lai của bạn, khách hàng của bạn, và những người sẽ giới thiệu bạn cho những công việc mà bạn còn chưa từng nghe tới. Ngành nghề nào cũng nhỏ, và càng lên cao thì nó càng nhỏ lại. Những gì người ta nhớ về bạn phần lớn được tạo nên từ đoạn kết.
Đó là một lợi thế, và là lợi thế rẻ đến bất thường, vì gần như không ai sống trọn thời gian báo trước một cách có chủ đích. Hai tuần giữ sự chuyên nghiệp bình thường cùng vài hành động cụ thể, hào phóng chẳng tốn của bạn bao nhiêu, mà lại rơi đúng vào phần câu chuyện mà người ta giữ lại.
Tôi nên nói gì khi báo với sếp là mình sẽ nghỉ việc?
Hãy nói trực tiếp hoặc qua điện thoại, đừng bao giờ báo bằng văn bản trước, và mở đầu bằng ngày tháng. Có thể nói như thế này: em muốn báo với anh chị là em sẽ nghỉ, ngày làm việc cuối của em là ngày hai mươi tư, và em đã có kế hoạch bàn giao cho các tài khoản mình phụ trách.
Nêu ngày trước tiên vì đó là điều duy nhất sếp bạn thực sự cần trong phút đầu tiên, và vì mở đầu bằng ngày tháng cho thấy đây là một quyết định chứ không phải là lời mở đầu để thương lượng. Mọi thứ khác sẽ dễ dàng hơn một khi ngày tháng đã được đặt lên bàn.
Gói lý do trong một câu ngắn gọn, chân thật. Em nhận một vị trí có phạm vi lớn hơn. Em chuyển sang một ngành khác. Đó là bước đi tiếp theo đúng đắn với em. Bạn không có nghĩa vụ phải giải thích lý do cho quyết định của mình, và việc nói dài dòng thường mời gọi thương lượng hơn là sự thấu hiểu. Đừng mở đầu bằng những gì không ổn ở đây, kể cả khi chính những điều không ổn đó là toàn bộ lý do.
Hãy chuẩn bị tinh thần cho một trong ba kiểu phản ứng, và quyết định trước câu trả lời của mình. Có sếp sẽ độ lượng ngay lập tức. Có người sẽ im lặng và chuyển sang nói chuyện thuần thủ tục, mà phần lớn là do sốc chứ không phải ác cảm. Có người sẽ đưa ra đề nghị giữ chân. Nếu có đề nghị giữ chân, hãy cảm ơn họ, xin hai mươi tư giờ để cân nhắc như một cách thể hiện sự tôn trọng, và nhớ rằng những lý do khiến bạn tìm việc khác vẫn sẽ còn nguyên đến tháng Ba. Sau đó, gửi thông báo bằng văn bản ngay trong ngày, ngắn gọn và ấm áp, để bộ phận nhân sự có đủ những gì họ cần và không có gì mập mờ.
Tôi nên giải thích lý do nghỉ việc của mình đến mức nào?
Hãy giải thích ít hơn những gì bạn muốn nói. Một câu về cơ hội mới, không so sánh, không liệt kê. Lý do bạn ra đi thuộc về riêng bạn, và phiên bản bạn đưa ra ở công ty chính là phiên bản sẽ được lặp lại sau khi bạn đã đi rồi.
Có một sức hút rất mạnh muốn kể hết toàn bộ câu chuyện, nhất là khi năm vừa qua thật sự khó khăn. Nó cho cảm giác như đó là sự thành thật, và cảm giác như đáng lẽ phải nói từ lâu rồi. Nhưng lúc rời đi là một thời điểm rất tệ để làm điều đó. Bạn đang nói chuyện với những người sẽ ở lại, những người không thể làm gì với phần lớn những điều bạn nói, và sẽ nghe điều đó như một lời chỉ trích nơi họ vẫn còn đang làm việc. Những lời mà ở một quý bình thường sẽ được coi là góp ý hữu ích, thì vào ngày nghỉ việc lại nghe như một cú đá cuối cùng lúc chia tay.
Hãy giữ một phiên bản riêng tư và một phiên bản công khai, và để chúng khác nhau. Phiên bản công khai thì ngắn gọn và chân thật. Phiên bản riêng tư nằm trong ghi chú của bạn, dành cho chính bạn, vì mười tám tháng nữa bạn sẽ đang cân nhắc một công việc khác và sẽ muốn nhớ chính xác điều gì đã khiến công việc này không phù hợp.
Ngoại lệ duy nhất là vấn đề thật sự liên quan đến an toàn, quấy rối hoặc pháp lý, và điều đó cũng không phải là nội dung để nói trong buổi phỏng vấn thôi việc. Chuyện đó cần đi qua đúng kênh chính thức, bằng văn bản, dù bạn có nghỉ việc hay không.
Tôi nên nói gì trong buổi phỏng vấn thôi việc?
Hãy nói những gì hữu ích và giữ lại phần còn lại cho riêng mình. Hai hoặc ba điều cụ thể, có thể sửa được, được mô tả như những vấn đề của quy trình chứ không phải của con người, và đừng nói điều gì mà một năm sau bạn sẽ không dám nói thẳng vào mặt người đó.
Người thực hiện buổi phỏng vấn thôi việc thường không có quyền thay đổi điều bạn đang mô tả, và những ghi chú đó tồn tại lâu hơn cả buổi phỏng vấn. Đó không phải là lý do để nói dối. Đó là lý do để chọn lọc. Câu việc bàn giao trở nên phức tạp vì cách phân chia tài khoản thì hữu ích. Câu sếp em thật sự không thể chịu nổi thì không, và nó khiến bạn tốn kém hơn là khiến họ tốn kém.
Một cách sàng lọc thực tế: bạn có sẵn sàng nói to câu này trong một căn phòng nơi người mà bạn đang nói đến đang ngồi hay không. Nếu có, hãy nói ra. Nếu không, hãy để nó ở trong ghi chú riêng của bạn.
Một bản bàn giao tốt thực sự trông như thế nào?
Hãy viết nó trước khi bạn báo nghỉ, không phải sau đó, và viết nó như một tài liệu hướng dẫn chứ không phải một danh sách mật khẩu. Một người chưa từng làm công việc của bạn phải có thể cầm lấy nó và bắt tay vào làm được ngay, đó là một tiêu chuẩn cao hơn nhiều so với chỉ liệt kê xem thứ gì nằm ở đâu.
Chia nó thành bốn phần. Những gì tôi phụ trách và chuyện gì sẽ xảy ra nếu nó ngừng lại. Năm điều sẽ hỏng đầu tiên và cách xử lý từng điều. Những người cần liên hệ, ghi rõ tên, để làm việc gì. Và những phán đoán mang tính kinh nghiệm, phần mà không ai chịu viết ra nhưng lại là phần thực sự có giá trị: vì sao chúng ta xử lý tài khoản này khác đi, vì sao bước đó tồn tại, lần trước ai đó bỏ qua nó thì chuyện gì đã xảy ra.
Sau đó, hoàn thành công việc bạn đã hứa. Không phải là mọi thứ, điều đó không thể, mà là những việc cụ thể bạn đã nói mình sẽ làm. Nếu một hạn chót rơi vào sau ngày làm việc cuối cùng của bạn, hãy nói rõ điều đó ngay bây giờ và nêu tên người sẽ tiếp nhận. Rất ít điều làm tổn hại danh tiếng nhiều bằng việc một người đã rời đi trong tâm trí từ ba tuần trước khi thực sự rời đi, và người ta nhận ra điều đó.
Bản tóm tắt của Nielsen Norman Group về nghiên cứu quy luật đỉnh điểm và kết thúc là khung tham chiếu hữu ích ở đây. Người ta nhớ khoảnh khắc mãnh liệt nhất của một trải nghiệm và nhớ cách nó kết thúc, chứ không phải mức trung bình của cả trải nghiệm. Bản bàn giao của bạn chính là đoạn kết đó, và đó là điều rẻ nhất trong cả danh sách này mà bạn có thể làm cho thật tốt.
Điều tốt nhất tôi nên làm trong hai tuần cuối cùng là gì?
Hãy tiêu cái vốn liếng mà bạn sẽ không bao giờ thu lại. Trên đường ra đi, bạn đang nắm trong tay thứ chẳng tốn của bạn gì cả nhưng lại vô cùng đắt giá để nhận được, đó là những lời khen và những lần giới thiệu không thể có mục đích nào khác đằng sau.
Hãy làm ba việc cụ thể trước khi quyền truy cập của bạn bị cắt. Thứ nhất, viết thư cho sếp của ba người đã giúp công việc của bạn tốt hơn, nêu chính xác điều mỗi người đã làm và điều đó đã thay đổi được gì, rồi gửi đi. Đừng viết kiểu làm việc cùng bạn ấy rất vui. Hãy viết: bạn ấy đã viết lại quy trình tiếp nhận và cắt giảm một nửa thời gian phản hồi của chúng tôi, và bạn ấy làm điều đó trong một tuần mà chẳng có ai để ý. Đó là một cột mốc trong sự nghiệp của người bạn viết về, nó sẽ nằm trong hồ sơ được đọc ở buổi họp đánh giá kế tiếp, và nó chỉ tốn của bạn một đoạn văn.
Thứ hai, hãy thực hiện những lần giới thiệu vẫn còn nằm trong đầu bạn bấy lâu nay. Nhà cung cấp lẽ ra nên gặp đồng nghiệp của bạn. Người ở nhóm khác cách đó hai bộ phận đang giải quyết một vấn đề mà người khác đã từng giải quyết rồi. Một lần giới thiệu mà bạn hoàn toàn có thể giữ lại cho riêng mình sẽ được người ta nhớ suốt nhiều năm.
Thứ ba, để lại tài liệu hướng dẫn đó cho người còn chưa được tuyển vào.
Không điều nào trong số này quay trở lại với bạn theo một lịch trình mà bạn có thể lên kế hoạch, và đó chính là lý do vì sao nó đáng làm. Đây là hình thức hào phóng mà rõ ràng chẳng có gì lợi cho bạn cả, và đó là lý do vì sao mọi thứ khác bạn làm trong hai tuần này được người ta đọc ra như là tính cách chứ không phải là mánh khóe.
Đoạn kết là phần đi theo bạn xa nhất
Hai tuần là khoảng thời gian ngắn để hành động có chủ đích, và chính vì thế mà rất ít người làm được. Hãy có mặt, làm việc, giữ lý do ngắn gọn, bàn giao nhiều hơn những gì được yêu cầu, và nhắc đến tên ba người theo cách mà sếp của họ có thể đọc được.
Có một ghi chú thực tế đáng để biết. ADP Research phát hiện rằng những nhân viên quay lại làm việc chiếm trung bình khoảng ba mươi mốt phần trăm số người được tuyển mới, và con số đó đạt ba mươi lăm phần trăm vào tháng Ba năm 2025. Hơn một phần ba số người được tuyển là người từng quay lại. Cánh cửa bạn đang bước qua hôm nay mở theo cả hai chiều thường xuyên hơn bất kỳ ai tưởng, và nó xoay theo cách bạn đã sống hai tuần này.
Trước khi quyền truy cập của bạn biến mất, hãy sao lại hồ sơ của riêng mình. Sáu điều tốt nhất bạn đã làm ở đây, điều gì đã thay đổi nhờ chúng, và ai đã chứng kiến điều đó. Chúng thuộc về bạn, đến thứ Sáu chúng sẽ biến mất, và mười tám tháng nữa bạn sẽ cần đến chúng khi có ai đó hỏi bạn một câu về sự nghiệp của mình mà bạn lại không nhớ nổi tháng Ba năm ấy. Rồi hãy đi và làm thật xuất sắc ở nơi mới.