Email mở đầu một cuộc đàm phán, trong bốn dòng

Bạn đã có đủ lý lẽ. Bạn đã gánh phần việc lớn hơn từ tháng Ba, bạn cũng biết đại khái thị trường trả bao nhiêu cho công việc đó, và bạn đã chốt được một con số. Thứ còn thiếu chỉ là email, và email đó giờ đã được viết lại sáu lần.

Bản đầu tiên chỉ có ba dòng và có vẻ quá cộc lốc. Bản thứ sáu dài bốn đoạn, mở đầu bằng lời xin lỗi vì độ dài, rồi giấu yêu cầu thật sự đâu đó gần cuối.

Bản đầu tiên mới đúng. Email mở đầu không phải là lời tranh luận, nó là cánh cửa. Việc duy nhất nó cần làm là đưa được một cuộc trò chuyện thật sự vào lịch, với con số của bạn đã hiện rõ sẵn, để không ai phải mất mười phút đầu của cuộc trò chuyện đó chỉ để đoán xem bạn muốn gì.

Bốn dòng làm được việc đó. Chủ đề, con số, một lý do bám vào công việc, và một ngày bạn muốn nhận được câu trả lời. Mọi thứ khác bạn đã viết ra chỉ là sự chuẩn bị cho buổi gặp, không phải nội dung cho email.

Tôi nên viết gì trong email xin thêm tiền?

Bốn dòng, cùng một dòng tiêu đề nêu rõ chủ đề. Dòng một nói email này về việc gì, dòng hai đưa ra con số hoặc thay đổi cụ thể, dòng ba đưa ra một lý do bám vào công việc chứ không phải cảm xúc của bạn, và dòng bốn xin một câu trả lời trước một ngày cụ thể.

Đây là toàn bộ nội dung, và bạn cứ tự nhiên lấy dùng.

Tiêu đề: Mức lương của tôi cho năm 2027

Chào Dana, tôi muốn trao đổi về mức lương của mình trước khi chu kỳ lập kế hoạch kết thúc.

Tôi đề nghị mức lương cơ bản là $118,000, tăng từ $104,000.

Từ tháng Ba, tôi đã phụ trách toàn bộ việc di chuyển hệ thống thanh toán cùng hai phần tích hợp đi kèm, vốn là công việc của vị trí cao hơn vị trí của tôi, và đội đã hoạt động không có trưởng nhóm kể từ khi Priya nghỉ.

Bạn có thể cho tôi biết trước thứ Sáu ngày 14 xem chúng ta có thể xếp hai mươi phút vào lịch tuần sau được không?

Đọc lại một lần. Nó chưa tới một trăm từ, dễ trả lời, và không bao giờ khiến người đọc phải đoán xem bạn muốn gì.

Vì sao bốn dòng lại hơn bốn đoạn văn?

Vì một email ngắn thì rẻ để trả lời, còn một email dài thì đắt. Người đọc nó có một hộp thư đầy ắp, và mỗi đoạn văn thêm vào lại làm tăng khả năng tin nhắn của bạn bị gạt sang “để sau”, mà trên thực tế điều đó thường có nghĩa là không bao giờ.

Độ dài cũng để lộ nhiều điều. Một bức tường ngữ cảnh đọc lên như thể ai đó đang tự tranh luận với chính mình trước mặt người khác. Nó mời gọi người đọc phản bác lại những lý lẽ biện minh của bạn thay vì trả lời thẳng vào yêu cầu thật sự, và mỗi lý do bạn thêm vào lại là một điều nữa để họ có thể không đồng ý. Một lý do duy nhất, bám vào điều gì đó thấy rõ trong công việc, khó bị gạt bỏ hơn nhiều so với năm lý do chất chồng lên nhau để phòng thủ.

Có nghiên cứu đứng sau điều này. Trong một nghiên cứu về đàm phán qua email do Program on Negotiation (chương trình nghiên cứu đàm phán của Harvard Law School) công bố, những người đạt kết quả tốt nhất là những người chủ động kiểm soát phương tiện giao tiếp: họ nêu rõ kỳ vọng của mình, giữ liên lạc gần gũi, và đưa ra đề nghị bao gồm nhiều vấn đề cùng lúc. Sự rõ ràng chính là toàn bộ lợi thế của việc viết điều gì đó ra giấy. Hãy tận dụng nó.

Một lưu ý, vì ngắn gọn không đồng nghĩa với lạnh lùng. Bốn dòng sẽ nghe cộc lốc nếu bạn cắt bỏ hết mọi từ ngữ mang tính con người, vì vậy hãy giữ lời chào, giữ một câu ấm áp ở cuối, và để sự ngắn gọn nằm ở giữa, nơi có yêu cầu. Ngắn gọn mà ấm áp mới là mục tiêu. Ngắn gọn mà khô khan chỉ khiến người đọc thấy cảnh giác.

Tôi nên đưa con số vào email hay đợi đến buổi gặp?

Hãy đưa con số vào email. Bỏ nó ra để “bàn trực tiếp” nghe có vẻ lịch sự nhưng phần lớn lại khiến bạn thiệt, vì khi đó phía bên kia sẽ đến buổi gặp với một khoảng đã tự quyết định trong đầu, còn bạn đến mà chẳng có gì để neo mốc cả.

Một con số cụ thể bằng văn bản làm được hai việc có ích. Nó đặt ra điểm neo mà phần còn lại của cuộc trò chuyện sẽ điều chỉnh xoay quanh, đúng như điều nghiên cứu về hiệu ứng neo (anchoring) vẫn liên tục cho thấy, và nó cho phép quản lý của bạn làm những việc nội bộ không mấy hào nhoáng trước khi gặp bạn: kiểm tra khung lương, hỏi bộ phận tài chính, tìm hiểu xem điều gì thật sự khả thi. Người ta đồng ý nhanh hơn khi bạn đã tạo điều kiện để họ chuẩn bị trước.

Sự chính xác cũng có ích. $118,000 nghe thuyết phục hơn “khoảng $120,000”, vì một con số chính xác đọc lên như kết quả của một quá trình tính toán, còn một con số tròn trịa lại đọc lên như một mức chào giá ban đầu đang chờ bị cắt đôi.

Tôi nên viết gì trong dòng tiêu đề?

Hãy viết chủ đề. “Mức lương của tôi cho năm 2027” hoặc “Mức phí cho dự án tiếp theo” hoặc “Theo dõi về thay đổi phạm vi công việc”. Không bao giờ viết “một câu hỏi nhanh”, và không bao giờ viết điều gì che giấu nội dung email nói về cái gì.

Một dòng tiêu đề che giấu chủ đề khiến email cảm giác như một cú phục kích ngay khoảnh khắc mở ra, và nó khiến người đọc bắt đầu cuộc trò chuyện với đôi chút đề phòng. Gọi thẳng tên chủ đề làm điều ngược lại. Nó xếp yêu cầu của bạn vào dạng công việc bình thường thay vì một ân huệ cá nhân, và những việc công việc bình thường thì được xếp vào lịch.

Nếu được chọn, hãy gửi vào buổi sáng của một ngày giữa tuần. Không phải vì mẹo mực gì cả, mà vì hộp thư sáng thứ Ba còn chỗ trống, còn hộp thư chiều thứ Sáu thì không.

Tôi nên nhắc lại thế nào khi không có phản hồi?

Hãy đợi đến khi ngày bạn đã nêu trôi qua, rồi gửi ba dòng: yêu cầu của bạn được nhắc lại trong một câu, một thông tin mới nếu có, và một ngày mới. Không trách móc, không “chỉ ghé qua nhắc lại thôi”, và không xin lỗi vì đã nhắc lại.

Phần lớn những lần không được trả lời không phải là bị từ chối. Đó chỉ là một người đã đọc tin nhắn của bạn khi đang đi ngoài hành lang, định bụng sẽ trả lời, rồi bị cuốn vào việc khác. Nhắc lại là bạn đang giúp họ một việc: đưa vấn đề trở lại lên đầu chồng việc.

Nếu hai lần nhắc lại vẫn không có kết quả, hãy đổi cách liên lạc thay vì viết thêm. Hãy xin mười lăm phút trò chuyện. Điều mà không ai muốn viết ra thường lại là điều họ sẵn lòng nói thẳng ra bằng lời, và lý do khiến họ chần chừ thường là thông tin bạn có thể dùng được.

Hãy giữ lại một bản sao của email bạn đã gửi. Sáu tháng sau, ở chu kỳ lập kế hoạch tiếp theo, thứ hữu ích không phải là trí nhớ của bạn về cuộc trò chuyện. Đó là email có ghi ngày tháng, nơi bạn đã trình bày con số và lý do bằng chính lời của mình, trước khi bất kỳ ai từng bàn đến nó.

Email là cánh cửa, không phải căn phòng

Không điều gì trong số này thay thế được sự chuẩn bị. Quan điểm của Deepak Malhotra trên Harvard Business Review là những sai lầm tốn kém nhất trong một cuộc đàm phán xảy ra trước cả khi có ai ngồi vào bàn, và email mở đầu chỉ là phần nổi có thể nhìn thấy của những quyết định bạn nên đưa ra vào một buổi chiều yên tĩnh nào đó: bạn đang xin điều gì, hôm nay bạn sẽ ký vào mức nào, và bạn sẽ làm gì thay vào đó nếu câu trả lời là không.

Vậy nên hãy viết bốn dòng ngay tối nay và đọc to lên một lần trước khi gửi. Điều gì bạn sẽ không nói thẳng vào mặt người kia thì cắt bỏ, mà trên thực tế điều đó thường loại bỏ lời xin lỗi ở đầu và sự rào trước đón sau ở cuối. Sau đó hãy gấp máy tính lại, vì phần soạn thảo đã xong và việc hữu ích tiếp theo không phải là bản viết lại lần thứ bảy. Đó là chốt ba con số của bạn trước buổi gặp, và ngủ đủ giấc để giọng bạn vững vàng khi nói con số đầu tiên thành lời.

Bạn được phép muốn nhiều ở đây. Hỏi rõ ràng không phải là hung hăng, đó là một sự tôn trọng dành cho người phải ra quyết định, và phiên bản rõ ràng nhất của yêu cầu bạn cũng là phiên bản dễ nhất để ai đó gật đầu đồng ý.

Nguồn

• Program on Negotiation at Harvard Law School, Đối mặt với một cuộc đàm phán qua email? Hãy chủ động
• Harvard Business Review, Kiểm soát cuộc đàm phán trước khi nó bắt đầu
• Program on Negotiation at Harvard Law School, Hiệu ứng neo trong đàm phán là gì?