ちょっとしたヒント
- 引き継ぎ資料は、退職を伝える前に書く。
- 役に立つことだけ話し、あとは自分の胸にしまう。
- 三人の名前を挙げて、書面でたたえる。
昨夜、あなたはもう一方のオファーを受けました。それは正しい選択で、きちんと考え抜いた末のことです。そして今朝、あなたは部屋に入り、それを個人的に受け止めるであろう誰かに伝えなければなりません。
その前に知っておく価値があることがあります。この二週間は、この仕事で過ごしたほとんどどの二週間よりも、あなたのキャリアにとって価値があります。あなたが去っていく相手は、あなたの推薦者になり、将来の同僚になり、顧客になり、まだ聞いたこともない仕事をあなたに紹介してくれる人になります。業界は狭く、上に行けば行くほど、さらに狭くなります。人があなたについて覚えていることの大部分は、終わり方でできています。
それはてこであり、しかも驚くほど安いてこです。ほとんど誰も、退職までの期間を意図的に使おうとはしないからです。二週間の当たり前のプロ意識と、いくつかの具体的で気前のいい行動は、あなたにとってごくわずかな代償で済み、しかも人が覚えておく部分にちょうど落ち着きます。
上司に退職を伝えるとき、何と言えばいいですか?
対面か電話で伝えましょう。書面が最初になることは避け、日付から話し始めます。たとえばこんな風に。お伝えしたいことがあります、退職を考えています、最終出勤日は24日を予定していて、担当しているアカウントの引き継ぎ計画はすでにあります。
日付を最初に伝えるのは、それが上司にとって最初の一分で本当に必要な唯一の情報だからであり、そこから始めることで、これが決断であって交渉の出発点ではないと伝わるからです。日付がテーブルに乗ってしまえば、あとは全部が楽になります。
理由は、短く正直な一文にとどめましょう。より大きな範囲を任される役職に就くことになりました。別の業界に移ります。自分にとって正しい次の一歩でした。決断を正当化する義務はありませんし、詳しく話すと、たいていは理解ではなく交渉を招いてしまいます。ここの何が悪かったかを切り出さないでください。たとえそれこそが理由のすべてだったとしても。
三通りの反応のどれかを想定し、答えは前もって決めておきましょう。すぐに気持ちよく送り出してくれる上司もいます。黙り込んで事務的になる上司もいますが、それはたいてい敵意ではなく驚きです。カウンターオファーを出してくる上司もいます。カウンターオファーが来たら、感謝を伝え、敬意として24時間だけ考える時間をもらい、そして探し始めた理由は3月になってもやはり理由のままだということを思い出してください。そのうえで、同じ日のうちに短く温かい書面を送り、人事部に必要な情報が届き、あいまいさが残らないようにしましょう。
退職の理由は、どこまで説明すべきですか?
話したいと思う量より、少なく説明しましょう。新しい機会について一文、比較なし、リストなし。あなたが去る理由はあなた自身のものであり、職場で語るバージョンこそ、あなたが去ったあとに繰り返される話になります。
特にこの一年がつらかった場合、全部を話したいという強い衝動が湧いてきます。それは正直さのように感じられ、遅すぎるくらいに思えます。しかし退職の場は、そのための最悪の舞台です。相手は残る人たちであり、話のほとんどについて何もできず、まだ働いている場所への批判として受け取ってしまいます。普通の四半期なら役立つフィードバックとして届く同じ言葉が、退職の日には最後の一撃として響いてしまうのです。
非公開のバージョンと公開用のバージョンを一つずつ持ち、それぞれ違っていて構いません。公開用は短く正直に。非公開のものは自分のためのメモにしまっておきましょう。18か月後、あなたは別の仕事を検討していて、この仕事の何が間違っていたのかを正確に思い出したくなるはずだからです。
例外は、本物の安全、ハラスメント、法律に関わる問題です。これも退職面談で話す内容ではありません。辞めるかどうかに関わらず、正式な窓口を通じて、書面で伝えるべきことです。
退職面談では何を話せばいいですか?
役に立つことを話し、あとは自分の中にとどめておきましょう。具体的で改善可能なことを二つか三つ、人ではなく仕組みの問題として語り、一年後にその人の前で言えないようなことは口にしないことです。
退職面談を担当するのは、たいてい、あなたが話している問題を変える力を持たない人です。そしてメモは面談よりも長く残ります。だからといって嘘をつく理由にはなりません。選んで話す理由にはなります。アカウントの割り当て方のせいで引き継ぎが複雑になっているというのは役に立ちます。上司がどうしようもなかったというのは役に立たず、しかも相手より自分の方が損をします。
実用的な基準があります。その言葉について語られている本人が座っている部屋で、あなたはその一文を声に出して言えるでしょうか。言えるなら、言いましょう。言えないなら、それは自分だけのメモにしまっておきましょう。
良い引き継ぎとは、実際にはどんなものですか?
引き継ぎ資料は、退職を伝える前に書きましょう。後ではなく。パスワードの一覧ではなく、教えるための文書として書くのです。あなたの仕事を一度もしたことがない人が、それを手に取ってすぐに機能できる。それは、物がどこにあるかを並べたリストよりもはるかに高い基準です。
四つの部分に分けて構成しましょう。自分が担当していること、それが止まったらどうなるか。最初に壊れるであろう五つのこと、それぞれへの対処法。名前つきで、誰に何を連絡すべきかという人のリスト。そして判断の勘所、これは誰も書き残さない、でも実は一番価値のある部分です。なぜこのアカウントは別のやり方で扱うのか、なぜその手順が存在するのか、前回それを飛ばしたときに何が起きたのか。
そのうえで、約束した仕事を終わらせましょう。すべてではありません、それは無理な話です。でも、やると言った具体的なことは終わらせるべきです。最終出勤日のあとに締め切りが来るなら、今のうちにそれを伝え、誰が引き継ぐのかも名指ししておきましょう。物理的に去る三週間前から気持ちだけ先に去ってしまう人ほど、評判を損なうものは少なく、しかも人はそれに気づきます。
ここで役立つ枠組みは、Nielsen Norman Groupによるピーク・エンドの法則の研究のまとめです。人は経験の中で最も強烈だった瞬間と、それがどう終わったかを覚えていて、全体の平均を覚えているわけではありません。あなたの引き継ぎこそがその終わりであり、このリストの中で、良く行うのに一番お金のかからないことなのです。
最後の二週間でできる、一番良いことは何ですか?
決して回収することのない信用を、使い切ってしまいましょう。去り際のあなたは、自分にとって何のコストもかからず、受け取る側にとってはとても価値のあるものを手にしています。それは、下心のありようのない称賛と紹介です。
アクセス権が切られる前に、具体的に三つのことをしましょう。まず、あなたの仕事を良くしてくれた三人の上司に手紙を書き、それぞれが実際に何をして、何が変わったのかを名指しで伝え、送りましょう。一緒に働けて良かった、ではなく。彼女は受付フローを書き直し、対応時間を半分にしました、しかもそれを誰も見ていない一週間でやり遂げたのです、というように。それは、書いた相手にとってキャリアの出来事になり、次の評価会議で読まれるファイルに残り、あなたにとっては段落一つ分のコストで済みます。
次に、ずっと頭の中にとどめていた紹介を実現させましょう。あなたの同僚に会わせるべき取引先。二つ先のチームにいる、誰かがすでに解決した問題に取り組んでいる人。自分の中にしまっておけたはずの紹介こそ、何年も記憶に残るのです。
三つ目に、まだ採用されていない後任者のために、教えるための文書を残しておきましょう。
これらのどれも、計画できるような形であなたのもとに戻ってくることはありません。そしてそれこそが、これをリストに入れる意味です。これは、自分には目に見えて何の得もない、その種の気前の良さであり、だからこそ、この二週間でやった他のすべてが、テクニックではなく人柄として読まれるのです。
終わり方こそ、あとまで残っていくもの
意図的に振る舞うには、二週間は短い時間です。だからこそ、それができる人はとても少ないのです。姿を見せ、仕事をこなし、理由を短くとどめ、求められた以上のものを引き継ぎ、三人の名前を、その上司が読めるかたちで伝えましょう。
知っておく価値のある、実用的な補足があります。ADP Researchの調査によると、出戻り社員は平均して新規採用の約31%を占め、2025年3月には35%に達しました。3件に1件以上の採用が、戻ってきた人によるものです。今日あなたがくぐるドアは、誰もが思う以上に頻繁に両方向へ開き、それがどう開くかは、この二週間をどう過ごしたかにかかっています。
アクセスが失われる前に、自分自身の記録を書き写しておきましょう。ここで成し遂げた一番良い六つのこと、それによって何が変わったか、誰がそれを見ていたか。それはあなたのものであり、金曜日には消えてしまいます。18か月後、誰かがあなたのキャリアについて質問し、3月のことを思い出せなくなったとき、あなたはそれを必要とするでしょう。そうしたら、新しい場所へ行って、そこで素晴らしい仕事をしてください。
出典
- Nielsen Norman Group, The Peak-End Rule: How Impressions Become Memories
- ADP Research, Boomerang hiring makes a comeback
- Pew Research Center, Majority of workers who quit a job in 2021 cite low pay, no opportunities for advancement, feeling disrespected