Viết ranh giới dừng trước khi bạn cần đến nó

Hai năm vào nghề, bạn đã biết những điều về công việc của mình mà không thể đọc được ở đâu khác. Bạn biết nhà cung cấp nào sẽ trả lời điện thoại vào thứ Sáu. Bạn biết một tuần tốt trông như thế nào, và bạn đã có vài tuần như vậy. Đây là lúc một việc kinh doanh thực sự trở nên thú vị, và cũng là lúc một câu hỏi bắt đầu âm thầm chạy ở phía sau tâm trí: mình sẽ còn tiếp tục đến bao giờ.

Câu trả lời không phải là ngừng tự hỏi. Câu trả lời là hãy trả lời nó một lần, bằng văn bản, khi bạn đang bình tĩnh, rồi thôi trả tiền thuê cho câu hỏi đó mỗi tháng. Câu trả lời được viết ra ấy chính là ranh giới dừng: một con số, một ngày tháng, và một giới hạn bạn sẽ không vượt qua. Đó là văn bản ít kịch tính nhất mà bạn từng làm ra. Nó cho phép bạn dồn hết sức mà không do dự, vì điều sẽ báo cho bạn biết khi nào nên dừng đã được quyết định từ trước, và nó không phải là tâm trạng của bạn vào một ngày thứ Ba nào đó.

Ranh giới dừng thật ra là gì?

Ba điều được viết ra từ trước: một con số có nghĩa là dừng lại, một ngày để bạn nhìn lại con số đó, và một giới hạn bạn sẽ không vượt qua chỉ để được tiếp tục. Đó là toàn bộ nội dung, và nó vừa đủ trong một dòng giấy.

Đây là một ví dụ cố tình làm cho thật đơn giản, nhàm chán. Nếu đến tháng Sáu năm sau mà cửa hàng vẫn không đủ trang trải chi phí của chính nó trong sáu tháng liên tiếp, tôi sẽ đóng cửa mặt bằng và chỉ giữ lại như một sạp hàng ngoài chợ. Tôi sẽ không bỏ thêm quá 2,000 đô la tiền túi của mình vào đó. Tôi sẽ xem lại điều này vào ngày mùng một tháng Sáu.

Con số đó phải đến từ chính sổ sách của bạn, không phải từ một cảm giác. Doanh thu, lợi nhuận, số đơn hàng mỗi tháng, số giờ làm việc so với số tiền chi ra, bất cứ con số nào thật sự phản ánh đúng việc kinh doanh của bạn. Hãy chọn một con số thôi. Hai con số sẽ biến thành một cuộc thương lượng với chính mình, và bạn sẽ luôn thắng cuộc thương lượng đó theo hướng mà tâm trạng bạn đang nghiêng về hôm ấy.

Ngày tháng chính là thứ biến con số thành một quyết định, thay vì một lời đe dọa. Nó nói rằng: tôi không đánh giá điều này vào tháng Ba, tôi sẽ đánh giá nó vào tháng Sáu. Mọi thứ diễn ra từ giờ đến lúc đó là công việc, không phải là bằng chứng.

Giới hạn là phần mà mọi người thường bỏ qua, và cũng là phần bảo vệ phần còn lại trong cuộc sống của bạn. Số tiền bạn sẽ không chi ra. Khoản nợ bạn sẽ không vay. Một mối quan hệ hay một công việc mà bạn sẽ không hy sinh chỉ để giữ cho việc kinh doanh này còn thở.

Vì sao phải viết ngay bây giờ, khi mọi thứ vẫn đang ổn?

Bởi vì phiên bản bạn viết ra lúc bình tĩnh chính là phiên bản mà bạn thật sự tán thành, còn phiên bản bạn viết trong một tuần tồi tệ thực ra là do chính tuần tồi tệ đó viết ra. Việc quyết định một quy tắc từ trước là một trong những cách đã được nghiên cứu kỹ để giúp một kế hoạch đứng vững trước chính trạng thái tâm lý của bạn.

Có một thiên kiến mang tên hẳn hoi nằm bên dưới điều này. Người ta tiếp tục theo đuổi một hướng đi phần nào vì những gì họ đã đầu tư vào đó, và các nghiên cứu về hiệu ứng này cho thấy sức kéo của thời gian và tiền bạc đã bỏ ra thể hiện mạnh nhất đúng vào lúc ai đó đang cân nhắc lại một thương vụ đã trở nên tồi tệ. Đó là tháng mà bạn ít muốn phải tự đưa ra quyết định này từ đầu nhất.

Điều ngược lại cũng đúng, và ít được nhắc đến hơn nhiều. Rất nhiều người đóng cửa một việc kinh doanh hoàn toàn khỏe mạnh trong một tháng tồi tệ, chỉ vì một tuần ế ẩm rơi trúng vào một tuần khó khăn, và không có quy tắc nào nói rằng tháng đó vẫn là bình thường. Một ranh giới được viết ra bảo vệ bạn theo cả hai hướng, và hướng thứ hai này thật ra cứu được nhiều việc kinh doanh hơn hướng đầu tiên.

Một pre-mortem là một giờ đồng hồ đáng giá ở đây. Kỹ thuật này, được Gary Klein mô tả trên Harvard Business Review, là hãy tưởng tượng hai năm nữa đã trôi qua và việc kinh doanh đã đóng cửa, rồi viết ra lý do vì sao. Những lý do bạn tìm ra chính là nguyên liệu thô cho con số, ngày tháng và giới hạn của bạn.

Viết ra một ranh giới dừng có khiến tôi dễ bỏ cuộc hơn không?

Trên thực tế, nó có tác dụng ngược lại. Một ranh giới dừng không phải là một kế hoạch để bỏ cuộc. Nó là thứ giúp bạn ngừng việc mở lại toàn bộ câu hỏi về việc kinh doanh mỗi tháng, để thay vào đó bạn dành tháng ấy đi bán hàng.

Hãy đếm số giờ một cách thành thật, dựa trên chính cuộc sống của bạn chứ không phải dựa trên một con số thống kê nào đó. Việc mở lại câu hỏi này có một cái giá mà bạn có thể thấy nó đang xảy ra: buổi chiều trôi tuột đi, việc tìm kiếm không hồi kết, cuộc trò chuyện với chính mình lúc nửa đêm. Dù tổng cộng lại trong một năm là bao nhiêu, nó đều lấy đi trực tiếp từ chính hoạt động duy nhất có thể đã làm thay đổi con số kia.

Có một tác động thứ hai khó đo lường hơn và có lẽ còn lớn hơn. Đó là sự vững vàng. Bạn dám định giá cao hơn, dám từ chối khách hàng không phù hợp, và dám bỏ tiền vào phần việc kinh doanh đang cần nó, khi bạn biết chính xác đâu là giới hạn thấp nhất của mình. Không biết liệu mình có còn tiếp tục hay không khiến người ta phải phòng thủ mọi bề, mà việc phòng thủ như vậy lại rất tốn kém.

Sau đó, hãy nói ranh giới này cho một người khác biết. Nói to lên, một lần, với ai đó sẽ nhớ nó. Một ranh giới chỉ giữ trong đầu bạn sẽ âm thầm bị chỉnh sửa, và luôn theo hướng thấp xuống. Còn một ranh giới đã được người khác nghe thấy thì sẽ giữ nguyên đúng kích thước bạn đã đặt ra.

Điều gì xảy ra vào ngày mà con số nói rằng hãy dừng lại?

Bạn làm đúng điều mình đã viết ra, và tạm dừng lại cũng được tính là đã làm điều đó. Phần lớn các ranh giới dừng không phải là lựa chọn giữa tiếp tục và đóng cửa mãi mãi. Chúng là lựa chọn giữa hình thái hiện tại và một hình thái nhỏ hơn, tốn ít chi phí hơn nhiều để duy trì sự sống.

Những hình thái không phải là đóng cửa: mặt bằng trở thành một sạp hàng, toàn bộ danh mục sản phẩm rút gọn còn ba món, dịch vụ trở thành thứ bạn chỉ làm hai buổi tối mỗi tháng cho những khách hàng mà bạn thật sự quý mến. Mỗi hình thái trong số đó vẫn là một việc kinh doanh đang sống, với chi phí hàng tháng thấp hơn và chỉ còn một phần nhỏ áp lực, và bất kỳ hình thái nào trong số đó cũng có thể lớn lên trở lại khi có điều gì đó thay đổi.

Nếu thật sự phải đóng cửa, hãy đóng cho tử tế và trong vòng một tuần, thay vì kéo dài suốt cả năm trời với sự chú tâm nửa vời. Hãy báo cho khách hàng biết trước khi họ tự phát hiện ra. Hoàn tất những đơn hàng bạn đã nhận. Trả nợ cho những người bạn còn thiếu trước tiên. Nói ra điều đã xảy ra bằng một câu công khai, giản dị, không xin lỗi và không kể lể dài dòng, và giữ lại cái tên của mình.

Sau đó, hãy dành một tháng trước khi quyết định mình thật sự nghĩ gì về chuyện đó. Một việc kinh doanh kết thúc không phải là một bản án dành cho bạn. Đó là một thử nghiệm được thực hiện đến tận cùng bởi một người giờ đây hiểu về nghề của mình hơn hầu hết những ai họ sẽ gặp, và rất nhiều người sau này xây dựng được điều gì đó thành công đều từng có một lần như thế ở phía sau lưng mình.

Vấn đề của năm thứ hai, và việc giữ ranh giới cho người khác

Điều cạn kiệt vào năm thứ hai không phải là ý tưởng. Đó là sức bền. Người sáng lập KEEP CALM kể rằng ông đã bươn chải suốt cả cuộc đời mình và tìm ra những cách để giữ được sự bình tĩnh xuyên suốt hành trình đó, và việc rèn luyện ấy là một trong những cách ông mang vác áp lực của việc xây dựng sự nghiệp. Đó là câu chuyện của riêng ông về hai mươi năm của chính mình, chứ không phải một công thức chung, nhưng hình dạng của nó vẫn đáng để học hỏi: việc chăm sóc bản thân thường ngày, giấc ngủ, vận động, ăn uống, không hề tách rời khỏi việc kinh doanh. Đó chính là thiết bị mà việc kinh doanh vận hành trên đó.

Nửa còn lại của việc kể ranh giới của bạn cho một người khác nghe, là giữ ranh giới của họ. Hãy hỏi một người bạn kính trọng xem con số và ngày tháng của họ là gì, viết cả hai điều đó ra, rồi đặt một lời nhắc trong lịch để hỏi lại họ vào đúng ngày đó. Việc này chỉ tốn của bạn một tin nhắn, hai lần mỗi năm. Điều nhận lại không hề mang tính cảm tính: một người biết rằng sẽ có ai đó hỏi mình sẽ đọc lại ranh giới của chính họ một cách thành thật hơn, và bạn cũng sẽ như vậy.

Sau đó, hãy đọc lại ranh giới của chính bạn mỗi năm một lần, vào một ngày bạn chọn ngay từ hôm nay. Phần lớn các năm bạn sẽ không thay đổi gì cả và quay lại làm việc. Đó chính là mục đích của một ranh giới dừng. Nó không phải là một lời cảnh báo về việc mong muốn quá nhiều. Nó là thứ giấy tờ cho phép bạn được mong muốn thật nhiều, nói ra thành lời, trong một thời gian rất dài.

Nguồn

• Communications Biology, Sunk cost sensitivity during change-of-mind decisions is informed by both the spent and remaining costs
• Harvard Business Review, Performing a Project Premortem
• Frontiers in Psychology, A Meta-Analysis of the Effects of Mental Contrasting With Implementation Intentions on Goal Attainment