Cách rút lui mà không đốt cầu

Đâu đó trong ngày hôm qua, bạn đã nhìn ra rõ ràng. Đề nghị này không phải là nó, mức thù lao sẽ không ổn, và quyết định đã được đưa ra dù bạn có nói thành lời hay chưa. Sự rõ ràng đó đáng giá. Điều còn lại không phải là lựa chọn nữa, mà là câu nói.

Đây là tin tốt về câu nói đó. Một lời từ chối được xử lý khéo léo là một trong những ấn tượng nghề nghiệp mạnh mẽ nhất mà bạn từng để lại. Nó đáng để bạn bỏ ra mười phút chăm chút, vì các thỏa thuận sẽ quay trở lại. Ngân sách thay đổi, người tuyển dụng chuyển sang một nơi tốt hơn, và dự án bạn từng từ chối được cấp vốn đầy đủ vào tháng Ba.

Vậy nên mục tiêu không phải là một lối ra thanh lịch. Đó là nói không với thỏa thuận và có với con người, bằng những lời mà bạn sẽ vui lòng để chúng được chuyển tiếp cho một người bạn chưa từng gặp.

Làm sao để từ chối một lời đề nghị mà không làm tổn hại mối quan hệ?

Cảm ơn họ về một điều cụ thể, đưa ra một lý do thật, nêu điều kiện có thể khiến bạn đổi ý, và gửi ngay trong ngày. Bốn phần ngắn gọn, không rườm rà, và không giải thích dài dòng về lý lẽ của bạn, vì một lời giải thích dài đọc lên giống như một lập luận và mời gọi một lập luận đáp lại.

Hình mẫu trông như thế này. "Cảm ơn anh chị vì điều này, và đặc biệt là vì thời gian Priya đã dành để giải thích lộ trình cho tôi. Tôi xin phép bỏ qua lần này. Phạm vi công việc là một vị trí toàn thời gian, còn ngân sách chỉ ở mức bán thời gian, nên tôi sẽ không thể làm đến chuẩn mực mà cả hai chúng ta đều mong muốn. Nếu ngân sách quay lại ở mức bốn mươi trở lên, tôi thật lòng muốn được xem xét lại."

Hãy đọc lại câu cuối cùng một lần nữa, vì đó chính là toàn bộ sự khác biệt. Mọi thứ trước đó là một lời từ chối. Câu đó là một cánh cửa mở, với cả bản lề đầy đủ.

Điều kiện duy nhất nào giữ cho cánh cửa luôn mở?

Đó là hoàn cảnh cụ thể khiến bạn sẽ nói có, được nêu ra như một sự thật chứ không phải như một câu xã giao. "Nếu ngân sách đạt đến bốn mươi." "Nếu ngày bắt đầu dời sang tháng Mười." "Nếu phạm vi công việc thu hẹp còn hai phần tích hợp đó." Một điều kiện duy nhất, có thể kiểm chứng được, kèm theo một con số hoặc một ngày tháng cụ thể.

Sự nồng nhiệt mơ hồ chẳng có tác dụng gì ở đây. "Chúng ta nhất định giữ liên lạc nhé" là câu người ta viết ra thay vì thật sự suy nghĩ, và ai cũng đọc nó như dấu chấm hết cho cuộc trò chuyện. Một điều kiện thì khác, vì nó cho phía bên kia một điều gì đó để hành động theo. Nó nói rõ chính xác điều gì cần phải thay đổi, và nếu điều đó thật sự xảy ra, nó đưa bạn lên hàng đầu trong danh sách của họ. Đây cũng là điều khoản mà không mẫu câu có sẵn nào có thể viết thay bạn, vì nó phụ thuộc vào con số và thời điểm của riêng bạn.

Chỉ nêu ra điều kiện mà bạn thật sự sẽ giữ lời. Nếu câu trả lời của bạn vẫn là không ngay cả ở mức bốn mươi, đừng nói bốn mươi. Một cánh cửa mà bạn sẽ không bước qua còn tệ hơn là không có cánh cửa nào cả.

Tôi nên nói không trực tiếp hay bằng văn bản?

Cả hai, theo đúng thứ tự đó, trong cùng một ngày. Hãy nói trực tiếp nếu mối quan hệ giữa hai bên vốn là trực tiếp, vì một người đã bỏ thời gian ra vì bạn xứng đáng được nghe điều đó từ chính giọng nói của bạn, thay vì đọc nó lẫn trong một hàng thư đến. Sau đó, hãy đưa nó thành văn bản trong vòng vài giờ.

Phiên bản viết ra không phải là một thủ tục hình thức. Đó là phiên bản được chuyển tiếp, được lưu trữ và được đọc lại sau sáu tháng khi ngân sách thay đổi, và đó cũng là phiên bản mang điều khoản điều kiện của bạn đi tiếp vào tương lai, bằng chính lời lẽ của bạn. Nói ra lời từ chối, viết ra cánh cửa.

Cũng hãy làm điều đó ngay trong ngày bạn ra quyết định. Sự trì hoãn mới thật sự là thứ đốt cháy cây cầu, chứ không phải câu trả lời. Mỗi ngày im lặng thêm khiến phía bên kia mất đi lịch trình, ứng viên và thiện chí, và một lời từ chối nhanh chóng là một món quà mà họ sẽ nhớ lâu hơn nhiều so với một lời đồng ý chậm trễ.

Nếu đây là người mà rồi bạn sẽ muốn hợp tác cùng, hãy thêm một câu về điều bạn muốn ở lần sau. "Nếu một phiên bản khác của việc này xuất hiện với toàn bộ phạm vi được cấp đủ ngân sách, tôi sẽ sắp xếp lại mọi thứ để nhận nó." Đó không phải là lời tâng bốc. Đó là một điều khoản cụ thể, và là loại câu mà người ta giữ lại.

Tôi nên nói gì nếu tôi biết một người phù hợp hơn cho công việc này?

Hãy gửi cái tên đó. Một lời từ chối kết thúc bằng một lời giới thiệu tốt sẽ không còn là một sự mất mát đối với họ nữa, mà trở thành một ân huệ, và nó chẳng khiến bạn mất đi điều gì mà bạn đang giữ lại. Đó là điều mạnh mẽ nhất bạn có thể đặt vào một lời từ chối, và nó chỉ cần một câu.

Hãy làm điều đó một cách chỉn chu, vì một lời giới thiệu qua loa chẳng giúp được ai. Hãy nói cụ thể người đó giỏi ở điểm nào, thay vì chỉ nói họ tuyệt vời: "Ade đã xây lại toàn bộ hệ thống thanh toán ở Marlow và có năng lực đặc biệt xuất sắc ở phần thanh toán, vốn là phần lớn của dự án này." Lời khen chung chung chỉ là tiếng ồn. Nêu đích danh điều một người thật sự đã làm được, trước mặt người ra quyết định, là một sự kiện đáng nhớ trong sự nghiệp của họ, và nó chỉ tốn của bạn một câu.

Sự cụ thể đó quan trọng nhất khi người bạn giới thiệu còn ở giai đoạn sớm hơn trong sự nghiệp so với bạn. Họ chưa có danh tiếng đủ để một cái tên tự nó tạo được ấn tượng, nên câu nói của bạn đang làm công việc mà bề dày thành tích của họ chưa thể làm được. Hãy hỏi ý họ trước, rồi thực hiện lời giới thiệu mà bạn hoàn toàn có thể dễ dàng giữ lại cho riêng mình.

Nhà sáng lập của KEEP CALM xem việc cho đi là một trong những lý do khiến sự nghiệp của chính ông thành công, được thực hiện xuyên suốt cả hành trình đi lên chứ không phải chỉ sau khi đã đạt được thành tựu, và ông nói rằng những gì quay trở lại là gấp mười lần. Đó là câu chuyện của riêng ông về hai mươi năm của chính mình, không phải một quy luật mà bạn nên kỳ vọng sẽ vận hành đúng lịch trình. Điều dễ kiểm chứng hơn thì nhỏ hơn: hai năm sau, những người còn nhớ đến bạn hiếm khi là những người mà bạn từng chốt được thỏa thuận cùng. Họ là những người mà bạn từng trao cho một điều gì đó.

Làm sao để phân biệt một sự rút lui thật sự với cơn hoảng sợ nhất thời?

Hãy đối chiếu nó với một con số hoặc một điều kiện mà bạn đã ghi ra trước khi cuộc trò chuyện bắt đầu. Một sự rút lui thật sự là quyết định trùng khớp với điều bạn đã quyết định từ khi chưa có gì bị đặt lên bàn cân. Cơn hoảng sợ nhất thời là quyết định xuất hiện ngay sáng nay, và phần lớn được tạo nên từ sự lo lắng.

Những nhà đàm phán gọi điều bạn sẽ làm thay thế là phương án tốt nhất của bạn, và lý do để xác định nó từ sớm chính là khoảnh khắc này. Nếu lời đề nghị thấp hơn con số bạn đã đặt ra vào một buổi chiều yên tĩnh, việc rút lui chỉ là phép tính, và bạn có thể làm điều đó với một giọng nói vững vàng. Nếu nó vượt qua con số đó mà bạn vẫn muốn rút, câu hỏi trung thực cần đặt ra là điều gì đã thay đổi, và thường đó là phạm vi công việc, người quản lý hoặc thời gian biểu, chứ không phải tiền bạc. Điều đó đáng để nói ra thành lời, vì nó có thể sửa được, còn tiền bạc thì chưa bao giờ là thứ có thể sửa.

Cây cầu chính là tài sản

Rồi bạn sẽ gặp lại những người này. Các ngành nghề nhỏ hơn vẻ ngoài của chúng rất nhiều, và người phỏng vấn bạn hôm nay chính là người sẽ tuyển dụng ở một nơi tốt hơn trong hai năm nữa.

Đó mới là lý do thật sự để làm tốt việc này, và nó chẳng liên quan gì đến việc tỏ ra tử tế. Danh tiếng về việc nói không một cách rõ ràng, nhanh chóng và kèm theo một cái tên là một tài sản kinh doanh sinh lời suốt cả một thập kỷ, và nó được xây dựng hoàn toàn từ những câu nói mà bạn hoàn toàn có khả năng thực hiện. Những người trụ vững lâu dài trong bất kỳ lĩnh vực nào không phải là những người chưa từng từ chối điều gì. Họ là những người mà không ai phiền lòng khi nghe một lời từ chối từ họ.

Hãy viết nó ngay hôm nay. Cảm ơn họ, một lý do, một điều kiện, một cái tên nếu bạn có. Rồi hãy đi và giành lấy thỏa thuận mà bạn thật sự muốn, với cùng sự vững vàng đó và không có cây cầu nào bị đốt cháy phía sau bạn.

Nguồn tham khảo

• Program on Negotiation at Harvard Law School, BATNA là gì? Cách tìm ra phương án thay thế tốt nhất cho một thỏa thuận đàm phán
• Program on Negotiation at Harvard Law School, Các mối quan hệ trong đàm phán: lợi ích của việc xây dựng sự đồng điệu
• Harvard Business Review, Làm chủ cuộc đàm phán trước khi nó bắt đầu