ஒரு பேச்சுவார்த்தையைத் தொடங்கும் மின்னஞ்சல், நான்கே வரிகளில்

உங்களிடம் வலுவான வாதம் இருக்கிறது. மார்ச் மாதம் முதல் பெரிய வேலையை நீங்கள்தான் சுமந்து வருகிறீர்கள், அதற்குச் சந்தை என்ன தருகிறது என்பது தோராயமாக உங்களுக்குத் தெரியும், ஒரு தொகையையும் முடிவு செய்துவிட்டீர்கள். மீதம் இருப்பது மின்னஞ்சல் மட்டுமே. அந்த மின்னஞ்சலோ இதுவரை ஆறு முறை மீண்டும் எழுதப்பட்டுவிட்டது.

முதல் பதிப்பு மூன்று வரிகள், ரொம்பவே நேரடி என்று தோன்றியது. ஆறாவது பதிப்பு நான்கு பத்திகள், நீளத்துக்காக மன்னிப்புக் கேட்டுத் தொடங்குகிறது, உண்மையான கோரிக்கையை எங்கோ கடைசிக்கு அருகில் புதைத்து வைத்திருக்கிறது.

முதல் பதிப்புதான் சரி. தொடக்க மின்னஞ்சல் என்பது வாதம் அல்ல, அது கதவு. அதன் ஒரே வேலை, உங்கள் தொகை ஏற்கெனவே தெரியும்படி ஒரு உண்மையான உரையாடலை நாள்காட்டியில் ஏற்றுவதுதான். அப்போதுதான் அந்த உரையாடலின் முதல் பத்து நிமிடங்களை நீங்கள் என்ன கேட்கிறீர்கள் என்பதைக் கண்டுபிடிப்பதில் யாரும் செலவழிக்க மாட்டார்கள்.

நான்கு வரிகள் அதைச் செய்கின்றன. தலைப்பு, தொகை, வேலையில் வேரூன்றிய ஒரு காரணம், பதில் வேண்டும் என நீங்கள் விரும்பும் ஒரு தேதி. நீங்கள் எழுதிய மற்ற எல்லாமும் சந்திப்புக்கான தயாரிப்பு, மின்னஞ்சலுக்கான உள்ளடக்கம் அல்ல.

அதிக ஊதியம் கேட்கும் மின்னஞ்சலில் உண்மையில் என்ன எழுத வேண்டும்?

நான்கு வரிகள், மேலும் விஷயத்தைப் பெயர் சொல்லி அழைக்கும் ஒரு தலைப்பு வரி. முதல் வரி இது எதைப் பற்றியது என்று சொல்கிறது, இரண்டாவது வரி குறிப்பிட்ட தொகையையோ மாற்றத்தையோ தருகிறது, மூன்றாவது வரி உங்கள் உணர்வில் அல்லாமல் வேலையில் வேரூன்றிய ஒரு காரணத்தைத் தருகிறது, நான்காவது வரி ஒரு தேதிக்குள் பதில் கேட்கிறது.

முழு வடிவம் இதோ, தாராளமாக எடுத்துக்கொள்ளுங்கள்.

பொருள்: 2027க்கான என் ஊதியம்

வணக்கம் டானா, திட்டமிடல் சுழற்சி முடிவதற்குள் என் ஊதியம் குறித்துப் பேச விரும்புகிறேன்.

தற்போதைய $104,000இல் இருந்து $118,000 அடிப்படை ஊதியம் கேட்கிறேன்.

மார்ச் முதல் கட்டண இடம்பெயர்வையும் அதனுடன் வந்த இரண்டு ஒருங்கிணைப்புகளையும் நானே பொறுப்பேற்று நடத்தி வருகிறேன். இது எனக்கு மேலிருந்த பதவியின் வேலை; பிரியா விலகியதிலிருந்து குழு ஒரு தலைவர் இல்லாமலேயே இயங்கி வருகிறது.

அடுத்த வாரம் நாள்காட்டியில் இருபது நிமிடங்கள் ஒதுக்க முடியுமா என்பதை 14ஆம் தேதி வெள்ளிக்கிழமைக்குள் தெரிவிக்க முடியுமா?

இதைத் திரும்பப் படித்துப் பாருங்கள். நூறு சொற்களுக்கும் குறைவு, பதிலளிக்க எளிது, நீங்கள் என்ன விரும்புகிறீர்கள் என்பதை படிப்பவர் ஒருபோதும் யூகிக்க வேண்டியதில்லை.

நான்கு பத்திகளை நான்கு வரிகள் ஏன் வெல்கின்றன?

ஏனெனில் குறுகிய மின்னஞ்சலுக்குப் பதிலளிப்பது மலிவானது, நீளமானதற்குப் பதிலளிப்பது விலை உயர்ந்தது. அதைப் படிப்பவரின் அஞ்சல் பெட்டி நிரம்பியிருக்கிறது; ஒவ்வொரு கூடுதல் பத்தியும் உங்கள் செய்தி "பிறகு பார்க்கலாம்" என்ற பட்டியலுக்குத் தள்ளப்படும் வாய்ப்பை உயர்த்துகிறது. நடைமுறையில் அதன் பொருள் பெரும்பாலும் "ஒருபோதும் இல்லை" என்பதுதான்.

நீளமும் ஒரு விஷயத்தைக் கசியவிடுகிறது. விளக்கங்களின் சுவர், ஒருவர் பொது இடத்தில் தன்னுடனேயே வாதிட்டுக்கொள்வது போலப் படிக்கிறது. அது உங்கள் உண்மையான கோரிக்கைக்குப் பதிலளிப்பதற்குப் பதிலாக உங்கள் நியாயங்களுடன் மறுவாதம் செய்யப் படிப்பவரை அழைக்கிறது; நீங்கள் சேர்க்கும் ஒவ்வொரு காரணமும் அவர்கள் மறுக்கக்கூடிய இன்னொரு பொருள். வேலையில் கண்ணுக்குத் தெரியும் ஒன்றில் வேரூன்றிய ஒரே ஒரு காரணத்தை, தற்காப்பாக அடுக்கி வைத்த ஐந்து காரணங்களைவிட ஒதுக்கித் தள்ளுவது மிகவும் கடினம்.

இதற்கு அடியில் ஆய்வும் இருக்கிறது. Program on Negotiation வெளியிட்ட மின்னஞ்சல் பேச்சுவார்த்தைகள் குறித்த ஒரு ஆய்வில், சிறப்பாகச் செயல்பட்டவர்கள் ஊடகத்தை வேண்டுமென்றே கையாண்டவர்கள்தான்: அவர்கள் தங்கள் எதிர்பார்ப்புகளை வெளிப்படையாகச் சொன்னார்கள், நெருக்கமான தொடர்பில் இருந்தார்கள், ஒரே நேரத்தில் ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட விஷயங்களை உள்ளடக்கிய முன்மொழிவுகளைத் தந்தார்கள். ஒன்றை எழுத்தில் வைப்பதன் முழு நன்மையே தெளிவுதான். அதைச் செலவழியுங்கள்.

ஒரு எச்சரிக்கை, ஏனெனில் குறுகியது என்பது குளிர்ச்சியானது என்று பொருளல்ல. ஒவ்வொரு மனிதச் சொல்லையும் நீக்கிவிட்டால் நான்கு வரிகள் கடுமையாகத் தொனிக்கும். எனவே வணக்கத்தை வையுங்கள், இறுதியில் ஒரு அன்பான வாக்கியத்தை வையுங்கள், கோரிக்கை இருக்கும் நடுப்பகுதியில் மட்டும் சுருக்கம் வாழட்டும். குறுகியதும் அன்பானதுமே இலக்கு. குறுகியதும் வெட்டு வெட்டானதுமான தொனி படிப்பவரை இறுக்கிக்கொள்ளச் செய்யும்.

தொகையை மின்னஞ்சலில் போடலாமா, சந்திப்புக்குக் காத்திருக்கலாமா?

தொகையை மின்னஞ்சலிலேயே போடுங்கள். "நேரில் பேசிக்கொள்ளலாம்" என்று அதை விட்டுவிடுவது பணிவாகத் தோன்றும், ஆனால் பெரும்பாலும் அது உங்களுக்கே இழப்பு. ஏனெனில் மறுபக்கம் இருப்பவர் எந்த வரம்பு சாத்தியம் என்பதைத் தனக்குள் ஏற்கெனவே முடிவு செய்துகொண்டு வருவார்; நீங்களோ எந்த நங்கூரமும் இல்லாமல் வருவீர்கள்.

எழுத்தில் ஒரு குறிப்பிட்ட தொகை இரண்டு பயனுள்ள வேலைகளைச் செய்கிறது. மீதி உரையாடல் எதிலிருந்து சரிசெய்யப்படுகிறதோ அந்தக் குறிப்புப் புள்ளியை அது நிர்ணயிக்கிறது; நங்கூரமிடல் குறித்த ஆய்வுகள் தொடர்ந்து கண்டறிவதும் அதைத்தான். மேலும், நீங்கள் சந்திப்பதற்கு முன்பே உங்கள் மேலாளர் அந்த அழகற்ற உள்ளக வேலையைச் செய்ய அது வழி விடுகிறது: ஊதிய வரம்பைச் சரிபார்ப்பது, நிதித் துறையிடம் கேட்பது, உண்மையில் என்ன சாத்தியம் என்பதைக் கண்டறிவது. தயாராகும் வாய்ப்பை நீங்கள் தந்திருக்கும்போது மனிதர்கள் விரைவாகவே சரி என்கிறார்கள்.

துல்லியமும் உதவுகிறது. "சுமார் $120,000" என்பதைவிட $118,000 நன்றாக இறங்குகிறது; ஏனெனில் துல்லியமான எண் ஒரு செயல்முறையின் விளைவாகப் படிக்கிறது, வட்ட எண்ணோ பாதியாக வெட்டப்படக் காத்திருக்கும் தொடக்க விலையாகப் படிக்கிறது.

தலைப்பு வரியில் என்ன எழுதுவது?

விஷயத்தையே எழுதுங்கள். "2027க்கான என் ஊதியம்" அல்லது "அடுத்த திட்டத்துக்கான கட்டணம்" அல்லது "பணி எல்லை மாற்றம் குறித்த தொடர்ச்சி." ஒருபோதும் "ஒரு சிறு கேள்வி" வேண்டாம், செய்தி எதைப் பற்றியது என்பதை மறைக்கும் எதுவும் வேண்டாம்.

விஷயத்தை மறைக்கும் தலைப்பு வரி, மின்னஞ்சலைத் திறந்த நொடியிலேயே அதை ஒரு பதுங்கித் தாக்குதல் போல உணரவைக்கிறது; படிப்பவர் லேசாகக் காவல் நிலைக்குச் சென்ற பிறகே உரையாடல் தொடங்குகிறது. நேரடியாகப் பெயர் சொல்வது அதற்கு நேர் எதிரானதைச் செய்கிறது. அது உங்கள் கோரிக்கையைத் தனிப்பட்ட உதவியாக அல்லாமல் ஒரு சாதாரண வணிக விஷயமாகப் பதிவு செய்கிறது; சாதாரண வணிக விஷயங்களுக்குத்தான் நாள்காட்டியில் இடம் கிடைக்கிறது.

தேர்வு உங்கள் கையில் இருந்தால் வாரத்தின் நடுப்பகுதி நாள் ஒன்றின் காலையில் அனுப்புங்கள். இது ஏதோ தந்திரம் என்பதற்காக அல்ல, செவ்வாய்க்கிழமைக் காலை அஞ்சல் பெட்டியில் இடம் இருக்கிறது, வெள்ளிக்கிழமை மதியம் அஞ்சல் பெட்டியில் இல்லை.

பதிலே வராதபோது எப்படித் தொடர்வது?

நீங்கள் குறிப்பிட்ட தேதி கடக்கும் வரை காத்திருங்கள், பிறகு மூன்று வரிகள் அனுப்புங்கள்: ஒரே வாக்கியத்தில் மீண்டும் சொல்லப்பட்ட உங்கள் கோரிக்கை, புதிதாக ஒன்று இருந்தால் ஒரு புதிய தகவல், ஒரு புதிய தேதி. குற்றச்சாட்டு வேண்டாம், "சும்மா ஒரு முறை நினைவூட்டுகிறேன்" வேண்டாம், தொடர்ந்ததற்காக மன்னிப்பும் வேண்டாம்.

பதில் வராதவை பெரும்பாலும் மறுப்புகள் அல்ல. உங்கள் செய்தியை நடைபாதையில் நடந்தபடி படித்து, பதில் சொல்ல நினைத்து, வேறொன்றில் இழுக்கப்பட்ட ஒரு மனிதர்தான் அது. தொடர்ச்சி மின்னஞ்சல் அதை மீண்டும் குவியலின் மேலே கொண்டுவந்து வைப்பதன் மூலம் அவர்களுக்கு ஒரு உதவியே செய்கிறது.

இரண்டு தொடர்ச்சிகளுக்குப் பிறகும் ஒன்றுமே கிடைக்கவில்லை என்றால், மேலும் எழுதுவதற்குப் பதிலாக ஊடகத்தை மாற்றுங்கள். பதினைந்து நிமிடங்கள் கேளுங்கள். எழுத்தில் வைக்க யாரும் விரும்பாத ஒரு விஷயத்தை, வாய்மொழியாகச் சொல்ல அவர்கள் மகிழ்ச்சியாக இருப்பார்கள்; தாமதத்துக்கான அவர்களின் காரணமும் பொதுவாக நீங்கள் பயன்படுத்தக்கூடிய தகவலாகவே இருக்கும்.

நீங்கள் அனுப்பியதின் ஒரு நகலை வைத்திருங்கள். இன்னும் ஆறு மாதங்களில், அடுத்த திட்டமிடல் சுழற்சியில், உங்களுக்குப் பயன்படப்போவது உரையாடல் குறித்த உங்கள் நினைவு அல்ல. யாரும் இதைப் பற்றி விவாதிக்கும் முன்பே, தொகையையும் காரணத்தையும் உங்கள் சொந்தச் சொற்களில் நீங்கள் பதிவு செய்த அந்தத் தேதியிட்ட மின்னஞ்சல்தான்.

மின்னஞ்சல் கதவு, அது அறை அல்ல

இவை எதுவும் தயாரிப்புக்குப் பதிலாக வருபவை அல்ல. ஹார்வர்ட் பிசினஸ் ரிவ்யூவில் தீபக் மல்ஹோத்ரா சொல்வது இதுதான்: ஒரு பேச்சுவார்த்தையில் மிக விலையுயர்ந்த தவறுகள், யாரும் மேசையில் அமருவதற்கு முன்பே நிகழ்கின்றன. தொடக்க மின்னஞ்சல் என்பது, அமைதியான ஒரு மதியப்பொழுதில் நீங்கள் எடுக்க வேண்டிய முடிவுகளின் கண்ணுக்குத் தெரியும் முனை மட்டுமே: நீங்கள் எதைக் கேட்கிறீர்கள், இன்றே எதற்கு நீங்கள் கையெழுத்திடுவீர்கள், பதில் இல்லை என்றால் அதற்குப் பதிலாக நீங்கள் என்ன செய்வீர்கள்.

எனவே இன்று இரவே அந்த நான்கு வரிகளை எழுதுங்கள், அனுப்பும் முன் ஒரு முறை சத்தமாகப் படித்துப் பாருங்கள். அந்த நபரின் முகத்துக்கு நேராகச் சொல்லமாட்டீர்கள் என்று தோன்றும் எதுவும் வெட்டப்படுகிறது; நடைமுறையில் அது மேலே இருக்கும் மன்னிப்பையும் கீழே இருக்கும் தயக்கத்தையும் நீக்கிவிடும். பிறகு மடிக்கணினியை மூடுங்கள், ஏனெனில் வரைவு வேலை முடிந்துவிட்டது; அடுத்து பயனுள்ளது ஏழாவது மறுஎழுத்து அல்ல. சந்திப்புக்கு முன் உங்கள் மூன்று எண்களை உறுதி செய்வதும், முதல் எண்ணைச் சத்தமாகச் சொல்லும்போது உங்கள் குரல் நிலையாக ஒலிக்கும் அளவுக்குத் தூங்குவதும்தான்.

இங்கே நிறையவே விரும்ப உங்களுக்கு உரிமை உண்டு. தெளிவாகக் கேட்பது ஆக்கிரமிப்பு அல்ல, முடிவெடுக்க வேண்டியவருக்குச் செய்யும் ஒரு மரியாதை. உங்கள் கோரிக்கையின் மிகத் தெளிவான வடிவம்தான், யாராவது சரி என்று சொல்வதற்கும் மிக எளிதானது.

ஆதாரங்கள்

• Program on Negotiation at Harvard Law School, Facing an Email Negotiation? Take a Proactive Approach
• Harvard Business Review, Control the Negotiation Before It Begins
• Program on Negotiation at Harvard Law School, What is Anchoring in Negotiation?