ድርድርን የሚከፍተው ኢሜይል፣ በአራት መስመር

ማስረጃው አለዎት። ከመጋቢት ጀምሮ ትልቁን ሥራ ተሸክመዋል፣ ገበያው ለዚያ ሥራ በግምት ምን እንደሚከፍል ያውቃሉ፣ አንድ አኃዝም ላይ ወስነዋል። የቀረው ኢሜይሉ ብቻ ነው፣ ኢሜይሉ ግን እስካሁን ስድስት ጊዜ ተጽፎ ተደግሟል።

የመጀመሪያው ስሪት ሦስት መስመር ነበር፣ በጣም ግልጥልጥ ያለ መሰለ። ስድስተኛው ስሪት አራት አንቀጽ ነው፣ ስለ ርዝመቱ ይቅርታ በመጠየቅ ይጀምራል፣ ትክክለኛውን ጥያቄም ከታች አካባቢ ቀብሮታል።

የመጀመሪያው ስሪት ትክክል ነበር። የመክፈቻ ኢሜይል ክርክሩ አይደለም፣ በሩ ነው። ሥራው አንድ ብቻ ነው፦ ቁጥርዎ አስቀድሞ እየታየ እውነተኛ ውይይት በቀን መቁጠሪያ ላይ ማስያዝ፣ ማንም የዚያን ውይይት የመጀመሪያ አሥር ደቂቃ ምን እንደሚፈልጉ ለማወቅ እንዳያባክን።

አራት መስመር ያንን ይሠራል። ርዕሱ፣ ቁጥሩ፣ በሥራው ላይ የተመሠረተ አንድ ምክንያት፣ እና መልስ የሚፈልጉበት ቀን። የጻፉት ሌላው ሁሉ ለስብሰባው ዝግጅት ነው፣ ለኢሜይሉ ይዘት አይደለም።

ተጨማሪ ክፍያ ለመጠየቅ በኢሜይል ውስጥ በእውነት ምን ልጻፍ?

አራት መስመር እና ርዕሱን የሚሰይም የመልእክት ርዕስ። መስመር አንድ ስለ ምን እንደሆነ ይናገራል፣ መስመር ሁለት የተለየውን ቁጥር ወይም ለውጥ ይሰጣል፣ መስመር ሦስት በስሜትዎ ላይ ሳይሆን በሥራው ላይ የተመሠረተ አንድ ምክንያት ይሰጣል፣ መስመር አራት ደግሞ በተወሰነ ቀን ውስጥ መልስ ይጠይቃል።

ሙሉው ይኸውና፣ ወስደው ሊጠቀሙበትም ይችላሉ።

የመልእክት ርዕስ፦ ስለ 2027 ክፍያዬ

ሰላም ዳና፣ የዕቅድ ዑደቱ ከመዘጋቱ በፊት ስለ ክፍያዬ መነጋገር እፈልጋለሁ።

ከ$104,000 ወደ $118,000 መሠረታዊ ደመወዝ እየጠየቅሁ ነው።

ከመጋቢት ጀምሮ የክፍያ ሥርዓቱን ማዘዋወር እና አብረውት የመጡትን ሁለት ውህደቶች ተረክቤያለሁ፤ ይህ ከእኔ በላይ የሆነው የደረጃ ሥራ ነበር፣ ደግሞም ፕሪያ ከሄደች ጀምሮ ቡድኑ ያለ መሪ ሲሠራ ቆይቷል።

በሚቀጥለው ሳምንት ሃያ ደቂቃ በቀን መቁጠሪያው ላይ ማስያዝ እንደምንችል እስከ አርብ 14 ድረስ ሊያሳውቁኝ ይችላሉ?

ደግመው ያንብቡት። ከመቶ ቃላት በታች ነው፣ ለመመለስም ቀላል ነው፣ አንባቢውም ምን እንደሚፈልጉ እንዲገምት ፈጽሞ አያደርገውም።

አራት መስመር ከአራት አንቀጽ ለምን ይበልጣል?

ምክንያቱም አጭር ኢሜይል ለመመለስ ርካሽ ነው፣ ረጅሙ ደግሞ ውድ ነው። የሚያነበው ሰው የተሞላ የመልእክት ሳጥን አለው፣ እያንዳንዱ ተጨማሪ አንቀጽ ደግሞ መልእክትዎ "ኋላ" ወደሚለው ክምር የመዛወሩን ዕድል ይጨምራል፣ በተግባር ግን ያ ማለት ብዙ ጊዜ "ፈጽሞ" ማለት ነው።

ርዝመትም ያመላክታል። የተከመረ ማብራሪያ አንድ ሰው በአደባባይ ከራሱ ጋር እየተከራከረ እንደሆነ ያስነብባል። አንባቢው ለትክክለኛው ጥያቄዎ ከመመለስ ይልቅ ከምክንያቶችዎ ጋር እንዲከራከር ይጋብዘዋል፣ የሚጨምሩት እያንዳንዱ ምክንያትም ሊቃወሙት የሚችሉት ተጨማሪ ነገር ነው። በሥራው ውስጥ በሚታይ ነገር ላይ የተመሠረተ አንድ ምክንያት፣ በመከላከል የተከመሩ አምስት ምክንያቶች ከመሆን በጣም ይከብዳል ለማጣጣል።

ከዚህ በታች ጥናትም አለ። Program on Negotiation ባቀረበው የኢሜይል ድርድር ጥናት ውስጥ በተሻለ የሠሩት ሰዎች መገናኛውን ሆን ብለው ያስተዳደሩት ናቸው፦ ጥበቃቸውን ግልጽ አድርገዋል፣ የቅርብ ግንኙነት ጠብቀዋል፣ እና ከአንድ በላይ ጉዳይ የሚሸፍኑ ሐሳቦችን አቅርበዋል። ግልጽነት አንድን ነገር በጽሑፍ የማስቀመጥ ብቸኛ ጥቅም ነው። እሱን ይጠቀሙበት።

አንድ ማስጠንቀቂያ አለ፣ ምክንያቱም አጭር ማለት ቀዝቃዛ ማለት አይደለም። እያንዳንዱን ሰብዓዊ ቃል ካወጡ አራት መስመር ደረቅ ሆኖ ይነበባል፣ ስለዚህ ሰላምታውን ይያዙ፣ በመጨረሻውም አንድ ሞቅ ያለ ዓረፍተ ነገር ይያዙ፣ አጭርነቱ ደግሞ ጥያቄው ባለበት መሃል ላይ ይኑር። አጭር እና ሞቅ ያለ ነው ግቡ። አጭር እና ቁርጥ ያለ አንባቢውን ያስደነግጣል።

ቁጥሩን በኢሜይሉ ውስጥ ላስቀምጠው ወይስ ስብሰባውን ልጠብቅ?

ቁጥሩን በኢሜይሉ ውስጥ ያስቀምጡት። "በአካል እንነጋገርበት" ብለው መተውዎ ጨዋነት ይመስላል፣ በአብዛኛው ግን ያስከፍልዎታል፣ ምክንያቱም ሌላኛው ወገን የትኛው ክልል ላይ እንደሚደራደር በግሉ ወስኖ ይመጣል፣ እርስዎ ደግሞ ምንም መልህቅ ሳይኖርዎት ይመጣሉ።

በጽሑፍ የተቀመጠ የተለየ አኃዝ ሁለት ጠቃሚ ነገር ይሠራል። የቀረው ውይይት የሚስተካከልበትን መነሻ ነጥብ ያስቀምጣል፣ ይህም ስለ መልህቅ የሚደረገው ጥናት ደጋግሞ የሚያገኘው ነው፣ እንዲሁም አለቃዎ ከመገናኘታችሁ በፊት የማይማርከውን ውስጣዊ ሥራ እንዲሠራ ያስችለዋል፦ ክልሉን መፈተሽ፣ ፋይናንስን መጠየቅ፣ በእውነት ምን እንደሚቻል ማወቅ። ሰዎች እንዲዘጋጁ ስታስችሏቸው በፍጥነት አዎ ይላሉ።

ትክክለኛነትም ይረዳል። $118,000 ከ"በ$120,000 አካባቢ" የተሻለ ያርፋል፣ ምክንያቱም ትክክለኛ ቁጥር የሂደት ውጤት ሆኖ ይነበባል፣ የተጠጋጋ ቁጥር ደግሞ በግማሽ ሊቀነስ የሚጠብቅ የመክፈቻ ጨረታ ሆኖ ይነበባል።

በመልእክቱ ርዕስ ላይ ምን ልጻፍ?

ርዕሱን ይጻፉ። "ስለ 2027 ክፍያዬ" ወይም "ለሚቀጥለው ፕሮጀክት ተመን" ወይም "ስለ ወሰን ለውጡ ክትትል"። ፈጽሞ "አጭር ጥያቄ" አይበሉ፣ መልእክቱ ስለ ምን እንደሆነ የሚደብቅ ማንኛውንም ነገርም አይጻፉ።

ርዕሱን የሚደብቅ የመልእክት ርዕስ ኢሜይሉ እንደተከፈተ ወዲያውኑ አድፍጦ የመጠበቅ ስሜት ይሰጠዋል፣ ውይይቱንም አንባቢው ትንሽ ተጠንቅቆ እንዲጀምር ያደርገዋል። በግልጽ መሰየም ተቃራኒውን ያደርጋል። ጥያቄውን እንደ ግላዊ ውለታ ሳይሆን እንደ ተራ የሥራ ጉዳይ ያስመዘግበዋል፣ ተራ የሥራ ጉዳዮች ደግሞ በቀን መቁጠሪያ ላይ ይያዛሉ።

መምረጥ ከቻሉ በሳምንቱ መሃል ባለ ቀን ጠዋት ይላኩት። በምንም ብልሃት ምክንያት ሳይሆን፣ የማክሰኞ ጠዋት የመልእክት ሳጥን ቦታ ስላለው ነው፣ የአርብ ከሰዓት የመልእክት ሳጥን ግን የለውም።

መልስ ሳይኖር እንዴት ልከታተል?

የሰየሙት ቀን እስኪያልፍ ይጠብቁ፣ ከዚያም ሦስት መስመር ይላኩ፦ ጥያቄዎ በአንድ ዓረፍተ ነገር ተደግሞ፣ ካለዎት አንድ አዲስ እውነታ፣ እና አዲስ ቀን። ክስ የለም፣ "ልጠይቅ ብዬ ብቻ ነው" የለም፣ ስለ መከታተልዎም ይቅርታ የለም።

አብዛኞቹ ያልተመለሱ መልእክቶች እምቢታዎች አይደሉም። መልእክትዎን በኮሪዶር ውስጥ ያነበበ፣ ሊመልስ አስቦ የነበረ፣ ወደ ሌላ ነገር የተጎተተ ሰው ናቸው። ክትትል ማድረግ ነገሩን ወደ ክምሩ ጫፍ በመመለስ ውለታ መዋል ነው።

ሁለት ክትትሎች ምንም ካላመጡ፣ ተጨማሪ ከመጻፍ ይልቅ መገናኛውን ይቀይሩ። አሥራ አምስት ደቂቃ ይጠይቁ። ማንም በጽሑፍ ማስቀመጥ የማይፈልገው ነገር ብዙ ጊዜ በደስታ በአፍ የሚናገሩት ነገር ነው፣ የመዘግየታቸው ምክንያትም ብዙውን ጊዜ ሊጠቀሙበት የሚችሉት መረጃ ነው።

የላኩትን ቅጂ ይያዙ። ከዛሬ ስድስት ወር በኋላ፣ በሚቀጥለው የዕቅድ ዑደት፣ ጠቃሚው ነገር ስለ ውይይቱ ያለዎት ትውስታ አይደለም። ማንም ሳይወያይበት፣ ቁጥሩንና ምክንያቱን በራስዎ ቃላት ያስቀመጡበት ቀን ያለው ኢሜይል ነው።

ኢሜይሉ በሩ ነው፣ ክፍሉ አይደለም

ከዚህ ውስጥ አንዳችም ዝግጅትን አይተካም። ዲፓክ ማልሆትራ በHarvard Business Review ላይ ያቀረበው ነጥብ በድርድር ውስጥ በጣም ውድ የሆኑት ስሕተቶች ማንም ከመቀመጡ በፊት ይከሰታሉ የሚል ነው፣ የመክፈቻ ኢሜይል ደግሞ በጸጥታ ከሰዓት በኋላ ላይ ሊወስኗቸው የሚገቡ ውሳኔዎች የሚታየው ጫፍ ብቻ ነው፦ ምን እየጠየቁ እንደሆነ፣ ዛሬ ምን ላይ ፈርመው እንደሚስማሙ፣ መልሱ አይሆንም ከሆነ በምትኩ ምን እንደሚያደርጉ።

ስለዚህ ዛሬ ማታ አራቱን መስመሮች ይጻፉ፣ ከመላክዎ በፊትም አንድ ጊዜ ጮክ ብለው ያንብቧቸው። ለሰውየው ፊት ለፊት የማይሉት ማንኛውም ነገር ይቆረጣል፣ ይህም በተግባር ከላይ ያለውን ይቅርታና ከታች ያለውን ማወላወል ያስወግዳል። ከዚያም ላፕቶፑን ይዝጉ፣ ምክንያቱም ረቂቁ ተጠናቋል፣ ቀጣዩ ጠቃሚ ነገርም ሰባተኛ ድግግሞሽ አይደለም። ከስብሰባው በፊት ሦስቱን ቁጥሮችዎን መወሰን፣ እና የመጀመሪያውን ጮክ ብለው ሲናገሩ ድምጽዎ የተረጋጋ እንዲሆን በቂ እንቅልፍ ማግኘት ነው።

እዚህ ብዙ መፈለግ ተፈቅዶልዎታል። በግልጽ መጠየቅ ጥቃት አይደለም፣ ለሚወስነው ሰው የሚደረግ ጨዋነት ነው፣ የጥያቄዎ በጣም ግልጽ ስሪት ደግሞ አንድ ሰው አዎ ለማለት በጣም ቀላል የሆነው ስሪት ነው።

ምንጮች

• Program on Negotiation at Harvard Law School, Facing an Email Negotiation? Take a Proactive Approach
• Harvard Business Review, Control the Negotiation Before It Begins
• Program on Negotiation at Harvard Law School, What is Anchoring in Negotiation?